科技文件与科技档案管理文件课件

1、科技文件与科技档案管理主讲：郝伟斌1科技文件与科技档案管理主讲：郝伟斌1目 录 第一章 科技档案概述第二章 科技档案工作第三章 科技文件工作第四章 科技档案的收集第五章 科技档案整理第六章 科技档案鉴定第七章 科技档案保管和统计第八章 科技档案检索第九章 科技档案开发利用2目 录 第一章 科技档案概述2第一章 科技档案概述3第一章 科技档案概述3第一节 科技档案的概念第一章 科技档案概述第二节 科技档案的形成规律第三节 科技档案的特点第四节 科技档案与邻近事物的区别第五节 科技档案的种类4第一节 科技档案的概念第一章 科技档案概述第二节 科技档一、科技档案的定义 第一节 科技档案的概念二、几种

2、科技档案定义的比较 5一、科技档案的定义 第一节 科技档案的概念二、几种科技一、科技档案的定义 第一节 科技档案的概念6一、科技档案的定义 第一节 科技档案的概念6一、科技档案的定义 科技档案是机关、单位和个人在科学技术活动中形成的具有保存价值的知识形态的历史记录。 科学技术活动保存价值记录 区别科技档案与文书档案区别科技档案与科技文件区别科技档案与科技资料揭示了科技档案的本质属性，科技档案是科技生产活动的历史记录 外国称社会记忆知识形态区别科技档案与文物历史7一、科技档案的定义 科技档案是机关、单位和个人在科学技二、几种科技档案定义的比较 （一）以“科技文件”作属概念的定义。这种定义比较常见

3、，1960年的技术教研室工作暂行通则和1980年的科学技术档案工作条例中，对于科技档案的表述，都是以科技文件作属概念的。许多教科书和讲义也都使用了这种概念。 （二）以科技信息作属概念的定义。这种定义尚未见于正式文件和著作当中，但可以发现于一些文章和讲义中。以所采用的属概念的不同，划分为三种类型： 8二、几种科技档案定义的比较 （一）以“科技文件”作属概二、几种科技档案定义的比较 （三）以“历史记录”作为属概念的定义。档案，无论是科技档案还是文书档案，他们都是历史的记录，是最有权威的史实证据。用历史记录作属概念 反映了档案的本质属性。 历史记录是科技档案最邻近的属概念。用了这个属概念，就可以把它

4、同科技资料科技文件区别开来。在同一属概念中只包含其它种类的档案和实物形态的历史文物等少量事物，所以表述种差时就简便多了。 同法律和标准文件的提法相吻合。中华人民共和国档案法和档案著录规则，都把档案归结为“历史记录” 。 以所采用的属概念的不同，划分为三种类型： 9二、几种科技档案定义的比较 （三）以“历史记录”作为属一、科技档案是客观形成的第二节 科技档案的形成规律二、科技档案是有意识形成的10一、科技档案是客观形成的第二节 科技档案的形成规律二、科技档一、科技档案是客观形成的 （一）科技档案是围绕特定的科技对象形成的 （二）科技档案是按照特定的科技生产程序逐步形成的 （三）科技档案是成套形成

5、的 （四）科技档案是由科技文件转化来的 （五）科技档案是动态形成的11一、科技档案是客观形成的 （一）科技档案是围绕特定的科二、科技档案是科技生产活动中有意识形成的 （一）形成意识强制性。 科学技术档案工作条例第六条规定：“各单位应当把科技文件的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”第十条规定：“科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档工作”。 （二）形成意识的客观性 实际工作中档案的形成离不开人们的社会实践活动，离不开档案的形成意识。科技人员如果没有档案形成意识，他所形成和积累的科技文件就不可能满

6、足档案工作的要求，也就不能转化为真正意义上的档案。许多档案工作薄弱的单位，不注意形成、积累文件，最后必然没有形成完整的档案。12二、科技档案是科技生产活动中有意识形成的 （一）形成意科技档案的概念第三节 科技档案的特点科技档案的特点 科技档案的形成规律13科技档案的概念第三节 科技档案的特点科技档案的特点 科特 点构成的成套性 内容的专业性 管理的现实性信息的复用性14特 点构成的成套性 内容的专业性 管理的现实性信息的复用内容的专业性 科技档案的专业性是由其产生领域和内容属性所决定为确定科技档案工作的管理体制提供了依据 为科技档案整理分类提供了依据 为确定科技档案人员知识结构提供了依据 15

7、内容的专业性 科技档案的专业性是由其产生领域和内容属构成的成套性 科技档案的成套性反映了科技档案的形成和内容构成的整体特征。成套性是科技档案的一个非常重要的特征，它对科技档案管理工作有明显的规定与制约作用： 在收集工作中是确定科技文件归档范围和检验归档文件完整性的基本依据 科技档案整理的基本方法是以套为整理分类的基本单元 在鉴定工作中一般以套为价值鉴定的基础，首先应从整体上判定一套档案的价值 在统计工作中相当一类统计指标都以套为统计的基本单元，如完整率、复用率的统计 在利用工作中技术成果转让或工程设计、产品设计都涉及科技档案的成套利用 16构成的成套性 科技档案的成套性反映了科技档案的形成和内

8、构成的成套性 科技档案的成套性对科学的管理科技档案有重要的现实意义。 首先，是确定科技文件归档范围的依据。 归档前的科技文件一般是以分散的、个体的形式存在，归档后的科技文件不再是一份份孤立的个体，而组成了有机联系的整体。因此，对归档的科技文件要求按其自身的形成规律收集齐全，使之完整、成套，达到系统性要求。 其次，是科技文件进行组卷的依据。 科技文件进行组卷时，要充分考虑科技文件的成套性特点，维护其内部的有机联系。17构成的成套性 科技档案的成套性对科学的管理科技档案有重构成的成套性 科技档案的成套性对科学的管理科技档案有重要的现实意义。 第三，是科技档案整理分类的基本方法。 科技档案一般是以成

9、套作为整理分类的基本单元，一套科技档案就是一个相对独立的有机整体。 第四，它要求科技档案必须完整，以此来建立科技档案的收集工作和其他有关工作。 第五，科技档案的进馆、移交以及科技档案管理，都需要考虑科技档案的成套性特点 。 18构成的成套性 科技档案的成套性对科学的管理科技档案有重管理的现实性 科技档案的现实性是由科技档案具有较强的现实使用性所决定的，科技档案具有历史查考作用，但并不否定它的现实使用性。所谓科技档案的现实性是指科技档案应与所反映的科技对象的现实保持一致。例如城市的管线档案，如果与现实不一致就难以起到为现实利用的作用。这一特点要求对科技档案要实行动态管理，其规定与制约作用主要体现

10、在要建立健全更改补充制度、科技档案补送制和科技档案质量鉴定制度。 19管理的现实性 科技档案的现实性是由科技档案具有较强的现信息的复用性 复用性是重复套用性的简称。 科技档案的复用性是指科技档案可以重复套用，即科技档案可以大量地重复多次地照搬照套地用于新的科技生产活动之中。 科技档案的复用性是由科学技术的继承性决定的。如在工程和产品设计活动中，新的工程和设计常常要直接采用或套用某项工程或设计的已有图纸，既不用重新设计，也不用重新制图，只以原有的设计底图档案晒印复制就可以了，在设计活动中对科技档案的复用率都比较高。 20信息的复用性 复用性是重复套用性的简称。20种类的多样性（增加） 科技档案的

11、种类的多样性 科技档案类型的多样性 科技档案载体的多样性 21种类的多样性（增加） 科技档案的种类的多样性 科技档案类型的利用的广域性（增加） 科技档案利用的广域性是指科技档案的作用不局限于形成单位，可以产生广泛的社会效益与经济效益，它反映了科技档案的利用特征。这一特点为开发科技档案信息资源提供了广阔的天地，凡是能利用有关科技档案信息的领域就是我们开发利用延伸的领域，在许可的情况下应让有关科技成果尽可能广泛地得到利用。 22利用的广域性（增加） 科技档案利用的广域性是指科技档科技档案的概念第四节 科技档案与邻近事物的区别科技档案与邻近事物的区别科技档案的形成规律科技档案的特点23科技档案的概念

12、第四节 科技档案与邻近事物的区别科技档案与邻近一、科技档案与邻近事物的区别与联系（文书档案）联系同属档案的范畴 区别科技档案文书档案形成领域科技生产活动日常管理活动内容性质科技文件为主政务文件为主24一、科技档案与邻近事物的区别与联系（文书档案）联系同属档案的科技档案与相邻事物的区别与联系（科技资料） 联系 从外单位搜集来的科技资料一旦为本单位采用，成为科技生产活动的历史记录，可以转化为本单位的科技档案。区别科技档案科技资料从与生产活动的关系看直接记述和反映无直接联系从来源上看科技文件归档而来外单位购买搜集而来从作用性质上看历史查考的凭证作用现实的参考作用25科技档案与相邻事物的区别与联系（科

13、技资料） 联系 从外科技档案与相关事物的区别与联系（科技文件） 联系 主要体现在相互转换的关系上。首先，科技档案的主体部分是由科技文件转化而来；其次，科技档案以复制件的形式且被现实所采用亦可以转化为科技文件，例如产品恢复生产时将库存档案复制下发做科技文件使用。 区别科技档案科技文件从性质上看科技生产活动的历史记录按一定程序和要求形成的原始记录从来源上看科技文件归档而来根据需要编制而成从功能上看历史查考的凭证作用指导现行科技活动的依据26科技档案与相关事物的区别与联系（科技文件） 联系 主要三种相关事物的区别 区分依据 科技档案 科技文件 科技资料 与本单位科技生产活动的关系 直接记述与反映单位

14、科技生产活动的历史记录 直接记述和反映单位现行科技生产活动的原始记录 与本单位科技生产活动没有直接关系 基本作用属性 历史考查凭证作用 现行科技生产活动的依据 现实参考作用 来源 科技文件归档而来 据科技生产活动需要有针对性编制而成 从外单位订购、交流而来 27三种相关事物的区别 区分依据 科技档案 科技文件 科技资料 科技档案的概念第五节 科技档案的种类科技档案的种类科技档案的形成规律科技档案的特点科技档案与邻近事物的区别28科技档案的概念第五节 科技档案的种类科技档案的种类科技档案一、研究科技档案种类的意义第五节 科技档案的种类 二、科技档案种类划分的基本方法三、科技档案的种类29一、研究

15、科技档案种类的意义第五节 科技档案的种类 二、科技为明确科技档案管理学的研究对象指明了方向 为科技档案的科学整理提供了依据 为保证科技档案的质量指明了方向 为研究科技档案的特点与形成规律奠定了基础 科技文件的归档范围与科技档案的内容构成是一脉相承的，研究科技档案的内容构成为确定科技文件的归档范围提供了坚实的基础 一、研究科技档案种类的意义30为明确科技档案管理学的研究对象指明了方向 为科技档案的科学整二、科技档案种类划分的基本方法 对科技档案的分类可以有多种方法。例如按制成材料划分可以分为纸质科技档案、电子科技档案;按形成的行业划分可以分为化工科技档案、轻工科技档案等。 31二、科技档案种类划

16、分的基本方法 对科技档案的分类可以有科技档案的种类划分方法 以内容性质作分类标准可以将科技档案分为 5大类、16小类科学技术研究档案 基本建设档案 设备仪器档案 生产技术档案 专门业务档案 工程设计档案工程施工档案工程监理档案工程竣工档案 工业生产技术档案（工业产品档案）农业生产技术档案天文档案、气象档案、地质档案测绘档案、地震档案、水文档案医疗卫生档案、环境保护档案 32科技档案的种类划分方法 以内容性质作分类标准可以将科一、 工业生产技术档案工业产品档案工业生产技术档案主要是工业产品档案，是指工业产品在设计、研制和制造活动中形成的科技档案 成套的特征按型号成套。围绕一个型号工业产品的设计、

17、研制和制造活动形成的有保存价值的文件构成一套产品档案。内容构成：机械产品为例立项阶段设计阶段 试制阶段 定型生产阶段 销售阶段 类别：工业产品设计、研制档案（一般简称产品设计档案） 工业产品制造档案（或称产品生产技术档案） 33一、 工业生产技术档案工业产品工业生产技术档案主要是工业产品二、 农业生产技术档案农业技术档案农业生产技术档案是在农业生产技术活动中形成的科技档案，是一种种类繁多、综合性较强、形成周期较长的科技档案。 成套的特征按项目成套。特点：1种类繁多综合性强2外业形成量大3形成周期较长4地域性较强类别：农业自然资源调查档案、农业区划档案、土壤普查 、育种、作物栽培档案、植物保护档

18、案 、畜牧档案、水产档案。 34二、 农业生产技术档案农业技术农业生产技术档案是在农业生产技三、 基本建设档案 基本建设档案基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。成套特征按工程项目成套。围绕一项工程项目的进行所形成的具有保存价值的文件形成一套基本建设档案。 内容构成按照基建活动的一般程序一个新建项目会经过前期准备阶段设计阶段施工阶段竣工阶段35三、 基本建设档案 基本建设基本建设档案简称基建档案，是在各四、 设备仪器档案设备仪器档案设备档案，是各种机械设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。 成套特征按型

19、号成套。在实际工作中当同一种型号的彼此相对独立的设备有若干台时，为便于设备的管理和使用往往是围绕一台设备的购置、使用和维修活动形成的有保存价值的文件组成一套设备档案，即按单机成套。 内容构成设备（含仪器，下同）来源不同，其内容构成往往不同。按来源划分可分为外购设备（包括国内购置与国外购置）自制设备 36四、 设备仪器档案设备仪器设备档案，是各种机械设备、车辆、船设备仪器档案 设备档案，按设备的构造和使用形式划分为两种： 一是同土建工程连在一起的，如某些化工装置以及钢铁和有色冶金企业的冶炼设备的档案。这种设备档案，一般同基建档案难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。 另一种是各种金属

20、切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开独立存在。 四、 设备仪器档案37设备仪器 设备档案，按设备的构造和使用形式划分为两种： 设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以型号成套。 但设备档案的内容构成，一般情况下，同产品档案不尽相同。 自制设备的档案构成，除包括设备在设计、研制、试验、制造过程中形成的文件外，还包括该项设备在安装、使用、维修、改造过程中形成的文件。 外购设备档案的构成同产品档案的差异更大，它不包括该设备在设计、研制、制造过程中形成的文件。其内容基本上包括三个部分： 第一，设备购置文件。包括设备技术经济计算文件，有关购置设备

21、的谈判文件，以及订购协议或合同书等。 第二，随机文件。包括：设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等。 第三，设备安装、使用过程中形成的文件。包括：设备安装记录、试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备后历表，设备改造记录和总结等。四、 设备仪器档案38 设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以五、 自然科学研究档案科研档案是在自然科学技术研究活动中形成的科技档案，简称科研档案成套的特征按课题成套。围绕一项课题研究活动所形成的具有保存价值的文件构成一套科研档案。内容构成：按科研活动的一般程序与规律分

22、五个阶段形成科技文件 准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报阶段 应用转化阶段 39五、 自然科学研究档案科研档案是在自然科学技术研究活动中形成五、 自然科学研究档案 科技研究是一项十分复杂的科学劳动，按照其类型或层次，一般被划分为基础科学研究、技术科学研究和应用科学研究三种类型，从而相应地形成了三种类型的科研档案内容构成。 科研档案的基本特点之一是以课题成套，一个科技研究课题的档案材料，是有机联系的整体。 科研档案的这个特点，是由科技研究活动的特点决定的。任何科技研究活动都是以课题为单元，按课题进行的。 这样，围绕着一个课题的科技研究活动，就形成了一套在程序上和内容上前后衔接、左右联

23、系的科技档案整体。40五、 自然科学研究档案 科技研究是一项十分复杂的五、 自然科学研究档案 科技档案的基本构成，因研究任务类型和专业而异，一般包括以下内容： 第一，研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。 第二，研究试验文件。含：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。 第三，成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。 第四，成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。 第五，成果推广应用文件。包括：推广应用方案，技

24、术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。 第六，其他有关文件。41五、 自然科学研究档案 科技档案的基本构成，因第一节 科技档案工作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 科技档案工作的内容第三节 科技档案工作的性质第四节 科技档案工作机构及队伍建设42第一节 科技档案工作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 第一节 科技档案工作的基本原则 档案法：“档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用” 。 43第一节 科技档案工作的基本原则 档案法：“档案工一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案工作的基本原则二、维护科技档案的完整与安全三、便于

25、社会各方面对科技档案的有效利用44一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案工作的基本原则 统一领导，分级管理是科技档案工作的组织原则和管理体制，它是我国科技档案工作多年来行之有效的“集中统一管理”原则的继续和发展。统一领导、分级管理科技档案是基本原则的核心，它规定了科技档案工作的组织原则与基本管理方式。45一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理 1.科技档案是国家的财富 所有权 国家的全部科技档案归国家所有。 控制权 国家对非国有科技档案的控制权

26、，即对于个人和集体所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的科技档案，如果其所有者保管不善，应当由档案行政管理部门代管，或向国家档案部门寄存或出售。46第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理46第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理 2.科技档案工作实行统一管理 国家档案行政管理部门主管全国档案工作，对全国的科技档案工作进行统筹安排和全面规划，并制定统一的科技档案法规、标准和政策，以进行业务指导和监督。 各级科技档案机构应该以国家和本专业的科技档案管理规章制度为依据，制定本单位的科技档案管理制度，以保证科技档案基本管理制度的统一。47第一节 科技档案工作的基

27、本原则（一）统一领导、分级管理47第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理 3.科技档案按专业实行分级管理 各级专业主管机关要针对本专业系统的特点，制定本专业系统档案工作的规划、制度和办法，加强对所属单位和本专业系统科技档案工作的指导和监督。 在一个单位内部，科技档案应由科技档案室（科）集中统一管理。重要的需要长期或永久保存的科技档案，要按照规定送专业档案馆集中保存。48第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理48第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理 4.科技档案工作应该有统一的科学管理方法 统一计划。科技文件材料的形成、积累和归档，要纳入生产技术

28、和科研、规划、设计工作程序和计划工作之内； 统一制度。要做好科技文件材料的归档工作； 统一标准。科技文件材料的质量和归档要符合一定的标准； 统一要求。每一项科研课题、工程建设项目、产品研发或设备安装投产，在进行鉴定、验收的时候，要拥有完整、准确、系统的科技档案； 统一方法。科技档案的管理要按照各专业技术的特点，遵循其自身的形成规律，保持有机联系，进行科学的分类和编目。49第一节 科技档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理49第一节 科技档案工作的基本原则（二）科技档案工作统一领导、分级管理的特点 1.集中性。 科技档案按专业实行集中统一管理 2.内控性。 科技档案工作纳入本单位的科技生产指

29、挥系统 3.法规性。 科技档案的统一领导、分级管理，强调统一的科技档案法规作用50第一节 科技档案工作的基本原则（二）科技档案工作统一领导、一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案工作的基本原则二、维护科技档案的完整与安全51一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案第一节 科技档案工作的基本原则二、维护科技档案的完整与安全 维护科技档案的完整与安全提出了科技档案的质量和管理要求。 科技档案的完整有数量和质量两方面的含义。 数量上,就是要尊重科技档案的齐全成套,维护科技档案种类的多样性，不能够残缺不全、种类单一。 质量上,就是要保证科技档案的准确、系统,维护科

30、技档案从个体到整体的完善、合理，不能够与实际不符,不能够任意割裂分散。52第一节 科技档案工作的基本原则二、维护科技档案的完整与安全第一节 科技档案工作的基本原则二、维护科技档案的完整与安全 科技档案的安全有载体安全和内容安全两重含义: 载体上。要改善保管条件，保证科技档案实体的安全，尽可能延长科技档案的寿命，不使其遭到损坏； 内容上。要保护科技档案信息内容安全, 保护科学技术机密，保护知识产权，不致造成失密、泄密事件,有损国家和集体利益。 科技档案不完整、不准确、不系统、不安全,不仅影响科技档案的正常使用, 还会阻碍课题、项目、产品研发或设备安装投产等工作的顺利进行。53第一节 科技档案工作

31、的基本原则二、维护科技档案的完整与安全一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案工作的基本原则二、维护科技档案的完整与安全三、便于社会各方面对科技档案的有效利用54一、科技档案工作要实行统一领导、分级管理 第一节 科技档案第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案的 有效利用 便于党和国家各项工作及社会各方面的有效利用是科技档案工作的根本目的，是衡量和检验科技档案工作的重要标准。55第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案的有效利用 （一）利用工作的基本内涵 （二）科技档案利用的标准：有

32、效性 有效利用就是指通过对科技档案的利用可以产生相应的技术、经济效益或社会效益。 有效性要求注重利用的实际效果，而不仅仅是满足于科技档案利用的行为和数量。 强调利用的有效性，就要研究科技档案的利用是否真正满足了客观需要及其满足的程度。56第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案的有效利用 （一）利用工作的基本内涵 （二）科技档案利用的标准：有效性 衡量科技档案利用效果包括两个具体指标： 其一，满意度指标 其二，快捷度和准确度指标57第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案第一节 科技档案工作的基本原则

33、三、便于社会各方面对科技档案的有效利用 （三）相互关系 辩证统一。科技档案工作的基本原则具有丰富的内涵，是辩证统一的有机整体。 基础手段。科技档案只有实行统一领导、分级管理，才能够有效地维护科技档案的完整与安全，达到其有效利用的目的； 最终目的。而有效利用又充分实现了科技档案的价值，扩大了科技档案工作的影响，促进了科技人员做好科技文件形成、积累、整理和归档工作，能够更好地促进科技档案的统一领导、分级管理和维护其完整与安全。 检验标准。整个科技档案业务工作的好坏,科学与否都要以是否全面理解和贯彻这些基本原则来衡量。 58第一节 科技档案工作的基本原则三、便于社会各方面对科技档案第一节 科技档案工

34、作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 科技档案工作的内容59第一节 科技档案工作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 一、科技档案工作的基本内容第二节 科技档案工作的内容二、科技档案的宏观管理60一、科技档案工作的基本内容第二节 科技档案工作的内容二、科第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基本内容 基本任务: 在科技档案工作基本原则的指导下，建立、健全科技档案工作的法规、制度，科学地管理科技档案，积极开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案为经济建设和科技发展服务，为党和国家的各项事业服务。 基本内容：科技档案微观管理 和科技档案宏观管理 61第二节 科技档案工作的内容一、科技

35、档案工作的基本内容61第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基本内容 基本任务: 在科技档案工作基本原则的指导下，建立、健全科技档案工作的法规、制度，科学地管理科技档案，积极研究开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案为经济建设和科技发展服务，为党和国家的各项事业服务。 工作形式：包括科技档案馆（室）工作，专业档案工作，科技档案业务的监督、检查、指导工作，以及科技档案的教育工作、科学研究工作、城建档案工作和科技信息一体化工作等。 整体内容：科技档案微观管理 和科技档案宏观管理 62第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基本内容62第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基

36、本内容 （一）科技档案微观管理 定义。是指以科技档案为对象的科技档案管理工作。承担这项任务的是基层科技档案机构和科技专业档案馆。 内容。科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等业务工作。 任务。对科技专业档案馆、基层科技档案机构的各项业务建设进行组织协调，制定科技档案管理的业务原则与标准，选择和使用优化的管理技术与措施，实现科技档案的科学管理和有效利用。63第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基本内容63第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基本内容 （一）科技档案微观管理 （二）科技档案宏观管理 定义。是指以科技档案的宏观管理活动为内容的科技档案管理工作。承担这项任务

37、的主要是国家和地方档案行政管理部门和各级专业主管部门的档案机构。 内容。 建立和完善科技档案管理体制，规定各级、各类科技档案机构的设置与职权范围，建设科技档案人员队伍，对科技档案工作实行行政管理、法制管理、规划管理、标准化管理、科学管理和信息化管理。64第二节 科技档案工作的内容一、科技档案工作的基本内容64第二节 科技档案工作的内容二、科技档案的宏观管理 （一）科技档案的行政管理 （二）科技档案的法制管理 （三）科技档案的规划管理 （四）科技档案的标准化管理 （五）科技档案的科学管理 （六）科技档案的信息化管理65第二节 科技档案工作的内容二、科技档案的宏观管理65第一节 科技档案工作的基本

38、原则第二章科技档案工作 第二节 科技档案工作的内容第三节 科技档案工作的性质66第一节 科技档案工作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 第三节 科技档案工作的性质一、科技档案工作的专业性二、科技档案工作的管理性三、科技档案工作的服务性四、科技档案工作的机要性67第三节 科技档案工作的性质一、科技档案工作的专业性67第一节 科技档案工作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 科技档案工作的内容第三节 科技档案工作的性质第四节 科技档案工作机构及队伍建设68第一节 科技档案工作的基本原则第二章科技档案工作 第二节 一、科技档案工作机构第四节 科技档案工作机构及队伍建设二、科技档案人员队伍建设69一

39、、科技档案工作机构第四节 科技档案工作机构及队伍建设二、一、科技档案工作机构第四节 科技档案工作机构及队伍建设70一、科技档案工作机构第四节 科技档案工作机构及队伍建设70第四节 科技档案工作机构及队伍建设一、科技档案工作机构 各级机关或各专业系统的科技档案，由机关或专业系统内设立的档案馆（室、处）集中管理；全国的科技档案工作，由科技档案事业管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导。 71第四节 科技档案工作机构及队伍建设一、科技档案工作机构71第四节 科技档案工作机构及队伍建设一、科技档案工作机构 （一）科技档案事业管理机构 （二）科技专业档案馆 （三）基层科技档案工作机构 （四）科技档案信

40、息中心72第四节 科技档案工作机构及队伍建设一、科技档案工作机构72一、科技档案工作机构第四节 科技档案工作机构及队伍建设二、科技档案人员队伍建设73一、科技档案工作机构第四节 科技档案工作机构及队伍建设二、第四节 科技档案工作机构及队伍建设（一）加强科技档案人员队伍建设的必要性（二）科技档案人员的素质要求（三）科技档案人员的队伍建设74第四节 科技档案工作机构及队伍建设（一）加强科技档案人员队第三章 科技文件工作75第三章 科技文件工作75科技文件 科技文件科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。 第一，科技文件是文件家族中产生于科技、生产活动，记载科技思想和

41、科技信息的文件类型，因此，从内容性质上说，它同一般文书和其他文件类型截然不同。 第二，科技文件是处于现行过程中的文件，它正在科技、生产活动中形成着或使用着，处于运动变化状态和运转、承办过程，是记录和指导现行科技、生产活动的工具。 第三，科技文件种类繁多、类型复杂，包括科技图样、科技文字材料、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。76科技文件 科技文件科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处一、科技文件的特点 第一节科技文件（一）专业技术性（二）成套性（三）标准性（四）现实性（五）更改性（六）通用性77一、科技文件的特点 第一节科技文件（一）专业技术性77二、科技文件的类型 第一节科技文件（

42、一）科学论文 （二）技术报告 （三）工业产品设计文件 （四）工程技术文件 78二、科技文件的类型 第一节科技文件（一）科学论文 78一、科技文件工作内容第二节科技文件工作二、科技文件工作部门的管理职责79一、科技文件工作内容第二节科技文件工作二、科技文件工作部门科技文件工作 科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作。 1科技文件形成工作。科技文件形成工作，就是伴随着科技、生产活动的进行，按照一定的原则、要求与方法，编制和逐步形成科技文件的工作。 主要有两个方面的内容：一方面，科技部门和科技人员根据科技、生产活动的客观需要，依照图样管理制度、文件编写细则与其

43、他有关规定，进行科技文件的编制、签署、审批、编号、更改、印制、收发、登记等工作；另一方面，科技档案部门协同其他科技管理部门，根据有关规定，协助、指导和督促科技人员形成完整的和符合质量标准的科技文件。80科技文件工作 科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技科技文件工作 科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作。 2科技文件积累工作。科技文件积累工作，实质上是科技文件的日常管理工作。它贯穿在从科技文件形成到归档前的全过程。一方面，科技部门和科技人员根据科技文件的形成规律和特点，及时把已经形成的科技文件集中起来，妥善管理，不仅要做好传递性科技文件的积累管

44、理和对科技文件更改补充的管理工作，而且还要做好收发登记、传递、配套、保管等工作；另一方面，科技档案部门要积极协助科技人员做好科技文件的积累管理，为积累工作提供必要条件。81科技文件工作 科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技科技文件工作 科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作。 3科技文件整理工作。科技文件整理工作，既是科技文件积累工作的继续和发展，又是科技文件归档的必要条件。一方面，由科技部门和科技人员，对积累起来的科技文件进行鉴别，并把属于归档范围的科技文件组成案卷；另一方面，科技档案部门协助、指导科技人员做好整理工作。 4科技文件归档工作。

45、这项工作，是按照科技文件归档制度，由科技部门和科技档案部门共同完成的。归档工作，是科技文件工作和科技档案工作的连接点和结合部，是科技档案工作的基础。82科技文件工作 科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技一、科技文件工作内容第二节科技文件工作（一）科技文件形成工作（二）科技文件积累工作（三）科技文件整理工作（四）科技文件归档工作83一、科技文件工作内容第二节科技文件工作（一）科技文件形成工一、科技文件工作内容第二节科技文件工作二、科技文件工作部门的管理职责84一、科技文件工作内容第二节科技文件工作二、科技文件工作部门（一）科技文件工作是科技部门的本职工作 科技文件的形成、积累、整理、归

46、档工作，主要由科技部门承担，做好科技文件工作是科技部门和科技人员的职责。科学技术档案工作条例规定：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列人有关部门和有关人员的职责范围。” 85（一）科技文件工作是科技部门的本职工作 科技文件的形成（一）科技文件工作是科技部门的本职工作 1科技文件工作是科技工作的组成部分。科技文件不是科技、生产活动的“身外之物”，而是科技、生产活动的自身内容。科技工作本身就包含着形成和编制相应的科技文件的内容，科技文件工作是科技工作的有机组成部分。 2科技文件工作是科技管理的一项重要内容。做好科技文件工作是科技部门的“天

47、职”，维护科技文件的完整、准确和系统，是基层企、事业单位生产管理、技术管理、科研管理的题中应有之义。 3做好科技文件工作是科技人员的职责。做好科技文件工作是科技人员的份内工作。在基层单位，把科技文件的形成、积累、整理、归档工作纳入科技人员的职责范围和岗位责任制，不仅有利于发挥科技文件的现行效用，而且能够确保科技文件完整、准确、系统的归档保存。 86（一）科技文件工作是科技部门的本职工作 1科技文件工（二）检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责 科学技术档案工作条例规定：“科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作”。科技档案部门对做好科技文件工作承担

48、检查、协助和监督、指导的职责，这是科技档案同科技文件的关系，以及科技档案部门同科技、生产管理活动的关系所决定的。 87（二）检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责 （二）检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责 1科技档案同科技文件的关系。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的归档转化形态。 为了保证归档文件的质量，实现科技档案完整、准确、系统这一基本要求，科技档案部门，尤其是基层企、事业单位的科技档案部门，必须把握科技文件的形成和运动规律，及时检查和协助科技部门和科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档工作。 2科技档案部门同科技管理工作的关系。在基层企、事业单位，科技档案

49、部门是一个科技管理性部门，它同科技、生产活动和科技管理活动关系十分密切。科技档案部门参与科技管理活动是围绕着科技文件和科技档案的管理进行的。88（二）检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责 1（二）检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责 科技档案部门参与科技文件管理工作有以下几种类型。 （l）全面承担科技文件管理工作 （2）承担部分科技文件工作 （3）检查协助科技文件工作89（二）检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责 科二、科技文件的积累第三节对科技文件形成与积累一、科技文件的形成 90二、科技文件的积累第三节对科技文件形成与积累一、科技文件的第三节对科技文件形成与积累一、科技文

50、件的形成 （一）产品科技文件的形成（二）建设项目科技文件的形成（三）科学研究文件的形成91第三节对科技文件形成与积累一、科技文件的形成 （一）产品科二、科技文件的积累第三节对科技文件形成与积累一、科技文件的形成 92二、科技文件的积累第三节对科技文件形成与积累一、科技文件的科技文件积累的概念凡是有现行作用或有查考作用的文件都应列入积累范围。例如依据性文件、原始记录性文件、中间成果性科技文件、成果性科技文件等。 科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。 93科技文件积累的概念凡是有现行作用或有查考作用的文件都应列入积（一）科技文件

51、积累的方法2课题（项目）组或科技部门积累与保管。1科技人员积累和保管。3档案部门积累与保管。94（一）科技文件积累的方法2课题（项目）组或科技部门积累与保（二）科技文件形成、积累的措施形成、积累的方法和措施:1、以标准、规范为依据2、根据产品开发的类型和建筑工程的性质3、抓住薄弱环节和难于形成的科技文件，做好对科技文件形成、积累的管理工作2重视关键和薄弱环节科技文件形成、积累的管理工作1把科技文件形成、积累纳入科技工作领域。3运用经济原则，加强对科技文件形成、积累的监督管理4建立责任保证体系和监督管理网络，保证科技文件的形成和积累5为科技文件积累工作提供必要的物质条件，以保证质量95（二）科技

52、文件形成、积累的措施形成、积累的方法和措施:2重纳入科技业务部门的科技工作程序纳入科技部门的工作计划纳入科技人员的职责范围 实践中使用“积累袋”的做法是一种行之有效的方法 “三纳入”管理 实行“三纳入”，使科技文件的形成和积累制度化。对科技文件的形成和积累实行有效的管理工作，最根本的措施是实行“三纳入”，就是把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。1把科技文件形成、积累纳入科技工作领域。96纳入科技业务部门的科技工作程序实践中使用“积累袋”的做法是一 实行“四同步”，科学技术研究档案管理暂行规定： 企业下达科技、生产计划与提

53、出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步。 检查科技生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步。 鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步。 上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。1把科技文件形成、积累纳入科技工作领域。97 实行“四同步”，科学技术研究档案管理暂行规定：1 所谓抓关键环节就是要抓住科技活动的主要环节和重要阶段。 所谓抓薄弱环节就是要紧盯那些档案不易收集的环节。 在实际工作中，科技文件的形成实际上有两条渠道： （1）“硬”形成渠道。是完成任务或达到目的时必须向有关部门报送的文件形成渠道 （

54、2）“软”形成渠道。是科技人员在科技生产活动中的文件自主形成渠道。 2重视关键和薄弱环节科技文件形成、积累的管理工作98 所谓抓关键环节就是要抓住科技活动的主要环节和重要阶段（二）科技文件形成、积累的措施3运用经济原则，加强对科技文件形成、积累的监督管理 对外运用经济原则合同 对内运用经济原则岗位责任制 4建立责任保证体系和监督管理网络，保证科技文件的形成和积累。 99（二）科技文件形成、积累的措施3运用经济原则，加强对科技文（二）科技文件形成、积累的措施5为科技文件积累工作提供必要的物质条件，以保证质量 统一印发科技文件积累袋、书写格式用纸、工作记录本。提出对设计和编制科技文件以及书写材料的

55、统一要求。当课题任务下达时，及时发给科技人员上述装具，以便科技人员做好科技文件积累的具体工作。100（二）科技文件形成、积累的措施5为科技文件积累工作提供必要一、归档前科技文件的鉴别第四节 科技文件的整理工作101一、归档前科技文件的鉴别第四节 科技文件的整理工作101一、归档前科技文件的鉴别 科技文件鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性的鉴别、归档文件准确性的鉴别、文件属性的鉴别、科技文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别。做好科技文件鉴别工作，是科技部门和科技人员的职责。由于此项工作是科技档案鉴别工作和相应管理工作的前提，直接关系着科技档案的完整和质量，因此，基层科技档案部门

56、应当给予积极、认真的协助和指导。 102一、归档前科技文件的鉴别 科技文件鉴别工作的主要内容包一、归档前科技文件的鉴别一、科技文件归档鉴别完整性 、准确性鉴别 文件属性的鉴别 保存价值与保管期限鉴别 密级鉴别 103一、归档前科技文件的鉴别一、科技文件归档鉴别完整性 、准确性完整性 、准确性鉴别 归档文件完整性的鉴别是以项目为单元进行的，主要是审定每一归档项目文件的成套性，要求归档科技文件做到项目齐全、文件成套。 成套范围具有相对性 可用目录的成套性代替文件的成套性 归档文件准确性鉴别的内容包括审查科技文件内容的记录是否准确、图物是否一致、同一对象不同类别文件间的图形、数据是否准确一致。 概述

57、：104完整性 、准确性鉴别 归档文件完整性的鉴别是以项目为单元进行（一）对归档文件完整性、准确性的鉴别 1完整性鉴别。为保证归档文件的完整，不论是产品文件、工程文件、科研文件还是其他科技文件，在整理、归档之前都应按项目收集齐全、完整成套。 2准确性鉴别。为保证科技文件的准确性，归档的科技文件应达到两个“一致”：一个是科技文件应该同它所记载和反映的科技对象或科技过程相一致；二是同一个项目的科技文件相互之间在内容上应该协调一致，如底图和蓝图应保持一致，成果报告和实验记录或阶段小结应保持衔接一致等。分述：105（一）对归档文件完整性、准确性的鉴别 1完整性鉴别。（二）文件属性鉴别 所谓文件属性鉴别

58、，就是判断文件的性质归属，进行科技文件、科技资料以及一般政务文件的鉴别区分工作。归档之前，基层科技档案部门要协助和指导科技部门，把科技文件、科技资料、政务文件三者区分清楚。 106（二）文件属性鉴别 所谓文件属性鉴别，就是判断文件的（二）文件属性的鉴别 1科技文件与政务文件的区分。科技文件同政务文件的区分，是一个比较复杂的问题。其区分应坚持以下几项原则或基本方法。科技文件与管理性文件的区分 内容原则 整体原则 职能原则 GB/T118222000科技档案卷构成的一般要求中所说：“与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。” 2科

59、技文件与科技资料的区分。在一个具体单位，科技文件和科技资料的区别，主要表现在两个方面：其一，它们同本单位科技、生产活动的关系不同；其二，它们所具有的作用不同。107（二）文件属性的鉴别 1科技文件与政务文件的区分。（三）归档文件密级和保管期限的鉴别 1密级的鉴别。科技文件密级的划分，以国家和部门的技术政策、保密规定等指导性文件为依据，结合本单位划分密级的原则和要求，由项目负责人组织进行，科技档案部门积极地予以协助。 2保管期限的鉴别。归档的科技文件保管期限可划分永久、长期和短期三种。确定科技文件保存价值和划分其保管期限、是归档的要求和组织案卷的前提条件。基层科技档案部门应主动参与这项工作，从科

60、技档案和科技档案管理的角度出发，向有关科技人员传授科技文件价值鉴别的有关规定、原则和方法，提供科技档案保管期限表，并进行检查和指导。108（三）归档文件密级和保管期限的鉴别 1密级的鉴别密级鉴别 归档文件密级鉴别主要是为了控制使用范围 有密级的文件一般划为三级：绝密、机密、秘密 30年20年10年109密级鉴别 归档文件密级鉴别主要是为了控制使用范围 有密级的文保存价值与保管期限鉴别 有无保存价值 具有多大保存价值 文件保管期限划分为永久、长期、短期三种 文件的价值也不完全是由文件自身决定的，实际上是由记述与反映科技对象的价值决定的 有实物对象者应参考实物的使用寿命或技术寿命，保管期限应不小于