企业外购入库作业

1、9/9外购入库作业业务流程图编号： 业务名称：外购入库作业功能域 编制 日期： 审核 日期 收料通知单 当采购交期到时，采购员要制作收料通知单通知仓库收货 外购入库单仓库接到收货通知后准备收货，验收完后制作销售出库单仓库收货人员依据单据数量和实物进行核对 收料通知单 当采购交期到时，采购员要制作收料通知单通知仓库收货 外购入库单仓库接到收货通知后准备收货，验收完后制作销售出库单仓库收货人员依据单据数量和实物进行核对外购入库作业开始外购入库作业开始 外购入库作业外购入库作业结束2、流程说明外购入库单是仓库对供应商送达的物料进行暂收，当进料检验部门进行检验合格后方可入库，并制作采购外购入库单登记由

2、谁验收、由哪个仓库入库等情况的详细资料，如检验不合格应马上退还供应商。外购库单和采购系统有两个接数据接口，一是直接录入二是从收料通知单引入数据生成。进入进入外购订入库单方式：进入物流管理仓存管理验收入库外购入库单录入录入方式1手工新增手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息，比较适用于没有正式订单的零星入库。 手工录入信息和录入方法可以参见前面介绍。 录入完毕，使用（1）使用工具条上的【保存】按钮；（2）选择文件保存；（3）直接使用快捷键CTRL+S，就可以实现保存录入信息的功能。 如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示进行处理即可。如果

3、用户在【核算参数】【库存更新控制】中选择“单据保存后立即更新”，则在该库存单据保存成立后，使用快捷键F12，就可以看到相应物料的数量已经计算到即时库存的当前仓库中，并在修改、复制、删除、作废、反作废该单据时进行库存调整。在库存更新时，系统也会按实收数量计算相关库存参数，并根据用户在【系统维护】【系统设置】【仓存系统选项】中选择的、和等选项，分 别在该数量更新库存造成相关影响出现时予以预警。如果该外购入库单是通过关联仓库类型为待检仓、代管仓等 虚仓的收料通知单生成的，则在更新库存时，一方面按外购入库单上物料更新实仓的即时库存；另一方面按相同数量扣减虚仓的即时库存。在保存的当前单据上，用户才能执行

4、修改功能，修改后，即时保存即可。2 关联生成1）外购入库单关联收料通知单生成1、收料通知单号：关联后，收料通知单使用快捷键F7，系统会弹出“收料通知单序时簿”查询窗口，该窗口显示的是所有符合条件的已审核、但未关闭的收料通知单。 用户可以使用Shift键，选中一张单据或者一张单据中的一条或多条分录，使用【返回】按钮将相关数据信息带回外购入库单上；直接输入收料通知单编码，这样就会将一张收料通知单的全部分录关联到外购入库单上。关联后，该字段显示被关联的收料通知单编码；同时，系统将收料通知单的物料、数量等信息传递到单据体上。2、供应商：是自动关联收料通知单而生成的，单据保存前用户不能修改（修改后全部关

5、联内容会清掉）；但单据保存后可以进行修改；在外购入库单界面，首先录入了后，再使用F7快捷键选择相应的收料通知单与之关联，“收料通知单序时簿”查询窗口会显示收料通知单中属于该供应商所有单据，用户选择后使用【返回】按钮将相关数据信息带回外购入库单上；3、采购方式：自动关联收料通知单而生成的，用户也可以进行修改；4、物料：物料是自动关联收料通知单相关分录而生成的，用户也可以进行修改；5、计量单位：单位是自动关联收料通知单生成的，用户可以根据实际计量情况进行修改；6、数量：数量是自动关联收料通知单生成的，但根据物料的属性有所区别，用户可以根据实际数量进行修改；如果物料为免检，则数量的携带为：收料通知单

6、的数量选单数量；如果物料为抽检，则数量的携带为：收料通知单的合格数量选单数量；如果物料为全检，则数量的携带为：收料通知单的合格数量选单数量（不包括退料数量）；但如果退料数量大于收料通知单的数量收料通知单的合格数量，则多出的数量会扣减；如果系统选项“对检验方式不为免检的物料允许不检查”选中，允许修改并且选单数量可以大于收料通知单的数量；如果系统选项“对检验方式不为免检的物料允许不检查”没有选中，允许修改并且控制选单数量不能大于收料通知单的合格数量；7、 单价：系统传递的价格、折扣资料来自收料通知单，而非供应商供货信息；外购入库单单价=收料通知单单价；但在单价字段使用快捷键F5，系统仍会重新匹配价

7、格和折扣信息，自动填入相应字段。8、 收料仓库：自动关联收料通知单而生成的，用户也可以进行修改；9、 其他相关处理：如果收料通知单关联订单，则在保存时反写收料通知单的选单数量，更新库存时反写订单的入库数量。2） 外购入库单关联采购订单生成1、采购订单号：关联后，采购订单号字段显示被关联的采购订单编码；一张外购入库单一次只能关联一张采购订单或一张订单上的几个条目，但可以多次关联，系统会自动记录关联的数量，回填到采购订单的选单数量；另外，与外购入库单关联的采购订单都是已审核未关闭状态的发票；直接输入采购订单编码，这样就会将一张订单的全部分录关联到收料通知单上，关联后，该字段显示被关联的采购订单编码

8、，同时，系统将采购订单的物料、数量等信息传递到单据体上。2、供应商：是自动关联采购订单而生成的，单据保存前用户不能修改（修改后全部关联内容会清掉）；但单据保存后可以进行修改；在收料通知单界面，首先录入了后，再使用F7快捷键选择相应的采购订单与之关联，“采购订单序时簿”查询窗口会显示采购订单中属于该供应商所有单据，用户选择后使用【返回】按钮将相关数据信息带回外购入库单上3、采购方式：自动关联采购订单而生成的，用户也可以进行修改；4、物料：物料是自动关联采购订单相关分录而生成的，用户也可以进行修改；5、计量单位：单位是自动关联采购订单生成的，用户可以根据实际计量情况进行修改；6、数量：数量是自动关

9、联采购订单生成的，用户可以根据实际数量进行修改；7、单价：系统传递的价格、折扣资料来自采购订单，而非供应商供货信息；如果用户选择“采购订单单价默认为含税单价”的选项，传递的计算公式应为单价订单单价/（1+税率）（1折扣率）；如果用户不选择“采购订单单价默认为含税单价”的选项，传递的计算公式应为单价订单单价（1折扣率）；但在单价字段使用快捷键F5，系统仍会重新匹配价格和折扣信息，自动填入相应字段。8、其他处理：外购入库单更新库存后，会将入库数量反写回采购订单的入库数量。3）外购入库单关联采购发票生成1、采购发票号：关联后，采购发票号字段显示被关联的采购发票编码；这种关联只相当于一种单据复制性质，

10、可以较自由地处理单据之间的关联关系；另外，由于发票核销后不能再和其它入库单据再次核销，因此与收料通知单关联的发票都是未审核状态的发票；直接输入采购发票编码，这样就会将一张发票的全部分录关联到收料通知单上，关联后，该字段显示被关联的采购发票编码，同时，系统将采购发票的物料、数量等信息传递到单据体上。2、供应商：是自动关联采购发票而生成的，单据保存前用户不能修改（修改后全部关联内容会清掉）；但单据保存后可以进行修改；在收料通知单界面，首先录入了后，再使用F7快捷键选择相应的采购发票与之关联，“采购发票序时簿”查询窗口会显示采购发票中属于该供应商所有单据，用户选择后使用【返回】按钮将相关数据信息带回收料通知单上；3、采购方式：自动关联采购发票而生成的，用户也可以进行修改；4、物料：物料是自动关联采购发票相关分录而生成的，用户也可以进行修改；5、计量单位：单位是自动关联采购发票生成的，用户可以根据实际计量情况进行修改；6、数量：数量是自动关联采购发票生成的，用户可以根据实际数量进行修改；7、单