会议策划与会议管理

1、 HYPERLINK ./ ./ HYPERLINK ./ 更多资料料请访问问. HYPERLINK (.) (.) HYPERLINK ./ ./第六讲 会会议策划划与管理理回顾：会会议现场场管理的的主要工工作有哪哪些？知识窗：会议简简介1.会议议的英文文名称（附附件1）2.会议议的种类类（附件件2）导入新课课： 会展展包括会会议和展展览。通通常一个个大型会会展都存存在有会会议项目目，良好好的会议议策划是是会议成成功开端端，一个个高质量量的会议议也通常常能和会会展成功功相辅相相成。另另外，会会议秘书书工作是是秘书部部门的一一项基本本职能。秘书要要做的工工作很多多，概括括起来就就是办文文、办事

2、事。会议议秘书工工作既办办文，又又办事，是是一项综综合性的的工作，又又是经常常性的工工作。这这里有大大量的文文字工作作，组织织协调工工作和事事务性工工作要做做，是对对秘书人人员能力力水平的的检验，如如果能把把会议组组织好协协调好，这这说明你你这个秘秘书是合合格的。-综综合会议策划划者一般般可分为为协会会会议策划划者、公公司会议议策划者者两大类类。有些些会议策策划者最最开始是是从事公公司的行行政管理理工作，主主管会议议的策划划。另一一些则是是协会管管理公司司的雇员员，负责责某个协协会的会会议策划划工作。会议策策划者是是会议产产业的买买家，他他们负责责租用会会议所需需的场地地和签约约相关的的服务。

3、会展业是是一个年年轻的行行业，对对会议、活动和和展览会会的研究究才刚刚刚起步，前前后才不不过500年，所所以会议议策划者者的出身身也各不不相同。许多会议议策划者者的前身身是公司司或协会会某负责责人的私私人助理理或秘书书，该负负责人分分管会议议和展览览会方面面的工作作，如召召集总经经理年度度大会或或股东年年度大会会。这些些负责人人一般会会把这项项工作交交由私人人助理具具体负责责。随着着私人助助理对会会议策划划的了解解和熟悉悉，他们们逐渐开开始负责责策划更更多的会会议，最最终，会会议策划划就成了了他们的的全职工工作。还有一些些会议策策划者的的职业生生涯起始始于公司司的旅游游部门。出于偶偶然的机机会

4、，这这个部门门的一名名工作人人员被要要求负责责策划某某一公司司的所有有会议，因因为这样样可以使使公司降降低成本本。目前前随着会会展业的的迅速发发展，一一些专门门的会议议公司、会展公公司应运运而生，他他们拥有有一批训训练有素素的职业业策划人人，为会会议提供供一揽子子全程服服务。会议业有有哪些供供应商会展行业业的供应应商很多多。供应应商是指指能提供供场所、地点、会展中中心、目目的地、交通工工具、食食品及饮饮料、酒酒店住宿宿、娱乐乐等会议议所需服服务的个个人或公公司。供应商通通常可以以分为三三大类：A、 场所B、 目的地地C 、 其他场所 场所包包括酒店店、会展展中心、会议中中心、学学院、大大学、学

5、学术中心心、市政政厅或民民政中心心，当然然还包括括一些独独有的场场所。其其中酒店店占绝大大部分，特特别是对对于公司司会议而而言。此此外，虽虽然现在在许多酒酒店内部部都设有有会议中中心，但但有些会会议规模模较大，可可能同时时需要一一个会展展中心和和数家酒酒店。目的地 目的地地供应商商的范围围较广，一一级、二二级、三三级城市市都有场场所可供供会议使使用。在在美国，很很多目的的地设有有会议和和旅游者者管理局局（简称称CVBB）帮助助会议策策划者选选择合适适的开会会地点。没有会会议和旅旅游者管管理局的的目的地地则会聘聘请当地地的商会会来做这这项工作作。会议议竞标已已成为很很多目的的地的大大宗生意意，并

6、受受到政府府关注。其他 会展业业必须依依靠很多多供应商商提供不不同的服服务来满满足会议议策划者者的需要要。其他他的供应应商包括括：A、 运输（飞飞机、出出租车、巴士）B、 电信公公司C、 视听设设备公司司D、 娱乐机机构E、 发言人人F、 花商G、 目的地地管理公公司H、 活动策策划机构构I 、 会议议承包商商J、 货物物运转运运商K、 装饰商商等等 会议议策划人人应达到到哪些要要求？ 会议筹筹划者的的角色是是多面的的，他们们要负责责去做各各种各样样的工作作。具体体来说，他他们应具具备以下下特点：A、 善于与与人共事事B、 善于解解决问题题C、 善于注注意小节节D、 善于与与人协商商E、 能够

7、管管理会议议财务事事宜F、 熟悉酒酒店运作作G、 能够安安排恰倒倒好处的的菜单H、 能够熟熟练操作作电脑I、 能够够熟练地地与视听听服务公公司打交交道J、 能妥妥善接待待贵宾和和外国客客人K、 熟熟知各种种礼仪L、 行事果果断、执执着会议策划划人的任任务有哪哪些？ 一般般来说，会会议策划划人需要要做以下下工作：A、 制定计计划，确确定必须须要做的的事项以以满足会会议的需需要并达达到会议议确定的的目标B、 制定会会议议程程C、 了解可可供使用用的场所所和设施施情况D、 选择或或提议合合适的场场所E、 检查并并比较各各项设施施F、 安排交交通事宜宜G、 协调会会务工作作人员的的活动H、 招收、培训

8、会会务人员员和广告告人员I 、 制定定可行预预算或按按既定预预算安排排有关工工作J、 确定定各项工工作的时时间安排排K、 视察选选定的场场所和设设施L、 与各有有关方面面进行接接洽（运运输公司司、旅行行社、视视听服务务公司）M、 确定印印刷公司司N、 安排食食品、饮饮料有关关事宜O、 讨价还还价P 、 同会会议发言言人和各各位贵宾宾进行联联系会议工作作流程会前A、 与会议议主办方方洽谈B、 提供会会议所需需要的机机票、车车票、住住宿酒店店、会议议场所、交通等等信息。并制定定完备的的会议预预案书给给会议方方C、 派专人人协助客客户实地地考察会会议举办办地的吃吃、住、会议场场地、游游、娱乐乐等相关

9、关方面的的情况。D、 确定方方案，签签订合同同，预付付定金。会中A、 会议接接待：专专人负责责机场，车车站的礼礼仪、接接站、攻攻关等服服务。提提前在酒酒店、会会议室摆摆放好欢欢迎调幅幅、欢迎迎牌、签签到台、指示牌牌等。B、 会前准准备：准准备好会会议所需需要的会会议资料料，会议议用品，会会议演讲讲稿等会会议相关关物品。C、 会议议场所：专人到到会议室室检查会会议室条条幅、灯灯光、音音响、茶茶饮等。D、 会议住住宿：房房间楼层层及房间间号确认认，询问问是否有有特殊要要求。E、 会议餐餐饮：用用餐时间间、用餐餐标准及及特殊客客人（回回民）的的确认。F、 会议旅旅游：旅旅游线路路行程、用车、导游是是

10、否增加加景点等等确认。G、 会议娱娱乐：娱娱乐消费费形式、消费标标准、娱娱乐地点点的确认认。H、 会议服服务：会会议代表表合影留留念、为为代表提提供文秘秘服务及及相关服服务。会后A、 结结账：提提供会议议过程中中的详细细费用发发生明细细及说明明，专人人与客户户进行核核对并结结账B、 资资料：会会议后的的资料收收集，根根据客户户要求制制作会议议通讯录录或花名名册。 第第一节 会议议策划课堂分析析：会议的策策划必须须反映出出会议目目标及与与会者的的特点。虽然这这里看似似理所当当然，但但是会议议主办者者却往往往从策划划开始入入手。主主办者准准备开某某个会议议，觉得得该会议议很有意意义，于于是要求求承

11、办者者策划出出一个方方案，因因为策划划会议需需要做很很多工作作，而一一个人是是不能独独立完成成的。那那么策划划这个会会议的成成员一定定要求有有丰富的的经验、策划能能力和清清醒的头头脑来完完成这个个策划项项目。理解会议议策划的的要素会议策划划要明确确5w11h方法法：5W1HH分析法法也叫六六何分析析法，是是一种思思考方法法，也可可以说是是一种创创造技法法。是对对选定的的项目、工序或或操作，都都要从原原因（wwhy）、对象（wwhatt）、地地点（wwherre）、时间（wwhenn）、人人员（wwho）、方法（hhow）等等六个方方面提出出问题进进行思考考。这种种思考办办法，可可使思考考的内容

12、容深化、科学化化。 取消 就是是看现场场能不能能排除某某道工序序，如果果可以就就取消这这道工序序。 合合并 就是是看能不不能把几几道工序序合并，尤尤其在流流水线生生产上合合并的技技巧能立立竿见影影地改善善并提高高效率。 改改变 如上上所述，改改变一下下顺序，改改变一下下工艺就就能提高高效率。 简简化 将将复杂的的工艺变变得简单单一点，也也能提高高效率。 无论论对何种种工作、工序、动作、布局、时间、地点等等，都可可以运用用取消、合并、改变和和简化四四种技巧巧进行分分析，形形成一个个新的人人、物、场所结结合的新新概念和和新方法法。情景设置置:根据据小组展展览主体体，策划划一个相相关会议议。会议策划

13、划的主要要内容和和要求-分分析策划划书（附附件3）策划书的的基本格格式 一、策划划书名称称 尽可能具具体的写写出策划划名称，如如“年月活动动策划书书”，置于于页面中中央，当当然可以以写出正正标题后后将此作作为副标标题写在在下面。 二、 活活动背景景 ： 这部分内内容应根根据策划划书的特特点在以以下项目目中选取取内容重重点阐述述；具体体项目有有：基本本情况简简介、主主要执行行对象、近期状状况、组组织部门门、活动动开展原原因、社社会影响响、以及及相关目目的动机机。其次次应说明明问题的的环境特特征，主主要考虑虑环境的的内在优优势、弱弱点、机机会及威威胁等因因素，对对其作好好全面的的分析(SWOOT分

14、析析)，将将内容重重点放在在环境分分析的各各项因素素上，对对过去现现在的情情况进行行详细的的描述，并并通过对对情况的的预测制制定计划划。如环环境不明明，则应应该通过过调查研研究等方方式进行行分析加加以补充充。 三、 活活动目的的、意义义和目标标： 活动的目目的、意意义应用用简洁明明了的语语言将目目的要点点表述清清楚；在在陈述目目的要点点时，该该活动的的核心构构成或策策划的独独到之处处及由此此产生的的意义（经经济效益益、社会会利益、媒体效效应等）都都应该明明确写出出。活动动目标要要具体化化，并需需要满足足重要性性、可行行性、时时效性 四、资源源需要： 列出所需需人力资资源，物物力资源源，包括括使

15、用的的地方，如如教室或或使用活活动中心心都详细细列出。可以列列为已有有资源和和需要资资源两部部分。 五、活动动开展： 作为策划划的正文文部分，表表现方式式要简洁洁明了，使使人容易易理解，但但表述方方面要力力求详尽尽，写出出每一点点能设想想到的东东西，没没有遗漏漏。在此此部分中中，不仅仅仅局限限于用文文字表述述，也可可适当加加入统计计图表等等；对策策划的各各工作项项目，应应按照时时间的先先后顺序序排列，绘绘制实施施时间表表有助于于方案核核查。人人员的组组织配置置、活动动对象、相应权权责及时时间地点点也应在在这部分分加以说说明，执执行的应应变程序序也应该该在这部部分加以以考虑。 这里可以以提供一一

16、些参考考方面：会场布布置、接接待室、嘉宾座座次、赞赞助方式式、合同同协议、媒体支支持、校校园宣传传、广告告制作、主持、领导讲讲话、司司仪、会会场服务务、电子子背景、灯光、音响、摄像、信息联联络、技技术支持持、秩序序维持、衣着、指挥中中心、现现场气氛氛调节、接送车车辆、活活动后清清理人员员、合影影、餐饮饮招待、后续联联络等。请根据据实情自自行调节节。 六、经费费预算： 活动的各各项费用用在根据据实际情情况进行行具体、周密的的计算后后，用清清晰明了了的形式式列出。 七、活动动中应注注意的问问题及细细节： 内外环境境的变化化，不可可避免的的会给方方案的执执行带来来一些不不确定 性因素素，因此此，当环

17、环境变化化时是否否有应变变措施，损损失的概概率是多多少，造造成的损损失多大大，应急急措施等等也应在在策划中中加以说说明。 八、活动动负责人人及主要要参与者者： 注明组织织者、参参与者姓姓名、嘉嘉宾、单单位（如如果是小小组策划划应注明明小组名名称、负负责人）。 注意： 1、 本本策划书书提供基基本参考考方面，小小型策划划书可以以直接填填充；大大型策划划书可以以不拘泥泥于表格格，自行行设计，力力求内容容详尽、页面美美观； 2、 可可以专门门给策划划书制作作封页，力力求简单单，凝重重；策划划书可以以进行包包装，如如用设计计的徽标标做页眉眉，图文文并茂等等； 3、 如如有附件件可以附附于策划划书后面面

18、，也可可单独装装订； 4、 策策划书需需从纸张张的长边边装订； 5、 一一个大策策划书，可可以有若若干子策策划书。 注：1、该策划划书格式式由我和和我的学学生助手手张志永永共同完完成，感感谢他的的辛勤劳劳动； 2、本格格式主要要参阅书书目类别别为：营营销策划划、项目目管理和和创业计计划指导导书； 3、SWWOT分分析是现现代管理理一种分分析技术术，我们们认为它它的应用用领域广广泛，特特将其引引入大学学活动策策划； 4、项目目尚不够够齐全，欢欢迎网友友指出其其中不足足并做以以补充，让让它的实实用性和和易用性性更强一一些；确定会议议目标明确切实实时机条件件成熟明确余个个项目之之间的关关系，不不能相

19、互互矛盾。确定会议议议题议题是会会议所要要讨论的的题目，所所要研究究的课题题，或是是所要解解决的问问题。议议题必须须具有必必要性和和重要性性，又必必须具有有明确性性和可行行性。会会议围绕绕这样的的议题展展开讨论论、进行行研究，才才容易取取得共识识或最后后表决通通过。每次会议议的议题题应该尽尽可能集集中、单单一，不不宜过多多，不宜宜太分散散。尤其其是不宜宜把许多多互不相相干的问问题放在在同一会会议上讨讨论，使使与会者者的注意意力分散散，不利利于解决决问题。有些重大大的代表表会议，先先由代表表提出“提案”，由秘秘书或秘秘书处汇汇总。再再提交主主席团或或专门的的“提案审审查委员员会”审议通通过，才才

20、能成为为列入会会议议程程的正式式议题。服从目标标立意要高高处理好主主题和议议题关系系高效表述准确确符合会议议权限确定会议议参加对对象 与会者者就是参参加会议议的正式式成员，包包括主持持人，也也包括秘秘书，但但不包括括在会场场上的其其他服务务人员。不同的的会议，确确定对象象的内容容不同。会议发言言发言类型型注意事项项会议规模模效果效率场地成本会议地点点会议地点点，又称称“会址”。既是是指会议议召开的的地区、城乡，又又是指会会议召开开的具体体会场。为了使使会议取取得预期期效果，选选择会议议的最佳佳会址也也得考虑虑多种因因素。 国际性性或全国国性会议议，要考考虑政治治、经济济、文化化等大因因素；专专

21、业性会会议，应应选择富富有专业业特征的的城乡地地区召开开，以便便结合现现场考察察。小型型的、经经常性的的会议就就安排在在单位的的会议室室。选择择会址，还还要考虑虑会场设设施、交交通条件件、安全全保卫、气候与与环境条条件等因因素。1.交交通便利利 2.会会议的设设施和服服务 3.会会议地点点色彩 4.营营造良好好气氛会议时间间会议时间间有三种种含义：A 一一是指会会议召开开的时间间；B 二二是指整整个会议议所需要要的时间间、天数数；C 三三是指每每次会议议的时间间限度。会议召开开时间某个会议议什么时时间召开开最合适适?要考考虑多种种因素。首先是需需要，如如每周一一次的工工作例会会，通常常放在周周

22、末的下下午，一一周即将将结束，下下一周就就要开始始，利于于承上启启下。一一年一度度的职工工代表会会议，宜宜于年初初召开，既既利于总总结上年年的工作作、生产产成果，又又利于讨讨论、部部署新一一年的工工作、生生产计划划，通过过各种预预算等。有些会会议如农农业生产产、学校校教育等等本身就就有很强强的季节节性或季季度性。其次是可可能，即即最好是是每位与与会者都都能参加加的时间间。如日日本的有有些企业业召开各各部门干干部汇报报会，常常定在下下班前半半小时，而而不是安安排在刚刚上班时时。再次是适适宜，即即要考虑虑气候、环境等等自然因因素和社社会因素素。会议需要要时间会议需要要时间可可长可短短，尽量量紧缩。

23、少则几几分钟、几十分分钟；多多则几天天、十几几天。会会议组织织者应尽尽可能准准确地预预计需要要时间，在在会议通通知中写写明，便便于与会会者有计计划地安安排。会议时间间限度每次会议议时间最最好不超超过一小小时。如如果需要要更长时时间，应应该安排排中间休休息。时机是否否成熟、议题是是否能完完成、尽尽量压缩缩成本准备工作作是否能能完成，是是否有时时间提交交相关材材料符合当地地风俗和和宗教习习惯策划会议议的日程程、议程程和程序序分析案例例-会议议议程、日日程、程程序范例例会议公关关与宣传传公关和宣宣传时间间方法课后小结结： 总结结和梳理理所学的的内容课堂练习习： 会议议策划附件3：北戴河河旅游会会议策划划书一、 会会议名称称： 二、 会会议时间间：20008 年年8 月月 225日日至330 日三、 会会议地点点：北戴戴河酒店店四、 会会议人数数：1000人人五、 会会议行程程安排第一天：月日 会议组组代表报报到 入入住酒店店本日服务务项目A、 我我公司将将派人协协助会务务组人员员一同在在 接待待与会务务人员回回酒店；B、 提提供会议议报到台台，并有有专人协协助会务务组分发发资料，办办理相关关入住手手续；C、 相相对集中中的房间间安排，提提早领出出房卡；第