碱沟煤矿档案管理制度

1、 碱沟煤矿档案管理制度 1档案复制制度 1.1矿形成的档案资料，各部门在利用过程中需要复制，必须填写查阅复制记录，并且要写清楚利用目的、复制的份数。 1.2需要复制测量成果资料档案，必须由档案负责人批准后方可复制。 1.3科技图纸需要复印时，必须由矿领导或办公室主任批准，才能到档案室办理有关手续。 1.4文书档案、地质报告、重要图件等资料需要复制利用，必须由主管领导批准，才能到档案室办理复制手续。 1.5外单位所有需要复制利用的文件材料、图纸，档案室应收取相应费用，复印单位必须按实填写复印份数。 2档案归档制度 2.1矿直接形成的具有保存价值的各种门类载体，包括文字、图纸、名册、奖品、照片、光

2、盘、录像带等均属归档范围。 2.2上级机关、同级机关、隶属机关与本矿相关的文件材料亦属归档范围。 2.3对一般性的文书归档时间： 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的实行定期归档，即在档案材料形成的第二年元月份归档 各种工程项目(科研、设计、审查、总体规划、工程项目竣工、技改)、科技项目验收完毕;特殊载体材料形成后，对其材料全部及时归档，防止散失。 2.4各单位负责人和兼职档案员应与矿档案室及时联系交接归档材料。 2.5归档材料必须编制移交目录，移交档案管理部门时要经交接双方清点，核实后执行签字手续。 3档案保管制度 3.1档案管理要设有满足档案保管要求的库房及其配套设施。

3、3.2档案资料室要有专人负责，无关人员一律不准入内。 3.3所存档案资料要按照分类要求，分别整理编号、装盒(袋或册)，按号上架保存。对借阅后的档案资料，必须按时追回，放在原存放柜内，不得随意堆放在其它地点。 3.4严格进行防火管理，档案库房必须备有消防器材。消防器材要时刻保持正常灭火功能，随时发挥其消防作用。 3.5档案库房不准吸烟，严禁将易燃、易爆品带入库房，用电线路及用电器具要经常保持完好，以防发生明火。 3.6库内要保持温度在14度至22度，相对湿度是50%至65%，保持清洁卫生，并做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等各项工作。 3.7定期对档案管理工作进行检查，加强保护、保密

4、工作。 3.8档案管理人员工作调动，必须在离职前将其所保管的档案数量及状况交代清楚，并与接任者办理交接手续。 4档案工作保密制度 4.1档案工作人员要严格遵守保密规则，不对外泄漏保密性文件和资料，不准将保密文件带出室外。 4.2涉密的档案资料严格遵守涉密档案资料借阅制度，除主管领导和专业人员外，原则上不得借阅。确需查阅的必须填写借阅审批单，写清利用目的、范围，经主管领导批准后方可查阅。 4.3外单位借阅涉密档案资料的必须持单位介绍信，经主管领导或总工程师批准后方可借阅。 4.4查阅档案资料时，只能在档案室和专门办公室阅读，禁止带出办公地点或到公共场所、家里，不准在资料中圈划。 4.5档案资料使

5、用后，应立即放回档案柜内，要杜绝以借阅利用为手段的窃密行为。 4.6单位领导个人手中保存的保密性图纸，文字或数字材料以及摘录件，用完后除需归档的以外，要及时销毁。 4.7档案员不得随意对任何人谈论档案文件、资料的内容。发现他人有泄密行为，要立即汇报反映。 4.8每天上、下班前，要对档案库房的门窗进行检查，做好安全保卫工作，确保档案库的安全。 5档案借阅利用制度 5.1借阅档案履行审批手续，办理借阅登记，借阅完毕由借阅者写出档案利用效果登记。档案管理人员负责查找，借阅者一律不准进入档案库房，也不准代借代查。在借阅登记审批单上要说明是在阅览室查阅，还是借出外用。 5.2矿各部门以及有关人员借阅档案

6、室的档案，凡保密性材料，一律由分管(档案)工作的领导批准;非保密性档案材料由各部门主管领导和档案室管理员批准。 5.3外单位借阅本企业档案材料，须持身份证和单位介绍信，经办公室主任批准后方可借阅。 5.4借阅档案者必须严格遵守党和国家保密纪律，不得泄密。对泄密者要酌情追究其刑事责任。 5.5对借阅的档案，不准污损、折卷、涂改、更不准私自抽取卷内文件，违者按有关规定予以处罚。 5.6如发现档案丢失时，除说明原因，还应立即向保安部门报案，并汇报主管领导。 5.7标明机密以上密级的档案不准拍照、复印;特殊情况下需复制时，必须经主管领导批准后，会同档案管理人员复印。 5.8地质报告及矿区地形图由主任批

7、准后，只提供在资料室查阅有关的内容，其它不得翻阅;如确因工作需要，借出外用，须经主任批准。 5.9外单位借阅矿区规划、总体设计、初步设计和有关文书、地测图纸档案等，需经总工程师批准后办理借阅手续。 6 档案统计工作制度 6.1为方便领导决策、规划、指导各部门工作提供依据，实现档案的标准化管理，档案室必须对档案现状及变化情况进行准确的统计。 6.2档案统计工作的任务:经常提供档案整理、鉴定、保管、利用等方面的数据;对各种数据进行整理和分析研究，为制定规划、计划，进行科学决策和检查指导工作提供依据。 6.3档案统计的要求：真实、准确、科学、及时。 6.4做好档案登记工作，为完整、准确地档案统计奠定

8、基础。档案登记包括：卷内目录、案卷目录、总目录、档案利用、复制和安全状况登记。 6.5档案统计要按照国家档案行政管理部门制定的报表填报，并使用统一的计量单位。 6.6档案室要定期进行档案统计上报工作。档案统计资料作为正式文件归档保存 7档案鉴定销毁制度 7.1档案的鉴定与销毁必须按规定的程序进行。一切档案未经鉴定、批准不得销毁; 7.2档案的鉴定分以下两个方面： 初步鉴定：与档案的立卷同步进行。任务是确定文件、资料是否归档案的界限，制定档案的保管期限。 期满鉴定：按照保管期限进行鉴定。任务是审查案卷的保存价值，确定案卷是否销毁。 档案通过鉴定，要求达到保管期限准确、质量达标、鉴定中发现档案不准

9、确、不完整，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 7.3档案鉴定工作要在主任工程师主持下，由档案室和有关专业人员组成鉴定小组，依据档案的保管期限和有关法规，有组织、有计划地进行。采取直接鉴定法，即对保管到期的档案直接地、逐件、逐步地进行审查，按实际情况判定其价值，决定销毁或延长保存期限，并注明鉴定意见。保管期限未满的档案资料不得销毁。 7.4档案鉴定工作结束后要写出书面报告，报分管领导审阅。 7.5批准销毁的档案，要编制档案销毁清册，写出销毁内容分析报告，经复审后方可销毁。 7.6销毁档案必须指定专人监销，销毁人和监销人要分别在销毁清册上签字，档案销毁任务完成后将销毁清册存档。 8档案资料

10、室职责 8.1由矿负责接收和管理各类档案及有关资料。 8.2制定管理制度并严格执行，维护档案的完整与安全。 8.3开展档案的利用工作，开发档案信息资源，为矿各方面工作提供信息服务。 8.4开展档案编研工作。参加科研成果鉴定，负责技术资料的收集归档工作。 8.5提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查有关档案的保存价值、保管期限，负责处理超过保管期限的档案鉴定和销毁工作。 8.6负责调研、草拟档案管理发展规划，并组织实施。 8.7负责对各部门档案工作的指导、监督、检查。 8.8负责各部门档案人员的培训、考核等工作，完成上级交办的其它任务。 9磁盘、光盘、录相等特殊资料保存 9.1照片、光盘、录像带等特殊资料，也是重要的基础档案资料，必须按有关要求进行分类管理。 9.2上述特殊载体的各类盘片必须加防护外套(盒)，防止丢落、移动、震荡等引起划伤损坏。 9.3特殊载体应存放在防磁档案柜中