费用报支管理办法

1、 费用报支管理办法1 目的为规范xx股份有限公司( 以下简称xx或公 司 ) 费用报支管理，依据宝武集团和宝信软件费用管理相关制度及会 计基础工作规范，制定本管理办法。2 适用范围本管理办法适用于公司各职能部门、分公司，各子公司可参照执 行。3 定义费用报支是根据费用管理相关制度，将各项经济业务发生的费用 及其所引起的借款、核销等业务，按照费用类别在全员报支系统及宝 信软件经营管理系统 ( BSMS ) 进行录入,经审批后， 由财务人员进行 会计核算和款项支付。4 费用报支4.1 报支单据4.1.1 报支单据应保证字迹清晰、工整，大、小写金额相符。4.1.2 报支发票的抬头必须与公司名称一致，

2、不允许出现错字、别字及简称；增值税发票必须加盖开具单位发票专用章或地税代开发 票专用章。 共 6 页 第 1 页4.1.3 采购可抵扣增值税进项税范围的商品、劳务，原则上必须 取得增值税专用发票。4.1.4 取得不符合要求的发票，应及时退回重开；不得以不符合 要求的发票作为报支凭据。4.1.5 发票遗失4.1.5.1 同时遗失增值税专用发票发票联、抵扣联的，应及时向 开具方索取加盖开具方发票专用章的发票记账联复印件、开具方所在 地主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单，并填 写一般业务发票遗失说明(见附件)。报支人以上述三份资料作为 报支凭据。4.2 报支单据黏贴4.2.1 规格较小

3、或纸质较薄的报支单据需正面平铺黏贴在 A4 纸 上。若利用单面使用过的 A4 纸，需将报支单据黏贴在未使用过的页 面。黏贴方法：首先在 A4 纸横向左边留出 3 厘米装订线，然后将原 始单据按照从上到下的顺序平铺，最后将单据中心及四边与 A4 纸粘 牢，不留空隙。4.2.2 增值税专用发票抵扣联不得黏贴，需用回形针别于报支单后，以防丢失。4.3 报支信息录入4.3.1 报支模版选择：4.3.1.1 职能部门及分公司需登录全员报支系统录入报支单，根 据业务内容选择相应的专用模版：差旅费模版 (市内差旅费、市外差 旅费)、专项费用模版 (业务活动费、员工定额费、主办会议费)、借 款费用模版 (借款

4、-对私、借款-对公)。受款人为单位的通用报支业 务选择对公结算模版；受款人为个人 (含批量) 的通用报支业务选择 共 6 页 第 2 页对私结算模版。4.3.1.2 与项目有关的报支需登录xx经营管理系统( BSMS ) 录入报支单。根据业务内容选择报支单录入及借款单录入。4.3.2 报支信息录入时应根据实际发生的费用情况，正确选择或 录入报支类别、责任中心、受款人、发票金额等要素，增值税专用发 票的不含税金额、税额应分别录入。涉及工程项目、科研项目、技术 贸易、专项费用等项目费用的报支，应正确选择或录入项目类型和项 目号。4.3.2.1 原则上受款人为个人 (含批量) 的报支单仅允许结算差

5、旅费、业务招待费、培训费、公务车加油费、图书资料费、防暑降温 费等需由员工个人先行垫付的费用；对公业务原则上应选择对公结 算。特殊事项需提交专项报告，报各部部门长签字审批并由财务评价 部审批后方可报支。4.3.2.2 市外 ( 内 ) 出差行程录入时，要求按实际出差人分别录 入出差费用。市外出差因特殊原因仅产生住宿费用的，需提供酒店住 宿清单，并后附说明由部门负责人签字。4.3.2.3 附件张数按照实际张数计算。4.4 报支清单打印：报支清单需打印在 A4 纸打上，并确 保报支清单条形码的清晰。4.5 报支信息提交报支信息提交时应选择正确的审批人。系统未提供正确审批人时，报支人应及时联系在线审

6、批规则维护人员进行调整。4.6 报支信息审批原则上所有报支均实行在线审批。业务部门应对由各业务端发起 的报支业务负责，对业务进行实质性审核。 共 6 页 第 3 页4.7 报支单据流转报支单据流转是指员工根据部门安排将报支单据实物递交至各 部门费用报支指定收单人员，由收单人员统一递交至财务评价部，由 财务评价部进行单据接收及账务处理。4.8 报支驳回及其处理4.8.1 财务审核未通过的报支，由审核人员予以驳回，驳回的原 因由财务人员在报支单上用铅笔标注。报支人在报支页面录入的报支 人电话应与在 eHR 系统中维护的手机信息一致。4.8.2 驳回报支由报支人自行修改后重新提交领导审批。4.9 报

7、支流程跟踪报支人可登陆宝信软件经营管理系统 ( BSMS )，在 “员工报销” 中 自行查询报支单流程跟踪情况。宝信软件经营管理系统 ( BSMS ) 录 入的报支单可在“员工报销员工报支管理 (工程部门) 我的 报支单”菜单下查询流程跟踪情况；全员报支系统录入的报支单可在 “员工报销员工报支管理(工程部门) 流程跟踪(全员报支)” 菜单下查询流程跟踪情况。4.10 报支信息的清理报支人应及时跟踪报支信息的处理情况，为避免预算被占用，报 支人应将无效的报支信息及时清理。4.11 会计核算和款项支付财务人员在收到报支单据实物后，对其进行财务审复核，并根据 公司付款周期完成款项支付。5 附则5.1 本办法由财务评价部负责解释。5.2 本办法自实施之日起生效。 共 6 页 第 4 页6 文件修改变更记录xx(管理)文件修改变更记录文件编号： 修订部门：财务评价部序 号更改原因修改后 版本号修改人修改日期主要更改内容 共 6 页 第 5 页 财务评价部:由于一般业务发票遗失说明原因，本部门经办的 业务发票遗失，现作如下说明:1.发票代码: 发票