档案管理基础知识

1、TOC o 1-31引言 PAGEREF _Toc509990221 h 111.1编编写目的的 PAGEREF _Toc509990222 h 11.2适适用对象象及范围围 PAGEREF _Toc509990223 h 11.3设设计依据据 PAGEREF _Toc509990224 h 12.1档档案管理理分系统统 PAGEREF _Toc509990225 h 22.1.1功能能描述 PAGEREF _Toc509990226 h 222.1.2系统统功能 PAGEREF _Toc509990227 h 222.1.3模块块功能定定义 PAGEREF _Toc509990228 h 2

2、2.1.3.11档案录录入 PAGEREF _Toc509990229 h 22.1.3.22归档统统计 PAGEREF _Toc509990230 h 42.1.3.33档案查查询 PAGEREF _Toc509990231 h 52.1.3.44打印报报表 PAGEREF _Toc509990232 h 62.1.3.55档案借借阅管理理 PAGEREF _Toc509990233 h 82.1.3.66档案销销毁 PAGEREF _Toc509990234 h 91引言1.1编编写目的的本需求规规格说明明书定义义应用系系统软件件完成的的功能、业务流流程、计计算的数数学模型型、输入入信息（

3、数数据来源源）、输输出信息息（报表表）。本需求规规格说明明书作为为项目合合同的附附件之一一，是双双方组成成项目组组进行工工作的基基础性文文件。本需求规规格说明明书作为为验收的的依据。本需求规规格说明明书由甲甲乙双方方签字并并加盖公公章后方方可生效效,协议内内容如需需修改，应应由合作作双方协协商一致致，并签签字盖章章。任何何一方不不可单独独修改。1.2适适用对象象及范围围本需求规规格说明明书适用用于参加加本项目目的所有有管理人人员、开开发人员员和维护护人员。1.3设设计依据据西安供供电局综综合信息息管理系系统招标标文件西安供供电局综综合信息息管理系系统技术术协议需求调调研报告告GB/TT1900

4、01ISOO90001 质质量体系系设计、开发、生产、安装和和服务质质量保证证模式GB/TT190000.3IISO990000-3 软件开开发、供供应和维维护中的的使用指指南GB8556688计计算机软软件开发发规范西安协同同软件股股份有限限公司计计算机软软件开发发规范2.1档档案管理理分系统统2.1.1功能能描述档案管理理分系统统实现对对供电局局所有档档案、文文件以及及收发文文的管理理，并对对档案的的借阅进进行管理理。档案管理理分系统统主要包包括档案案录入、档案统统计、档档案查询询、打印印报表、档案销销毁以及及系统维维护几个个模块。文档录入、删除、修改科档录入、删除、修改2.1.2系统统功

5、能会档录入、删除、修改档案录入声档录入、删除、修改文档查询档案管理分系统打印报表档案查询归档统计科档查询会档查询声档查询借阅管理档案销毁系统维护2.1.3模块块功能定定义2.1.3.11档案录录入数据流程程：功能描述述：对文文书档案案、科技技档案、会计档档案、声声像档案案进行录录入、删删除、修修改。每每一个题题名都对对应一个个文件，通通过题名名找着文文件内容容，实现现全文录录入。输入数据据（报盘盘数据格格式要求求、输入入数据样样式）文书档案案的录入入： 对文文书档案案按一级级类目下下保管期期限的大大流水进进行录入入，主要要是对00到6大大类即党党群工作作、行政政管理、经营管管理、生生产技术术管

6、理、财务审审计、人人事劳资资、其他他文档，保保管期限限主要分分永久、长期、短期。 流水号号、类目目名称、分类号号、部门门、文件件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号号、件号号、文件件题名、主题词词、附件件、责任任者、缩缩微号、页数、保管期期限、密密级、归归档标志志、备注注。科技档案案的录入入： 按按年度及及工程代代号进行行大流水水录入。 文件件卡片：流水号号、案卷卷号、卷卷内序、档号、工程代代号、字字号、文文件题名名、责任任 者、日期、保管期期限、密密级、主主题词、缩微号号、本数数、页数数、图纸纸张数、备注。 案卷卷卡片：流水号号、全宗宗号、目目录号、案卷号号、档号号、工程程代号、工程名名称、

7、案案 卷题题名、编编制单位位、编制制日期、保管期期限、密密级、缩缩微号、本数、页数、图纸张张 数、库位号号、备注注、备考考表。会计档案案录入：声像档案案录入： 按载载体分类类并细分分录入，载载体分照照片、软软盘、音音像及缩缩微。 按照照片录入入：流水水号、卷卷内序、分类号号、题号号、事项项说明、拍摄人人、拍摄摄日期、 拍摄摄地点、保管期期限、密密级、底底片号、参见号号、备注注（卡片片录入）。流水号号、目 录号号、分类类号、题题名、起起始日期期、截止止日期、保管期期限、密密级、库库位号、张数、 备注注（案卷卷录入）。数学计算算模型输出数据据（报盘盘数据格格式要求求、报表表样式）2.1.3.22归

8、档统统计数据流程程：功能描述述：对文文书档案案、科技技档案、会计档档案、声声像档案案进行归归档统计计，按类类目名称称和年度度进行统统计。保保管期限限为永久久的文件件数目、长期的的、短期期的、未未归档的的以及文文件总数数，另外外对科技技档案、声像档档案中不不立卷和和已立卷卷的进行行统计。输入数据据（报盘盘数据格格式要求求、输入入数据样样式）数学计算算模型按类目名名称及年年度统计计永久=该该年度该该类目保保管期限限为永久久的记录录总数长期=该该年度该该类目保保管期限限为长期期的记录录总数短期=该该年度该该类目保保管期限限为短期期的记录录总数文件总数数=永久久+长期期+短期期未归=该该年度该该类目未

9、未归档的的文件总总数对于科技技档案和和声像档档案中未未立卷和和已立卷卷的进行行统计输出数据据（报盘盘数据格格式要求求、报表表样式）文书档案案的归档档统计报报表：类类目名称称、年度度、永久久、长期期、文件件总数、未归。科技档案案、声像像档案的的归档统统计报表表：类目目名称、年度、永久、长期、文件总总数、未未归、不不立卷、已立卷卷。2.1.3.3档案案查询数据流程程：功能描述述：对文文书档案案、科技技档案、会计档档案、声声像档案案按各种种统计进进行查询询（通用用查询），按按年度和和档案类类型查询询。输入数据据（报盘盘数据格格式要求求、输入入数据样样式）数学计算算模型输出数据据（报盘盘数据格格式要求

10、求、报表表样式）2.1.3.4打印印报表数据流程程：功能描述述：对文文书档案案、科技技档案、会计档档案、声声像档案案中报表表进行打打印.输入数据据（报盘盘数据格格式要求求、输入入数据样样式）数学计算算模型各档案全全宗号不不输出数数据（为为空）。文书档案案归档文文件封面面：起止止件号55=该盒盒号中起起始件号号和终止止件号，其其它均是是从文档档录入表表中取得得。文档脊脊背：同同归档文文件封面面。科技档案案所有字字段均是是从科技技档案录录入表中中取得。科技档档案案卷卷目录、科技档档案卷内内目录、科技档档案文件件目录中中序号就就是科技技档案中中的流水水号。声像档案案所有字字段从声声像档案案录入表表中

11、取得得。其中序序号均是是声像档档案录入入表中的的流水号号。输出数据据（报盘盘数据格格式要求求、报表表样式）文书档案案：归档文文件封面面：全宗宗名称、年度、保管期期限、机机构、起起止件号号、盒号号文档脊脊背：全全宗号、年度、保管期期限、机机构、起起止件号号、盒号号（格式式见下）号宗全度年限期管保构机号件止起号盒归档文文件目录录：件号号、分类类号、责责任者、文号、题名、日期、页数、备注件号分类号责任者文号题名日期页数备注科技档案案：科技档档案封面面：档号号、档案案馆号、缩微号号、工程程名称、案卷题题名、编编制单位位、编制制日期、保管期期限、密密级、档档号科技档档案脊背背：号档名题卷案科技档档案案卷

12、卷目录：工程代代号、序序号、档档号、题题名、份份数、页页数、图图纸张数数、密级级、保管管期限、编制单单位、编编制日期期、备注注工程代号号：序号档号题名份数页数图纸张数数密级保管期限限编制单位位编制日期期备注科技档档案卷内内目录：档号、顺序号号、字号号、责任任者、题题名、日日期、页页数、备备注档号：顺序号字号责任者题名日期页数备注科技档档案全引引目录：工程名名称、档档号、题题名、编编制日期期、总页页数、库库位号、卷内序序、字号号、题名名、责任任者、页页数、备备注工程名称称：档号题名编制日期期总页数库位号卷内序字号题名责任者页数备注科技档档案文件件目录：工程代代号、序序号、日日期、档档号、文文件题

13、名名、字号号、责任任者工程代号号：序号日期档号文件题名名字号责任者声像档案案：声像档档案卷内内目录：（按分分类号和和保管期期限来打打印）分分类号、案卷号号、序号号、题名名、拍摄摄日期、拍摄人人、拍摄摄地点、底片号号、备注注分类号： 案卷号号：序号题名拍摄日期期拍摄人拍摄地点点底片号备注事项卡卡：题名名，事项项说明照片卡卡：拍摄摄时间、拍摄地地点、拍拍摄人、参卷号号声像档档案脊背背：号宗全号类分称名目类限期管保号盒声像档档案案卷卷目录：（按分分类号和和保管期期限来打打印）序序号、目目录号、分类号号、案卷卷号、题题名，起起始日期期、截止止日期、张数、密级2.1.3.5档案案借阅管管理数据流程程：功能描述述：对文文书档案案、科技技档案、会计档档案、声声像档案案按各类类档案的的借阅、归还、催还进进行管理理，并对对借阅人人次和卷卷次进行行统计借阅浏览览及登记记：序号号、本人人代码、借阅人人、年龄龄、性别别、职称称、职务务、日期期、单位位、部门门、文件件题名、字号、分类号号、案卷卷年代、保管期期限、归归档号、案卷号号、卷内内序、库库位号、归还日日期、是是否归还还、签收收人归还登记记：将借借阅登记记中“是否归归还”的状态态由借出出改为已已归还。对借阅人人次的统统计数学计算算模型借阅人次次统计：合计=