档案管理的基础知识与操作实务

1、南玻集团团20110年度度档案员员培训档案管理理的基础础知识档档案管理理工作操操作实务务第一部分分 档案案管理的的基础知知识 一、几个个基本概概念1、档案案。档档案法对对档案的的定义：是指过过去和现现在的国国家机构构、社会会组织以以及个人人从事政政治、军军事、经经济、科科学、技技术、文文化、宗宗教等活活动直接接形成的的对国家家和社会会有保存存价值的的各种文文字、图图表、声声像等不不同形式式的历史史记录。2、企业业档案。企业档档案是指指企业在在日常工工作中从从事企业业管理、生产、经营、销售、经济核核算及科科学研究究等活动动中直接接形成有有保存价价值的真真实记录录。主要要包括文文字、图图表、音音像

2、等。第一部分分 档案案管理的的基础知知识3、企业业档案的的作用：凭证作作用；参考作作用；具体体现现在以下下几方面面： a.档档案是一一个单位位或个人人历史的的真实、全面的的反映。 b.档档案是一一个单位位或个人人维护自自身权益益的重要要工具。 c.档档案我们们积累和和传播知知识重要要载体。 d.档档案是开开展单位位文化建建设的重重要素材材，特别别是对于于企业建建立企业业文化有有不可替替代的作作用。第一部分分 档案案管理的的基础知知识二、档案案工作1、档案案工作的的性质-专业业性：档档案工作作有自己己专门的的研究对对象、理理论体系系和业务务标准、工作规规范。 -服务性性：为企企业各项项工作服服务

3、。-机要要性：档档案中有有不少内内容在一一定的时时间和空空间具有有机密性性。第一部分分 档案案管理的的基础知知识2、档案案管理工工作的内内容八环节论论：收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计、检索索、编研研、利用用服务。六环节论论：收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计、开发发利用第一部分分 档案案管理的的基础知知识3、档案案工作的的原则：统一领领导、分分级管理理集中统统一管理理第二部分分 档案案管理的的操作实实务第一章 档案整整理的几几个概念念第二章 文书档档案的整整理第三章 科技档档案的整整理第四章专专门档案案的整理理 第一章、档案整整理几个个概念 一、档案案整理定定义：是是指将处处于零乱

4、乱的和需需要进一一步条理理化的档档案，进进行基本本的分类类、组合合、排列列、编号号、编制制目录、建立全全宗等，组组成有序序体系的的过程。 二、档案案整理的的基本要要求：遵遵循文件件材料的的形成规规律和特特点，保保持文件件材料之之间的有有机联系系；区分分文件材材料的价价值，确确定档案案的保管管期限；便于保保管和利利用。 第一章 档案案整理几几个概念念三、档案案整理的的方法 :1、以“案卷”为单位位整理。 aa案卷 bb立卷 cc以案卷卷为整理理单位的的应用范范围: 科技技档案；部分文文书档案案；专门门档案 2、以“件”为单位位整理。 第一章、档案整整理几个个概念四、档案案分类 1.按按照整理理方

5、法的的不同，可可将档案案分为： 文书书档案 科技技档案 专门门档案 2.集团档档案分类类大纲 党群群工作、行政管管理、业业务管理理、基建建档案、设备档档案、会会计档案案、人事事档案、声像档档案、实实物档案案、产品品档案等等第二章 文书档档案的整整理一、文书书档案整整理流程程 鉴定分类类装订订排列列盖档档号章填写写档号著录录装盒盒、排架架第二章 文书档档案的整整理（一）鉴鉴定： 归归档文件件的来源源主要有有：集团团下发的的文件、单位内内部形成成的文件件、政府府部门针针对本单单位发文文或需要要本单位位执行的的文件及及公司参参与合作作的项目目，合作作单位按按要求向向本单位位提交的的文件。对照归归档范

6、围围来确定定某类文文件是否否需要归归档。（二）分分类：根根据集团团及各公公司情况况，文件件材料产产生量不不大，因因此采用用 “年度-保管期期限”结合事事由分类类法。 1.分分年度：将归档档文件按按其形成成年度分分开。 2.分分保管期期限：严严格对照照本公司司归档档文件分分类、保保管期限限表，将将同一年年度内的的文件按按永久、长期、短期或或永久、30年年、100年三种种保管期期限分开开。从220100年起，集集团档案案的保管管期限按按国家档档案局88号令改改为永久久、300年和110年。 33.分类类别：将将同一类类别的文文件排列列在一起起。（三）装装订：归归档文件件以“件”为单位位进行装装订。

7、 1.件的概概念。 原原件与复复制件为为一件；转发文文与被转转发文为为一 件；正文与与附件为为一件；同一年年度内相相关的请请示与批批复、报报告与批批示、函函与复函函为一件件，但跨跨年度的的则各为为一件；文件处处理单与与相关文文件为一一件。不不同文字字的文本本，无特特殊规定定的，中中文本在在前，外外文本在在后；印印章登记记表等各各种报表表、图册册，按其其本来的的装订方方法，一一个自然然本（册册）为一一件。 注注：不允允许若干干件一个个类型的的归档文文件合为为一件，如如将一个个年度的的所有“通知”作为一一件。 2.保管管期限为为永久或或长期、30年年的归档档文件，最最好拆除除生锈金金属物，采采用线

8、装装、或胶胶装，也也可以用用不锈钢钢备用夹夹，但装装订前需需进行扫扫描。扫扫描件分分年度存存储于硬硬盘，同同时上传传至档案案管理系系统中该该条目录录的原文文处，并并在一个个年度结结束后以以年度为为单位刻刻录在光光盘上脱脱机保存存。3.较厚厚归档文文件采用用三点一一线方法法进行装装订。 4. 成册册的文件件材料，如如印章登登记本、刊物等等，可保保持原貌貌。 5.保管期期限为短短期或110年的的文件，根根据实际际情况选选择装订订方法。（四）排排列。在在同一年年度、保保管期限限内，结结合机构构（问题题）或事事由按文文件形成成时间进进行排序序。（五）盖盖档号章章，填写写相关内内容。归归档章盖盖在文件件

9、首页右右上方空空白处，若若右上方方无空白白，则盖盖在其它它容易查查看的地地方。 档档案章格格式：全全宗号-年年度-保管管期限-件件号。 全全宗号：各单位位代号； 年年度：即即文件形形成年度度； 保保管期限限：可以以写永久久、长期期、短期期、300年、110年，也也可以只只写代号号：Y、C、DD、300、100； 件件号：一一个年度度一个保保管期限限编一个个流水号号，从11排起。（六）著著录，即即编目。请示与与批复为为一件时时，只对对批复进进行编目目。 11.全宗宗号：各各单位代代号。 22.年度度：指归归档文件件文件的的形成年年度（如如 20002，220033），要要求写全全。 33.保管管

10、期限：归档文文件保管管期限，可可以是其其代号或或是年限限。 44.件号号：文件件的流水水号，为为三位数数，不足足三位，前前用0补补齐，如如0011、0889。5.文件件编号：文件编编号号即即文件发发文字号号，填写写时应照照实抄录录，不能能有任何何省略或或改动。 66. 题题名：一一般情况况下，照照录文件件题名，不不得省略略或变更更。对于于无题名名或题名名含义不不能全面面揭示文文件内容容的归档档文件，为为方便检检索，应应根据文文件内容容重新拟拟写或补补充题名名，并外外加“ ”以示区区别。如如任免通通知XXX，XXXX，或通通知关关于加强强劳动纪纪律的通通知7. 责责任者：即发文文机关；就是文文件

11、落款款处盖章章单位。责任者者可以用用通用简简称，如如“中国南南玻集团团股份有有限公司司”，可以以简化为为“南玻集集团”。如无无通用简简称，则则用全称称。 88.主题题词：按按照档案案主题词词表进行行著录，此此项可以以省略。 99.日期期：即文文件形成成日期，用用8位阿阿拉伯数数字表示示，如22008801001。 100.页数数：此件件文件的的总页数数，包括括附件。有字的的一面就就算是一一页。空空白页不不计页数数。11.份份数：一一般归档档文件只只保存11份，利利用频繁繁或非常常重要的的可以保保存两份份。如有有其它需需要，保保存份数数较多，应应在备注注中注明明。 122.实体体分类号号：就是是

12、档案分分类、保保管期限限表中归归档文件件的实体体分类。 113.档档号：此此项由系系统自动动生成。 114.盒盒号：为为所有年年度的大大流水号号，从第第一盒档档案排起起。作为为查找档档案的辅辅助项目目。因有有些公司司插卷很很多，此此项不强强制要求求填写。 15.存存放位置置：此项项为查找找档案档档案的辅辅助项目目，为方方便查找找档案，建建议填写写。 116.备备注：用用于填写写归档文文件需要要说明的的各种情情况，包包括缺损损、销毁毁等。 117.密密级：为为文件上上所标示示的密级级，如无无标示，为为内部。（七）装装盒、排排架 11.装盒盒：按文文件顺序序进行装装盒。为为节省空空间，不不建议一一

13、个问题题（或类类别）仅仅有几份份文件也也装为一一盒；禁禁止跨年年度装盒盒。 特别别注意：装盒时时一定要要按照件件号的顺顺序排放放，不要要把里面面的文件件放错，借借阅后也也要放回回原位，否否则以后后查找起起来就会会查找不不到。 2.备考表表：如文文件盒内内有备考考表，直直接填写写其中项项目；若若没有，则则打印一一份，将将其置于于盒内文文件之后后，项目目包括盒盒内文件件情况说说明、整整理人、检查人人和日期期。3.背脊脊：填写写年度、保管期期限和起起止件号号。 4.排架架：按年年度从档档案柜最最上层排排起，永永久和长长期的可可以一起起排架，短短期则另另排一架架。第三章 科技档档案整理理一、科技技档案

14、的的基本种种类 科技档档案是指指分类表表中的基基本建设设、设备备仪器、科研档档案、产产品档案案二、科技技档案档档号编写写方法 单位位代号-一级类类目二级类类目-案案卷号例：CSSG111-044.011-0001 CSSG111是单位位代号，深深圳浮法法代号 044为一级级类目代代号，即即基本建建设类 011为二级级类目代代号，即即第一个个基建项项目 0001为案案卷号，即即第一个个案卷科技档案案的档号号：就是是科技文文件的案案卷编号号第一节 基建档档案管理理一、注意意区分基基建工程程准备阶阶段文件件与文书书档案的的区别 在建建筑工程程管理资资料规定定的附附录A中中，明确确了各个个阶段都都会产

15、生生哪些文文件，在在工程项项目准备备阶段中中的文件件，如：项目建建议书与与批复、用地批批准文件件等容易易与文书书档案混混淆，要要注意区区分。二、注意意由建设设单位收收集的文文件的收收集和积积累 工程程准备阶阶段与工工程竣工工验收阶阶段的文文件是由由建设单单位收集集和积累累的。有有新项目目动工时时，如若若由档案案室来负负责产生生文件的的保存，那那么要注注意这两两个阶段段的文件件的收集集。三、注意意案卷题题名的拟拟定 案卷卷题名要要能反应应本卷文文件的内内容，一一般采用用三段式式： 一是项项目的名名称；二二是项目目的组件件、部件件、专业业、阶段段的名称称；三是是项目文文件的名名称。 如：南玻工工业

16、大厦厦（项目目名称）结结构（专专业）竣竣工图。 四、注意意与当地地城建档档案部门门保持联联系 各地城城建档案案部门对对移交档档案的要要求不一一样，要要了解公公司所在在地城建建档案部部门的要要求，尽尽量关注注文件形形成的质质量，使使其能够够满足要要求，减减少重复复工作。第三节 设备档档案的管管理一、设备备档案的的内容 设备备档案包包括计划划采购到到设备报报废过程程中产生生的全部部文件资资料。如如：前期期的购买买计划、请示批批复、采采购合同同，到设设备的开开箱验收收记录、安装调调试记录录、验收收运行记记录，到到使用过过程中的的维修大大修、中中修记录录，到设设备报废废时的报报废文件件等。 二、设备备

17、档案的的收集 注意档档案收集集的齐全全完整。 在归档档时注意意：在新新购设备备开箱时时，就有有档案员员在场对对技术资资料进行行核对登登记，在在安装调调试完成成后三个个月内将将随机文文件材料料归档。三、设备备档案的的分类 理论上上有以下下几种分分类方式式： (1)、性质质型号分分类法：性质型号结构隶隶属案卷：如生产产设备LYYY打磨机机-011（案卷卷）；办办公设备备方正科科技电脑脑显示器器01（案案卷） (2)、工序型号分分类法：工序型号结构隶隶属案卷 如：一一个啤酒酒制造企企业的设设备档案案按工序序可分为为：发酵酵A保保温机01，粉粉碎M磨浆浆机01，罐罐装等工工序。（一）在在本集团团，基本

18、本上每条条生产线线按工序序来进行行分类。以浮法法厂的设设备为例例： 一一条浮法法线包括括以下几几个工序序：原料料、熔窑窑、锡槽槽、退火火窑、控控制系统统、冷端端等一些些工序。 建议议分类： 1.每条线线分为一一大类，为为二级类类目 2.每条生生产线下下按工序序分类，为为三级类类目，所所有合同同与工序序一样，组组成一个个单独的的三级类类目 3.三级类类目下按按文件的的性质组组卷。（二）对对于单套套设备，如如叉车、起重机机等，将将其组成成一个新新的项目目，很多多公司叫叫“公用工工程”，作为为其二级级类目，三三级类目目按照设设备的种种类设置置，三级级类目下下是案卷卷。要求求一机一一卷。四、设备备档案

19、的的组卷 设设备档案案按其种种类、阶阶段或者者文件材材料的性性质等分分别组卷卷。 种种类：即即将同一一种类设设备组织织到一卷卷中。如如浮法线线中原料料车间的的刮板机机相关文文件组成成一卷或或者几卷卷。 阶阶段：即即自制的的设备按按立项初初期、竣竣工组卷卷。如立立项阶段段管理性性文件、竣工材材料等。 文文件材料料的性质质：即图图纸、文文字性材材料等。五、案卷卷的装订订、装盒盒 设备备档案与与基建档档案一样样，一般般是文字字性材料料组卷后后需装订订，装订订采取不不锈钢夹夹或者线线装的方方式；图图纸、成成册的文文件材料料不需装装订，直直接装盒盒。案卷卷内不允允许在生生锈金属属物。 有些材材料，如如随

20、机说说明书等等，体积积较大，不不便装盒盒，也可可在贴上上背脊，不不用装盒盒。 另另：部分分以活页页形式装装订的材材料，必必须重新新用线装装固定。六、编号号、编目目 11.页号号： 为了了便于查查找卷内内的设备备文件材材料，就就需要重重新逐页页编写案案卷统一一的流水水顺序页页号 11）案卷卷内设备备文件材材料均以以有书写写内容的的页面编编写页号号。 22）单面面书写的的设备文文件材料料在其右右下角编编写页号号；双面面书写的的设备文文件材料料，正面面在其右右下角，背背面在其其左下角角编写页页号。图图样页号号编写在在标题栏栏外。 33)成套套图样或或印刷成成册的设设备文件件材料，自自成一卷卷的，应应

21、排在卷卷内文件件材料最最后，将将其作为为一份文文件填写写卷内目目录，不不必重新新编写页页号，可可在备注注中注明明总页数数。卷内内目录、卷内备备考表不不编写页页号 22.编目目：只需需按照档档案管理理系统相相关内容容填写即即可，与与文书档档案类似似七、设备备档案的的利用1.设备备档案中中应用较较频繁的的材料，如如使用说说明书、零件图图册等，如如有两份份，则档档案室留留存一份份，现场场存留一一份；如如只有一一份，现现场可留留一份复复印件。2.若材材料过厚厚，不易易复制，使使用单位位可与档档案室协协商，责责成专人人保管，并并定期办办理借阅阅手续。第四章 专门档档案的整整理第一节 实物物档案 一、实实

22、物档案案的归档档范围 11.集体体或个人人在各类类公务活活动中获获得的奖奖杯、奖奖状、奖奖牌、奖奖章、锦锦旗、证证书等； 22.公务务活动中中获赠的的纪念品品； 33.本单单位自形形成以来来使用过过的牌匾匾、停用用的各种种印章、各种重重大活动动中形成成的纪念念品和宣宣传品； 44.其它它有保存存价值的的实物。 第一节 实物档档案二、归档档要求 1.个人在在公务活活动中获获得的奖奖状、证证书、纪纪念品等等实物档档案应先先由集团团档案室室拍照登登记，再再交由个个人保管管。 22.归档档的实物物应用数数码相机机拍成照照片，并并将照片片挂接到到档案管管理系统统中相应应实物档档案条目目后。 三、实物物档案的的编号、著录 实物档档案的档档号：全全宗号类目号号（一级级类目二级类类目）顺序号号。如： CSGG01SW110001CSGG01 集团团总部代代号（全全宗号） SW 实物类类代号（一一级类目目） 1 牌匾匾类代号号（二级级类目） 0011 顺顺序号，第第一件牌牌匾类实实物 注注：如本本单位实实物较少少，也可可不用二二级类目目。四、实物物档案的的保管 11.小于于A4幅幅面的实实物，如如证书等等，贴好好标签后后按顺序序装