档案管理数字化微报告

1、目 录Part 01政策要求Part 02发展背景Part 05档案管理现状Part 04市场痛点Part 03范畴与定位Part 06档案管理流程Part 07档案管理服务商1. 政策要求2019年11月27日，国务院总理李克强主持召 开的国务院常务会议明确提出 “明年底前， 实现增值税专用发票电子化”。20206号 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知 明确指出，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账 归档依据的，必须同时保存该纸质件的电子会计凭证。2022年三月，国家档案局印发关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知电子档案的推广与档案管理数字化势在必行发票电子化电子发票

2、，电子归档规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作第一批：2017年，国家档案局联合发改委选定33家企业开展企业 电子文件归档和电子档案管理试点，已全部验收。主要以市政和基础设施建设项目为代表，其顺利验收标 志着电子档案从技术上已经成熟可行。第二批：2018年选定27家企业，已全部验收。第二批以能源、制造业企业为主，基于工程管理信息化 平台及大数据技术的电子档案管理已经具备技术能力；第三批：2022年确定38个项目为第3批试点项目。新增机场、港口、市政、环保、设备制造等10种类型的 项目；申报项目整体信息化水平相较以往也有较大提升；一、要健全业务系统归档制度规范，推动建立完 善的业务系统归档

3、管理制度和技术规范；二、要完善业务系统归档功能，保证业务系统能 够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、 整理、归档工作；三、要推进业务系统与档案系统有效衔接，通过 归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交 互和集成；四、要不断提升数字档案资源建设质量和管理水 平，实现业务系统归档全流程安全可控、科学规 范管理。多类型项目试点推进顺利地方试点四川省档案馆、海南省档案 馆等已开展电子档案管理试点与推广工作，确保档案的企完整性、安全新和可共享性。业试点交通运输部办公厅转发国家 档案局关于印发建设项目 电子文件归档和电子档案管 理暂行办法的通知。行业试点2018 年， 国家档案 局以市政项目、水

4、 利工程项目等基础 设施建设项目为试 点， 逐步推广电子 档案管理的建设和 运用。国家试点2. 发展背景35,44640,54842,45553,47058,64265,06365,37175,05182,85191,7909.132.7100.5246.0499.720182017201920202021E电子发票开具数量规模及预测（亿张）国家综合档案馆馆藏档案(万卷、万件)2.33.03.95.19.1%20198.8%2017201820209.3%20219.9%6.62017-2021 年我国数据产量及全球占比情况我国数据产量（ZB）我国数据产量在全球占比9.6%当前已归档、未来待归

5、档的各类档案数量庞大2020年国家综合档案馆馆藏档案数量达91789.8万卷、万件，随着档案馆开始实现电子档案与实物档案同步接收，预计未来几年馆藏数量会有大幅增长。20112012201320142015随着发票电子化政策以及电子发票电子存档规范的推行，百亿乃至千亿规模的电子发票及相关凭证需要电子存档。20162017201820192020随着我国数据产量的不断增长，需要电子存档的业务、财务等数据也在随之增加，未来电子档案数据量也将成为一个庞大的数量级。3. 范畴与定位档案管理系统与知识管理系统的区别管理主体档案：包括：会计档案、纸质档案、业务档案等文档：业务发展过程中产生的各类文档、流程、

6、规定、说明等核心安全、规范、稳定统一、共享、易用特点“不能出问题”有采集、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等多 项要求“必须用起来”应当确保尽量自动采集，保障文档全面的收集，来源不能遗漏、 分享不能空缺类型格式一般为纸质档案和标准电子文件一般为非结构化的文档和数据档案管理系统业务成果接收与管理知识管理系统知识资产汇聚与共享定位有限归档：主要收集有归档要求的档案文件以及业务 发生结果的凭证文件应存尽存：主要收集业务发生过程中本地的、协作的、系统 的、外来的文档范围要求强制性要求高满足合规与管理要求强制性要求低满足共享与创新要求4. 市场痛点财务合规难、业务连续性难以保证，需要快速响应新规与业务

7、迭代财务：合规业务：连续大量电子发票原件需要存传统的电子发票归档流程中员工打印电子发票，将电子发票的纸质打印件粘贴在报销单后交给财务，财务进行归档，很多企业未保存电子发票原件，也不知道如何对应保存。电子发票、纸质发票该怎么一起管由于处在发票电子化改革的初期，企业存在着既有纸质发票又有电子发票的情况， 不知道该怎么进行进行电子发票和纸质发票的联动管理，并满足建立纸电资料检索 关系的合规性要求。会计凭证怎么安全高效的查阅在传统归档模式下，企业在应对内、外部审计过程中，财务人员需耗费大量时间去 库房翻找凭证，导致应对审计效率低，会计档案的借阅安全性无法有效保障。如何保障安全长久的保存档案安全性是保障

8、档案真实、完整、可用、安全、有效的前提。电子档案同样面临着长期保管的问题，一旦发生技术变革、服务商经营不利、软硬件故障等情况可能导致数据坏死。不能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏等影响。采集难档案来自于多个系统，相对分散，收集工作耗时耗力。录入难管理难企业档案管理缺乏关联性，完整性差，档案资料繁多，归档类目模糊，档案 跨部门利用困难。重复录入电子档案，信息管理混乱，归档管理人员工作负担重。查阅难规范化归档的鉴定、借阅、查询、销毁流程复杂，需要层层审批，无法及时调取/查阅相关档案，使用者借阅效率低。整理难类目层级多，操作困难，文件可检索载体类型少。系各统类， 凭 难证 以散 统落 一于 管各

9、 理个5. 档案管理现状需要归档的数据/文件散落在各个系统以及业务条线售前和销售采购生产库存采购收货销售发货销售收款采购付款应收管理总账管理财务报表固定资产费用管理发票管理薪酬管理业务数字化财务数字化档案数字化业务数据财务数据易查找、调用的完整业务财务档案电子发票资金管理电子银行回单采购订单财务报告预算管理财务报表物资档案结算单成本管理物资档案工程档案 环境保护档案项目管理档案 安全管理档案CRM数据DMS数据ERP数据MES数据SRM数据HRM数据采购合同销售合同物流平台数据物流平台数据人力资源管理档案OA数据计量工作档案质量管理档案收货单入库单采购订单应付管理应付凭证发货凭证会计账簿档案E

10、RP数据进项发票供应商信息销项发票客户信息经销商协议对账单出库单验收单领料单 库存/存货档案出口报关 单据进口报关 单据审计记账凭证与各类单据车票、行程单报销凭证6. 档案管理流程不同类型档案管理流程大致一致，但是管理方式各有不同档案采集归档保存检索/使用档案管理实物档案使用OCR技术识别并录入 实物档案影像资料对影像资料自动分类存储， 批量导入电子库房实现档案借阅、检索、调 阅下载、索引查询等功能根据企业需求自由配置某项 实体档案的借阅时间电子业务档案集成OA、HR、CRM、ERP 等多个系统文档，接受合同、 订单公文等文档支持多种来源形式接收， 实现异构系统数据和文件 的归档将不同类型的文

11、档和数据 关联存放基于元数据管理档案的内容、 结构、背景以及整个过程安全保障电子会计档案通过接口的方式自动采集 会计凭证、账簿、报表等 资料同一记账凭证的会计资料 自动成册，并校验完整性， 分类存储并建立索引关系建立会计凭证元数据管理规 范，保障真实、完整、安全支持多种方式检索，建立 建立检索权限并对在线检 索操作进行记录基于云平台保障数据内 容完整、存储安全；电子档案系统具备电子签名能力， 自动加盖电 子签名；通过第三方进行区块链存证。充分保障电子档案的真实性、完整性、 可用性和安全性工程电子档案具有专业性以及成套性特点，需要详细成套记录测量数据、建设信 息以及竣工等各类图纸、文字、影像的数据。同时每个工程项目的档案要对后期 扩建、维修等环节提供重要参考依据。工程电子档案数字化通过自动化生成案卷档号、封面、案卷目录、备考表，并建 立基于工程项目特性的索引关系来实现档案的查阅和使用。同时要完成与BIM以 及GIS等相关工程系统的对接，提高信息利用率和管理效率。智慧档案馆：根据现实中档案馆 1:1 还原布局，并可视化的对档案进行搜索。无 缝集成电子政务平台的数据，实现政务信息的快速归档。同时，本体与虚拟档 案馆之间数据流双向流通，具备互操作性，有效反映库房各种业务过程。