哈佛商学多媒体网络课程-时间管理

1、哈佛商学多媒体网络课程哈佛管理导师 MBA/EMBA学员，企业管理人员必修课，是迅速掌握商务技能及商务语言的有力工具，有效帮助您迅速有效地提升管理能力；该课程由哈佛商学院的资深教授和管理领域公认的专家结合自己多年的教学和实践经验指导设计而成的。哈佛管理导师 涵括20多个主题，与经理人每天的管理挑战和日常职责密切相关，哈佛管理导师已经成为经理人必不可少的学习资源！ 哈佛管管理导师师Harvvardd MaanaggeMeentoor PPLUSS 时时间管理理 整整个主题题主题摘要要 本主题将将帮助您您：分析您目目前的时时间安排排，并寻寻找改进进机会确定哪些些任务对对实现您您的长期期目标最最为关

2、键键使用计划划工具来来有效地地计划时时间控制时间间浪费因因素实施您的的日程表表，在实实施过程程中进行行评估，并根据据需要进进行修改改主题列表表 主题概述述 如果是是您，您您会怎么么做？主主题列表表主题摘摘要导师师简介主主题使用用说明核心概念念 为何要要管理时时间？确确定目标标和排定定目标的的优先次次序将目目标分解解成任务务分析您您是如何何利用时时间的判判别和消消除常见见的“时时间浪费费因素”更有效效地安排排您的时时间监督督和改进进您的时时间管理理策略与与浪费时时间的上上司打交交道平衡衡工作需需要和个个人时间间帮助您您的员工工管理他他们的时时间步骤 管管理时间间的步骤骤对上司司说“不不”的步步骤

3、技巧 授授权的技技巧最大大限度地地利用差差旅时间间的技巧巧取得最最佳会议议成果的的技巧有有效使用用远程办办公的技技巧在家家工作的的技巧练习 说说明工具 目目标确定定及排序序工作表表将目标标分解成成任务的的工作表表日常活活动日志志表时间间浪费因因素判别别及评估估工作表表任务列列表自测 说说明学习更多多内容 在线文文章文章章著作导师简介介 大卫史史道弗 (Daavidd Sttauffferr) 是是一位商商务作家家，是企企业写作作公司 Staaufffer Burry IInc. () 的老老板。他他创作了了四部有有关企业业成功的的作品，全部由由 Joohn Willey & SSonss 出版

4、版，而且且他还为为Harrvarrd MManaagemmentt Uppdatte、AAcrooss thee Booardd、华华尔街日日报及及其他出出版物撰撰写了许许多工商商管理方方面的文文章。作作为企业业与商业业协会的的签约作作家，大大卫撰写写了几百百份年度度报告、投资指指南、行行业介绍绍以及管管理信息息简讯等等。如果是您您，您会会怎么做做？ 下午 55 点，马里索索从她的的办公桌桌上抬头头看到同同事们正正在收拾拾东西准准备回家家。以她她目前的的速度，她可能能要在办办公室里里待到半半夜。盯盯着她的的任务列列表，她她沮丧地地叹了口口气。还还剩下三三项关键键任务。自己这这一整天天都做了了些

5、什么么？为什什么这些些任务还还完不成成？她回回顾了自自己的一一天。上上午，她她与托尼尼一起讨讨论他的的月度报报告。午午餐时间间则用来来回复 20 多封电电子邮件件。然后后被一个个客户服服务请求求占去了了一下午午时间，而这件件事本该该由其他他人来处处理。如如果她没没有完成成确实需需要处理理的工作作，那她她的任务务列表和和精心规规划又有有何意义义呢？如如果是您您，您会会怎么做做？这时您会会怎么做做？ 马里索应应该从检检查自己己的长期期组织目目标开始始。通过过评估最最重要的的目标并并排列优优先次序序，马里里索能够够弄清楚楚应该在在哪里或或不应该该在哪里里花费时时间。接接下来就就是将目目标分解解为易管

6、管理的任任务，列列出完成成各项任任务的所所有必需需步骤。然后，她应该该估算每每项任务务或活动动所需要要的时间间，并设设定最后后完成期期限。她她应该在在日程表表上安排排出大量量时间，以确保保能够有有时间来来完成这这些任务务。最重重要的是是，她应应该尽量量避免任任何中断断，因为为这会浪浪费她的的时间或或者使她她偏离主主要目标标。在本主题题中，您您将学会会如何确确定最重重要的工工作和最最不重要要的工作作，然后后将时间间花费在在最关键键的任务务上，而而不要浪浪费在不不重要的的事情上上。了解解了本主主题中阐阐述的各各种观点点后，请请点击“练习”，参与与互动场场景练习习、做出出决策并并获得针针对您所所做选

7、择择的即时时反馈。主题使用用说明 主题架构构 “时间管管理”主主题分成成下列几几个部分分。屏幕幕顶部显显示了进进入各部部分的链链接。 主题概述 点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览“如果是您，您会怎么做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。 核心概念 点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。学习如何确定目标的优先次序，并将它们分成易管理的任务，分析如何更有效地安排与使用时间，监控您的时间管理战略，以及判别常见的“时间浪费因素”。步骤 点击“步骤”可获得有关如何更有效地管理时间的指南，并可了

8、解在上司的要求与您的最高优先级目标冲突时如何拒绝他。技巧 点击“技巧”可获得关于如何更有效地分配任务、如何充分利用差旅时间和会议时间、如何进行远程工作和在家办公等问题的信息。练习 点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。工具 点击“工具”可获取相关表格，帮助您确定目标及其优先次序；将目标分成多项任务；记录日常活动；判别时间浪费因素；创建任务列表；以及评估您的日程表。自测 点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。学习更多内容 点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相

9、关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。主题导航航 点击屏幕幕顶部和和左侧的的链接，可浏览览本主题题中的内内容。点点击屏幕幕顶部的的链接，您将看看到屏幕幕左侧的的链接有有相应变变化。按按以下步步骤，可可循序渐渐进浏览览本主题题的全部部内容：从左到右右点击顶顶部的链链接，访访问本主主题的各各个部分分。 从上到下下点击左左侧的链链接，查查看各部部分中的的内容。 在“练习习”部分分中，点点击“下下一页”可继续续场景练练习。在在需要选选择答案案时，请请选择一一个选项项，并阅阅读相应应反馈。然后再再尝试其其他选项项，以了了解更多多信息。再次点点击“下下一页”继续。 在“工具具”部

10、分分中，点点击图标标可打开开相应工工具。您您可以将将工具打打印出来来以便脱脱机使用用。或者者，您也也可以在在线填写写工具，并将其其保存到到您的硬硬盘。 最后，参参加“自自测”中中的测验验，并阅阅读“学学习更多多内容”中的“在线文文章”，至此完完成整个个主题的的学习。 为何要管管理时间间？ 当您身陷陷电子邮邮件、语语音邮件件、会议议、以及及文书工工作等琐琐碎的事事务中，而下属属又不断断向您寻寻求帮助助或给您您带来问问题时，您将如如何成为为一名平平易近人人、尽忠忠职守的的管理者者，同时时又能圆圆满完成成任务，实现自自己最高高的目标标呢？您需要巧巧妙地管管理自己己的时间间。时间间管理是是一门关关于如

11、何何合理地地组织、分配和和控制各各种活动动时间才才能实现现预期结结果的学学科。时时间管理理能够迫迫使您真真正了解解自己的的价值，帮助您您相应地地安排好好自己的的工作。提高时间间利用效效率的好好处 有效地利利用时间间将使您您和组织织都受益益匪浅。例如：您可以将将精力和和注意力力集中到到能为公公司目标标提供最最大支持持的工作作上。您能排除除干扰，更多地地关注对对部门和和组织最最为重要要的方面面。您可以避避免因设设法同时时满足相相互矛盾盾的时间间需求而而产生的的压力甚甚至是倦倦怠。您在时间间管理上上为下属属和同事事树立了了榜样，可以让让大家学学习您的的做法。您能提高高岗位工工作绩效效，为组组织、部部

12、门和团团队带来来更多价价值。显然，如如果企业业的领导导擅长时时间管理理，企业业就能赢赢得竞争争优势。然而，时间管管理的难难度比表表面上看看起来更更大。训练与实实践 要学会有有效利用用时间，需要训训练和实实践。下下列六个个步骤可可助您充充分地利利用好您您每周的的时间：确定目标标及其优优先次序序：您最最重要的的岗位工工作目标标是什么么？要实实现这些些目标，您需要要完成哪哪些任务务？您要要在这些些任务上上花多少少时间？ 将目标分分解为可可管理的的任务：要实现现每一个个目标，需要完完成哪些些任务？每一项项任务预预计需要要多长时时间？ 分析您是是如何利利用时间间的：管管理者往往往认为为他们将将时间用用在

13、了重重要任务务的完成成上。但但是实际际上，他他们会将将时间用用在一些些并不能能帮助他他们实现现最重要要目标的的任务上上。例如如，他们们每天都都要用好好几个小小时回复复电子邮邮件，而而不是规规划部门门的长期期战略或或帮助下下属提高高技能。为了更更有效地地利用时时间，您您需要判判断自己己实际上上是如何何利用时时间的，并将这这种方式式与应当当采用的的方式进进行比较较。然后后，您需需要找到到改正无无效时间间管理的的方法。 判别和消消除常见见的“时时间浪费费因素”：办事事拖拉、包办代代替、频频繁变换换工作等等做法会会浪费侵侵蚀其他他工作的的时间，这是众众所周知知的事实实。如果果能了解解和预见见到这些些时

14、间浪浪费因素素，您就就能更好好地预防防或改正正这些做做法。 更有效地地安排时时间：明明确了自自己的目目标、实实际利用用时间的的方式以以及存在在哪些您您深受其其害的无无效时间间管理方方式后，您就可可以开始始改变安安排时间间的方法法。这需需要更有有效地利利用时间间管理工工具，需需要创建建能够支支持您的的优先级级的日程程表，还还需要分分配一定定的时间间来解决决未预料料到的问问题以及及利用各各种计划划外机会会。 监控和完完善您的的时间管管理策略略：制定定日程表表后，就就要付诸诸行动。监控发发生的情情况，发发现存在在的问题题，调整整时间管管理策略略，这样样就能不不断完善善利用时时间的方方法。 另请参见见

15、管理时时间的步步骤。下面的核核心概念念内容将将进一步步探讨这这些步骤骤。此外外，还为为应对下下列特殊殊时间管管理难题题提供了了指导方方法：如何应对对浪费时时间的上上司如何平衡衡工作时时间和个个人时间间如何帮助助员工更更有效地地管理时时间确定目标标和排定定目标的的优先次次序 确定目标标是有效效管理时时间的起起点。它它们像指指南针一一样，指指示着您您前进的的方向。确定了了目标后后，您就就知道每每天、每每周和每每个月当当中最重重要的工工作是什什么。确定目标标是明确确所追求求成果的的一个正正式流程程。在确确定目标标后，您您承诺的的结果就就要由您您个人或或团队来来完成。通过确确定目标标和衡量量取得的的成

16、果，您可以以：关注最重重要的东东西为团队提提供统一一的方向向减少对非非关键任任务投入入的精力力消除时间间浪费因因素激励自己己提升总体体工作满满意度目标随时时限和重重要性而而变化。因此，了解如如何对目目标分类类和排序序是非常常重要的的。另请参见见目标确确定及排排序工作作表。目标类型型 可以根据据目标重重要性（包括关关键性、使能性性或辅助助性）对对目标进进行分类类。下表表介绍了了三者的的区别。目标类型型目标类型 定义 示例 关键性目标为使部门或团队持续成功运转所必须实现的目标对项目经理来说，在预算范围内按时完成一个两年期的项目就是一个关键性目标。使能性目标最终能够创造更理想的业务环境或充分利用业务

17、机会的目标对产品开发经理来说，为员工提供培训，提高员工工作效率，就是一个使能性目标。辅助性目标能够改善业务但不能带来根本改变的目标，如提高工作效率、简化工作或提升工作的吸引力等。对团队经理来说，设计一份比现有费用报表使用更方便、填写更快捷的新费用报表，就是一个辅助性目标。您的关键键性目标标和使能能性目标标最为重重要，应应该根据据这两类类目标来来决定您您管理时时间的方方法。目标一致致性 管理者应应该从公公司目标标开始制制定一系系列层级级目标。部门目目标应支支持公司司目标。个人目目标应支支持部门门目标。应当让让公司目目标、部部门目标标和个人人目标这这三个层层次的目目标保持持一致，并将它它们传达达给

18、每一一位员工工，使大大家都能能在没有有他人提提示的情情况下流流畅地说说出来：“公司的的目标是是 _。本部门门应为该该目标做做出的贡贡献是 _。我个个人的努努力目标标是 _。”留心观察察一下您您所在的的公司。管理层层是否明明确了最最高目标标并将其其传达给给了管理理者和员员工？如如果您是是管理者者，您是是如何在在部门和和部门成成员中有有效贯彻彻公司目目标的？是否每每个人都都能够理理解公司司的目标标和自己己应做哪哪些贡献献？通过过阐释和和传达清清晰的目目标，您您可以帮帮助自己己和员工工充分利利用时间间。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题设定定目标。确定目标标的优

19、先先顺序 确定目标标的优先先顺序就就是按照照重要性性确定项项目的优优先等级级。具体体方法有有多种：确定关键键性目标标和使能能性目标标。列出出该年度度内您的的所有岗岗位工作作目标。哪些是是关键性性目标？哪些是是使能性性目标？哪些仅仅仅是辅辅助性目目标？与与此同时时，写下下您这样样分类的的原因。然后，按照优优先级对对目标进进行排序序。区分紧急急任务和和关键任任务。紧紧急任务务需要立立即给予予关注。但是，并非每每项紧急急任务都都一定支支持某个个关键性性目标。例如，假设您您负责监监督一个个必须在在今年的的预算范范围内按按时完成成的大项项目。上上司希望望您明天天参加一一个全天天的员工工发展研研讨会，但是

20、，您已经经计划明明天与项项目团队队开会讨讨论项目目计划。这个研研讨会需需要您立立即关注注，但是是，它并并不能给给您的关关键性目目标提供供直接支支持。因因此，尽尽管该任任务很紧紧急（您您必须马马上安排排时间），但它它不是关关键任务务。紧急急任务总总是要求求您立即即给予关关注，它它挤占了了本来可可以更好好地安排排关键性性目标的的时间和和资源。当关键键性目标标是长期期目标时时，由于于没有必必要或没没有可能能立即实实现，经经常会出出现这种种问题。您这周周将面对对哪些紧紧急任务务？请将将它们列列出来。哪些任任务支持持关键性性目标和和/或使使能性目目标？这这些任务务是您应应该首先先给予最最大关注注的任务务

21、。通过过训练来来使自己己能够区区分支持持关键性性目标和和使能性性目标的的紧急任任务，以以及不支支持关键键性目标标和使能能性目标标的紧急急任务。认识到到差别后后，您将将更好地地了解应应该如何何确定工工作的优优先排序序以及如如何分配配时间。另请参见见在线文文章：“Howw too Bee Suure Youuree Sppenddingg Yoour Timme iin tthe Rigght Plaacess”和“快比比慢好？”。确定目标标的优先先顺序后后，您需需要将它它们分解解为可管管理的任任务，并并预计完完成每项项任务所所需的时时间。请请参见下下一个核核心概念念中的指指导方法法。将目标分分解

22、成任任务 您已经确确定了目目标的先先后顺序序。现在在，您需需要将它它们分解解为可管管理的任任务，并并估算出出每项任任务所需需的时间间。下面面提供了了分步过过程：第一步：确定所所需任务务 写下您和和部门必必须实现现的每一一个目标标。列出出实现每每个目标标所需的的关键任任务。第二步：确定任任务优先先级 等到自认认为任务务列表已已经完整整之后，再给每每项任务务指定一一个优先先级，用用 A、B 和和 C 来表示示：优先先级 AA 代表表最高级级任务。您指定定的任务务优先级级应该反反映每项项任务所所支持的的目标的的重要性性：优先级为为 A 的任务务支持关关键性目目标。它它们具有有很高的的价值，是应该该优

23、先关关注的任任务。优先级为为 B 的任务务支持使使能性目目标，间间接支持持关键性性目标。它们具具有中等等价值和和较高紧紧迫性。优先级为为 C 的任务务包括价价值和重重要性均均较低的的紧急任任务和非非紧急任任务。第三步：确定任任务的顺顺序 在分析任任务时，您会注注意到有有些任务务是连续续的，有有些任务务是不连连续的。连续的任任务需要要按一定定的次序序完成，即需要要完成一一项之后后再开始始下一项项。例如如，为高高管层准准备一个个重要报报告可能能需要按按照这样样的顺序序：收集集数据 撰写报报告大纲纲 编写写报告 反复修修订 提提交确定定连续任任务的正正确排序序，指出出您必须须亲自完完成哪些些任务，部

24、门或或团队必必须完成成哪些任任务。下下图描述述了整个个过程。不连续的的任务是是不遵循循这种先先后顺序序的任务务。例如如，如果果您要协协调一套套新计算算机系统统的开发发，软件件开发人人员可能能需要等等到开发发出某些些（但不不是全部部）硬件件之后再再开始工工作。此此后，两两个部门门的很多多工作可可以并行行。对于于这类任任务，应应注意两两个工作作组之间间的关系系，并在在安排工工作日程程时给予予考虑。第四步：估计所所需的时时间 评估完成成所确定定的优先先级为 A 和和优先级级为 BB 的各各项任务务或工作作需要多多长时间间。如果果您以前前完成过过类似的的任务，可以根根据自己己的经验验来估算算。如果果没

25、有完完成过类类似任务务，可咨咨询那些些能够提提供帮助助的同事事、上司司或同行行。预留留 100% 到到 200% 的的缓冲时时间，以以防发生生意外情情况。下表显示示一个示示例，说说明如何何将一个个目标分分解为多多项任务务，并根根据估计计为每项项任务分分配了时时间。任务和时时间目标： 召开一系列内部培训会。起初，每个月两次，连续三个月（总共为 6 次）。如果参与情况和效果都很好，那么，则继续召开这种培训会。任务编号 活动 估计时间（分钟） 注释 1初次头脑风暴会议60与会者雷蒙、哈里特、朱莉叶和彼得2第二次会议：确定主题和演讲者75与会者同上，加上佛瑞德3头脑风暴会议选址和内部宣传/沟通1204

26、与每位演讲者单独会谈2405开发通信包180让营销部门参与进来6监督实施1807会后评估60哪些工作收效显著，哪些工作效果不佳8向每位演讲者表示感谢，并赠送小礼物60总时间 975 小时数：16.25 您还需要要确定完完成任务务或活动动的最后后期限。对于复复杂的活活动，要要建立临临时里程程碑来追追踪进展展情况。对于涉涉及其他他团队的的成员的的大目标标，要考考虑采用用项目经经理经常常使用的的工作分分解结构构(WBBS) 方法。WBSS 是一一种计划划编制的的方法，它将项项目的目目标分解解为实现现该目标标所必需需的多项项任务。您也可可以利用用这种方方法，来来估算完完成这些些任务所所需的资资金。您已

27、经将将高优先先级的目目标分解解为任务务，并估估算了每每项任务务所需的的时间。现在，您知道道了应该该在各项项重要任任务上花花多少时时间。但但实际上上，您将将如何利利用自己己的时间间呢？另请参见见将目标标分解成成任务的的工作表表。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题项目目管理中的“进行高高级别估估算”。通过分析析真实的的时间利利用情况况，并与与实际应应该如何何利用时时间进行行对比，您可以以判断出出低效率率的时间间管理做做法，进进而进行行改进。这就是是下一个个核心概概念的主主题。分析您是是如何利利用时间间的 如果了解解您当前前的时间间利用情情况，就就可以很很轻松地

28、地控制时时间，以以使其支支持您的的关键性性目标。只有掌掌握了您您当前的的时间利利用情况况，才能能规划和和控制好好未来如如何使用用时间。下面的的过程曾曾帮助很很多管理理者准确确地掌握握他们利利用时间间（以及及经常不不当利用用时间）的真实实情况。1. 创创建活动动日志。创建一份份记录一一周时间间利用情情况的书书面记录录，即活活动日志志。务必必在日志志中包括括三个或或更多典典型工作作日。（例如，不要包包括那些些大部分分时间都都是出差差的工作作日。）下面是是一个活活动日志志的摘录录，从中中可以看看出一位位名叫简简的经理理在一天天内的时时间利用用情况。日常活动动日志示示例活动 所用时间 优先级 8:45

29、电子邮件：查看和回复15B9:00休息：咖啡厅；聊天9C9:09等待会议；整理办公桌6C9:15会议：产品发布团队60A10:15休息：咖啡；个人电子邮件15C10:30电话：外线，S赫明，确认午餐12B10:42电话：内线，D格茨8B10:50电子邮件：给比尔回信3C10:53上网：查看天气情况和新闻7C11:00准备：午餐会8B11:08会议：讨论奖金计划32C11:40出行：与 A戴维斯到外面共进午餐120B1:52电子邮件：发送和回复12C2:04电话：回复语音留言11C2:15访客：暑期实习生请求指导8C2:23访客：D霍洛维茨询问有关项目的事宜5A2:28文书工作：开始写月度项目报

30、告4B2:32电子邮件：收邮件3C2:35文书工作：继续写项目报告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57准备：收集会议资料3B3:00开会：审核预算75B4:15电子邮件：发送和回复11B4:26上网：看新闻4C4:30计划：检查/调整项目工作的日程10A4:40文书工作：继续写项目报告10B4:50电子邮件：发送与项目相关的邮件10B5:00回家好的活动动日志有有几个特特征：它应列出出在记录录活动日日志期间间发生的的所有活活动。它应记录录您的每每项活动动使用的的时间。它甚至应应包括各各种琐事事（如整整理办公公桌和喝喝咖啡等等）。它应当用用特定类类别对每每项任务务进行标标记，如如“电子子邮件

31、”、“文文书工作作”、“上网”、“打打电话”、“编编制计划划”、“开会”、“访访客”和和“出行行”。另请参见见日常活活动日志志表。2. 为为日志中中的每项项活动指指定优先先级。 记下一天天的活动动后，应应根据您您的关键键性目标标、使能能性目标标和辅助助性目标标为每项项活动指指定优先先级。请请记住：优先级为为 A 的任务务涉及您您的关键键目标。它们代代表具有有较高价价值且应应优先关关注的任任务。优先级为为 B 的任务务涉及使使能性目目标，这这些任务务间接支支持着关关键性目目标。它它们具有有中等价价值和较较高紧迫迫性。优先级为为 C 的任务务可能涉涉及辅助助性目标标，包括括低价值值的紧迫迫和非紧紧

32、迫任务务。3. 分分析日志志。 检查您的的日志，找出您您利用时时间的规规律。问问自己以以下问题题：“哪类活活动占用用了我大大部分时时间？”是文书书工作、喝咖啡啡、还是是回复语语音留言言电话？“特定活活动集中中在哪段段时间？”您周周一早上上的大部部分时间间是否用用于回复复电子邮邮件？午午餐后是是否总有有很多不不期而至至的访客客？会议议是否集集中在这这周的晚晚些时候候？现在考虑虑您利用用时间的的方式是是否支持持您的目目标。问问自己：“这种利利用时间间的方式式是否符符合我最最重要的的目标？”如果果您是做做销售的的，那么么您每天天的大多多数时间间都用于于电话，这是很很正常的的，但如如果不是是在催款款，

33、那么么可能电电话就太太多了。“我一天天有多少少时间用用于优先先级为 A 和和优先级级为 BB 的活活动？”您最终终的目标标是大部部分时间间都用于于高优先先级的活活动，优优先级为为 C 的活动动尽量少少占用时时间。使用记号号笔标记记日志中中优先级级为 CC 的活活动，让让此类时时间浪费费因素更更显眼。如果您您看到日日志中有有很多彩彩色标记记，您就就会知道道有多大大的改进进空间！4. 找找出改善善时间利利用情况况的方法法。 您在优先先级为 C 的的任务上上所花的的时间是是否超过过正常值值，而在在优先级级为 AA 和 B 的的任务上上使用足足够的时时间呢？如果是是这样，那么请请设法去去掉或将将优先级

34、级为 CC 的活活动委托托给他人人，以免免浪费您您的时间间。例如如，如果果您在销销售行业业工作，您在文文书工作作上花了了太多时时间，那那么您要要考虑委委托助手手来做这这件事。寻找导致致您时间间管理不不善的内内在原因因。问自自己一些些尖锐的的私人问问题，并并如实回回答：问：“为为什么我我在低价价值的会会议上花花这么多多时间？”答：“因为为我担心心如果不不参加会会议，别别人会认认为我没没有团队队精神。”问：“我我为什么么浪费时时间接待待未预约约的访客客？”答答：“如如果告诉诉别人我我没有时时间同他他们谈话话，我会会觉得很很无礼。”问：“我我为什么么在电子子邮件和和网络上上花这么么多时间间？”答答：

35、“因因为很多多电子邮邮件都是是私人邮邮件，我我上网冲冲浪是为为了拖延延时间。”了解造成成时间管管理不善善的内在在原因之之后，您您就可以以采取措措施来解解决问题题。例如如：提醒自己己，如果果您参加加的会议议对您的的高优先先级目标标很重要要，您将将被认为为富有团团队精神神。向未预约约的访客客解释您您有一件件重要事事情需如如期完成成，然后后建议利利用一个个午餐时时间进行行交谈。或者，如果您您在午餐餐过后的的一段时时间内会会有很多多不速之之客，可可以在这这段时间间关上办办公室的的门。尽量减少少私人电电子邮件件，例如如，请朋朋友和家家人在您您回家而而不是上上班的时时间发电电子邮件件。如果果您用上上网来拖

36、拖延时间间，那么么当您发发现您正正在拖延延项目时时，请马马上投入入到项目目中。由于要发发生行为为的改变变，所以以矫正不不良的时时间管理理做法需需要时间间。逐步步改变您您的行为为方式，每周实实践一到到两个新新的行为为方式，直到逐逐渐习惯惯为止。如果犯犯了错误误，不要要对自己己过于苛苛刻。不不妨重新新开始实实践新的的行为方方式。某些“时时间浪费费因素”非常普普遍，会会在许多多管理者者的活动动日志中中出现。在下一一个“核核心概念念”中，您将学学习如何何判别和和消除这这些时间间浪费因因素。判别和消消除常见见的“时时间浪费费因素” 如果与大大多数管管理者一一样，您您的活动动日志暴暴露了源源自个人人习惯的

37、的许多时时间管理理问题，那么您您可以加加以改正正。以下下是用于于消除这这些“时时间浪费费因素”的策略略。拖延 拖延是一一种推迟迟、耽搁搁或延误误行动的的习惯。造成人人们拖延延的原因因有很多多：或许许他们认认为当前前的任务务令人生生厌或枯枯燥乏味味，他们们可能担担心无法法出色地地完成任任务，或或根本无无从下手手。请考考虑以下下对抗拖拖延的方方法：拖延的原因 解决方案 任务令人生厌或枯燥乏味将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。承认自己的拖延行为并努力完成工作。设想自己完成任务后的愉快心情。避免造成任务踯躅不前的安排方式。惧怕失败如果您缺乏完成任务所需的培训或资源，应如实反应并获取必要的帮助。如果您

38、是由于缺乏自信而担心，就采取积极主动的姿态，对完成工作必需要做的所有事宜进行规划。坚持工作：行动有助于消除恐惧。无从入手自由地决定切入点。您很可能逐渐步入工作的正轨。将工作分解为几个部分，然后具体说明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。超负荷日日程安排排 您是否承承担了过过多的义义务和职职责？为为了完成成任务，您晚上上和周末末是否要要加班？您是否否感到无无论怎样样努力依依然毫无无起色？如果回回答是肯肯定的，请采取取以下措措施：牢记自己己的关键键职责和和目标。避开与与这些目目标无益益的活动动。授权。不不要因为为他人的的失职或或无法达达到您的的工作标标准而大大包大揽揽所

39、有任任务，而而是要将将任务委委托给认认真负责责的人。不要奢望望面面俱俱到。集集中精力力处理真真正重要要的任务务。学会向同同事和上上司说“不”。阐述您您的关键键职责，指出承承担无关关任务对对自己目目标的危危害，并并提出合合理的替替代方案案。另请参见见向上司司说“不不”的步步骤以及及授权的的技巧。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题授权权。下属的问问题 您是否总总是疲于于奔命而而下属们们却无所所事事？或许您您放任员员工将本本应自己己解决的的问题推推卸给您您。如果果是这样样，请学学会帮助助下属们们解决他他们自己己的问题题：允许员工工征求您您对问题题的建议议，但仅仅

40、限于报报告问题题解决的的进展或或所遇到到的困难难。当员工将将问题带带给您时时，询问问他们准准备如何何处理这这种情况况。对下属提提议的问问题解决决方案给给予反馈馈，但应应确保由由员工（而不是是您）来来执行解解决方案案。不必要的的出差 出差会占占用很多多时间，因此需需要定期期评估它它的价值值。评估估方法是是：记录各项项活动所所花费时时间，例例如去机机场的时时间、候候机时间间及返程程时间。依照您的的工资和和收益标标准，估估算这些些时间的的成本。将该数数字与交交通费、食宿费费用累加加。比较差旅旅的成本本收益。是否有有净收益益或净损损失？考虑差旅旅的机会会成本，即如果果放弃出出差而在在办公室室工作所所创

41、造的的价值。考虑出差差的替代代方案，例如电电话会议议或网络络会议。另请参见见最大限限度地利利用差旅旅时间的的技巧。过多的电电子邮件件和书面面工作 避免因电电子邮件件浪费宝宝贵时间间的对策策：每天仅在在指定的的时间检检查电子子邮件。让非业务务联系人人使用家家庭电子子邮件地地址。将您的信信件分类类：删除除所有垃垃圾邮件件，然后后将紧急急信件转转移至“紧急”邮件夹夹。在规规定的时时间内处处理这些些信件。将其他他邮件一一并归入入“待处处理”邮邮件夹，并在完完成日程程表上所所有高优优先级任任务之后后再回复复。要求员工工创建明明确的邮邮件主题题行，便便于您分分清如何何处理相相应的邮邮件：删删除、立立即处理

42、理还是或或稍后回回复。让员工了了解您希希望通过过电子邮邮件接收收哪些信信息，不不希望接接收哪些些信息。书面工作作的管理理：对于无需需回复的的书面信信件，快快速浏览览后可根根据需要要丢弃或或归档。如果需要要回复，而您也也能够迅迅速回复复，就应应立即处处理，然然后丢弃弃或归档档信件。如果您太太忙无暇暇顾及回回复事宜宜，如果果可能可可将邮件件委托给给下属，或将信信件归入入按优先先级排列列的“待待处理”文件。管理不善善的会议议 要减少在在会议上上浪费的的时间：取消或不不参加不不必要的的会议。避免参加加自己无无所建树树或毫无无收获的的会议。在同意出出席之前前，索要要会议的的议程表表以便决决定是否否参会。

43、如果您要要组织一一个会议议，应确确保严格格遵循议议程，遵遵循日程程表，并并按照向向会者承承诺的具具体行动动来结束束会议。另请参见见取得最最佳会议议成果的的技巧。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题主持持会议。分心因素素和转换换成本 分心因素素（如：在网上上查看天天气预报报或与访访客闲谈谈）会迫迫使您必必须花时时间回顾顾之前所所进行的的工作，并将注注意力重重新集中中到当前前的任务务上来。这些转转换成本本总体上上会使企企业效率率下降 20-40%。要在在从事重重要工作作时抵制制分心因因素：使用语音音信箱应应答来电电。关闭电子子邮件。清除办公公桌上的的报纸和和其他

44、与与工作无无关的材材料。关上办公公室的门门并放置置“请勿勿打扰”的标志志。专注于一一项任务务直至完完成。然然后再开开始下一一项任务务。另请参见见时间浪浪费因素素判别及及评估工工作表。您已经分分析了自自己的时时间利用用情况并并了解常常见的时时间浪费费因素，现在可可以开始始更有效效地安排排自己的的时间了了。更有效地地安排您您的时间间 您已经对对自己的的时间利利用情况况和存在在的时间间浪费因因素有所所了解，现在可可以开始始更有效效地安排排自己的的时间了了。您的的目标是是什么？您的目目标是以以有助于于实现最最重要目目标的方方式来利利用时间间。日程表是是系统安安排时间间的最佳佳方法。日程表表是在具具体时

45、限限内完成成任务的的书面承承诺。它它将您的的可用时时间及时时间分配配计划形形象化。通过日日程表，您可以以更容易易看到未未分配的的时间。而尤为为关键的的是，它它会显示示优先级级为 AA 和优优先级为为 B 的任务务是否占占据了您您的大部部分时间间，得到到了应有有的重视视。选择计划划工具 有很多种种计划工工具：任务列表表约会时间间表书面或电电子版的的日、周周计划联网的日日程安排排软件和和硬件挂历企业可能能提供这这些工具具。如果果这些工工具符合合您的个个人风格格，就使使用它们们；如果果不适合合，应该该另寻他他法。您您很可能能会使用用更适合合自己工工作风格格的系统统。另请参见见任务列列表。制定日程程表

46、 将任务输输入日程程表，并并指定完完成任务务的预期期时限即即可制定定日程表表。以下下指导原原则可以以帮助您您制定实实用的日日程表：首先输入入优先级级为 AA 的任任务，然然后将剩剩余时段段分配给给优先级级为 BB 的任任务。在每天您您思想最最活跃、精力最最充沛的的时段安安排需要要创造力力与活力力的活动动。将例例行任务务安排在在精力不不足的时时段。预留一些些时间不不做安排排，以应应对突发发危机、意外机机会以及及与同事事或下属属之间的的临时性性交流。避免连续续不断的的会议。每次会会议结束束后，您您都需要要时间来来处理信信息和完完成行动动事项。尽量固定定处理电电子邮件件、书面面工作和和电话等等各任务

47、务的时间间。例如如，规定定上午 9:000-99:300 和下下午 44:300-5:00 执行这这些任务务。固定定各项任任务的时时间通常常可以避避免开始始和转换换的时间间，从而而减少执执行任务务所需的的整体时时间。工作周快快结束时时，应将将未完成成的优先先任务转转移到以以后未安安排的时时段，必必要时暂暂缓低优优先级任任务。将日程表表置于电电脑显示示器或办办公桌的的明显位位置。充分利用用任务列列表 任务列表表是一种种简便、常用的的计划工工具，一一目了然然地列出出您一天天内必须须完成的的所有任任务。其其中包括括：要参加的的会议必须制定定的决策策必须拨打打或要接接听的电电话需要起草草的电子子邮件、

48、信件和和备忘录录前一天未未完成的的优先级级为 AA 和 B 的的任务许多管理理者在每每天早晨晨或下班班时准备备任务列列表，并并将其与与日（周周）计划划结合使使用。例例如，如如果每天天日程表表提醒您您周二下下午 33 点 到 44 点“回复电电话”，那么当当天的任任务列表表就应明明确要给给哪些人人回电话话，并指指出每次次谈话的的目的。运用以下下策略可可以充分分利用任任务列表表：仅包括您您认为可可以完成成的一半半任务；人们经经常低估估完成任任务所需需的时间间。“紧急但但不重要要”和低低优先级级的任务务一概不不列入任任务列表表。下班时要要查看列列表。是是否还有有未完成成的优先先级为 A 和和 B 的

49、任务务？如果果有，必必须重新新进行安安排，但但首先您您要考虑虑为什么么没有按按计划完完成任务务。如果您不不习惯列列表，可可以考虑虑尝试其其他的方方法描述述待完成成的任务务。例如如，在一一大张纸纸或白板板上贴一一些便签签，以便便为您的的关键任任务创建建“思维维导图”。以下下是一位位管理者者的思维维导图示示例：让日程表表具有灵灵活性 当人们承承担更高高级别的的管理职职责时，他们的的责任往往往更缺缺乏组织织性，而而他们的的工作则则变得更更加不明明确且不不可预测测。因此此，管理理者的日日程表必必须具有有足够的的灵活性性以适应应工作的的需要。让日程表表具有灵灵活性：在每天的的日程表表中预留留更多的的“空

50、闲闲时间”。在您的日日程表中中只列出出未来两两周（或或更长）的最关关键任务务及最终终期限。培养在机机遇或危危机出现现的时刻刻主动放放弃计划划任务的的意识。较大的灵灵活性并并不会令令您的日日程不饱饱满，而而是会确确保您有有充裕的的时间处处理最重重要的事事务。日程表制制定完成成后，您您可能希希望定期期检查自自己的进进度以确确保正确确的工作作方向。在“核核心概念念”的下下一部分分中，您您将了解解到监督督并不断断改进时时间管理理系统的的方法。监督和改改进您的的时间管管理策略略 在日程表表开始启启用后，对照它它来监控控您的工工作进度度是至关关重要的的。这样样，您才才能明确确问题并并发现不不断改进进时间管

51、管理系统统的方法法。检查进度度 每天至少少对照日日程表检检查一次次任务的的完成情情况。许许多管理理者每天天早晨和和下班之之前进行行这项工工作。在在检查进进度时，向自己己提出以以下问题题：“我是否否完成了了今天安安排的任任务？”如果没没完成，原因是是什么？例如，您是否否低估了了完成任任务所需需的时间间？“我是否否向着目目标的实实现又跃跃进了一一步？”如果不不是，可可能是由由于您的的日程安安排过于于繁重。“我的精精力是否否更加集集中？”如果不不是，您您可能安安排了过过多的优优先级为为 C 的任务务，或未未将同类类任务合合并处理理。“我是否否能坚持持使用这这个日程程表？”如果不不能，可可能您使使用的

52、计计划工具具或系统统并不适适合您的的个人工工作风格格。根据您对对上述问问题的回回答，决决定是要要对时间间管理系系统进行行彻底改改革还是是进行微微调。寻找规律律 在您检查查自己的的进度并并考虑是是否需要要改进计计划系统统的同时时，寻找找您所经经历的各各种问题题的规律律。例如，如如果您无无法按时时完成任任务，那那就必须须努力找找到造成成这种状状况的原原因。导导致这种种局面的的常见原原因包括括：习惯性地地对任务务所需时时间估计计不足拖延各种干扰扰浪费时时间为意外需需求预留留的时间间不足改进您的的计划系系统 发现自己己的计划划系统存存在问题题并不是是个别现现象。大大多数管管理者都都需要调调整他们们的时

53、间间管理方方式。关关键在于于迅速地地采取措措施解决决这些问问题。您您的目标标是什么么？是要要不断改改进管理理时间的的方式。以下做法法会对您您有所帮帮助：学以致用用。在确确定未能能如期完完成计划划任务的的原因之之前，不不要将未未完成任任务重新新列入日日程表。一旦发发现计划划缺陷背背后的原原因，您您就需要要重新安安排日程程，将自自己了解解的情况况反映到到日程安安排中去去。例如如，提醒醒自己为为先前未未能完成成的活动动分配更更多的时时间。或或在新的的日程表表中预留留更多的的“空闲闲时间”以便处处理意外外事件。或解决决拖延倾倾向背后后的原因因，例如如惧怕失失败或无无法确定定如何处处理大型型任务。征询建

54、议议。如果果那些困困扰您的的“时间间浪费因因素”和和计划问问题也同同时困扰扰着其他他人，那那么征求求他们的的意见就就显得弥弥足珍贵贵。询问问您的上上司、同同事和下下属怎样样不断改改进其管管理时间间的方法法。您将将发现他他们提出出的一些些创造性性的想法法可能成成效显著著。例如如，一位位管理者者发现他他的助理理制定了了一项利利用意外外空闲时时间的有有效策略略。该策策略是：如果助助理突然然获得五五分钟的的空闲时时间，他他将利用用这段时时间安排排会面，书写简简单的工工作笔记记，或更更新他的的日程表表。如果果他有110 分分钟的意意外空闲闲时间，他就会会打个简简短的电电话，制制定会议议议程，回复电电子邮

55、件件或计划划即将来来临的出出差旅行行。当有有半个小小时意料料之外的的空闲时时，他就就能翻阅阅一下行行业期刊刊或商业业杂志，制定每每周日程程表，拟拟定报告告的草稿稿，或填填写费用用报表。于是管管理者开开始采纳纳这一策策略，并并发现它它确实行行之有效效。要有耐心心。如同同所有的的行为变变化一样样，完善善您的时时间管理理系统需需要实践践与耐心心。由微微小的改改变入手手。如果果这些变变化取得得成果，那么就就尝试更更大的改改变。并并主动调调整您的的期望。例如，假设您您改进计计划系统统的策略略包括将将电子邮邮件的回回复时间间缩短为为 5 分钟，但这种种尝试被被证明不不切实际际。这时时，可以以考虑改改为 1

56、10 分分钟。许多管理理者在改改进时间间管理系系统时面面临一些些颇令人人生畏的的挑战。尤其是是，如果果您的上上司由于于经常安安排低效效会议或或设定模模糊期望望而浪费费了您的的时间，您应该该怎么办办？而您您又该如如何创建建一个有有效的计计划系统统以平衡衡自己的的工作和和个人生生活？下面两项项“核心心概念”对这些些挑战进进行了分分析，并并提供了了应对挑挑战的指指导原则则。与浪费时时间的上上司打交交道 令人遗憾憾的是，一些上上司无意意中为下下属制造造了许多多障碍，浪费了了很多时时间。这这种问题题的原因因可能包包括：目目标不明明确、方方向不清清晰、不不必要的的会议以以及在上上司处存存在工作作瓶颈。以下

57、是是扭转这这种状况况的对策策：向上司阐阐明您的的目标 如果您与与上司未未能完成成如下工工作：就就目标达达成一致致、为目目标赋予予时限并并确保它它们对公公司战略略的支持持等，那那么您就就无法确确定一系系列的任任务，也也无法制制定相应应的日程程表。当当一位管管理者被被告知削削减成本本但未告告知详情情，就出出现了以以上的问问题，例例如这位位管理者者应该裁裁减一定定比例的的个人开开销，还还是要达达到总削削减量的的特定数数额。结结果将如如何？结结果只能能是导致致耗尽管管理者时时间的混混乱活动动。您可以借借助以下下措施避避免这种种情况：请求与上上司会谈谈以讨论论您的目目标。设设定下一一年和后后半年的的目标

58、。确保目标标的具体体、有实实效性、可衡量量并与部部门或公公司目标标的一致致。确保您为为既定目目标所做做的工作作会受到到奖励而而非处罚罚。评估您实实现目标标的能力力。如果果缺乏必必要的技技能和资资源，请请申请额额外的培培训或资资源。将目标整整理为书书面材料料。定期与上上司会面面，讨论论您的进进展并对对照目标标做出必必要的调调整。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题设定定目标。掌握上司司的偏好好 上司是否否要求您您独立处处理项目目，而无无须就工工作方式式的问题题征求他他的意见见？例如如，一位位管理者者刚刚完完成了上上司布置置的一份份报告，但稍后后却发现现它与上上

59、司所期期望的文文件格式式大相径径庭。当上司具具有特殊殊偏好但但未能明明确传达达给下属属时，员员工经常常为了迎迎合自己己的上司司而浪费费时间重重复工作作。以下下步骤有有助于您您扭转这这种状况况：当上司安安排您处处理项目目时，起起草一个个初步计计划，说说明您打打算如何何处理这这项任务务。与上司面面谈，“这是我我开展这这个项目目的计划划。您的的意见如如何？”根据上司司的反馈馈修订计计划。就改进后后的计划划征询反反馈。重复以上上过程直直至上司司批准您您的计划划。这一过程程的不断断反复最最终将使使您的上上司意识识到，如如果在最最初布置置工作时时要求更更为明确确，就会会大大节节省时间间。因而而，您的的上司

60、可可能会采采取更加加有效的的新方法法来分配配工作。反对无谓谓的会议议某些上司司会召开开一些浪浪费时间间的会议议。例如如，一些些管理者者总是在在会议期期间接听听电话。另一些些则拘泥泥于达成成一致的的过场，即使他他们已对对预计的的结果了了然于心心。和其他会会议一样样，您的的上司所所组织的的会议同同样需要要周密的的安排、紧凑的的议程、合适的的与会者者以及最最终的决决策或行行动计划划。应该该让与会会者感觉觉到自己己的时间间被有效效地利用用，并且且在会议议上有所所建树并并从中获获益。如果您的的上司所所主持的的会议不不符合以以上描述述，尽自自己所能能去改变变或善用用这种状状况。例例如：在会议开开始之前前，