办公软件的使用技巧

1、办公软件的使用技巧第1页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一保护你的PowerPoint演示文稿 重复上一动作（F4键）更改Undo的次数幻灯片自动更新日期与时间让文字闪烁不停 计算字数、段落放映时指定跳到某张幻灯片放映时进到下一张幻灯片放映时退到上一张幻灯片终止幻灯片放映 放映时鼠标指针的隐藏与显现第2页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一在播放的PPT中使用画笔标记控制放映时白屏或黑屏窗口播放模式在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式人工设置幻灯片放映时间间距幻灯片上做标记利用PowerPoint上网播放多种音视频文件插入Flash影片将Word文件快速

2、转换为Powerpoint文稿让PowerPoint文档中的数据图表动起来第3页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一1.保护你的PowerPoint演示文稿 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡，根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求，把密码键入“打开权限密码”或“修改权限密码框中，单击确定。 第4页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第5页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一 例如，将一些文字设置为粗体，然后再选择另外一些文字，按一下F4键，这些字也变成了粗体。2.重复上一动作（F4键）第6页，共50页，2022

3、年，5月20日，14点33分，星期一3.更改Undo的次数 一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。 点击菜单 “工具”/“选项”/“编辑”/“最多可取消操作数”，即可更改。 注：最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。 第7页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第8页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一4.幻灯片自动更新日期与时间 如果想实现自动更新日期与时间，可以进行下述操作:单击“视图页眉与页脚”命令，在打开的对话框中选择幻灯片，选中日期与时间，选择“自动更新“，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时

4、间。 第9页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第10页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一 假如想在幻灯片的任何位置上添加日期、时间，可按下列步骤进行： 在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插入点。点击“插入日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。 第11页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一5.让文字闪烁不停 在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。第12页，共50页

5、，2022年，5月20日，14点33分，星期一 其实在这种情况下，我们只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁: 选中要闪烁的文字，单击鼠标右键选择“自定义动画（M）”命令，在出现的“自定义动画”中单击“添加效果”命令，如下图所示：第13页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一依次单击“强调”“闪烁”命令；在“修改：闪烁”选项中单击属性下拉式菜单（即在“开始”、“属性”、“速度”下方），选择“计时（T）”命令,如下图所示：第14页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一系统自动弹出“闪烁”对话框，单击“计时”命令，在“重复（R）”的下拉式菜单中单击要重复的次数

6、或控制要求（比如选中“2、5、10、直到下次单击”等），然后单击“确定”，文字即可按设定的次数或控制要求进行连续闪烁。第15页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一Powerpoint课件制作第16页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一6.计算字数、段落 Powerpoint能否像Word那样计算字数呢?可以，不过形式略有不同。执行“文件”/“属性”/“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。第17页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第18页，共50页，2022年，5月20日，14点3

7、3分，星期一7.放映时指定跳到某张幻灯片 如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第 6 张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“定位”。 第19页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第20页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一8.放映时进到下一张幻灯片 进到下一张幻灯片: N、Enter、PageDown、 右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标） 第21页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一9.放映时退到上一张幻灯片 退到上一张幻灯片: P、PageUp、左箭头、上 箭头

8、第22页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一10.终止幻灯片放映： Esc或“-”键第23页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一11.放映时鼠标指针的隐藏与显现隐藏鼠标指针：Ctrl+H显示鼠标指针：Ctrl+A第24页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一12.在播放的PPT中使用画笔标记：CTRL+P；擦除所画的内容：E键第25页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一13.控制放映时白屏或黑屏 上课时，如果想让学生的注意力集中到讲课上而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰，可设置为白屏或黑屏。 按一下“B”键会显示黑屏，再

9、按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。 按一下“W”键会显示一张空白画面，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。第26页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一14.窗口播放模式 在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中，往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，可是用鼠标点击PowerPoint幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下则必须使用“AltTab”或“AltEsc” 组合键与其它窗口切换。第27页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一 播放幻灯片时，先按住Alt键不放，再依次按下 D、V键激活幻灯

10、片播放，这时我们所启动的幻灯片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式了。这样一来，就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口进行操作了，如最小化和自定义大小等。第28页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第29页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一15.在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式1.切换到“幻灯片浏览”视图，幻灯片左下方会出现一个查看切换方式的小图标。2.单击想查看的幻灯片下方的图标，PPT就会对该张幻灯片演示一遍切换效果。幻灯片浏览视图第30页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一16.人工设置幻灯片放映时间间距1、选择要设置时间的幻

11、灯片。2、选择“幻灯片放映/幻灯片切换”命令，打开对话框。3、选择“换页方式” 栏下的“每隔”选项，在下方框中输入希望幻灯片在屏幕上出现的秒数。第31页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一4、如果要将此时间应用到当前幻灯片上，则点“应用”按钮，如果应用到所有幻灯片上，就单击“全部应用”按钮。5、对要设置时间的每张幻灯片重复上述步骤。说明：如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页，请同时选中“单击鼠标换页”和“每隔”复选框。至于哪个起作用，则以较早发生者为准。第32页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一17.幻灯片上做标记1、在放映时，单击鼠标右键，在打

12、开的快捷菜单中选择“指针选项”命令，在打开的子菜单“圆珠笔”/“毡尖笔” /“荧光笔”。2、如果你对绘图笔颜色不满意，还可在右击幻灯片时弹出的快捷菜单中选择“指针选项”命令，再选择“墨迹颜色”，你就可以挑一种喜欢的颜色啦。第33页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一3、做这些标记不会修改幻灯片本身的内容，在右键弹出的菜单中选择“指针选项”中的“擦除幻灯片上的所有墨迹”命令，幻灯片就复原了。4、如果不需要进行绘图笔操作时，可以再次在屏幕上单击鼠标右键，在“指针选项”中选取“自动”，就把鼠标指针恢复为箭头状了。第34页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一18

13、.利用PowerPoint上网 运行PowerPoint时也可轻松上网，而不用打开IE浏览器。方法是:在幻灯片视图下，单击视图工具栏Web可发现在工具栏上有地址栏，在此地址栏中输入地址即可上网，另外，它还将IE中浏览过的地址也记录于其下，做到了完全与IE的兼容。 第35页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一第36页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一19.播放多种音视频文件 在PowerPoint中往往通过“插入影片和声音文件中的影片（或文件中的声音）”来播放音频视频文件，这种方法不方便对音视频进行控制。第37页，共50页，2022年，5月20日，14点

14、33分，星期一 现在介绍一种利用Media Player控件控制音视频播放的方法。步骤如下:1. 在PowerPoint中插入Media Player控件， 具体方法： 打开视图工具栏控件工具箱第38页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一 选择控件“Windows Media Player”第39页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一 然后用“+”字形在PowerPoint页面上画出一个矩形，即嵌入一个Media Player播放器。 双击该播放器，或在拖画的区域内按鼠标右键在弹出的快捷菜单中选“属性”，出现控件属性窗口。第40页，共50页，2022年，

15、5月20日，14点33分，星期一2. 控件属性窗口中，在URL里面输入音视频文件名（包括扩展名）的地址，比如G:AA.mpg（建议使用相对路径），或点击“自定义”栏后的小按钮出现下图所示，输入或选取要播放的文件，若取消“自动启动”选项，则按播放按钮才开始播放。3. 幻灯片放映，看看是不是已经可以播放了。第41页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一20.插入Flash影片 单击“视图/工具栏/控件工具箱”，选择“其他控件/Shockwave Flash Object”，在幻灯片中用鼠标拖出一个方框，调整好大小。这样，我们用插入控件的方法插入一个Flash控件，选择当前控件，在

16、“属性”面板中作如下设置：“Movie”中填入所需的Flash影片所在的位置。第42页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一21.将Word文件快速转换为Powerpoint文稿 首先，打开Word文档，全部选中，执行“复制”命令。然后，启动PowerPoint，选择“普通”视图，单击“大纲”标签。第43页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一 选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行，按Shift+Enter。经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作。第44页，共50页，2022年，5月20日，14点33分，星期一最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。反之，如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按BackSpace(退格键)，重复多次，将所有的幻