公文写作与处理主要内容

1、第一章 公文一、选择判断说明题: 1、公文的产生与发展：恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作 人类文明的重要标志。P2在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代。周易系辞中说”上古结 绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治,万民以察”。三千多年前商代卮期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书，它是我国迄今 发现的最早的文书档案。P3西周:设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏。这说明,在我国，作 为国家管理工具的公务文书从它的产生到现在已有三四千年历史了。(5)自商周 战国期间长期汇集而成的书(汉初称之为尚书),其中收集汤诰、大诰、康诰的告民众书；甘誓、汤誓、牧誓等誓师词，命 令如文侯之命

2、等。尚书是我国最早的一部政治文件汇编本。P4秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“奏”， 是我国最早的上行公文。P4汉代及稍后，官府之间，平级官员之间的平行文种有“移书、关、刺、咨”的 使用；下行文则有“今、谕、制、教等。P4辛亥革命以后，南京临时政府内务部在颁发新的公文程式中，规定行用公文 分为“今、咨、旱、示、状”。P4汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，其中竹木的使用延续数朝,直至东晋未年，太尉桓玄下令公文才统一用纸。P52、文书、文件和公文：在机关日常工作活动中出现的文书、文件和公文这三个 概念的基本含义是一致的,都是公务文书。P

3、5-6(1)文书一词，最早见于西汉贾谊新书过秦(下)。汉代以后，文书作 为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。P7“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。P7(4)“文件”一词，大约在清代末年才出现。P7 3、公文的分类：(多选)(1)从公文的来源来划分可将一个机关的公文分为对 外文件、收来文件和内部文件三个部分。P14(2)按公文的行文关系划分：上行文、平行文、下行文三类。P151上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主 管部门所发出的公文，是自下而上的行文。2平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一 种行文。P163下行文就是上级

4、领导机关对所属的下级机关的一种行文。P16（3）按公文秘密程度和阅读范围来划分:秘密文件、普通文件、公布文件。国家 秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三级。（4）按公文的制发机关性质划分:法律、法规文件；行政文件；党的文件P17（5）按公文内容性质与作用来划分,可将公文分为指挥性公文、规范性公文、报 请性公文、知照性公文和记录性公文。P191指挥性公文:如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。2规范性公文: 如条例、规定、办法、细则、章程、规则等；3报请性公文:如报告、请示等；4知照性公文:如公报、公告、知照性通知、通报、函等。5记录性公文:如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日

5、志等。P195、公文的文种:（1）公文的文种也就是每一份公文的名称。如命令、决定、通 知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。（2）一份公文的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关 和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。（3）在1993年发布的国家行政机关公文处理中被取消的文种是指令、决议和布告。P22（4）2000年8月24日，国务院发布了新的国家行政机关公文处理办法规 定行政机关公文文种有13种，为1命令（令）；2决定；3公告；4通告；5通 知；6通报；7议案；8报告；9请示；10批复；11意见，12函；13会议纪要。（多选）P22（5）1996年5月3

6、日中共中央办公厅正式发布了中国共产党机关公文处理条 例，规定党的机关公文文种有14种:决议决定指示意见通知 通报公报报告请示批复11条例12规定13函14会议纪要。（05.10 选）三、简答题论述题：1、什么是公文？公文的含义可以从哪些方面来理解？ P1答：（1）公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。（2）公文的含义可以从四方面来理解。1公文形成的主体是国家机关及其他社 会组织；2公文形成的条件是行使职权和实施管理；3公文是具有法定效力和规 范体式的文书；4公文是进行公务活动的重要工具。2、为什么说纸

7、张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破？ P5 答:（1）汉代以前，文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、嫌帛等，这此载体材料所制成的文书，既不便于运转处理，也不便于保管，在一定程度上限 制了文书工作的发展。（2）公文用纸以后，大大方便了文书的撰制、处理与管 理，同时也使公文的种类、名称以全内容、形式越来越丰富多彩，从而极大地提 高了文书工作效率。因此，纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作发 展的重大突破。3、公文的特点有哪些？ P8（08.1简）答：（1）公文有法定的作者；（2）公 文有法定的权威；（3）公文有特定的效用；（4）公文有规范的体式；（5） 公文有规定的处理程

8、序。4、简述公文的现实效用？ P9 答：从每一份具体的文件来说，都有它本身的 特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。公文所具有的现 实效用是有一定的时间性的，任何公文都不是永远有效的，它还是着眼于现实效 用的。公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。5、 公文的作用？ P10答：（1）领导与指导作用；（2）行为规范作用；（3） 传递信息作用；（4）公务联系作用；（5）凭据记载作。6、如何确定和使用公文的文种（或确定公文名称的依据和正确使用公文名称的 重要性）？1P20（0310论）（07.1简）答：（1）公文的文种也就是每一份公文的 名称。（2） 一份公文

9、的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文 机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。（3）现行机关 的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目 的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准 确理解，影响公文的及时处理。第二章公文写作二、选择判断说明题：1、公文写作是代机关立言。P26 （1）公文写作是公文的起草与修改，是撰写者代 机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动。（2）公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。（3）公文的起草的组织可分别采用三种形式。1由一人准备、选取材料并构思布 局直至拟写

10、成文。一些小型公文,如简报、便函、事务性通知。2由多人共同讨 论、构思和准备材料，最后由一人执笔（是运用最普遍的基本组织形式）。3由 起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。重要会议的报告、总结， 重大的方针政策性决定、决议等。（4）讨论修改。讨论修改是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。“善 作不如善改”，好的公文往往是改出来的。P282.发挥公文效用，把好公文质量关：（1）公文质量主要体现在公文的思想内容与 文字表达两个方面。P28 1在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。2在文字表达方面， 应该结构严谨、语言精当、行文规范。（2）公文效用是指公文对机关公务活动

11、所起的作用。其作用是1领导和指导作用， 2法规和准绳作用，3沟通和联系作用；4依据和凭证作用。P29 （多选）（3） 公文质量的好坏，直接关系到公文效用的发挥。P293、机关领导要亲自动手撰写重要公文。毛泽东同志经常为党政机关起草重要文 件，同时还要求各级领导也这样做。P29三、简答论述题：1、公文写作的特点？ P30答：（1）被动写作遵命性强；（2） 对象明确针对性强；（3）集思广益群体性强；（4）决策之作政策性强；（5）急迫之 作时限性强；（6）讲究格式规范性强。2、公文写作基本要求（论或简）？ P32答：（1）要保证公文内容在政治上的正确性；（2）要实事求是，在业务上符合客观规律；（3）

12、在文字表述上准确、鲜明、生动， 符合语法与逻辑；（4）公文起草要符合统一规定的体式与程序；（5）要注意选用书 写的载体与字迹材料。3、 公文写作的一般步骤？ P35 （论或简）答：（1）明确发文主旨。公文的中 心内容是什么；根据公文内容，准备采用什么文种；要明确公文发送范围和 阅读对象；明确发文的具体要求。（2）收集有关材料。收集、阅读和研究 有关的文件材料；深入下去，收集有关的实际材料。（3）拟出写作提纲。先 写什么、后写什么、分几个段落、几层意思。（4）认真起草公文。公文正文的起草应当注意哪些问题？ P37 （08.1简）1把 握公文主题，选好用好材料；2观点正确情况确实；3内容涉及的有关

13、部门要经 过会商取得一致意见；4文字表述要简练，交代问题要清楚。（5）反复检查修改。1关于主题的修改；2关于观点的修改；3关于材料的修 改；4关于结构的修改，包括公文总体结构的修正、起承转合的调整，层次位置 的改变，详略的更动；5关于语言的修改，准确、鲜明、精练、生动。4、公文写作人员应具有哪些修养和加强修养的途径？ P41答：（1）公文写作人员应具有的修养是：1政治素质好；2有一定政策理论水平； 3熟悉业务和机关工作情况；4有较宽的知识面；5有较好的文字功底。（2）加 强修养的途径是：1与时俱进勇于创新；2博览群书增长知识；3深入实践勤学 苦练。第三章公文的体式与稿本一、选择判断说明题: 1

14、、公文的体式概述：（1）公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。P45 （单选和多选）（2）公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效 性。P45 （多选）（3）建国以后,为继承解放区革命政权公文体式的优点,中共中央办公厅于觐 年 4月印发了关于文件纸型与格式的规定。）P45（07.10选）（4）、1999 年12月27日发布了新的国家行政机关公文格式，于2000年1月1日起实 施。P462、公文的文体，是指公文的表达方式和语体特征。P47（1）公文的表达方式：公文惟有兼用叙述、说明和议论三种表达方式，而以说明 为主。P481就具体文种而言，报告、请示、通

15、报等侧重于叙述;2法律、法规文件以及 通告、公告等主要是说明；3调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议。（2）公文的语言特点:准确、简明、庄重、得体。P52公文的特定用语主要有：1开端用语、2引叙用语、4期请用语、5表态用语 6过渡用语、7谦敬用语、8结尾用语P54-55（4）引用语。是指在写作中引用前人的现成语句来论证。一是引用名人名言；二 是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。3、公文的构成要素：办法列举了 16项，条例列举了 17项，但其中9 个要素是一般公文的固定组成部分（规定项目）为:1发文机关、2发文字号、3 标题、4主送机关、5正文、6

16、成文日期、7印章、8主题词、9印发机关和印发 日期。其他要素是否标注要视公文的具体情况而定。P584、公文的文面格式：公文的文正格式是指公文的各要素在公文文面上所处的位 置和书写样式。这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。P585、国家行政机关公文格式将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部 分。P58（熟记P90-94页，图3-2、图3-3、图3-4、图3-5、图3-6）（有综合题15 分）6、公文的眉首部分：置于公文首页红色反线以上的各要素包括,1公文份数序 号、2秘密等级和保密期限、3紧急程度、4发文机关标识、5发文字号、6签 发人等项。P59（1）公文份数序号：位于版心左上角顶格

17、第1行;一般由6位（不得少于2位） 阿拉伯数字组成，数字不足规定数时，前面用“0”补齐（2）秘密等级和保密期 限：分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。公文密 级的标注位置在文件版头右上角第一行。（3）紧急程度:是对公文送达和办理的 时间限度。标明紧急程度位置在文件首页文头右上角，需要与密级同时使用的于 密级之下，上下对齐。（4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式 文件时使用的的固定版式的发文机关标识。1它由发文机关全称或规范化简称加 “文件”二字组成。2位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约 占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。党的文件在间

18、隔线中间印上一 颗五角星。（5）发文字号：1指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代 字、年份（加六角括号）和序号组成），序号不编虚号。2几个机关联合发文， 只标明主办机关发文字号。3发文字号作用是：1统计发文的数量，便于公文的 管理；2在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。P63（6）签发人：签发人标识仅在上报的公文中才出现的，主要目的是为上级单位 的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使用。位置应平 行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。P637、公文主体部分：置于红色反线以下至主题词之间的各要素，包括1公文标题、 2主送机关、3公文正文、4附件、5成文时间

19、、6公文生效标识、7附注等项。 P64（1）公文标题：1由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，2省略情 况：A省略公文机关名称；B省略事由的；C机关名称和事由同时省略的。公文 标题的部分省略是有条件限制的，而且在任何情况下，文种是不能省略的。（2）主送机关：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理 或答复的对方机关。P66（3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意 图，是公文的核心。正文的结构一般可分为导语、正文主体、结束 语三个部分： 导语（依据式、目的式、原因式）；正文主体，是公文最主要部分，也是写 好公文的关键和难点所在。结束语，正文的结尾

20、。P68（4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料 名称及件数，应在正文下一行加以标识。附件同正件一起组成一份完整的公文。 附件应与正文一起装订。（5）成文时间，成文时间要用汉字书写，年、月、日 要写齐全。P73 （6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是 证明公文效力的表现形式。P74（7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号 括入，左空2字标识在成文时间下一行。P76（8）各单位在制发公文时，为堵住变造公文的漏洞，不得再采用“此页无正文” 的标注方法，以维护公文的完整性与法定效力。8、公文的版记。置于主题

21、词以下的各要素,包括主题词、抄送机关、印发机关和 印发说明等项，每一个项目之间都要用与版心等长的间隔线隔开，不能滥用或不 用间隔横线。P76（1）主题词，位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。 一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词，标引顺序是先标类别词, 再标类属词。（2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 P80（3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位 名称、印发日期和印制份数等。一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门，印 发时间以公文付印的时间为准。P81（4）无论是单式结构公文还是复式结构公文，版记（文尾）只

22、有一个，且应置 于公文整体结构的最后。P839、公文的特定格式是:信函格式、命令格式和会议纪要格式。P8310、公文的排版形式:是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的 外观形式。包括:公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、 用纸规格等。P8511、公文用纸尺寸与规格。公文用纸一般采用国际标准A4型。P85 12、公文的书写形式。正文中用数字表示多层次结构时，其标识方法为：P86 第一级用：一、二、三；第二级用：（一）、（二）、（三）；第三级 用：1、2、3；第四级用：（1）、（2）、（3）13、公文的装订要求。公文应左侧装订、不掉页。P8714、公文的文稿。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子， 包括草稿、定稿。P95（1）草稿。文件在定稿之前的历次文稿。草稿的特点是尚未定型、非正式、无效 力。P95（2）定稿。定稿上面的签发标记决定了它的效力，它是印制正式文件和日后工作 查考的直接凭证。从这一点上讲，它比正式文件具有更大的权威性。所以，公文 的定稿应与正式文件的样本一同整理归档保存。P96 （判）15公文文本。公文文本按不同用途可分为：P96（1）正本:是根据已签发的定稿制发的正式文件，正本最突出的特点是盖有发文 机关印章或领导人亲笔签署,以证实文件的效力。（2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（3）