01前期准备阶段06项目章程

1、目录1总则41.1制定项目章程目的41.2项目章程适用范围4项目组织管理体系4项目实施组织结构图4实施方项目组成员的角色与职责4粤海地产项目组成员的角色和职责8项目协调控制体系103.1项目计划制定体系1123项目主计划11周工作计划12项目沟通机制12项目周报13项目晨会与日报14项目问题和风险控制15问题和风险的定义153.3.2问题和风险管理的流程15项目文档管理体系16纸质文档163.4.2电子文档173.5项目考勤管理19关于考勤19关于请假19项目会议管理19会议邀约19会议纪要19会议待办19会议待办汇总20测试与确认20签署与交付20顾问离岗工作交接要求21顾问离岗工作交接21

2、项目结束整体移交21总则1.1制定项目章程目的按照项目预期目标和进度要求，把项目实施范围内的各相关，用项目管理的规章制度组织起来，通过调动、协调各方面资源，规避项目风险，确保项目顺利实施。1.2项目章程适用范围本项目章程适用于粤海地产 96 管理信息化项目。 项目组织管理体系为了保证粤海地产 96 管理信息化项目的顺利实施，更好地协调各方面的资源，需要制定粤海地产 96 管理信息化项目组织管理体制。2.1项目实施组织结构图2.2实施方项目组成员的角色与职责项目指导筹划本项目所需资源；项目进度及组织上的影响；促成层做出决定并通报项目实施中出现；快速做出决定，支持项目经理实现项目目标；在完成作为筹

3、划指导成员的主要职责时，具有最终所与决定权；当双方有时，协商并提出解决方案。项目总监对实现项目目标，取得项目成功负责；选择并指派项目经理以及组长；指明项目业务方向并对项目作出决定；项目的检查及主要移交的签收；对项目经理提供支持；建立并确保质量检查流程得到自始至终的。项目管理项目管理是项目工作组的常设工作机构，在项目指导及项目总监的下，主持项目日常工作；组织开展项目建设，保障项目所需资源，控制项目实施进度、质量、和风险，协调项目业务需求差异、协同推进项目进度；具体负责项目建设、管理和推进实施、项目进度、控制项目质量、定期组织召开项目例会，向项目工作组汇报项目进展情况。负责编制项目计划、资源计划、

4、合同、经费执行情况及考核方案；负责各专业组、上线和系统各实施方之间的沟通协调，问题提报项目工作组和项目总监协调解决；负责对项目进展、项目成员工作态度、工作质量进行监督、考核、奖惩。同时负责项目建设中，协核执行具体的质量监督工作；向客户提供有关项目风险的客观而独立的评估以保证实施的成功。项目经理为项目实施提供方法论；协助设立项目范围和目标；协调安排项目小组成员；帮助项目在规定的交付日期和重要的目标日期完成项目目标；与项目关联方协商项目变更；与项目指导沟通；向项目指导汇报整体项目进度；必要时帮助解决问题。组长与项目管理一起制定项目各阶段详细计划；理解粤海的业务与流程；与粤海的业务组长和关键用户紧密

5、合作，包括组织会议、搜集和分析业务需求、方案的和确定；确定业务需求和希望达到的目标之间的差异；支持客户方提出差异解决方案和流程；与客户方项目组一起，确定标准化业务流程和系统实施计划；确保本小组各阶段交付成果的质量；切换支持和上线支持。顾问理解粤海的业务与流程；与粤海的项目组成员和用户紧密合作，包括参加本小组会议、搜集和分析业务需求、方案的；定义并客户化配置粤海所需流程的需求；根据目标业务与流程，与粤海项目组成员一起配置并测试相关的功能模块；建立系统测试计划的概念，并与粤海项目组成员一起实施集成化测试；完成功能上的交付成果以及系统文档，如配置文档、蓝图文档等；实施过程中将相关知识传递给关键用户；

6、对粤海用户文档创建进行二级支持；切换支持和上线支持；必要时对项目组中任何任务提供帮助。技术组组长与项目管理一起制定项目各阶段详细计划；同项目管理一同完成技术需求计划，计划和管理技术服务范围和资源计划；负责系统的技术框架；确认项目中所需的技术种类；确定开发需求，与开发顾问一起确定开发方案；确保各系统之间无的传输及系统的可靠性；确保开发产品的质量。开发顾问协助创建开发标准和命名、开发和测试转换程序，界面程序和 用户报表，进行集成接口、客户化开发及功能增强开发等相关工作与各业务小组共同制定二次开发工作整体计划，保证开发进度和质量理解业务流程开发需求；在SAP GUI 内实现与本期业务流程相关的工作流

7、开发确认项目中所需的技术种类；保证项目中所需要的技术可以按时按质完成和交付；和其他项目一起完成必要的项目文档和交付物。技术顾问负责协调系统运行支撑环境（系统软硬件、网络)的建设与，数据库的整体规划和数据库的，应用系统的安全性管理和应用系统性能优化调整工作；保证项目中所需要的技术可以按时按质完成和交付；负责日常所需的技术支持；系统配置传输管理；和其他项目一起完成必要的项目文档和交付物。2.3粤海地产项目组成员的角色和职责实施方建议并希望粤海地产的项目组成员具备以下条件：项目指导核实业务驱动和措施成就的能力；核实项目没有偏离项目范围和计划的能力；高度支持项目经理和项目团队；及时的者；推动管理。项目

8、总监对实现项目目标，取得项目成功负责；在公司之间沟通协调；指明项目业务方向并对项目作出决定；项目检查及各阶段验收的签收；对项目经理提供支持。项目经理在公司和/或者其它关键联络/项目的相关领域有很强的影响渗透力；项目管理技能和批准项目团队制定决策的能力与实施方项目经理一起制定项目计划，安排资源以及对活动和进程进行质量检查；管理每天的项目事宜；与粤海方各组组长和关键用户合作活动；确认实施方顾问的交付成果；对项目行政事务需求与后勤部门沟通协调；交流沟通能力；良好的人际关系；配备专职的项目经理。业务组长及关键用户在各业务领域有很强的业务和运营知识详细描述粤海目前业务流程；与项目小组对关键事宜；衡量业务

9、流程可能性，并做出决定；对业务流程和需求进行重要性的排序；保证参与所有的工作并参与决策；对系统的客户化开发提出需求；进行单元测试；进行集成测试并对最终用户进行培训；在实施方顾问支持下建立最终用户操作文档；知识转移的吸收能力；交流沟通能力；良好的人际关系；与实施方顾问同进同出、同等对待。技术组用户（IT 用户）SAP技术基础设施上有很强的技术知识；在建立和管理开发活动、测试和运营环境上有丰富的经验；知识转移的吸收能力。交流沟通能力；良好的人际关系；与实施方顾问同进同出、同等对待。3项目协调控制体系项目协调控制体系的制定，主要以粤海地产管理信息化项目为指导原则，在预定的项目实施范围和预定的项目实施

10、周期内，保障项目每个阶段的各项任务能够按质按量地完成，并能够提交相应的阶段性项目成果。项目协调控制体系包含的内容主要有：项目计划制定体系、项目沟通机制（包括项目周报、会议沟通）、项目范围、问题和风险控制体系。3.1项目计划制定体系为确保粤海地产管理信息化项目的顺利实施，协作各方能够在合同的约定时间内完成预定目标，需要制定各类项目计划。为使计划的制定、提交与下发有程序保证，项目启动时需要确定计划制定与执行机制。项目计划分项目主计划、项目周工作计划二种。计划的执行情况主要通过每周的项目周报、未清问题来。不同的计划有不同的提交与下发程序。3.1.1项目主计划定义项目主计划。确定各阶段完成时间点，明确

11、各阶段内需要完成的主要工作。制定项目主计划由项目经理依据项目总体要求与项目进展实际情况制定；项目主计划原则上要求在项目准备阶段制定出台；项目主计划需要经过项目组审议通过。发布审议通过的主计划需要发布到各实施团队。变更由于以下两种原因需要变更主计划：项目进展过程发生变化，导致主要任务或时间发生变化的，需要变更项目主计划。项目进展到下一阶段。需要细化主计划中某个阶段的任务安排，需要变更项目主计划。项目经理负责项目主计划的变更。变更后的项目主计划需要项目指导一致审核。变更后主计划需要下发到各实施团队。下发后，原版本项目主计划失效。3.1.2周工作计划定义基于项目主计划，项目管理组制定项目周工作计划。

12、周工作计划需要明确工作内容、涉及的具体成员（包括顾问、关键用户）和工作时间。制定基于项目周计划，每周五上午 11 点前各专业组组长向项目管理组上报下周专业组的工作计划；周工作计划中涉及粤海地产会议安排时，在下达项目周计划前，需同相关进行日程确认，有日程时，须对计划进行调整和确认。发布每周五下午 3 点前，由项目组发布下周工作计划。发布格式为Excel。变更除非特殊情况，周工作计划原则上不作变更。3.2项目沟通机制会议是项目沟通的主要方式之一，为了确保会议召开的效率、积累会议的成果，特制定本规定：需要按时组织并召开周工作计划会议，由项目管理组协调确保应到会的参与；与会不得无故中途离开；会议事先指

13、定和会议纪要；应事先准备好供的Word 及 PPT 等文档；会议过程中，需要注意控制时间和问题的内容，与会的发言应言简意赅；对暂时不能在会议范围内解决形成未决问题后继续其他问题的；会议需要形成会议纪要，经与会的专业组组长指定专人转发至项目管理组。3.2.1项目周报“项目周报”根据工作计划总结本周工作、计划下周工作，对会议待办进行，也对问题和风险进行揭示。同时也披露考勤结果和各类交付的完成情况。（由各小组负责填写、PMO 负责整合）周报提交召开周报发布频率参与人内容每周五上午10：00-11：00PMO项目总监、总协调人、各业务条线业务组长、IT 组长和关键 、 组长汇报整体进展情况各小组汇报。

14、内风险及问题、谋求协同为主频率方式/格式内容/模板每周四晚上20：00 前组长FTP 服务器相应文件夹下按照周报模板，撰写各小组内容PMOFTP 服务器相应文件夹下按照周报模板， 撰写总结性内容3.2.2项目晨会与日报“项目日报”是各个小组根据当日工作情况进行填写，通过“项目日报”可以进行以“日”为的进度管控。（由各专业组负责填写、PMO 负责整合）日报提交晨会召开日报合并及发布专业组内碰头会、总结会频率参会人内容/模板晚18：00-18:30各内容 IT/对应顾问各组关键用户、IT及顾问当日完成情况频率发送人收件人方式/格式内容/模板上午12：00 前PMO全体项目组人员邮件日报模板频率参会

15、人内容/模板上午9：15-9：30PMO关键用户及 IT、IT组长、 组长和关键重要事项进度；重要跨组事宜协调频率发送人收件人方式/格式内容/模板晚20：00 前关键用户及 ITPMO邮件晨会模板频率发送人收件人方式/格式内容/模板每周五晚上20：00 前PMO全体项目组人员邮件略说明：“全体项目组”指项目指导、项目总监、PMO、所有业务条线业务组长及关键用户、IT 部门、所有专业组及相关。3.1项目会议管理所有项目中的会议均需遵守“闭环原则”，即会前计划、邀中留档；会后跟进待办，所有会议待办的执行将由PMO汇总监督。3.1.1会议邀约3.1.2会议纪要3.1.3会议待办3.1.4会议待办汇总

16、频率方式/格式内容/模板每天早晨10：00 前PMOFTP 服务器相应文件夹下会议待办跟进表模板频率发送人收件人方式/格式内容/模板每次会议当晚21：00 前会议纪要人PMOFTP 服务器相应文件夹下会议待办跟进表模板频率方式/格式内容/模板每次会议当晚21：00 前会议纪要人FTP 服务器相应文件夹下会议纪要模板频率方式/格式内容/模板每次会议前会议预约需指定会议、会议纪要人。会议负责跟进会议待办事项。3.2项目问题和风险控制3.2.1问题和风险的定义“问题”是指在项目进行过程中发现的、会影响到项目顺利完成的观点、看法，以及系统在实现阶段，由于系统配置、流程功能设计、权限设置、数据准备等原因

17、所造成的系统运行错误，均可囊括在“问题”范畴之内。“风险”是指可能影响项目进度和质量的事项。问题和风险的主要内容包括：任务和歧异已经超出项目范围；任务和歧异可能需要超过计划的时间与资源；来自外部的干扰（公司外部和项目外部相关部门），如果不排除，可能会影响项目按时按质完成。3.2.2问题和风险管理的流程问题管理流程各专业组顾问填写问题。各专业组顾问对问题进行详细解决；如果不能解决，请及时将这些问题提交给组长。组长需要在工作周报列示未决问题、阐述未能解决的原因及建议的解决方案。项目管理组对问题进行分析，组织。问题需向项目总监和指导汇报。风险管理流程各专业组对每周工作进行风险评估，形成风险评估；项目

18、管理组对风险进行审核确认：在项目管理组范围内能够解决的，由项目管理组制定方案并执行；项目管理组范围内不能解决的，由项目管理组提报备选解决方案，由项目总监和指导解决。除了项目未决问题和风险以外，事项备忘录是另外一个用于沟通的重要文档。事项备忘录由各专业组组长起草，协调用户意见并形成最终结论后，按事项备忘录签字格式要求，项目管理组双方进行签字确认后，交项目管理组备案。3.3项目考勤管理3.3.1关于考勤所有驻场均需进行打卡上下班。由PMO收集考勤信息。IT负责抽查统计信息结果的真实性。3.3.2关于请假所有请假均需由组长、IT 组长、PMO 批准，的请假将视为旷工。理论上，不允许事后请假。3.4测

19、试与确认测试原则：顾问执行测试；IT 执行验证及权限测试；IT 与关键用户进行单元测试；关键用户执行 UAT 及集成测试。3.5签署与交付签署交付物关系表如下：3.6项目文档管理项目管理组全面负责项目文档的收集和整理工作。各专业组可指定一名文档管理员，负责传递并管理本组在项目实施过程中产生的各种形式（文字、影像和等）的文档资料，分纸质文档与电子文档两种。3.6.1纸质文档所有签字件均需留存两份，一份由PMO 留存（签字原件），一份由粤海IT 留存（复印件）。交付物顾问IT关键用户业务组长实施粤海项目总协调人认认1）蓝图阶段1.业务蓝图2）实现阶段2.功能点设计3.测试4.验证及权限测试5.单元

20、测试3）集成&UAT 测试阶段6.UAT/集成测试4）培训阶段7.培训计划及手册5）上线准备阶段8.数据切换及导入9.数据切换及导出6）上线支持阶段7）验收阶段10.存档按文档类别、小组分类归档。3.6.2电子文档所有电子文档均需存放于的FTP 文件服务器集中管理，要求：文档更新，需当日更新至相关目录。目录按内容分、按小组分类。文档类型及规则如下： 文档范围及类型序号文档类型类型说明英文简称1计划与项目实施有关的总体主计划，项目周工作计划等。PLA2管理与项目实施有关的管理类文件，如项目管理制度等。3备忘录与项目有关的交谈，意见观点的陈述等文件。MEM4项目变更项目变更申请等。CHA5风险项目风险等相关文档。RIS6流程现有流程描述，将来流程描述，组织架构描述等文件。PRO7配置配置系统的所有相关文档。CON8培训所有与培训相关文档，如培训手册，培训，培训过程控制等。TRA9系统所有与有关的文件归档，系统架构设计管理等。SYS10周指每个专业组每周必须提交的周。REP11会议文件各种全体大会、重要阶段会议、跨组协商会议、本组较重要会议、均要由会议主办 委托专人，按标准的会议纪要样本逐项填写：会议 、内容、结