学校文书档案管理制度

1、 PAGE PAGE 6XXX学校文书档案管理制度2、公文必须按照公文写作的规则和要求用十六开拟稿纸和钢笔书写。合理应用文种， 格式符合要求，请示应坚持“一文一事”，避免请示报告混杂。3、发文必须按规定审批程序，经领导鉴发、统编号后行文，并做好发文登记。4、收到外来文件后必须先登记，传阅文件要合理安排，严格管理，做到及时、准确、 安全，并要做好催交、传阅工作，以免积压和散失。组织传阅时，应本着先急后缓、先领导后一般、先主办后协办、先办理后阅知的原则进行。5、凡本校人员外出公务活动中形成、带回的文件，均应交校长办公室收集、登记、归档，任何人不得据为己有拒绝归档。二、立卷归档1、本校在工作活动中形

2、成的各类文件材料（文书、教学、科技、声像、会计）均应及时收集、立卷归档。2、立卷工作要做到各年清，不得借故拖延和积压，按时完成每一年度的立卷归档任务。3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞一个中心工作， 要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。4、立卷归档的基本要求：（1）卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系。（2）归档的文件必须符合要求用16开纸，用钢笔书写，正件、原件要齐全。（3）卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。（4）文书档案的卷内文件应在每页的右上方编页号，科技档案的卷内文件在每页的右下方编页号。（5）案卷标题要简单确切，

3、符合“三要素”（作者、内容、文种）要求。5、归档时间：（1）每年五月底前必须完成上一年度的文书材料归档任务。（2）科研项目文件材料必须经鉴定后即立卷归档。（3）基建项目文件材料必须在竣工验收后即立卷归档。（4）设备、仪器的随机文件材料必须在设备开箱后即立卷归档。（5）会计档案中的报表在第二年的五月底前立卷归档，帐册和凭证必须在隔年的上半年立卷归档。三、档案保密1、严格执行保守秘密法和工作人员十条保密守则。（1）不该说的机密，绝对不说。（2）不该问的机密，绝对不问。（3）不该看的机密，绝对不看。（4）不该记录的机密，绝对不记录。（5）不在非保密本上记录机密。（6）不在私人通信中涉及机密。（7）不

4、在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。2、文件、档案、资料要专人专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，做好完全保卫工作。3、严格执行档案查（借）阅制度，档案内容一律不得外传。4、对内容密级高的档案，要经主管领导批准方可借阅。5、严格执行文件、档案销毁制度，做好销毁记录。6、违反保密规定或泄密者，要按档案法有关规定予以处罚。四、档案统计1、档案统计工作的要求：要有明确的目的性，要具有准确性，要保持连续性，要保证及时性

5、，要注意分析研究。2、档案统计的内容：库藏统计、清查统计、鉴定统计、移交统计、借阅统计、利用效果统计。3、档案统计的方法：绝对数的统计、相对数的统计、平均数的统计。4、考虑本档案室基础与档案工作需要，重点抓好库藏统计，鉴定统计、利用效果统计。5、档案统计材料均属归档范围，应加强档案收集、整理归档工作。五、档案借阅1、档案室是本校政档案集中统管理部门，并为学校及各教学部门服务。2、查（借）阅档案，必须填写档案查（借）阅登记簿，借阅时间一律不得超过二周，如有特殊情况可以续借手续，但重要文件必须当天归还。阅后一律退还本室，不得损坏和遗失。3、严格遵守保密工作条例，档案管理人员和借阅人员均不得泄密，对

6、密级高的档案，要经主管领导批准后方可查（借）阅。4、借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、 涂抹、添加文字等。5、凡要摘抄复制时，必须说明理由，经档案管理人员同意后方可进行。6、档案室要注意收集利用实例，做好档案利用效果登记。六、档案库房管理1、档案库房是保管学校档案的机要重地，必须严格执行档案库房技术保护管理办法，认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。2、非档案管理人员未经允许不得进入库房。3、档案库房内必须配备空调设备、去湿设备和灭火器材，并有专人定期检查其效果。4、档案库房内不得存放易燃物品，严禁吸烟。5、库房门窗必须保持坚固，出入库房应

7、随手关门，以确保库房的安全。6、调阅或出借档案，应严格执行本校制订的档案查（借）阅制度。7、适时做好档案库房的通风、除湿工作，并经常打扫，保持清洁卫生。8、对库房的档案，每年进行一次检查核对，并做好记录，发现可疑情况应迅速追查。七、档案移交1、严格执行档案材料统管理的原则，凡在本校工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。2、各部门在年终时，要按立卷类目将文件材料收集齐全向档案室移交。3、移交文件材料时，必须填写档案材料移交清单一式二份，双方各执一份。4、档案室应积极配合档案馆的接收工作，做好档案的移交。5、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。八、档案鉴定销毁1、档案价值鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案质量。2、销毁失去保存价值的档案应逐