国家秘书职业资格(会议管理)

1、秘书职业资格考试辅导四级秘书鉴定要点掌握会议议程、日程的拟定方法；熟悉会议议程与日程的区别；正确选择会址，布置会场、安排座次；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；第一章会议管理第一节 会前筹备拟订会议议程、日程；提供会议地点备选方案；布置会场和安排座次；发布会议信息；安排会议食宿；邀请嘉宾；准备会议资料、会议用品；安排会议礼仪服务；检查会议常用视听设备。1、会议议程会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。 会议议程是会议具体的概略安排

2、，它通过会议日程显示出来。 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；一、拟定会议议程、日程大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。一、拟定会议议程、日程2、会议日程会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3、会议议程和会议日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。示例分析一、拟定会议议程、日程工作程序1、会议议程的制定程序（1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的

3、时间 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式（5）决定会议决策的方式2、会议日程的编制方法（1) 应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 （2）须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。 （3）宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。 （4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 （5）保密性较强的议题，一般放在后面。 一、拟定会议议程、日程注意事项1、会议议程和日程的区别A、会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。 B、将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元

4、将议题具体化。（1）会议议程和会议日程的功能不同。 （2）会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。 （3）会议议程与日程必须吻合。 （4）会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。 2、正确处理会议临时动议会议议题模拟试题一单选一般会议议程的编制应在（）。A.日程表编制之后B.日程表编制之前C.会议筹备方案调整之后D.会议筹备方案编制之前模拟试题一多选会议的日程表大多包括（）A.时间B.序号C.内容D.地点二、提供会议地点的备选方案（一）会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外

5、界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、场地租借的成本必须合理。 （二）会议酒店的类型划分示例分析二、提供会议地点的备选方案会议场地选择的工作程序 1、 会议的目的与形态 2、 实质上的需要、与会者的期望 3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、 对会议地点进行确认5、签订书面合同 实地考察会议地点的注意事项 1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 3、不要出于个人原因再次参观酒店。 4、不要带家属同行参观。 5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。 6、要考虑另外一两家酒店

6、作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。 考试题型示例一多选1、要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素？（）A.会议拥有隔音设备B.谢绝访客参观C.关闭场内的手机、呼机D.调整会场扩音器的音量模拟试题一多选选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（）A.交通便利B.会场的大小应与会议规模相符C.良好的设备配置D.场地租借的成本合理三、布置会场和安排座次1、会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适 。 （2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 （3）中大型会议要保证一个绝对的中心。 （4）小型会场要注意集中和方便。 三、布置会场和安排座次2、会场整体布局安排

7、（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备。（4）布置装饰。三、布置会场和安排座次3、主席台的座次和场内座次安排P15主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。 三、布置会场和安排座次（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按

8、先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。 4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。 1胡锦涛、2江泽民、3吴邦国、4温家宝三、布置会场和安排座次（2）安排场内其他人员的座次 1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 2）中大型会

9、场内座次的安排。横排法。竖排法。 左后排列法。4、会场整体布局的类型 （1）较大型会场的座次安排。 （2）中小型会议的座次安排。 考试题型示例一单选小型会场内座位安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于（）A.接近入口处、正对门B.远离入口处、背对门C.接近入口处、背对门D.远离入口处、正对门四、发布会议信息（一）相关知识 1、会议信息的内容 会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。 2、会议信息的

10、类型 会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。 示例分析四、发布会议信息（三）工作程序 1、传递会议通知信息 2、分发传递会议文件 3、沟通传递会议有关情况 （四）注意事项 1、发布会议信息前要进行报审 2、要对媒体进行选择 *考试题型示例一多选2、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要（）。A.进行会商B.广泛征求意见C.由各部门分别提出意见D.由牵头部门提出主要意见四、安排会议食宿（一）相关知识 1、会议餐饮的常识 （1）餐饮安排的原则是：让代表吃好、住好而又不浪费。 （2）就餐大体上是一个标准，要适当

11、照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。 （3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。 （4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。 示例分析四、安排会议食宿2、会议住宿的常识 （1）要提前编制住房方案。 （2）长者、尊者、领导要适当照顾。 （3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。 （4）有时还要按地区集中，便于讨论。 （5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代

12、表具体情况列出住宿表。 （6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。 四、安排会议食宿1、安排会议餐饮 （1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。 （3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 （4）事先设计和确定就餐的凭证。 （5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。 （6）事先要准备好干净的饮食用具。 （7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮水、饮料的供应。四、安排会议食宿2、安排会议住宿 （1）安排方式的选择。 （2）预定会议住宿的程序。 （3）确定会议住宿的程序

13、。 六、邀请会议嘉宾（一）相关知识 1、会议嘉宾的类型 （1）组织方的上级领导和政府官员。 （2）企业的重要客户和各种利益相关方。 （3）社会名流和电影明星。 （4）对实现会议目标有潜在贡献的人。 2、嘉宾邀请的要求 （1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。 （2）要发出正式邀请函。 （3）要做到有礼貌。 （4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。 （5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。 （6）嘉宾人数不宜过多。 示例分析六、邀请会议嘉宾（三）工作程序（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工

14、作组负责组织实施。 （2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。 （3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。 （4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。 会议嘉宾的致辞七、准备会议资料、会议用品 （一）相关知识 1、会议资料的类型 （1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。 （2）会务资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。 （3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。 2、会议用品的类型 （1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。 1）会议内设备2）常用物资（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所

15、需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。 示例分析七、准备会议资料、会议用品三、工作程序1、准备会议资料（1）来宾资料袋 （2）会务资料（3）沟通资料2、准备会议用品 （1）检查空调设备（2）检查好灯光、扩音设备。 （3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌。 2、准备会议用品 （5）在每人座位前摆放纸笔。 （6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 （7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 （8）

16、会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。 （9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。 八、安排会议礼仪服务 （一）相关知识 1、会议的通用礼仪 （1）会议文书礼仪。 （2）迎送礼仪。 （3）参会礼仪。 （4）服务礼仪。2、主持人的礼仪 3、会议发言者礼仪 4、会议参加者礼仪 示例分析八、安排会议礼仪服务（二）工作程序 1、选择会议礼仪服务人员 （1）从组织内部员工中选择。 （2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。 2、分解工作程序 3、培训会议礼仪服务人员 （1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。 （2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。 （3）对会

17、议的设备和用品的使用常识培训。 4、准备服装用具 （1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。 （2）迎接一般的与会者不需要献花。 5、礼仪执行 （1）接待礼仪及程序。 （2）引领。 （3）乘车的座次安排。 模拟试题一多选对会议主持人评估的要素包括（）A.领导能力B.业务水平C.对会议进程的控制能力D.对会议时间的控制能力九、检查会议常用视听设备是否正常 （一）相关知识1、会议常用视听设备的选用音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。 常用的设备类型 对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。（三）工作程序 1、确定工作人员的职责。 2、预演和检查会场视听设备。示例分析考试

18、题型示例一多选（3级）对会议筹备方案进行全面审核，审核的内容应包括（）A.审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内。B.审核主持人的条件是否与会议要求相符。C.审核是否已有专人负责对特殊情况作紧急处理。D.审核是否有专人负责会议决议整理与处理。第二节 会中服务安排会议值班；接待新闻媒体；进行会议记录；收集与会人员对会议的意见和建议；印发会议简报；安排与会人员的集体合影。一、 安排会议值班（一）相关知识1、会议值班工作的内容 （1）值班电话记录。 （2）值班接待记录。 （3）值班日记。 （4）做好信息传递。 2、会议值班的意义 会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的

19、顺利进行。 示例分析一、 安排会议值班（二）工作程序 1、制定值班工作制度 2、明确值班工作任务 3、编制会议值班表 会议值班表应包括以下内容： （1） 会议值班时间期限和具体值班时间。 （2） 会议值班人员姓名。 （3） 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。 （4） 会议值班负责人姓名或带班人姓名。 （5） 用简明的文字表明值班的工作内容。 （6） 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。 二、 接待采访会议的新闻媒体 （一）相关知识 1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则 2、接待新闻媒体的工作内容 （二）工作程序 1、媒体人员登记 2、为媒体人员提供简单的会议材料 3、安

20、排拍照和新闻发布会等传统活动 4、安排媒体沟通会 （四）注意事项示例分析三、做好会议的记录工作和简报工作 （一）相关知识会议记录的内容（三）工作程序 会议记录的结构是：标题+正文+尾部 （1）标题。一种是会议名称+文种，另一种是文种。 （2）正文。首部+主体+结尾。 （3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。 模拟试题一多选会议记录的要求包括（）A.有言必录B.速度要快C.内容真实D.资料性强四、收集会议信息（一）相关知识1、会议信息的分类 1-1、按照会议信息的作用划分 （1）与会者信息。 （2）会议指导性、宣传性信息。 （3）会议议题性信息。 （4）会议主题内容信息

21、。 （5）记录性、结果性文件信息。 （6）会议的程序性文件信息。 （7）会议交流性文件信息。 （8）会议参考性信息。 （9）会议管理性信息。 1-2、按照会议信息的保密性划分 （1）保密性会议信息。 （2）内部性会议信息。 （3）公开性会议信息。 1-3、按照会议信息传递方式划分 （1）会议讲话信息。 （2）会议书面信息。 （3）会议声像信息。 四、收集会议信息2、收集会议信息的要求 （1）齐全。 （2）及时。 （3）准确。 （4）有效。 责任到人 履行登记严格保密 明确范围有针对性（三）工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。 2、选择会议信息的搜集渠道。 3、确定搜集会议信息的方法。 （1）

22、召集开会。 （2）提供书面材料。 （3）个别约见。 （4）会议结束时及时搜集。 （5）个别催退。 （6）按清退目录收集。 （7）限时交退。 模拟试题一单选清退会议文件资料时首先应（）A.办理清退手续B.确定清退文件资料的范围C.整理清退文件资料D.填写“文件清退登记表”五、反馈会议信息 （一）相关知识1、反馈会议信息的内容 （1）反馈会前信息。 （2）反馈会中信息。 （3）反馈会后传达落实的情况。 2、反馈会议信息的要求 （1）会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合。 （2）会议信息反馈的目的要明确。 （3）充分重视会议的反馈信息沟通。 示例分析五、反馈会议信息（三）工作程序 1、布置会议

23、信息收集工作。 2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。 3、建立定期的会议信息反馈制度。 4、做好会议信息的反馈汇报工作。 5、抓好会议反馈信息的落实工作。（四）注意事项1、会议信息的反馈时机2、选择会议信息的反馈形式第三节 会后落实会议文件资料收集整理的要求会议纪要的内容和要求；会议经费结算的方法；跟踪反馈落实会议精神。一、会议文件资料收集整理的要求 （一）相关知识 1、收集会议文件资料的要求 （1）确定收集范围。（2）收集要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道。 （4）履行严格的登记手续。 （5）注意保密。 2、需收集的文件资料 （1）会前准备并分发

24、的文件。 （2）会议期间产生的文件。 （3）会后产生的文件。 一、会议文件资料收集整理的要求2、会议文件的立卷归档 2-1、会议文件立卷归档的意义 （1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 （2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。 （3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 （4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。 2-2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。 （1）会议文件立卷归档范围 （2）会议文件立卷归档分工2-3、会议文件立卷的基本原则和方法 （1）会议文件立卷的基本原则。 （2）会议文件立卷方法。 2-4、会议文件立卷工作程序。 （1）大中型会议文件立

25、卷 （2）日常工作会议文件资料立卷。 示例分析一、会议文件资料收集整理的要求（三）工作程序 将收集的文件资料进行登记向上级总结、汇报情况甄别整理、分类归卷卷内文件的排列卷内文件的编号、编目填写卷内文件的备考表案卷标题的拟制填案卷封面移交给档案室清理-销毁不再利用的纸张。 （四）注意事项*考试题型示例一单选撰写会议总结应注意（）A.新颖B.及时C.效率D.前瞻性*考试题型示例一多选会议总结的目的是（）A.检查会议目标实现情况B.检查小组分工执行情况C.对比分析自我总结与集体总结D.奖惩相关人员模拟试题一单选收集会议文件资料的要求有（）A.确定收集内容B.确定收集人员C.确定是否归档D.确定收集范

26、围模拟试题一多选需要收集的会议期间产生的文件有（）A.通告B.决定C.议案D.会议记录二、 会议纪要的内容和要求 （一）相关知识1、会议纪要的种类 （1）办公关于纪要。 （2）工作会议纪要。 （3）协调会议纪要。 （4）研讨会议纪要。 2、会议纪要的内容 （1）会议情况简述。 （2）对会议精神的阐发。 3、会议纪要的拟写要求 （1）实事求是，忠于会议实际。 （2）内容要集中概括。 （3）要有条理。 整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成文。二、 会议纪要的内容和要求印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 会议纪要按印发范围和查看等级分发 （1）确定印发范围。 （2）确认接收者。 （3）签

27、发会议执行。 （三）工作程序 完善会议记录起草、编写会议纪要确定印发范围接收者确认领导签字打印成文印制、分发或归档保存。（四）注意事项三、 会议经费结算的方法 （一）相关知识1、会议的收费与付费方法 （1）收款的方法与时机。 （2）付款的方法和时间表。 2、会议付费的要求 （1）会议经费的名称要规范。 （2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。 三、 会议经费结算的方法（三）工作程序 通知与会人员结算时间地点清点费用支出发票核实发票填写报销单、将发票贴于报销单背面请领导者签字到财务部门报销与相关部门及人员结清费用。 （四）注意事项（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店

28、索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。 （2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。会议成本 四、跟踪反馈落实会议精神 （一）相关知识1、会议决定事项的传达 （1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。 （2）传达会议决定事项必须及时。 （3）传达会议决定事项必须到位。 传达方式2、会议决定事项的催办与登记制度3、会议决定事项的反馈（1）反馈的原则。 （2）反馈的重点。 （2）综合反馈。 四、跟踪反馈落实会议精神（三）工作程序 会议决定事项的传达会议决定事项的催办与登记制度会议决定事项的反馈。 （四）注意事项 （1）综合性的须由多部门共

29、同办理的工作事项。 （2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。模拟试题一单选会议决定事项的传达要求是（）A.实用B.审核C.建立催办制度D.及时到位考试题型示例一录像题2005年5月秘书四级考试录像二对1、能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。2、能够事先准备好与会人员的文件和茶水。3、能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。4、知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。5、在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。6、在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。7、在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。17、注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。错6、在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。9、情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。10、简报的印发日期应写在间隔线