学校档案材料立卷与归档规范参考范本

1、PAGE PAGE 10档案材料立卷与归档规范为加强学校档案管理工作，确保档案的安全，提高管理水平，最大限度的延长档案的寿命，长期有效为学校和国家积累档案史料，更好地为学校各项工作服务。各级档案管理部门、各归档文件整理单位分管档案工作的领导和专、兼职档案员必须认真做好本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交和保管利用工作。根据学校档案工作规章制度和上级的相关文件精神，专、兼职档案员的工作是学校档案工作的重要组成部分，每位档案员必须认真工作，全面、合理地收集本单位归档范围内的文件材料，保证归档文件材料的真实、完整、系统和有效；保证文件质量、组卷合理。各单位的行政一把手是学校档案建档、存档的

2、第一责任人，兼职档案员是单位档案工作的具体实施人，对学校的档案工作负有建档、归档并确保档案完整性的义务。档案馆将每年的兼职档案员及各单位的行政一把手进行存档，若以后发现漏存、丢失的现象将直接追究当年建档、存档人的责任。为确保学校档案的完整性，现将重新修订的各类文件材料归档范围发给你们，请遵照执行。为加快档案信息数字化进程，尽快将档案全文信息网络化，充分发挥档案信息网络化的现实功能，构建现代意义上的数字档案馆，根据教育部、国家档案局第27号令通知精神及高等学校档案管理办法实施手册中档案信息数字化要求，从2012年起各立卷单位移交到档案馆的档案一律上交文本和电子版两个版本，实现新立卷档案信息数字化

3、，并逐步完成我校档案信息资源数字化建设与开发利用工作。目 录一、党群类档案归档范围和保管期限表1二、行政类档案归档范围和保管期限表11三、教学类档案归档范围和保管期限表22四、科研类档案归档范围和保管期限表 32五、基本建设类档案归档范围和保管期限表35六、仪器设备类档案归档范围和保管期限表40七、出版类档案归档范围和保管期限表42八、外事类档案归档范围和保管期限表44九、财会类档案归档范围和保管期限表46十、人物类档案归档范围和保管期限表49一、党群类档案归档范围和保管期限表类目名称归 档 范 围序号内 容保管期限DQ11党委办公室DQ11党委办公室DQ11党委办公室上级文件1上级机关召开的

4、会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言永久2上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话永久3上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知永久4上级机关对本校调查或检查工作形成的重要文件永久5上级机关召开的会议非专指本校 主要文件一般性简报、发言和参阅资料长期短期6上级机关普发的文件 重要的一般的永久或长期短期同级外来文件7代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文永久8同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示永久或长期9同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的条例、规定、通知等短期本级文件10校党委工作规章制度长期11校党代会文件材料召开

5、党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等永久 = 2 * GB2 提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信长期 = 3 * GB2 参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样短期12校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论文件永久13校党委向上级有关部门的请示永久14校党委工作计划、报告包括调查报告、总

6、结包括经验总结永久15校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久16以校党委名义召开的工作会议材料永久17校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久18校党委负责同志在校内重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿永久19校党委工作简报、情况反映、工作信息永久20校党委大事记永久21党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时题词、讲话、报告等及声像村料永久22党群部门启用新印章的文件和印模及旧印章永久23党群系统重要统计材料永久24校党委保密、秘书工作的有关文件长期25校党委与有关机关联系、协调工作的来往文长期26重要的群众来信来访及处理材料有领导批

7、示和处理处理结果的长期27以校党字、党办字文号编制的文件永久或长期28其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期下级文件29校党委各部、委、分党委、总支、直属支部等党务一级机构上报校党委的工作计划、总结、报告、请示及批复党委保留原价和底稿，各上报单位保留复制件长期DQ11.12分党委总支直属支部1上级关于分党委、总支、直属支部工作的文件长期2分党委、总支、直属支部工作规章制度长期3分党委、总支、直属支部工作计划、总结、报告、请示及批复、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录、重要统计长期4分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期5分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长

8、期6以分党委文号编制的文件永久或长期7其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期DQ12纪检委监察处DQ12纪检委监察处1上级纪委关于纪检、监察工作的文件 普发的 针对本校的长期或短期永久2纪委、监察工作规章制度长期3纪委、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计永久4纪委、监察会议记录长期5党员处分、复查材料长期6群众来信来访及处理意见有领导批示或处理结果的短期7纪委、监察处立案调查、处理的材料长期8以校纪委文号编制的文件永久或长期9其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期DQ13组织部DQ13组织部1上级关于组织工作的文件 普发的 针对本校的

9、长期或短期永久2组织工作规章制度长期3本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计永久4组织部召开的重要会议、纪要、决定等材料长期5本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久6科级以上干部任免、调动、离休、享受待遇的决定、通知、批复永久7校级干部年度考评材料永久8副处级以上干部名册永久9分党委、总支、直属支部、支部改选报告、审批材料长期10分党委、总支、直属支部、支部委员名册长期11党员名册长期12关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期13发展新党员、预备党员转正的名册长期14党员和党组织情况统计年报表永久15党员组织关系转进、转出介绍信存根长期16先

10、进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料永久17出席市级以上党代会代表名单、登记表永久18表彰优秀党员、干部奖惩、考核、党员干部教育、党校工作形成的文字材料及离休干部材料长期19以学校组织部文号编制的文件永久或长期20其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期DQ14宣传部DQ14宣传部1上级关于宣传工作的文件 普发的 针对本校的长期或短期永久2宣传工作规章制度长期3本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计永久4教职工政治思想工作动态及调查材料长期5理论学习的决定、通知、计划、总结长期6反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像及图表永久7以学校

11、宣传部文号编制的文件永久或长期8其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期DQ15统战部1上级关于统战工作的文件 普发的 针对本校的长期或短期永久2统战工作规章制度长期3本校关于统战工作计划、报告、决定、通告、总结、重要统计永久4统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久5本校各级人大代表、政协委员名单册及审批材料永久6台、港、澳和侨务工作材料长期7各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期8统战工作重要会议记录长期9各民主党派任免本校教职工干部的通知永久10以学校统战部文号编制的文件长期或短期11其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期DQ16工会DQ16工

12、会1上级关于工会工作的文件 普发的 针对本校的长期或短期永久2工会工作规章制度永久3工会工作计划、报告、决定、总结、重要通知、重要统计长期4教职工代表大会的有关文件请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复、重要声像资料永久重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要贺电贺信、提案及办理结果长期筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证短期5表彰工会先进集体个人的材料、名单长期6处分会员的有关材料长期7工会委员会会议记录、纪要短期8工会会员名册及基层工会干部名册长期9上级有关计划生育工作的文件、本校计划生育工作的有关规定、计划生育工作计划、

13、报告、总结、统计年报表及办理、领取独生子女费等相关事宜材料长期10妇女工作材料长期11以学校工会文号编制的文件永久或长期12其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期DQ17团委DQ17团委1上级关于共青团工作的文件 普发的 针对本校的长期或短期永久2团委工作规章制度永久3团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计长期4团代会、学代会文件 = 1 * GB2 关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的决议和上级批复、重要声像材料永久大会议程、纪要、简报、重要贺电、贺信和提案长期筹备工作计划、总结、会议工作组材料长期5团委、分团委

14、、团支部、学生会干部任免通知长期6团组织、团专职干部统计年报永久7团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期8表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期9处分团员的材料及复查材料长期10批准入团、离团材料及名单长期11团干部名单、团员名册长期12团委会议记录、分团委材料长期13学生会文件、材料长期14本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期15团委牵头进行的重大活动的有关材料长期16社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期17以校团委文号编制的文件永久或长期18其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期PAGE PAGE 34二、行政类档案归档范围和保管期限表类目名称归 档

15、 范 围序号内 容保管期限XZ11校长办公室XZ11校长办公室XZ11校长办公室XZ11校长办公室上级文件1上级机召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言永久2上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话永久3上级机关对本校调查或检查工作形成的重要文件永久4上级机关召开的会议非专指本校 主要文件 一般性简报、发言和参阅资料长期短期5上级机关普发的文件 重要的 一般的永久或长期短期同级外来文件6代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文永久7同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示永久或长期8同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的条例、规

16、定、通知等短期本级文件9学校规章制度长期10学校年度、学期工作计划、报告、总结11校长办公会、校长书记碰头会议、党政联席会议记录、纪要永久12校务委员会委员名单、会议记录、纪要长期13以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知短期14全校性的工作会议、座谈会文件永久15校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿及声像资料永久16本校发展规划、计划及上级批复永久17本校向上级有关部门的请示及其批复永久18学校评估材料永久19有关全校性工作的调查材料和经验总结永久20学年报表、综合统计及统计资料汇编永久21行政启用印章的文件及印模永久22本校历史沿革、情况介绍永久23本校大事记、年鉴、简

17、报、信息、动态等永久24党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来校视察检查工作时的题词、讲话、声像材料等永久25学校领导同上级领导有关学校工作的重要来往信件长期26校庆工作材料校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等永久校庆活动的一般材料长期27学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料包括声像材料长期28学校组织的知名人士治丧活动材料包括声像材料长期29本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料长期30校史工作材料长期31校友工作材料长期或永久32群众来信来访文件材料长期33普选工作材料长期34车辆工作的有关材料短期35

18、以校字和校办字文号编制发布的文件长期36其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期下级文件永久或长期37学校各部、处、院、系、社、馆、中心等行政一级机构上报学校的工作计划、总结、报告、请示及批复学校保留原价和底稿，各上报单位保留复制件长期XZ11.12附属单位1上级关于附属单位工作的文件 普发的 针对本单位的长期或短期永久2附属单位工作规章制度长期3会议记录、纪要、简报长期4工作计划、报告、决定、总结、重要统计长期5关于单位内机构设置、变化的文件材料永久6干部任免文件及名册永久7教职工名册长期8副高级以上专业技术职称名录永久9以附属单位文号编制发布的文件永久或长期10其他有保

19、存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期XZ12人事XZ12人事XZ12人事1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11教师进修计划、安排、总结长期12教师工作量的规定及执行情况长期13教师业务考核材料 长期14人事工作各类统计表、报表永久15教职

20、工名册登记表永久16教研室、研究室正副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复按类归档，要求附审批表长期18教职工工资调整材料、名册长期19教职工转正定晋级、聘干聘用材料长期20教职工校内调动材料长期21本校教职工评残、工伤死亡抚恤等材料长期22教职工的调入有关材料包括转移行政、工资关系介绍信；教职工招聘、聘录用材料及相关批复长期23教职工调出有关材料包括转移行政、工资关系介绍信存根长期24教职工援外和支援边远地区材料短期25教职工退职、离职、解聘、出国的有关材料长期26教职工复职、除名的处理材料长期27教职工离休、退休的材料长期28教职工退休后重新工作的材料长期29教职工福

21、利工作长期30教职工商调函件长期31聘用校外其他人员来校工作的有关材料长期32教职工有关荣誉证书授予工作的材料长期33本校国家、省、市级劳动模范和先进工作者的重要材料永久34人民来信来访材料长期35以校人字文号编制发布的文件永久或长期36其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期XZ12离退休工作1上级有关离退休职工管理工作的文件长期2离退休职工管理工作的规章制度长期3本校离退休职工管理工作计划、报告、决定、总结、重要统计永久4离退休职工管理工作情况调查长期5其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期XZ13审计XZ13审计1上级有关审计工作的文件长期2审计

22、工作规章制度长期3审计工作计划、报告、决定、总结长期4审计工作统计年报及重要报表长期5审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文，以及审计意见书和移交处理书等审计公文长期6审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、证据、审计工作的底稿长期7审计工作方案，检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录长期8有关审计项目的请示报告、批示和会议记录长期9重要的来信来访和来访记录长期10扣交款和停止拨款，冻结银行账号通知书和回执长期11其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期XZ14保卫1上级有关公安保卫

23、工作的文件长期2保卫工作规章制度长期3本校保卫工作计划、报告、决定、总结、调查材料、重要统计永久4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7保卫工作简报长期8上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9社会治安、综合治理材料长期10其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期XZ15后勤管理XZ15后勤管理1上级有关后勤管理工作的文件长期2后勤管理工作规章制度长期3本校后勤管理工作计划、报告、决定、总结、重要统计长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5校

24、内房产及水、电、暖、燃气、道路等管网维修、改造的计划、报告、批复、合同、协议书、招标、投标、图纸等材料永久6征地批准文件、签订的合同、协议书及土地证书、红线图、拆迁补偿协议永久7本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图永久8有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果永久9产权证书永久10教职工住房产权管理的工作材料永久11防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期12爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期13师生员工健康状况调查材料及统计表永久14车辆工作的有关文件材料长期15其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期16承包合同、协议书、招标、投标

25、、租赁文件长期XZ15后勤管理中心1上级有关后勤服务中心工作的文件长期2后勤服务中心工作规章制度长期3后勤服务工作计划、报告、决定、总结、重要统计长期4饮食工作的有关材料短期5校园绿化、环境保洁工作的有关材料短期6其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期XZ16档案1上级有关档案工作的文件长期2学校档案工作规章制度长期3本校档案工作计划、报告、总结长期4档案概况、发展规划、藏品目录、重要统计永久5编研成果及出版物永久或长期6档案销毁报告及销毁清册永久7综合档案馆指南、全宗介绍永久8其他有保存价值的文件材料、声像材料、实物及电子文件永久或长期XZ16图书1上级有关图书馆工作的

26、文件长期2图书馆工作规章制度长期3图书馆工作计划、报告、决定、总结长期4图书馆概况、发展规划、藏书目录、重要统计永久5图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册长期6馆际间交流的有关材料长期7合同、协议书、招标、投标等文件永久8其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期三、教学类档案归档范围和保管期限表类目名称归 档 范 围序号内 容保管期限JX11教务综合JX11教务综合1上级下达的有关教学工作的文件材料 普发的 针对本单位的长期或短期永久2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面指示、规定、办法永久3学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研

27、报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5本专科联合办学材料长期6各类教学工作统计报表永久7上级关于学生工作的文件长期8学生工作规章制度长期9学生工作计划、报告、决定、总结、重要统计永久10学生工作典型调查材料长期11学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期12学生政治工作人员名单长期13勤工俭学的有关材料长期14奖学金、助学金评定材料长期15优秀毕业生、先进班级评选材料长期16毕业生集体照片、学士服照片永久17学生违纪处分材料永久18学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、毕业生登记表永久19党团组织档案永久20其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久

28、或长期JX12学科与实验室建设1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13招生1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期JX14学籍管理1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩单、成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料升级、留级、休学、复学、转学、退学长期JX15课堂教学与教学实践

29、1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排，校历表，课表长期3各系、科、专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX16学位1上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料永久JX17就业指导1上级有关毕业分配的文件材料长期2大学生就业工作规章制度长期3毕业生工作计划、决定、简报、总结、重要统计长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5就业报到

30、证存根领取签收册长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期JX18教材1自编、主编教材长期2各院系各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考资料包括声像材料及电子文件短期JX11.12JX研究生教育JX研究生教育1上级关于研究生工作的文件长期2本校研究生工作的计划、决定、报告、总结永久3本校研究生工作的统计材料永久4研究生教学规划、实施计划、会议记录、调研报告、简报永久5研究生教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久6研究生教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖

31、材料长期7非学历教育的培训班、进修班材料长期8硕士研究生学位论文及评审材料包括答辩材料、试验纪录等长期9研究生会的有关材料长期10委培、代培研究生的协议书、合同书长期11研究生入学登记表、毕业登记表永久12入学登记表、毕业生登记表永久13研究生学籍表卡、成绩表永久14研究生奖惩材料、学籍处理的有关材料长期15审核发放研究生毕业证书、学位证书的名册永久16各学科硕士生导师名册长期17研究生联合办学材料长期18研究生入学试题集标准答案短期19其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期JX成人教育JX成人教育1上级关于成教工作的文件长期2成教工作的计划、总结永久3成教工作的统计材料

32、永久4成教教学规划、实施计划、会议记录、调研报告永久5本校有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复、实验室建设计划、总结材料、实验室建设统计报表永久或长期6有关学籍管理的规定、办法长期7学生学籍表卡及成绩表永久8学生学籍变更材料升级、留学、转学、复学、退学长期9学生奖惩材料长期10教学计划、方案、大纲长期11毕业生合影照片及底片永久12审核发放毕业证书、学位证书名册永久13与外单位签订的重要协议书、合同书长期14学位材料长期15成教教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期16成教联合办学、非学历教育的培训班、进修班材料长期17其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期JX

33、二级学校学院JX二级学校学院1上级关于本校教学工作的文件长期2工作计划、决定、报告、总结永久3统计材料永久4教学规划、实施计划、会议记录、调研报告永久5本校有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复、实验室建设计划、总结材料、实验室建设统计报表永久或长期6有关学籍管理的规定、办法长期7学生学籍表卡及成绩表永久8学生学籍变更材料升级、留学、转学、复学、退学长期9学生奖惩材料长期10教学计划、方案、大纲长期11毕业生合影照片及底片永久12审核发放毕业证书、学位证书名册永久13与外单位签订的重要协议书、合同书长期14学士学位材料长期15教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期16联合办学、非学历教

34、育的培训班、进修班材料长期17其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期JX网络教育JX网络教育1上级有关远程教育的文件长期2本校远程教育事业发展规划、工作计划、总结永久3本校有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复永久4本校制订的有关学籍管理的规定、办法等长期5学生学籍表卡及成绩表永久6学生学籍变更材料升级、留级、休学、转学、复学、退学长期7学生奖惩材料长期8本校各专业教学计划、方案、大纲长期9毕业生合影照片及底片永久10审核发放毕业证书、学位证书名册永久11与外单位签订的重要协议书、合同书长期12学士学位材料长期13以远程教育学校文号编制的文件永久或长期14其他有保存价值

35、的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期JX教学各院、部、系、中心1学校关于本校教学工作的文件长期2会议记录、纪要、简报长期3工作计划、决定、报告、总结长期4开展各种学术活动的文件长期5与国内单位协作的材料长期6统计年报及重要资料长期7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期8有关现代教育的技术资料、图纸等材料限传媒学院永久或长期9校院网建设的技术资料、图纸等材料限网络信息中心）永久或长期10有关教职工、学生运动会的材料限体育学院长期JX教学类档案材料各单位自存1本科生毕业论文及评审意见长期2课堂教学材料、课程进度表短期3教师任课安排、教案长期4优秀实习报告短期短期5

36、本专业教学检查、调查材料及总结短期6教师工作量核算、登记材料短期7各类短训班、进修班、专业证书班学员名册、成绩单及发放结业证书审批表长期四、科研类档案归档范围和保管期限表类目名称归 档 范 围序号内 容保管期限KY11综合KY11综合1上级下达的有关科研工作的文件材料 普发的 针对本单位的长期永久2上级下达的各类科研计划永久3科研经费的申请、批复永久4科研项目经费使用情况报告短期5科研项目获奖材料包括奖状、证书永久6本校教职工自编或协编正式出版的专著，核心期刊上发表的论文，国家报纸理论版发表的文章，获奖的论文和专著；出版专著、发表论文的年度目录长期7科研成果汇编材料长期8科研年鉴及年报表永久9

37、本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪要、论文等有关文件长期10本校重要的科技工作会议文件长期11学会工作学术活动材料短期12其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料及电子文件永久或长期KY12完成并通过鉴定的科研课题材料KY12完成并通过鉴定的科研课题材料1科研准备阶段开题报告与课题调研论证材料长期任务书、合同、协议书永久课题研究计划长期计划执行情况、计划调整或撤销报告长期课题投资和预决算材料短期2研究实验阶段实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录含关健配方、工艺流程及综合分析材料永久数据处理材料，包括计算机处理材料如程序设计说明、框图、计算结果永久设计的文字说明和图纸底图、蓝图、机械设

38、计图、电子线路图等永久研究工作阶段小结、专题报告长期配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久样品、标本等实物、照片及目录永久3总结鉴定阶段长期研究报告、技术报告永久技术说明、使用说明永久论文专著永久成果鉴定书、评审意见永久成果鉴定会材料鉴定代表名单、会议纪录、鉴定意见、鉴定证书长期推广应用意见永久4申报奖励阶段科研成果登记表、报告表永久科研成果奖励申报与审批材料永久科研成果获奖材料奖状、奖章、证书原件永久专利申请书或证书原件永久成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料永久5取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料长期PAGE PAGE 45五、基本建设类档案归档范围和

39、保管期限表类目名称归 档 范 围序号内 容保管期限JJ11综合1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明永久5有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图与基建项目共存6基建工程统计表及财务预、决算表长期7基建工作年度统计报表永久8学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料永久9其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料永久或长期JJ12-1基建项目可行性研究1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJ12-2基建项目设计基础1工

40、程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12-3基建项目设计文件1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计长期4技术秘密材料、专利文件永久5关键技术实验永久6总体规划设计永久7设计评价、鉴定及审批长期JJ12-4基建建设项目工程管理文件1承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久2施工资质永久3环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气暖供应协议书永久JJ12-5基建项目施工JJ12-5基建项目施工JJ12-5基建项目施工1土地施工文件

41、 = 1 * GB2 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期 = 2 * GB2 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期 = 3 * GB2 原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期 = 4 * GB2 建筑材料实验报告长期 = 5 * GB2 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久 = 6 * GB2 土建施工定位测量地质勘察永久 = 7 * GB2 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久 = 8 * GB2 隐蔽工程验收记录永久 = 9 * GB2 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久 = 10 * GB2 分项、

42、分单位工程抽量检查、评定长期 = 11 * GB2 交工验收记录证明长期 = 12 * GB2 竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件 = 1 * GB2 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期 = 2 * GB2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期 = 3 * GB2 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期 = 4 * GB2 隐蔽工程检查验收记录长期 = 5 * GB2 强度、密闭性试验报告长期 = 6 * GB2 设备调试记录短期 = 7 * GB2 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期 = 8 * GB2 系统调试、实验记

43、录长期 = 9 * GB2 管线清洗、通水、清毒记录短期 = 10 * GB2 管线标高位置，坡度测量记录长期 = 11 * GB2 中间交工验收记录证明，工程质量评定长期 = 12 * GB2 竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施工文件 = 1 * GB2 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期 = 2 * GB2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期 = 3 * GB2 调试、整定记录长期 = 4 * GB2 性能测试和校核长期 = 5 * GB2 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期 = 6 * GB2 操作、联动试验短期 = 7 * GB2

44、电气装置交接记录短期 = 8 * GB2 中间交工验收记录、工程质量评定长期 = 9 * GB2 竣工报告、竣工验收报告长期JJ12-6基建项目竣工验收1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久JJ12-7基建项目财务器材管理1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久六、仪器设备类档案归档范围和保管期限表类目名称归 档 范 围序号内 容保管期限SB11综合1上级有关仪器、设备、物质管理工作的文件长期2本校仪器设备管理的规章制度长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4本校

45、仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复长期6仪器、设备业务工作的综合性统计材料永久7其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物及电子文件永久或长期SB12仪器设备项目SB12仪器设备项目1申购报告、计划、论证报告论证会文件、记录等与设备共存2上级或主管领导批复和准购批示与设备共存3定购合同、协议及会谈纪要、记录等与设备共存4进口设备过程中有关的技术商务文件与设备共存5开箱记录及装箱单与设备共存6安装、调试记录和双方签字移交文件，保修单与设备共存7验收报告及文件材料与设备共存8索赔来往函件及结果文件、重大事故的调查分析及处理意见与设备共存9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录设备履历书与设备共存11技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存12其他有价值的文件、电子材料长期七、出版类档案归档范围和保管期限表类目名称归 档 范 围序号内 容保管期限CB11综合1上级有关编辑出版工作的文件长期2编辑出版规章制度长期3编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久4本校编辑出版工作年度统计报表永久5编辑出版部门管理形成的文件材料短期6其他有保存价值的文件材料、声像材