会议管理(半天版)

1、刘峰松会议管理为什么要开会为什么有人不喜欢开会为什么会议会拖沓、扯皮为什么开会时都喜欢坐在后面为什么开会时领导的座位都安排在前排我们有什么必须每时每刻都放不下的事我们为什么会放任别人议论自己的议题为什么我们心甘情愿地执行自己不在场的决议课前导入会前因素明确会议目标确定与会人员制订会议议程选择会议方式安排场地/设备会议/议程通知影响会议效率的因素会中因素准点开会营造氛围合理控制节奏遵守会议守则遵守人员角色遵守议程总结会议成果准点结束会议会后因素分发会议纪要会议文件存档跟进回忆决议高效会议的特征只有在必要时才召集好好筹划拟定和分发议程表事先分发发言大纲遵守议题、议程、时间一切按部就班对相关议题有经

2、验的人出席有评论、有归纳记录所有决定、建议和负责人会议流程通知开会准备会场、设备、资料签到入座准点开会（谁都不等）宣布开会再次强调议题、议程进入议程总结会议成果散会整理会场会议规范一般纪律提前进场不擅自插嘴不跑题不纠缠不中途离场不接听电话不走神不作其它事情不过分发泄情绪认真倾听仔细记录会议规范营造和谐气氛按照议题、议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的言论、资料帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的现象保持中立制止与议题无关的争辩与讨论制止纠缠与扯皮会议主持人守则发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口

3、吻自信在要点处加大音量与会者的责任会前确定议题与议程；议题与议程与与会各方协商；议题与议程必须明确；议题与议程易于执行与监控；与会各方提供发言提纲、时间；确立的议题与议程须正式通知与会方。 议题与议程的确立职责所在做事细致周到有一定诚信度对与会各方比较熟悉有能力组织会议资源会议组织者的确定主持人的确定有相当高的地位与与会各方有领导关系有较高的威望对议题有详细的了解逻辑思维与辩证思维严谨处事客观、公正能够对决议能否达成负责有发表意见的意愿 能够理解其他人的意见有立场、有原则有沟通与交流的技巧参加与自己有关的议题、议程（阶段性与会）参会人员选择上午8:009:00 发言的欲望尚未唤起，不宜让与会者

4、对提议有太多回应与分析 上午9:0010:00 适合一对一面谈，也是进行业务会谈的最佳时机上午10:0012：00 适宜集思广益下午3：005:00 最好不要安排会议尽量少打搅与会者按照正常工作安排已经安排好的工作会议的时间安排会议准备的5W1H WHY：会议目的WHAT：议题WHO：与会者WHEN：日期及开始/结束时间WHERE：地点、设施、设备HOW：规章制度邀请与会人员确认与会、请假、缺席的人员；提醒与会人员带上与会资料；确认会场；检查会议设备、设施准备背景资料准备会议发言大纲预先设定可能的冲突与应对方案会前准备将会议资料发到参会人员手上。如果是公司网站、OA上公示或者发到邮箱、共享文档

5、上的资料，必须要求每个人确认已经看到确认参会者阅读并且理解了资料会议资料会议准备工作核对单会议准备工作核对单了解会议的目的是否准备会议名签是否一定要开会是否安排交通工具确定会议的形式是否安排与会者住宿安排会议的议程是否发出了会议通知决定会议的时间确定视听教材确定会议的主持人确定辅助教材决定会议的地点准备会场周边位置图是否确认发言大纲是否要求与会者准备资料研究会场如何布置确定自己人的相关资料确定出席人数是否安排会后娱乐项目并做好事先通知安排出席者座位其它会议物料是否准备确认自己在会前收到的议程表对自己负责的议题充分了解，并有充分法资料提供给其它与会者除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中

6、主动提出建设性的意见努力去了解其他与会者对议程上议题的观点以及背景资料对于可能的反对者、疑问者事先沟通与会者的准备工作如何做开场白35分钟发言，系统简洁介绍会议目的等事项；内容：会议目的、议题与议程、时间安排、议事方式、纪律规则、指定会议记录者等可以寒暄，缓解与会者紧张情绪主持人的会议管理如何分配发言时间遵守议程依次发言提议、新观点在前提议、阐述时间充裕附和、复述时间短主持人的会议管理如何掌握议事进度遵守议程不求每人一次性有结论观点清楚了就行节奏紧凑不给跑题、扯皮以时间如何圆满结束会议必须有结论必须有方案必须有责任人必须有跟踪与监督承认分歧就解决分歧有议案会议控制宣布会议纪律；手机静音、震动、

7、关闭或不得使用手机；强调执行议程；跑题时及时纠偏；议程外话题记录在案。另选时机协商；不能决议的内容不的纠缠。执行完既定议程后再议；会议任务完成者可先行离开。意外情况处置非语言性暗示探询、总结、测试了解程度提醒议程将别人的话题带入议题非语言性打断重复问题短暂沉默如何对待会议中的麻烦制造者跑题者跑题者强调议程重申会议纪律短暂沉默否定者反问打断执行会议纪律过敏者点名发言重复问题自赏者提示议程暗示结束及时总结革命者重申议程、议题必须有决议，必须有人负责；决意要明确、可行；如果会议上暂时无法形成具体的决议案，可以商定会后的议事方式、时间；与会各方须遵守决议；缺席者视为自然认可会议决议；会议决议行文并发到

8、每一个与会者、相关方；会议中有不一致的意见，可以记录、存疑、再议。会议决议会议决策方式彼得 德鲁克决议法用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案开始讨论客观比较各提案优劣，避免意气之争估计各提案获益评估有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同对提案做适当的修正与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位会议决策方式四种群体决策权威决策最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定适宜：组织授权团队领导人作最终决策并全权负责不宜：当团队领导人希望团队成员接纳并支持决策时少数服从多数多数成员同意提案，以民主原则为基础适宜：时间有

9、限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入共识决策所有成员都不同程度地支持某项决议，每个团队成员都有否决权提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等注意：如果决策时间有限或团队成员不具备决策技巧时，决策难以形成会议决策方式四种群体决策无异议决策所有成员对决策完全赞同当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策无论团队具备怎样的经验，无异议决策都很难到处。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。会议文字记录资料重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录

10、者记录者的笔记流畅不失真会议记录内容全面而准确会议记录应有组织的整理将会议记录发送给与会者会议记录 记录者重要性仅次于主持人记录发言与决议维持议程观察员探寻真实的意思表达询问错过的词句引导面向议题与议程的讨论确认记录真实正确记录过程中的话术技巧会议跟踪主持者的跟踪请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失指定部门专职负责会议决议执行情况的跟踪；发现问题及时沟通、及时记录、及时汇报；需要调整对决议的执行方案时须征求相关方意见并知会跟踪责任人；跟踪必须闭环；跟踪必须针对结果有处置措施；跟踪结果、处置措施、处置结果在下次会议时公布。会后跟踪会议低效的原因时间安排欠妥：比如周一上午与周五下午临时会议太多，影响正常工