浅谈电子信息档案管理的风险控制方法

1、浅谈电子信息档案管理的风险控制方法【论文关键词】电子信息档案管理风险控制方法【论文摘要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，防止了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进展了讨论。目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多

2、种多样的功能，这为企业的办公带来了宏大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新开展意义重大。但是根据详细情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的缺乏，比方与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，假如没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的平安性，积极主动的制定一些防止风险的措施，以使信息资源更加平安。一、防止风险的措施提早预防，在风险还没有出现的时候就进展遏制是躲避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来施行控制

3、管理，来保证内部信息的平安可靠，主要措施有：积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而躲避风险的最好的方法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加平安可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案施行密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来施行管理控制，防止信息资源被一些外界因素干扰。制定一些制度。为了保证信息资源的平安性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进展预防，也可以根据需要受权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进展相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等

4、。及时消除风险。为了确保信息档案数据的平安性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面对待问题，那么就可以把问题解决掉。比方，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。及时进展预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是平安防护，其可以有效的防止信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的平安可靠。二、缓解风险的措施电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员

5、尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开场利用风险转移的策略进展缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定施行应变方案、灾难恢复方案、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进展电子信息档案的管理时假如发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进展及时的处理，这才是最为关键的。三、分散风险的措施在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的躲避

6、风险的措施就是转移策略，所谓转移策略本质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，可以从多个角度对风险转移的方法施行修正，如：修改配置形式、购置保险、外包给其他机构、或者与提供商签署效劳合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进展简化，再对原先施行的电子信息档案管理策略优化改良，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供给商互相协调，让供给商的平安效劳符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，假如外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档

7、案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。四、评估风险的措施当风险降临后，企业最需要做的就是积极采取措施进展处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了可以使预防方案更加科学合理，在对电子信息档案施行全面分析的根底上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要施行分析评估的根本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的本钱探析，有哪些适宜的控制防范方法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防方案。需要强调一点，假如机构中每个已被识别的弱点通过成认得以控制，这说明企业在平安防范工作中未能给予足

8、够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的平安管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进展评估中，为了确保档案信息的平安性，档案管理人员就必需要非常警觉，对于潜在的风险可以及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最校简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范方法，使电子信息档案的管理程度得以进步，这对于有效躲避风险和降低损失有重要的意义。参考文献1冯惠玲论电子文件的风险管理j档案学通讯20223：8112王兆