高效的会议管理技巧

1、高效的会议治理技巧第1讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的要紧目的确实是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是职员的梦魇；职员花太多时刻在无效率的会议上，不仅白费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议治理技巧”的中心议题。会议的意义1.会议是一个集思广益的渠道图11集思广益图如上图11,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的方法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意确实是开会期间不同观念相互碰撞

2、的产物。.会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图12组织或部门与会议3.会议是一种群体沟通的方式开会专门少是一对一的沟通,绝大多数情况下差不多上一种群体沟通。随着科技的迅猛进展，人们的沟通方式越来越多，现在人们能够通过Email、多媒体等种种形式进行沟通，然而,群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通适应。会议的目的开展

3、有效的沟通会议是一种多项交流，能够集思广益，实现有效沟通是会议的一个要紧目的。传达资讯通过会议能够向职员通报一些决定及新决策，也确实是讲向职员传达来自上级或其他部门的相关资讯。监督职员、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情况，了解职员的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及职员之间的矛盾。达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。图1达成协议与解决问题的6个步骤资源共享利用开会汇合资源，以期相互关心,共同进步。开发创意开发创意的会议目的突出反映在

4、广告公司、媒体公司中。通过进行会议，形成新的构思，同时论证新构思，使其具有可行性。激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。会议的种类会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展紧密相关。表1-会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬或批

5、判不人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。1.固定的部门会议2.全体会议.处理突发事件的会议.一对一会议会议成本的计算会议成本分为时刻成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是特不可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。1会议的时刻成本2.直接的会议成本.效率损失成本开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体治理效率的下降。由于治理效率下降而造成的损失，确实是效率损失成本。效率损失成本包括以下种情况:【自检】

6、请将下列相关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议至少每两月一次B、一对一会议随时、处理突发事件的会议按需要D、全体会议至少每月一次【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能关心我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风,造成时刻成本、直接成本及效率成本的损失。因此,每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。【心得体会】_第2讲会议效率不高的缘故及解决方案【本讲重点】会议效率不高的缘故及预防性治理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的缘

7、故及预防性治理1会议的通病效率不高小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些方法,他的方法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们考虑。专门多公司往往由于以下缘故,开会效率低下：公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管关于何时开会几乎都不征询职员的意见。这使得职员疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的职员，因为差不多与重要客户或政府官员有约在先，全然不能出席，这使得会议讨论专门难进行。而到场的人往往并非与议题关系最紧密的人，因此预备不充分或者全然来不及预备。时下有一句专门流行的话“最近比较烦”,对太多像

8、小王一样的职场人士来讲，这句话能够改为“开会比较烦”。开会之因此烦，用小王的话来讲,确实是“会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时刻,即使有决议，质量也专门低”，简而言之,会议效率不高。因此,查找致使会议效率不高的缘故就显得格外重要。会议效率不高的缘故会议效率不高通常由以下种缘故造成。在这7种缘故中,有种缘故是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种缘故是：主持人的技能、会议的地点以及会议的预备工作。表-1会议效率不高的缘故及具体表现项 次缘故具体表现（1）时刻会议安排在立即午餐的时刻，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2)地点会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。(

9、3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。()主持人的技能会议主持人缺乏阻碍力、讲服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。(）参会者的技能参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。(6）会议的预备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。(）开会的缘故、目的和结果开会的缘故、目的和结果在会议进行中突然发觉皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。预防性治理所谓预防性治理,事实上确实是防患于未然,将祸害扼杀于摇篮之中。关于会议来讲,做预防性治理，实际上确实是在开会之前,针对可能导致会议效率低下的各种缘故，一一做好预防工作,从而保证会

10、议的高效进行。【举例】以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的缘故,做一个全面的预防性治理。会议效率不高的缘故预防性治理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,幸免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、能够旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、阻碍力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的预备工作一定要提早做好具体的预备工作。开会的缘故、目的和结果在会议进行之前将开会的缘故、目的和结果通知所有的参会

11、者。【自检】请依照自身情况完成下列表格。(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？ 是 否(2)假如存在,请从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项,并提出改进意见。存在问题是否存在改进意见主持人毫无阻碍力是 否会议地点的布局让人专门有压迫感是 否会前预备不足,会议议题让人不明因此是 否会议总是选在午饭时刻进行是 否高效会议的八大特征与低效率会议相对的确实是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性治理,使立即召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议规范会议规范包含

12、3个部分：会议时刻安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。1.会议时刻安排的规范上午8-9点之间,正是职员从家到公司,预备开始一天工作的时候。那个时候的职员,心绪尚且混乱，还需一段时刻才能进入工作状态。因此,试图在这一时刻段进行会议、试图让职员回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间,职员差不多开始进入工作状态。在那个时刻段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午-3点之间,最适合调动职员集思广益。大伙儿利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。那个时段的职员开始进入一天当

13、中的倦怠期，人人希望立即回家,在那个时段进行会议往往会事倍功半。.会议规范本身会议规范是指大伙儿达成共识的会议守则。会议规范要紧包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时刻表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时刻。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要预备在会上发言。准时开始,准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应明白维护不人的尊严，不在会中羞辱不人，这条规则最重要，需特不注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”。会议结束-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控

14、,以保证会议质量。.固定的会议流程规范图21固定的会议规范流程固定的会议流程规范要紧包括一个中心、两个差不多点。（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词;阐明会议目的；交流会议议程；介绍时刻安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，能够分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议,具体包括：总结；安排下次会议。（2)两个差不多点两个差不多点是指会议的一头一尾,即会议开始前的预备和会议结束后的跟踪,这两个差不多点是最容易被忽视的。然而，它们却是保证会议成败的关键

15、。因此，一个规范的会议流程必须包含会前的预备工作与会后的跟踪工作。会前的预备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪打算，以及安排下次做汇报的人选等。【本讲总结】会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的缘故就显得格外重要。通常有大因素致使会议效率低下,针对这些因素,应在会前充分做好预防性治理。与此同时,清晰了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些,才能从正面引导我们如何提高会议的效率。【心得体会】_第3讲开会前的预备工作【本讲重点】是否要开会预备工作的作用1H W预备工作核对单主持人的预备工作是否要开会“机遇只偏爱那些有预备的头脑”。对一个人而言

16、，不管做任何事，假如事前没有做好充分的预备,那么等待他的必定是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议事实上在正式宣布开始之前就开始了!一次高效会议的第一步预备工作是确定是否确实有开会的必要性。那个确定工作看似多余,实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些全然不符合发生条件的“会议”提早落选，从而为高效会议的产生把好第一关。1.无需开会的“五个假如”图31不需开会的“五个假如”假如还有比开会更好的方法，即假如能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需进行会议,例如写纸条、打电话或发邮件等。这些方式可能在感受上不如开会那么痛快淋漓,然而却简洁有效，关于一些

17、问题的解决具有经济有用的优势。假如你是唯一能够做决策的人，那么一定不要白费自己和他人的时刻,召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次,决策既然只能由你做出，就无需聚拢他人集体讨论,结果又全盘推翻他人意见,这种做法只会既不利于解决问题,又容易令自己陷入尴尬境地。会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算,不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生,因为长此以往公司必定会不堪重负、得不偿失。必须开会的“五个假如”图-2必须开会的“五个假如”“听取部门汇报工作”最好采纳会议的形式,不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式,往

18、往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通,长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议,听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。表扬和批判是两种专门好的激励方式,而当众的表扬和批判具有更强的阻碍力。采纳会议的形式表扬或批判，有利于充分发挥表扬或批判的作用。在大会上当众表扬“明星职员”能够树立标杆,充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争;当众批判某些情节严峻的错误行为，有利于警醒职员，幸免同类情况再度发生。当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时,一定要进行会议，不能采纳邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下

19、、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化,才能促进协作,从而保证任务的及时完成。【自检】请你回答下列问题:一家合资工厂着火了,通过调查，缘故在于一名职员违反了操作条例,在车间内吸烟，因此导致火灾发生。(1）假如你是这家合资企业的生产经理,你要采取下列哪种方式处理此事:.一对一批判B.开会当众批判C.写检查处罚()你什么缘故这么做?预备工作的作用当你确定有必要召开会议时，首先要了解预备工作究竟有什么作用。只有认识到预备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好预备工作。一般来讲,会议的预备工作具有以上4种作用,它能够关心你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过

20、充分的会议预备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良好的会议预备工作能够关心你节约会议时刻，同时减少会议中可能出现的各种冲突,使会议井然有序、卓有成效。.1HW图331H 5W1H W是指会议预备工作需要特不注意的6个方面，用英文缩写表示为1H W。2.专门提醒依照统计调查显示,会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。那个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想,又能幸免因为人数过多,从而造成一部分人的消极参与。因此，会议的合适人数应该依照会议的议题、重要性具体决定。会议预备工作核对单会议的具体预备工作相当于会议的硬件,因此必须要面面

21、俱到。将这些具体的工作一一列出确实是一张会议预备工作核对单。这张核对单尽管数目繁多，然而却是会议成功的有效保证。会议预备工作核对单1、了解会议的目的3、确定会议的形式5、决定会议的时刻、决定会议的地点9、确定出席人数11、是否预备会议名签13、是否安排与会者住宿15、确定视听教材1、预备会场周边位置图19、确定自己人的相关资料、是否一定要开会4、安排会议的议程6、确定会议的主持人8、研究会场如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否发出了会议通知16、确定辅助教材18、是否要求与会者预备资料、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知以上2个条款是一般会议都应该注意的一些硬性因素,还

22、有一些因素专门容易被忽视，一定要特不注意:会场的布置需要特不注意:假如与会人员超过1个，会场最好布置成“”字型,主持人能够站在会场中央，如此有利于协调讨论;假如是全体会议,能够布置成阶梯教室的形式；5到7人的会议,最好安排成圆桌型，也确实是半岛型。主持人的预备工作1.主持人的个预备工作SWOT分析图3-4SWOT分析SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势;而“O”和“”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境(也包括你自身)可能带来的机会或是威胁。【本讲总结】一次成功的会议背后一定是特不充分的预备工作。高效会议要求我们循序渐进、按部就

23、班的做好会前的各项预备工作。不管是简洁明了的15W,依旧项目分明的预备工作核对单，都需要我们对其有一个全面而细致的了解及深刻的理解。好的预备是成功的一半,一定要做好会议的预备工作。【心得体会】_第4讲成功会议的五种策略【本讲重点】如何做开场白如何分配发言时刻如何掌握议事进度如何达成决议决策方式如何圆满结束会议如何做开场白如何分配发言时刻如何掌握议事进度掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度要紧包括2种方式：语言方式与非语言方式。1语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来操纵会议的议事进度。例如，面对一些特不容易滔滔不绝的发言者

24、，主持人能够凭借对其的了解,让其先发言，使其尽量缩短发言的时刻。具体做法如:“能不能用3分钟的时刻给我们简单的讲一下？”当他讲到5分钟的时候,你能够再讲:“嗯，差不多5分钟了,你讲的正是我们需要的。”或者能够采纳一带而过的方法,例如“你刚才讲的内容特不行,你对下一问题如何看?”如此就能够把他从一个问题带到另一个问题，或是能够转移讲话对象，如“你讲得专门好,坐在您旁边的这位如何看呢？”通过以上这些话语，即语言方式,主持人能够有意识的、合理的操纵议事进度。非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人讲多了或者不讲了，或者是讲得不够接着讲等。比如主持人

25、把目光转向不人，就可能是在提示正在讲话的人能够停止讲话了；不耐烦的敲桌子，也能够提示结束发言；用比较不礼貌的方式,如不停的看手表,也能达到同样的效果。语言和非语言这种形式的合理运用,能够做到有效的控场,使会议既可不能太短，也可不能太长，准时开始，准时结束。如何达成决议决策方式彼德德鲁克决议法彼德德鲁克是世界闻名的治理大师，他通过多年的学习研究,总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行,能够顺利达成协议。4种群体决策图4-1种群体决策.权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。适宜使用:当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用：当团队领导人希望团

26、队成员接纳并支持某项决策时。【举例】特不行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策。经理决定工作日程表,然后通知该小组。优点:决策迅速高效;在急需行动的情况下最有用;在权力界限明显的地点最有效。缺点:尽管可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到阻碍。2.少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时刻有限，而决策结果可不能对反对者造成消极阻碍时。注意:投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。【举例】团队成员投票同意一项新的工作程序。团队成员投票选举团队领导。优点:同意多数人对问题发表自己的意

27、见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票,相对迅速和高效做出。缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会阻碍一项决议的质量和执行。3.共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议,每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员方法的全面解决方法，能够提高成员实施决策的积极性,体现平等之风。注意:假如决策时刻有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。【举例】全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针。优点：保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会通过深思熟虑，从而产生高质量决议。缺点：达成一致需要相对长的时刻,并具

28、挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的倾听并理解他人观点；为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解,必须进行有效的推动。4.无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案特不重要,要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意:不管团队具备什么样的经验,无异议决策都专门难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。【举例】一陪审团认真研究法庭案子后，呈递一份无异议裁决书。优点:确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它;意见不和和冲突最低。缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍,达成无异议决策也许会花费专门长的时刻。无异议决策常常难

29、以做出。4种团队决策法【自检】请你完成以下连线题： （1)无异议决策 A、确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它;意见不和及冲突最低。 （2）权威决策B、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见。复杂的决议会通过深思熟虑，从而产生高质量决议。 ()少数服从多数决策、同意多数人对问题发表自己的意见。保证大多数获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。(4)共识决策、决策迅速高效；在急需行动的情况下最有用;在权力界限明显的地点最有效。如何圆满结束会议【本讲总结】会议的成功需要高超的策略。从会议的开始直至会议的结束，每一步都需要掌握得恰到好处,只有如此才能让会

30、议的高效变得万无一失。需要特不引起注意的是达成协议的具体步骤和做好决策的一些科学方法。策略是决定会议成败的关键因素之一，一定要深刻理解并灵活运用成功会议的5种策略。希望你的每一次会议都硕果累累!【心得体会】_第5讲会议中的沟通与反馈技巧【本讲重点】会议中的沟通会议中的反馈技巧会议中的沟通3种沟通图画1沟通漏斗图51沟通漏斗沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。对沟通者来讲，是指假如一个人内心想的是100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达内心1%的东西时，这些东西差不多漏掉了20%,你讲出来的只剩0%了。而当这80的东西进入不人的耳朵时，由于文化水

31、平、知识背景的关系，只存活了6%。实际上,真正被不人理解了、消化了的东西大概只有40%。等到这些人遵照领悟的0%具体行动时,差不多变成20%了。这确实是所谓的沟通漏斗,它的吞并功能可谓强大。然而，如此的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围,确实特不可怕。因此,一定要掌握一些沟通技巧，争取让那个漏斗漏得越来越少。沟通金三角图52沟通金三角沟通金三角反映的是一种换位考虑的思维模式。由图5-所示，在三角形的底端,“自己”和“对方”在两边讲话,你谈你的事儿,我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是可不能成功的;只有在金三角的顶端,只有开会沟通的双方采纳换位考虑的方式,使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对

32、方考虑，才能真正体会彼此的意思,也才能实现成功的沟通,因此沟通的关键在于换位考虑。3沟通的冰山模式图5-3沟通的冰山模式沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，然而大伙儿讲出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的5%20，隐含在水面以下的冰山体积,即对方真正想讲却没讲出的内容则占到80%95%。有效沟通原则沟通的成功得益于在沟通时，双方都有明确的沟通目标,同时有明确的时刻约束。在沟通过程中，彼此积极主动,善于倾听对方,注重双方的每一个细节，同时双方为达成目标而不断努力。只有掌握了这些沟通原则,才能促

33、进沟通的顺利进行。造成沟通困难的因素如何建立信任会议中的反馈技巧1反馈的两种方式反馈的两种类型图-4反馈的两种类型正面指导反馈积极的反馈是一种正面的强化指导,即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有确信行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。建设性反馈是一种劝讲指导，即一般意义上的批判。批判要特不注意方式，既要达到反馈的目的，又不能损害不人的自尊。下面介绍种效果较好的建设性反馈:3反馈时的特征4.如何同意反馈【自检】请在以下描述性话语中选出正确的反馈:描述性话语是否正确（1)你出生前我们确实是这么做的!是否(2）这确实是最佳解决方法。是否（3)这是目前为止

34、我所明白的最好的解决方法，你还有什么更好的建议？是否（4)为了按时完成任务,我要你如此做。是否见参考答案5-1【本讲总结】高效的会议离不开良好的沟通与反馈。沟通与反馈的良性进行是极其重要又极其困难的。因此，要深刻理解沟通的特征，沟通会遇到的障碍,也要学会如何进行巧妙的表扬和批判，如何理性的同意反馈，如此才能有效提高会议的效率。【心得体会】_第6讲主持人的会议治理技巧【本讲重点】倾听的技巧实际的讲话技巧倾听的技巧1.倾听的礼节倾听的礼节包括项内容：首先建议你学会倾听不人的故事,进而倾听不人完整的故事,而且最好能在听完不人完整的故事之后再发言。只有听完不人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人

35、的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情,也才能关心你做出正确的推断,以免犯下无法弥补的错误。倾听是有一定礼节的行为,一定要充分重视。【自检】某公司职员甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。谈话内容如下:职员甲讲:我想贷款买房，然而首付不够，因此专门苦恼。经理乙讲：不太着急，大伙儿能够帮你凑足首付,你还差多少钞票?职员甲讲:不行意思，我还差专门多钞票。经理乙讲：没关系的,你讲吧。职员甲讲:差120元。经理乙讲：啊.职员甲听到经理乙的“啊.”之后，就此闭嘴不语。这次沟通以失败告终。请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误？在倾听中经理乙以后应该注意什么问题？_充分注意了倾听的礼节,就能够

36、专门好的理解什么是倾听。倾听首先是一种治理技巧,这种技巧能够通过学习和锻炼得到提高。其次倾听是一种忘我的方式，让自我与他人在同一种话语背景中融合。2倾听的具体方法倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌,你的眼神要与交谈者相互接触,要使交谈者有一种被重视、在沟通的感受。另外还要发出一些倾听的声音,例如“确实是”、“好好”、“是如此吗？”“不错”、“确实”如此的话,这些语言会激励对方越讲越多,因为他会觉得自己是被倾听的。此外,躯体前倾也是倾听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还能够保证你不走神,你的躯体前倾时,会给被倾听者其专门受尊重的印象。倾听的关键则是重复和总结,因此也要做

37、好相关的记录。3倾听的误区倾听容易陷入以下误区，一定要格外注意：“倾听”小总结假如用两句日常用语来总结倾听的技巧,那你能够经常使用“我也有相同的经历”“假如是我的话”这两句话进入倾听状态,同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。事实上,这两句话的作用在于它能够使你置身于一种既合适表达自己感受,又能与不人融洽沟通的情境中，如此一来,身为主持人的你，因此能够在会议主持中游刃有余。会议中的讲话技巧会议中主持人要学会使用以下几种讲话技巧:展示。即主持人使用流利的话语把自己的方法展示给大伙儿。探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见,例如:

38、“后来呢？”“那结果如何样呢?”“那你到底什么意思呢?”“你能再给我们讲清晰一点吗？”评论。与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论,如“我明白你的意思了”“我认为问题是.”如此两者的沟通就能够顺畅进行了。建立。评论之后需要采纳“建立”的讲话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳,从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了,接着我们再进一步，第二个问题您如何看?”“那我们再深一步,你如何看待那个问题的成因呢？”“我们进一步具体如何解决那个方案呢？”测试理解情况。在会议中总有一些

39、人表示反对意见,关于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白,或者你认为大伙儿可能没有听明白,这时候就要采纳“测试”的问话方式，来测试一下大伙儿的理解情况。例如“刚才这位先生的发言大伙儿都清晰了吗?”或者讲 “您刚才是讲的那个意思,我理解对了吗?”这确实是测试的讲话方式,用其来保证大伙儿真正弄明白一些意见的实际含义。总结。在测试完理解情况之后,就需要总结,即把大伙儿的意见集中,例如:“刚才大伙儿讨论特不行，我来总结一下你们讲的是一、二、三”。排除与引进。排除是指拒绝某些与会者接着发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些讲话容易滔滔不绝,或是讲话总是跑题的发言者时,要将其关在门外，

40、立即其排除”。“排除”的具体方法是:“您那个观点太好了，那么您对下一个问题如何看?”或是“你那个问题回答得特不行，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀?”用这种问话能够达到一举两得的效果,其一是能够把你想排除的人排除出去,其二则能够让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把不人带进来”确实是所谓的“引进”。简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种专门好的讲话技巧,这两种技巧通常是连用的。就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议，要紧的目的是掌控会议时刻。一个会议进行到一定时刻时，主持人就要依照实际情况讲:“好,那个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们立即

41、转入第三步的程序”、“我们讨论这几个方案到底哪个适用?”。情景小案例人物主持人;与会者;与会者;与会者3;与会者4会议主题关于新年晚会地点、时刻、节目和抽奖礼品的讨论会议特色主持人讲话技巧太差,无法操纵会场，致使会议完全失败。主持人语录：1、开场白“我们今天的会议要紧是讨论一下新年晚会的问题,一个是确定一下晚会进行的地点、时刻;第二个确实是职员的节目;第三个确实是抽奖和礼品,大伙儿有什么意见呢？”评议：只明确了会议议题，会议时刻等因素只字未提。、“你们就全讲了。”评议：当25句其他人的发言之后,主持人方才讲了这么一句简短无力的话。、“我们是在讲今年的晚会,不是讲上年的晚会,最重要的是先把今年晚

42、会的情况定下来。”评议：当与会者1和与会者2争吵了13句话之后，经与会者提醒,才讲了这一句。4、“行行”评议：面对与会者和与会者2的争论，主持人只能随声附和。5、“今天先不讨论那个问题了,会议先到此结束,我们下次再通知一个会议,再开一个吧,我觉得今天的会议没结果。”评议：当不人还在讨论中时,首先放弃会议，表现了极大的无望。那个情景剧从反面讲明，假如主持人没有谈话技巧,对一个会议来讲是多大的灾难。显而易见，在如此的主持人的“统领”之下,会议一定是节节败退，无法挽回。因此,主持人一定要掌握高超的谈话技巧,如此才能有效操纵会场，使会议尽在你的掌握之中。【本讲总结】主持人的会议治理技巧要紧表现在两个方

43、面：第一是如何听；第二是如何讲。听和讲是主持人必不可少的两项技能。对听来讲,要掌握倾听的礼节、倾听的具体方法,要识不倾听的误区。就讲而言,要紧应学习8种讲话技巧。同时,要熟悉倾听和讲话时经常使用的一些话语,如此有助于主持人工作的顺利进行。【心得体会】_第7讲如何对待会议中的意外情况【本讲重点】与“Cicad蝉”相遇与“Shrk鲨鱼”相遇与“Donky驴”相遇遭遇“abi Trcn兔子般追踪”与“ab螃蟹(跑题者)”相遇与“Cia蝉”相遇与“Shr 鲨鱼”相遇与“Donky驴”相遇遭遇“RbbiTrakig兔子般追踪”与“Cra 螃蟹(跑题者）”相遇【自检】请做以下推断题:()“兔子般追踪” 的

44、发言者往往喜爱挑战现有程序。(）()具有“螃蟹”性格的发言者,具有专门强的防备心理。（)(3)“鲨鱼”性格的发言者适应于给予消极的、否定的意见。()(4）保持短暂的沉默能够应付在会议中打瞌睡的人。（)情景小案例地点:某公司会议室人物:主持人;与会者1“蝉”; 与会者2“鲨鱼”；与会者3“兔子”;与会者“驴”；与会者5“螃蟹”会议议题:职员晚会的时刻、地点、节目单和抽奖内容。会议内容如下主持人讲：今天会议的要紧议题是立即进行的职员晚会，会议时刻局限在小时之内,我们要决定4项内容，即晚会的时刻、地点、节目单和抽奖内容。下面请大伙儿各抒己见。评议：主持人开场白可谓简洁明了，分不指明了会议的主题、时刻

45、。与会者“蝉”讲：我先讲吧，我觉得像节目方面,依旧由各小组自己报上来，然后由谁负责汇总，再从中挑一些好的，最后把节目确定下来。抽奖活动是晚会重要的一环,我们一定要抽的让大伙儿都快乐。要达到那个效果，我觉得去年那个抽奖就挺有意思,我抽中了一台彩电，而张总只抽到一支钢笔，把我们给乐坏了。地点的选择也专门重要，去年选择的地点就在公司楼底下的一个迪厅，我觉得气氛不太好，要紧缘故是天天从那儿通过,没有什么奇妙感，也没有新奇感，我觉得挺没有意思的。我建议去一个比较远的，高雅一点的，我想比如讲什么中央电视台梅地亚宾馆,或者是去清华紫光国际会议中心,那个地点才与我们的身份相符嘛,是吧!评议：像“蝉”一样的与会

46、者,讲话漫无边际,滔滔不绝,符合蝉的本性。一定要操纵其发言时刻。主持人讲:好好,我明白你的意思了,你讲的事实上特不行,你想总结的是地点和抽奖是特不重要的,其他是不重要的。“蝉”讲：对。主持人讲:感谢,那其他人有什么看法。与会者2“鲨鱼”:我不同意他的看法,地点和抽奖这些差不多上次要的，既然是一个晚会,主题应该是节目,节目搞得好与坏能决定整个晚会质量如何,是不是能够引起大伙儿的兴趣。所有的职员在一块,对去年一年做一个回忆，对来年做一个展望,在这一气氛之下，也能凝聚团队的这种战斗力,因此我觉得这些东西都无所谓,只要不是太严肃的地点就能够，时刻的话那个只要是临近春节的几天都行。评议：与会者2是属于“

47、鲨鱼”性格的发言者，有攻击不人的倾向；总是给予消极的、否定的意见。与会者“兔子”：咱们现在讨论一下礼品发放的问题。评议：与会者3是属于“兔子”性格的发言者,总是提议不同的程序。主持人讲:礼品的发放,你建议我们从礼品发放开始讨论，我们看看能不能如此，既然他们两位都讲到了时刻、地点，我们不妨先按照那个顺序讨论，然后立即讨论那个礼品发放的问题,好吗？评议：主持人要采取以下方式应付如此的人:确信他的贡献或是重申能够先试用现在的程序,如不奏效，则立即按他的方法实施。与会者3“兔子”：不，既然开晚会,节目依旧专门重要的，不如从节目单开始。主持人讲：我明白你的意思，但是我明白小王特不有表演天才,因此他更看重

48、节目，是吗?假如我是你的话我跟你一样的心情,我特不想把节目定下来,那我想不妨把时刻、地点确定一下，时刻大伙儿有没有异议，确实是元旦,新年的一月一号那一天,小王你觉得呢?与会者1“蝉”讲:我同意，我觉得元旦那天能够。主持人讲：好，那么地点，梅地亚宾馆?与会者2“鲨鱼”：迪厅。与会者“蝉”讲：迪厅，又讲到迪厅,迪厅有什么好的？又像去年一样。与会者2“鲨鱼”：迪厅有什么不行啊?与会者1“蝉”讲:又像去年一样闹得有的同事都扭了脚了。与会者2“鲨鱼”：他是太快乐了扭的脚吧。与会者1“蝉”讲：扭脚确实是破坏了气氛。与会者“鲨鱼”：那个情况里面,不能没有一点点失误或一点点小插曲呀,搞节目的不求十全十美,而是

49、讲通过晚会来使大伙儿产生一种团队的凝聚力，这是最要紧的。主持人讲：好，感谢,感谢,你们两位的沟通临时就到这儿。我们想听听这位如何看呢,一直没有讲话的这位。评议:主持人及时打断了与会者1和与会者2的争吵,幸免了大会开成小会。与会者4“驴”讲：我觉得去年搞的挺好的啊,我们大伙儿就照去年的活动那样模式就行,在节目上做一下改变就能够了。主持人讲:您的意思确实是不要什么变化,一切按老路子办?与会者4“驴”讲：觉得去年挺好的。主持人讲:好，那最那边的那位，如何样看?与会者“螃蟹”:就按你们讲的办吧。主持人讲:按照我们那个讨论,确实是讲按照去年的模式,一会儿在会议的结束时大伙儿做一个表决,你们各位考虑一下是

50、迪厅依旧梅地亚宾馆,最后以少数服从多数来决定,好不行?那下面呢我们要定一下节目，大伙儿有什么高见没有？与会者“蝉”讲:节目的话，我觉得依旧搞传统艺术,比如京剧呀，我们公司那么多京剧票友，那那个机会应该让他们露一手吧,或者是来一个什么独唱呀，或者是请几个比较有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，从观众席里面拉一个男同志起来对唱一段什么情歌啊那种节目,如此的方式比较好,互动性强。主持人讲：坐在最旁边那位女士同意吗?你同意吗?你刚才有没有听到他讲什么，他要请谁？与会者5“螃蟹”:同意。主持人讲：同意啊，刚才他要请谁呀?与会者5“螃蟹”：看起来是李谷一吧。评议:与会者5是典型的“螃蟹”性格的发言者。是会议

51、中的跑题者，适应于自己做自己的情况。主持人讲：好，那我最后再总结一下,我们这位先生的意思是讲请一些名人啊，比如宋祖英呀,我提议,因为我们会议只有一个小时，我建议大伙儿不做其他的情况,我们集中精力把这件情况来定一下，刚才时刻、地点我们差不多上差不多确定了,现在是节目单,最后一个议程是抽奖和发放礼品，略微集中一下精力,还有什么看法,关于节目单最后再讨论1分钟。评议:主持人主动示意让大伙儿集中精力开会，如此的方式有利于应付会议中的跑题者。总结:会议还没有结束，然而最终取得了成功，形成了令大伙儿都中意的决议。这要紧得力于这次会议主持人的会议技巧，从“评议”我们能够清晰地认识到会议中可能出现的各种意外，

52、这要紧是由一些比较有特色的发言者造成的,他们的表现特征在那个小情景剧中均有展示，主持人针对这些意外表现出了极高的处理技巧，值得从事会议治理的每个人认真学习。【本讲总结】主持人在会议中往往会遇到一些意外情况，这些情况要紧是由5种具有典型特征的发言者所引起的。因此,要熟悉这5种发言者的具体表现，要掌握应对这些意外情况的对策。每一类专门的发言者,都有其明显的表现特征；每一种由他们引发的意外情况,都有相应的对策，这些对策掌握程度的深浅,会直接阻碍会议的效果。【心得体会】_第讲主持人与参会者的守则与责任【本讲重点】主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任1.具体的守则与

53、责任主持人作为矛盾调停者的失败表现参会者的守则与责任1.参会者10大守则2参会者的责任表1参会者责任一览表时刻参会者的责任开会前依照个人的观点研究问题依据提供的资料预备论证的材料记下开会的日期、时刻、地点做好在会议中尽量表达的心理预备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人紧密配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些情况未完成分配给自己的任务如何完成【自检】请将下列命题归类,分不放入各自所属的圈内。(）营造和谐气氛（2)积极发表自己的见解(3）尊重不人，幸免出现会中意见一边倒的情况(4)依据提供的资料预备论证的材料(5)依照个人的观点研究问题(6）保持中立态度

54、如何处理会议中的冲突图-1冲突的二维模式图81是一个坐标系,反映了面对冲突时人们各种各样的反应。那个图的纵坐标分为决断和不决断,横坐标则是合作与不合作。它反映了冲突发生时,个人的选择情况。个人是选择满足自己依旧满足不人,也确实是选择决断依旧选择合作。依照那个坐标,介绍5种处理冲突的方法。从而了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾,处理冲突,达成会议的最终结果。暴力型。暴力型属于特不决断的那一类，面对冲突的时候,处理人往往以个人意志为主,立即独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。然而在一些特不紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。迁就型。迁就型一味地放弃自己

55、的要求,一味地满足对方的要求,迁就型又称为适应型。回避型。回避型既不决断,又不合作,而是回避矛盾。协作型。协作型是最理想的类型，能够做到既满足自己的需求,又满足对方的需求。发生了冲突，促使大伙儿合作，共同解决冲突。妥协型。妥协型处于坐标的中间,属于“和事佬”。【本讲总结】主持人和参会者的守则和责任是不同的，各有侧重点,对会议而言都不可或缺。二者的权责划分一定要分明,如此才能更好的发挥其作用。在会议中难免会出现冲突，一定要了解解决冲突的几种模式,了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾、处理冲突，达成会议的最终结果。【心得体会】_第9讲会议记录【本讲重点】会议记录者的功能谁能胜任会议

56、记录者对会议记录的10大建议会议记录者的功能会议记录者要紧有4种功能。会议记录者特不重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。会议记录者的一个要紧功能是记录和维持议程所设计的程序。这一功能要紧表现在会议的事后跟踪那个部分。会议记录者在会议的过程中要紧负责记录、维持会议的议程所设计的程序，能够起到“和事佬”的作用。会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或一般的文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的职员去做这项工作。因为如此做能够关心公司培养后备人才（那个地点专指那些今后能够去做主持人的人才)。而且,在那个问题上

57、，主张要由不同的职员轮流担任会议记录者,而不是由固定的部门秘书来专职担任,因为这一做法有助于锻炼一群人,而不是一个人。观看预防功能。会议记录者的观看预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来讲，会议记录者能够以一个旁观者的角度来观看会议中是否存在一些误区，同时能够从旁对主持人做出提醒。例如,能够清晰地观看在会议中哪些人发言过长,哪些人尚未发言,并对这些情况做好相关纪录,以此来提醒主持人。因此,最要紧的观看预防功能体现在他能够警醒主持人幸免走入以下3大会议误区：第一误区社会性懈怠社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例,许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过”那

58、个名词，事实上那个名词代表的意义并不是真正的全体意见一致，而是一种群体性的漠视结果。大多数人关于主持人或发言者提出的问题不感兴趣或是不予理睬，听之任之，从始至终看起来是在一种参会状态，实际是处在一种参与的假象中。关于这种会议误区,身在其中的主持人和对答者均不易察觉，只有站在第三者角度上的会议记录者能够清晰看到,因此，它能够针对此种情况适时做出提醒,幸免会议作出少数人的决议，从而失去了开会的真正价值。第二误区从众心理从众心理确实是大伙儿都用一种声音讲话。参会者之因此会用一种声音讲话，不是因为站在真理的角度上,而要紧是因为规范性的从众压力。例如某个小团体或是专门有权威的某个人的阻碍力专门强,他们的

59、方法因为他们的阻碍力而对专门多个体产生一种强大的压迫力,迫使许多个体同意其决策。这种误区也需要类似会议记录者如此的第三者来观看发觉，并关心大伙儿及时预防。第三误区团体极化团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化,或者极好或者极坏。不管是哪种情况,都不利于形成客观的决议。会议记录者的客观立场能够关心克服这种误区。【自检】会议中特不容易出现社会性懈怠，即许多参会者始终没有进入会议状态，始终不发表意见,因此,往往阻碍会议决策的客观性。如何克服这种情况?什么缘故？_谁能胜任会议记录者许多传统的观点认为会议记录者是会议中最“简单”的角色,事实上这种观点已然落后了许多。会议记录者在现代会议中是仅次于会议主

60、持人的一个重要角色。因为，一名好的会议记录者能够增进议事效率，而一名不行的会议记录者不仅徒增误会，还白费时刻;一名称职的会议记录者不仅能认真倾听发言，而且能准确陈述听到的内容,同时记录好几项发言而不失误。因此,一名会议记录者需要同时具有多项才能:反应快。关于大伙儿提到的问题，能够迅速反应。写字快。做会议记录,写字速度因此有一定要求。知识面广。在做会议记录时,经常会听到一些专业术语,没有相对广的知识面,对这些专业术语，你可能既听不明白,也可不能写。这属于一个会议记录者的硬件能力。经历力特不强。会议记录者要能记住发言者所讲情况的前因后果,遇到一个专门复杂又冗长的问题时，更需要超强的经历力，否则，专