2022学院电话传真管理制度

1、第PAGE3页共NUMPAGES3页2022学院电话传真管理制度第一条电话管理(一)电话接打规范1、接听电话规范用语(1)“您好！安徽外国语学院_部门”(2)“请稍等，”(3)“对不起，他(她)不在，请打他(她)手机或改日再打”2、拨打电话规范用语“您好，我是安徽外国语学院的”3、接听原则接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。4、挂断电话尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。(二)电话记录及处理1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。2、要及时将电话记录内容转告当事人。(三)电话的开通(移机、停机)因工作需要

2、，由部门提出电话开通(移机、停机)申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。(四)电话故障处理1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。(五)电话费用结算1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。第二条传真管理(一)传真操作规范1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接

3、收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。(二)传真使用要求1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。第三条本制度由院办公室负责解释。2022学院电话传真管理制度（二）第一条为保证学院主管部门制定的规范性文件合法、规范，特制定本制度。第二条本制度所称规范性文件，是指学院主管部门在其职权范围内，以法律、法规、规章为依据，为实施行政管理

4、而制定的具有普遍约束力的行政规范。具体包括:1.以学院名义制发的具有普遍性、稳定性、强制性、规范性内容的办法、规定、意见、通知和决定;2.转发上级机关规范文件时，对有关问题又作出具体规定的转发通知；3.根据授权对规章及其他规范性文件中具体执行有关问题的解释;4.其他有关规范性文件。第三条学院主管部门制定规范性文件时，应当经学院主管法规的部门进行合法性审查后，报院长办公会议或学院党委会议审定。第四条学院主管法规的部门应在收到报审资料之日起十五日内进行审查。审查的主要内容包括:1.设定的权利、义务、责任是否与法律、法规、规章相抵触；2.规定的内容是否超出职权范围。第五条学院经审查发现的问题，按下列规定分别处理:1.设定的权利义务、法律责任与法律、法规、规章相抵触的，告知修改意见并要求重新报审;2.规定的内容超出职权范围的，告知具体修改意见。第六条学院主管部门制定的规范性文件发布