成本会计应用计算机入门和准备

1、PAGE 12计算机在本钱会计中的运用.PAGE 11第1章 本钱会计运用计算机入门和预备：.；第1章 本钱会计运用计算机入门和预备【内容简介】本章主要讨论本钱核算的普通流程和方法；Microsoft Excel和Microsoft Access的根本操作以及如何利用VBA使各项操作自动完成。本钱会计是运用会计的根本原理和普通原那么，采用会计的根本方法，对企业在消费和运营过程中发生的各种耗费和产品或劳务本钱进展延续、全面、系统确实认、计量、计算等活动。本钱会计是现代会计的一个重要分支，包括本钱预测、本钱方案、本钱决策、本钱控制、本钱分析和本钱核算等详细内容。其中，本钱核算是本钱会计的根底。本钱

2、核算的计算任务量比较大，计算工程很规范，并且根本上每月的任务是反复的，需求编制各种本钱计算或分配的表格。因此，本钱核算特别适宜采用计算机处置。但是，由于各类企业消费运营活动的内容不同，本钱核算的过程和方法差别很大，因此，购买商品化的、现成的公用本钱核算软件，并非是明智的选择。由于这些软件要么价钱过高、要么是不能顺应企业本钱核算的需求。除非是大型企业可以从企业信息化整体思索，实施ERP方案。普通的中小企业，本人动手，利用各种可以得到的价钱相对比较廉价的通用软件实施企业本钱核算，进而开展本钱分析、预测、决策、方案等，是一个适用、可行的实施方案。采用计算机来完本钱钱核算和本钱分析、预测、决策等义务，

3、离不开选择适当的运用软件。企业在选择运用软件之前，首先要对企业的实践情况和软件市场有一个整体的了解。软件市场上各种运用软件种类繁多，从运用上讲，可分为两大类：一类是运用面广泛的通用运用软件；一类是公用于企业会计、财务、管理方面的公用运用软件。由于通用运用软件运用的面比较广，操作比较规范、简便，价钱也比较廉价。对于中小企业，采用通用运用软件是一种明智的选择。1.1 运用Excel建立表格1.1.1 Excel操作界面和主要功能Microsoft Excel是微软公司推出的很有特征的电子表格软件，具有非常强大的数据处置、数据管理和报表制造功能。对于本钱会计人员，Excel是进展本钱核算、本钱分析、

4、预测决策的最重要的工具。Excel是微软公司Office系列办公软件之一，Excel有很多版本，从5.0版起，功能上曾经根本定型，只是在操作的界面和简便性上提高不少，在与网络的结合方面也有较大改良。本书主要引见Excel 2000。Excel的界面如图1-1所示。图 1-1Excel操作非常简便，但是功能却非常强大，运用面非常广泛，主要运用在财务、会计、统计、行政等领域。Excel的主要功能有以下几个方面：1表格制造。Excel可以编制各种款式的财务或统计报表，可以经过建立查询从各种数据库中直接取数完成表格的编制。2数值运算。Excel的公式和函数功能极大地方便了数字运算和数值处置，几乎可以完

5、成一切的财务和会计日常业务所碰到的各种数据加工、处置和计算任务。3数据分析。Excel的数据分析功能强大，可以制造各种分析方案和数据透视表，进展各种分析。4Visual Basic for ApplicationsVBA的运用。VBA运用在Excel，使Excel成为完全的开发环境，有时候仅仅运用宏录制器，便可以构建完美的宏，实现程序的自动操作。1.1.2 建立表格的格式操作Excel最常用的功能就是编制各种格式的表格，为了使表格更美观，更容易阅读和了解表格的内容，通常要对表格进展格式化操作。Excel把表格看成是各个单元格的集合，每个单元格的格式组成表格的整体格式。单元格格式操作主要经过运用

6、菜单栏的格式命令翻开单元格格式面板和运用格式化快捷工具条完成。格式化快捷工具条如图1-2所示。图 1-2运用格式化快捷工具条可以比较方便地对单元格进展格式化操作。但是，工具条提供的仅仅是一些常用的格式工具，要运用其他一些比较操作，就需求翻开单元格格式面板进展操作。单元格格式面板如图1-3所示。格式化面板有6个标签，其中“数字标签提供各种数字格式，包括数值、货币、会计公用、日期、时间等格式，并可以根据需求自定义各种格式。“对齐标签提供程度和垂直对齐方式、文本的缩进量、自动换行、文本方向、倾斜角度等格式功能。“字体标签提供字体、字形、字号、下划线、颜色、上下标等格式功能。“边框标签提供各种边框线的

7、设置、颜色、类型等格式功能。“图案标签提供单元格底纹图案和颜色等格式功能。“维护标签提供单元格锁定、隐藏和任务表维护功能。图 1-3表1-1是运用各种格式化工具编制的表格，其中，表格的标题采用“楷体字体、“粗体字形、18号字号、并且跨列置中。表内各行的标题和各列的标题采用“隶书字体、“规范字形、11号字号，表内的数字采用“Times New Roman字体、“规范字形、11号字号，一切单元格都居中。表1-1 南希公司年度销售情况表产 品一季度二季度三季度四季度全 年A产品25302563246312368792B产品24652856245618549631C产品2587268425437917

8、1D产品27092512263014259276合 计102911061510092587236870单元格格式化使表格更加明晰、更加易于了解。1.1.3 Excel的公式和函数Excel经过在单元格中输入的公式和函数进展数值计算或处置，一切公式和函数都是以等号开头，如“=A1-B1、“=SUM(A1:B12)。假设省略等号，Excel会将输入内容作为文字或数值处置。Excel的公式和函数依赖于单元格援用，单元格援用有3种方式：1相对援用。相对于输入公式的相对位置援用单元格，当含有公式或函数的单元格挪动或复制时，相对位置的列差和行差坚持不变。2绝对援用。是对于固定位置的单元格的援用，应在单元格

9、的列号行号前加上一个美圆符号如“$A$1，可以在援用时按“F4键，系统会自动加上“$。3混合援用。该援用包含绝对援用和相对援用，如“A$1的列为相对援用，行为为绝对援用。Excel的公式和函数有两种，一种是普通公式或函数，如在C1单元格中输入公式“=A1-B1，表示将A1单元格的值减去B1单元格的值的结果放在C1单元格中。另一种是数组公式，数组公式由一个数值数组或一组单元格的援用组成，普通多用于函数的输入。如：在C3单元格输入数组公式“=SUM(IF(MOD(ROW(A1:B30),2) =0,A1:B30,0)。这个数组公式的意思是将A1:B30单元格范围的各偶数行单元格的值相加，并将结论放

10、在C3单元格。其中，SUM用于求和，IF函数用于判别能否是偶数行，“MOD(ROW(A1:B30),2)=0表示行号除以2的余数能否等于0，等于0的就是偶数行。数组公式输入时应该在输入公式内容后，同时按下Shift+Ctrl+Enter键，即先按住Shift和Ctrl两键，然后再单击Enter键。这时，在编辑栏里可以看到用花括号括起来的数组公式。留意，不要执行输入花括号。单元格援用款式也有两种，即A1援用款式和r1c1援用款式。A1援用款式表示在绝对位置上援用，r1c1援用款式表示可以在相对位置上援用。为了使公式或函数可以更好地被了解，可以给单元格或单元格区域命名。要给单元格或单元格区域命名，

11、可以先在任务表中选定要命名的单元格或单元格区域，再选择“插入称号定义菜单命令，并在“任务簿称号编辑框中输入详细称号，或选择“插入称号指定菜单命令，指定任务表的列标题或行标题为单元格区域的称号。也可以在选定要命名的单元格区域后，单击编辑栏左端的“称号文本框，并直接输入称号来对选定的单元格区域命名。要使单元格援用后在公式中可以正确的显示单元格或单元格区域的称号，还要选择“插入称号运用菜单命令。运用称号可以使公式或函数更加易于阅读，同时，在创建公式时可以粘贴称号。在输入公式时，可以运用“插入称号粘贴命令，并在“粘贴称号列表框中选择要用的称号。这种方法既可以减少击键，加快操作时间，也可以防止输入错误。

12、图1-4就是运用了称号的公式，在编辑栏里，公式完全以汉字表示。图 1-4运用称号的公式，更容易了解，也比较容易记住。1.1.4 Excel的图表和数据透视表功能Excel的图表和数据透视表是非常有用的两项功能。图表是以图形方式来表达表格中的数据，经过运用图表可以更笼统、更直观地了解表格数据的意义，图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据的差别、图案和预测趋势。运用者可以在任务表上创建图表，或将图表作为任务表的嵌入对象运用，也可以在Web页上发布图表。Excel的图表有两种，一种是嵌入式图表，嵌入式图表“浮在任务表上，是置于任务表中的图表对象，保管任务簿时，此图表会随任务表一同保管。当要查看或

13、打印图表及其源数据或任务表中的其他信息时，嵌入式图表就非常有用。另一种是独立图表，又称图表任务表，它是任务簿中只包含图表的任务表，独立于任务表数据或数据透视表报表。该图表在用户希望单独查看图表或数据透视图报表时，图表任务表非常有用。数据透视表是一种交互式任务表，用于对已有数据清单、表和数据库中的数据进展汇总和分析。运用“数据透视表和数据透视图导游可指定所需的源数据。在创建数据透视表报表之后，就可以经过拖动数据字段和数据项来显示和组织数据。数据透视图是为现有数据清单、数据库和数据透视表报表中数据提供图形化分析的交互式图表。在创建了数据透视图报表后，就可以查看不同级别的明细数据，或经过拖动其字段和

14、项或显示和隐藏下拉列表中其字段的项来重新组织图表的规划。对于常规图表，用户必需为要查看的每张数据摘要视图创建一张图表。对于数据透视图报表，那么只需创建一张图表，而用户可以经过运用鼠标以多种方式查看汇总情况。假设要比较相关的总计值，尤其是在要汇总较大的数字清单并对每个数字进展多种比较时，可以运用数据透视表报表。在要运用Excel进展排序、分类汇总和汇总时，就应该运用数据透视表报表来到达预期的目的。假设要在Excel中创建常规图表，那么可以运用“图表导游。例如某企业的历年销售情况如表1-2所示，运用Excel的图表功能绘制的数据图表如图1-5所示。表1-2 历年销售情况表年 份销 售 量2000年

15、5632001年5722002年5832003年594假设要创建数据透视图报表，那么运用的方法将取决于所运用的源数据。假设要创建数据透视图报表用以反映同一任务簿中已有数据透视表报表的视图，那么可以运用“图表导游。假设要创建的数据透视图报表并不基于某个已有数据透视表报表的视图，那么可运用“数据透视表和数据透视图导游。运用此导游时，Excel会自动创建相关联的数据透视表报表。图 1-5常规图表的源数据是直接链接到任务表单元格上的，而数据透视图报表并不直接链接到任务表单元格上。它们可基于多种类型的数据，包括Excel清单和数据库、需求进展合并计算的多个数据区域以及外部数据源如Microsoft Ac

16、cess数据库和OLAP数据库。1.1.5 Excel的数据库功能“数据库就是为了实现一定的目的，按某种规那么组织起来的“数据的“集合，虽然Excel任务表最大的用途是处置数值型数据，但是，Excel任务表也可以用于存储和检索文本及其他非数字型信息的数据库。从某些方面看，Excel是中小企业理想的数据管理工具，由于Excel的数据管理和分析的功能非常强大。Excel可以像其他专业数据库管理系一致样进展数据查询或检索。在Excel中，数据清单是数据库的代名词，根据设计元素和运用方式，Excel会自动将数据清单认作为任务表，Excel数据库表的列可以看作是数据库的字段，行可以看作数据库的记录，普通

17、可以将列标题作为字段标签，可以以不同的字体或字形与列中的数据区分开来。Excel数据清单可以交互运用，或者经过VBA的自动技术来运用。Excel提供了很多菜单项选择项，可以迅速方便地对数据库表进展挑选、排序等处置，Excel的数据库函数可以大大地提高数据清单与外部数据处置的才干。普通来说，Excel的数据库功能与其他各种关系型数据库管理系统相比较，有易学易用、简一方便的特点，比较适宜管理相对较少的数据集合。当记录大于1000条、字段超越30个时，应该思索运用真正的数据库系统。1.1.6 Excel的分析工具Excel提供的分析工具库中包括了进展数据分析用的援用程序和函数，经过运用Excel的分

18、析工具库，可以很方便地进展数据分析和各种统计分析。图 1-6分析工具库经过加载宏菜单命令进展安装。在“工具菜单项选择“加载宏命令，在“加载宏对话框中将“分析工具库前面的复选框选上，确定后退出即可，如图1-6所示。翻开“工具菜单可以找到“数据分析菜单命令，单击“数据分析就会出现数据分析对话框，如图1-7所示。在对话框中可以拖动滚动条，找到要用的工具，双击它或选中后再单击“确定就可以运用了。图 1-7数据分析工具可以完成诸如相关系数、协方差、直方图、挪动平均、指数平滑、抽样、傅立叶分析、方差分析、描画分析、回归分析、样本检验等各种数据分析义务。1.2 运用Access建立数据库1.2.1 Acce

19、ss简介本钱会计人员在日常任务中也经常要运用数据库运用软件。数据库运用软件种类很多，比较适宜本钱会计人员日常任务中运用的，主要是Microsoftt公司Office系列办公自动化软件的组件之一Access。Access为熟习数据库编程的会计人员和不熟习数据库编程的新手都提供了一套功能强大、运用方便的数据管理和分析工具。Access适用于小型商务活动，用以存储和管理商务活动所需求的数据。Access不仅是一个数据库，而且具有强大的数据管理功能，它可以方便地利用各种数据源，生成窗体表单、查询、报表和运用程序等。Access的新版本有了对XML的支持，会计人员甚至可以开发、创建很容易与Web集成的复

20、杂的企业级数据库处理方案。Access可以协助 会计人员更加轻松地开展任务。Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。如今它曾经成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。经过大量的改良，微软公司将新版本Access的功能变得更加强大。不论是处置公司的客户订单数据、处置产品制造本钱数据、管理本人的个人通讯录、还是大量科研数据的记录和处置，人们都可以利用它来处理大量数据的管理任务。Access的运用也非常简便。一些很繁琐的任务，只需几个简单的步骤就可以高质量地完成了。运用Access可以从单一的数据库文件中组织用户信息。在此文件中，可将数据分开放在名为“表，也就是前面所说的“数据表的

21、容器中，然后运用联机窗体让网络用户查看、添加并更新表中的数据、“查询查找并检索数据、运用“报表按特定的规划分析或打印的数据。此外，经过创建数据访问页还能从Internet上查看与更新或分析数据。同时Excel的数据表可以很容易地转换为Access数据表，而Access数据表也可以非常方便地导入Excel任务表进展分析。Access与许多优秀的关系数据库一样，可以让运用者很容易地衔接相关的信息，而且还对其他的数据库系统有所补充。它能操作其他来源的资料，包括许多流行的PC数据库程序如dBASE、Paradox、Microsoft FoxPro和效力器、小型机及大型机上的许多SQL数据库。Access还完全支持Microsoft的OLE技术。Acce