集团公司公文处理实务交流

1、公文处理实务交流2018年5月一、公文的定义公务文书（公文），是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务，使工作正确地、高效地进行。一、公文的定义公司公文，是公司实施管理、履行职能的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，贯彻落实国机集团工作部署,发布公司战略规划、经营方针、决议、决定、规章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告、通报和交流情况等的重要工具。二、公文处理定义和原则公文处理是指公文拟制、办理、管理

2、等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。三、公文处理的依据公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）和由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的国家规范党政机关公文格式GB-T 9704-2012执行。三、公文处理的依据三、公文处理的依据党政机关公文格式是按照党政机关公文处理工作条例的有关规定，结合多年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸

3、统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。四、公文的种类中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。公文种类，简称“文种”四、公文的种类【请示】适用于向上级请求指示、批准。【报告】适用于向上级汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。同属于向上级单位行文，应遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，一般不抄送下级单位；（二

4、）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位；（三）“请示”应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。四、公文的种类请示与报告的区别报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。受文机关处理方式不同。请示是承办件，须及时处理、明确答复、限期批复；报告是阅知件，一般不答复。四、公文的种类这就可以理解：1.为什么要求“请示只能一事一

5、请”？2.为什么有请示事项不能写成报告？3.为什么请示后面要留联系人、联系电话？答案:不这样会误事！四、公文的种类四、公文的种类四、公文的种类【函】适用于与不相隶属单位或组织之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。【批复】适用于答复下级请示的事项。【纪要】适用于记载会议主要情况和议定事项。【决议】适用于会议讨论通过的重大决策事项。【决定】适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 四、公文的种类【公告】适用于向国内外宣布重要事项。【通告】适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 【意见】适用于对重要问题提出见解和处理办法。 【通

6、报】适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。五、公司公文的适用范围公司党委文件:属于党委职责范围内，需以党委名义行文。公司文件:属于公司职责范围内，需以公司名义行文。如：通知、请示、报告、决定、批复等。公司纪委文件:属于纪委职责范围内，需以纪委名义行文公司工会文件:属于工会职责范围内，需以工会名义行文。公司团委文件:属于共青团职责范围内，需以共青团名义行文。部室文件:凡转发一般性文件、部门会议通知、有关业务工作处理等，或向公司领导请示、报告工作，反映情况，提出建议，需以部门名义行文五、公司公文的适用范围会议纪要:适用于公司董事会、监事会、总经理办公会、党委会（或党委常委会）、纪委

7、会、工会委员会、共青团委员会等记载、传达重要会议情况和议定的事项。部门会议纪要五、公司公文的适用范围信函:适用于需以公司名义对外发送的各种函件、 说明、证明等。五、公司公文的适用范围注意：这种不带“文件”两字的文头，往往用作函件、一般事项通知、批复等。六、公文的版式版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人主题：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注版记：抄送机关、印发机关和印发日期页码：版心外要素发文字号由公司代字、主办部门代字、年份、发文顺序号组成。采用3号仿宋_GB2312。发文字号应该注意的问题是括注年份的是六角括号“”。下行

8、文的发文字号居中排列；上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。如二重投财20181号，二重人资20181号，二重经发20181号等。常见错误：（2017）、【2017】、17等。六、公文的版式六、公文的版式签发人：上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋_GB2312，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体_GB2312。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。六、公文的版式公文标题由发文机关名称、事由和文种组成（俗称“三要素”）,容易出现的问题是发文机关名称经常被忽略。标题字体为2华文中宋，编排于红

9、色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。六、公文的版式六、公文的版式梯形标题逐级多次转发的公文，拟标题时，可省略发文机关名称、介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”；被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。六、公文的版式六、公文的版式主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规

10、范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。公司发文，应当遵循以下规则：向所有部门、所属企业发文，公文的主送单位表述为：“公司各部门、各所属企业”；向部分所属企业发文，公文的主送单位表述为：“公司各有关企业”；向所有部门发文，公文的主送单位表述为：“公司各部门”；向所有所属企业发文，公文的主送单位表述为：“公司各所属企业”。六、公文的版式六、公文的版式正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正

11、文一般用3号仿宋_GB2312。六、公文的版式正文中的层次序数这是常见错误之一 文中结构层次序数一般依次如下（不得逆向使用）第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体_GB2312 ）（作为小标题时句尾标点可有可无） ；第三层 “ 1.” （仿宋_GB2312 ）（无论是否作为小标题，句尾要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋_GB2312 ）（句尾必须有标点）。六、公文的版式 附件说明 附件说明与正文之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.

12、”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。六、公文的版式 发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空两行），居右排，后空2个字。 两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。六、公文的版式成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期； 联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿

13、宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。一定是阿拉伯数字，不是汉字数字，也不标虚位。六、公文的版式 印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。六、公文的版式抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋_GB2312。六、公文的版式印发机关和印发日期由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一

14、字，字体字号用4号仿宋_GB2312。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。七、常用公文式样示例七、常用公文式样示例常用公文式样示例八、行文规则1.一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。非同级单位原则上不联合行文。2.向上级单位行文,应遵循以下规则:原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，一般不抄送下级单位；下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位；“请示”应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。八、行文规则各所属企业向公司行文应当做到：请

15、示或报告的事项应属公司职权范围内的事项。报送公司的公文，应主送中国二重、中国二重党委或中国二重纪委，不得径送承办部门，不得多头分送；除公司领导直接交办的事项外，原则上不直接报送领导同志个人。凡需要公司协助邀请上级领导出席活动的正式文件，需提前20天上报。凡邀请公司领导参加有关活动的正式文件需提前10天上报。公司所属企业原则上通过OA系统向公司报送公文。如果公文附件数量较多、不易扫描，可报送纸质文件，一份交综合管理部，一份交承办部门。有特殊要求的，按要求办理。八、行文规则公司发文，应当遵循以下规则：凡以公司董事会的名义发文，原则上应抄送公司全体董事、监事。凡以公司、公司党委和公司纪委的名义发文，

16、原则上应抄送公司监事会和公司领导。不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性的内容。公司各部门依据职权可以相互行文。但不得对外正式行文，可以“函”的形式与相关单位进行工作联系。九、公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理：主送公司的公文由综合管理部登记、编号、上传OA系统，并由综合管理部相关负责人提出拟办意见后，分送公司领导批示或交有关部门承办。公司员工从其他渠道获取的主送公司的文件，应转综合管理部文件管理员统一处理。九、公文办理公文催办：综合管理部负责公司收文的催办。对上级单位来文中有明确办理时限要求的事项，承办部门应按要求及时办理。如因特

17、殊原因不能按时办结，应及时向来文单位和综合管理部说明原因，并提出解决预案。对于不属于本部门职权范围或不宜本部门办理的，应及时退回综合管理部或相关部门并说明理由；重要事项办理、落实的情况，承办部门应向公司领导反馈情况。九、公文办理对所属企业来文审批事项，承办部门应按公司有关规定及时办理，原则上在3个工作日内向来文单位作出反馈。如需所属企业补充材料，承办部门应在收到补充材料的3个工作日内再次给予反馈。材料符合要求后，承办部门原则上应在7个工作日内对来文进行批复或将申请事项转报至国机集团等上级单位。如涉及重大投资项目、内外部重组、融资担保和企业改制等需要经过公司总经理办公会、党委会（或党委常委会）、

18、董事会审议的，可根据会议时间适当延长办理时间。承办部门原则上应在收到党委会（或党委常委会）或总经理办公会决策事项通知单的5个工作日内对来文进行批复或向来文单位说明情况。九、公文办理发文办理：发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、编号、排版、校对、用印、分发等程序。九、公文办理拟稿内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权及与主送单位的行文关系确定。公文格式可参照常用公文参考模板。人名、单位名称、地名、数据和引文应当内容准确、格式规范。引用公文应先引标题，后加括号引发文字号。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词

19、、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。九、公文办理结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。只有两个层次的可跳用“一、”，“1.”。公文中可使用单位名称简称，在第一次出现时应注明单位名称全称后加括号注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时应注明准确的中文译名。编制管理类文件，结构和格式按照公司管理类文件规范要求编制，并作为公文附件印发。九、公文办理公文审核各部门负责人负责本部门报送公文的质量。公文起草人和部门负责人应对公文内容和公文体例格式负责。会签部门负责公文相关内容的核实

20、。综合管理部负责公文格式、行文规则的审核。公司主管领导负责公文的签发。九、公文办理公文签发董事会发文：由董事长签发。公司发文：由公司行政主要负责人签发。党委发文：由党委书记签发。 纪委发文：由纪委书记签发。 工会发文：由工会主席签发。 团委发文：一般文件由团委书记签发；重要文件在征得党委负责人同意后由团委书记签发。信函发文：由公司主管领导签发。部室发文：由各部门负责人签发，重要文件经公司主管领导阅后发。会议纪要：由会议主持人签发，如涉及其他公司领导分管的事项，会议主持人应商请相关领导核发。九、公文办理公文排版和印制董事会、公司、党委、纪委、工会、团委发文由综合管理部参照常用公文式样示例统一排版

21、、印制，并按照拟稿部门对发布范围的要求将文件电子版上传“文件发布”专栏。信函、会议纪要及部室文件由拟稿人按规定版式排版、印制，其中信函履行审批手续后由综合管理部用印后发出，部室文件履行审批手续后由各部门视需要负责上传“通知公告”专栏九、公文办理公文编号董事会发文、公司发文、党委发文、纪委发文、工会发文、团委发文以及公司会议纪要经公司主管领导签发后，由公司文件管理员负责统一编号。部室发文经部门负责人签发后，由部门文件管理员负责统一编号。二重综合部201822号，二重综合部纪要201810期九、公文办理公文更改公文经公司领导签发后，原则上不得改动。如必须更改，应在OA系统填写中国二重文件更改审批单

22、，说明更改内容及原因，经签发人重新签发后，新旧文稿一并归档。旧文稿应标注“作废”或“保留”。已通过OA系统发送的文件，还应由拟稿人通知综合管理部，进行OA系统上文件的相应调整。九、公文办理公文归档综合管理部负责董事会、公司、党委、纪委、工会、团委发文文件、公司收文文件、会议纪要文件及信函文件的归档工作。按照即办即归原则，从OA系统中打印发文稿纸、公文阅批承办单、会议纪要签发单、信函审批单、正文、附件等，进行整理（立卷）归档。“部室文件”：1.用于“签报”的由各主办部门负责整理、立卷，于次年一季度末前将上年档案转综合管理部归档；2.其他的由各部门整理、立卷后自行归档保存。十、公文保密及销毁涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据中华人民共和国保守国家秘密法，国机集团及公司有关保密规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关保密规定并履行相关审批程序。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，