文秘办公项目六

1、高等职业院校立体化精品系列规划教材项目六 使用Word 邮件合并学习目标知识目标 熟悉邀请函的制作方法 掌握邮件合并的操作步骤 掌握数据源的创建方法 掌握数据源的选择及导入方法技能目标 掌握在“商务邀请函”文档中导入数据源的方法 掌握中文信封的制作方法 掌握在中文信封文档中合并数据源的方法主要内容创建和批量打印商务邀请函1批量创建信封2实训一 制作批量“客户通知单”3实训二 制作“公司员工标识卡”4任务一 创建和批量打印商务邀请函任务实施相关知识任务目标任务目标 本任务将练习创建和批量打印商务邀请函，主要通过Word的邮件合并功能来完成。首先应创建邀请函文档，输入文本内容并设置文本格式，然后在

2、邮件合并的过程中创建数据源，最后将数据源中的项目导入邀请函即可。本任务制作完成后的最终效果如图所示。相关知识 邮件合并中的数据源可以使用Excel表格数据源，也可以使用Access数据库数据源。Excel表格数据源：Excel表格数据源是指使用Microsoft Office组件中的Microsoft Excel软件制作的表格，在邮件合并中，可将Excel表格作为数据源导入数据。Access数据库数据源：Access数据库是Microsoft Office组件中专业的数据库软件，Access数据库数据源可利用Microsoft Access软件制作生成，也可在邮件合并过程中创建生成。任务实施撰

3、写商务邀请函 选择【文件】/【页面设置】菜单命令，在打开的对话框中设置页面格式，选择【格式】/【背景】/【填充效果】菜单命令，在“填充效果”对话框中单击“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮，设置背景图片，然后输入文本，并设置文本格式。任务实施邮件合并 选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”窗格，依次单击超链接，自定义地址列表，创建新的列表信息，并将其保存在数据库中，最后再在文档合适的位置插入合并域即可。任务二 批量创建信封任务实施相关知识任务目标任务目标 用本任务主要完成信封的批量制作，可先创建一个包含域（即可导入数据源）的中文信封样式，然后再利用数据源合并生成信

4、封。本任务制作完成后的最终效果如图所示。相关知识 一个公司通常都拥有自己的信息库，在使用邮件合并的过程中，可直接调用信息库中的信息。 数据库中的数据导入文档后，通常呈灰色底纹显示，表示该部分内容是合并域，即某一数据库中的数据信息。导入合并域后，数据库中该域下的所有数据（如“名字”域下的所有人物名字）同时插入文档，此时文档中只显示域名，域名通常与书名号“”组合在一起，可通过预览的方式查看当前域下的数据是否完整。任务实施创建信封格式 选择【工具】/【信函与邮件】/【中文信封向导】菜单命令，打开“信封制作向导”对话框，依次单击“下一步”按钮，选择“普通信封1：（165102毫米）”信封样式，设置地址

5、簿为“Microsoft Access”，并单击选中“打印邮政编码编码”复选框，最后保存信封。任务实施利用数据源合并生成信封 选择【工具】/【信函与邮件】/【显示邮件合并工具栏】菜单命令，通过单击“选择数据源”按钮连接Access数据源，通过单击“插入合并域”按钮，打开“插入合并域”对话框，将信封中原有的域删除并插入对应的合并域即可。实训一制作批量“客户通知单”实训要求 公司搬迁，公司地址发生变化，需要批量制作客户通知单，通知客户公司搬迁事宜，其中要求语言简介，内容完整。实训思路 尽量根据邮件合并的相关步骤依次进行操作，并在选取收件人步骤中，直接引用 “客户信息表”数据源，而不必重新创建收件人数据库。实训二制作“公司员工标识卡”实训要求 在文档中导入数据，并实现为数据表格的每个员工都自动生成员工对应的标识卡。实训思路 先在文档中创建一个员工的标识卡样式，利用邮件合并功能将数据库中的域导入指定位置，再在第二个员工标识卡前插入“NEXT”域，最后进行多次复制即可。课后练习（1）创建一个“客户访问单”文档，先在文档中插入表格，输入表格内容后，对文档进行邮件合并，并在邮件合并过程中创建Access数据源，最后将数据源中的域名插入到表格即可。（2）创建一篇名为“工资条”的文档，制作一个员工的工资条，利用邮件合并