OA系统简易操作指南

1、 OA系统简易操作指南目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc531250437 一、在电脑上安装软件、登录系统 一、在电脑上安装软件、登录系统1电脑环境配置使用要求：IE8.0及以上版本，office2007及以上Office的非简易版。如果使用360、搜狗、世界之窗、遨游等第三方浏览器，进入OA登陆页面后，请开启“兼容模式”，如图1-1所示。此处以360浏览器为例。图1-1图1-2不推荐使用谷歌（chrome）、火狐（Firefox）浏览器。浏览器插件安装。在校园网上找到党办校办网，在“资料下载”栏点击“办公自动化（OA）系统相关资料”，下载相关软件。首先下

2、载“OA系统安装软件”，安装软件后，弹出如下提示则表示安装完成，如图1-2所示。2登录系统打开学校网站,点击“服务门户/OA”，输入用户名、密码（用户名是员工工号），点击“登录”，在出现的界面上找到OA系统，点击图标即进入OA系统。二、校内文件处理1拟稿发文（1）填写发文稿纸在OA系统首页“公文模板”（屏幕左下方的栏目）中，根据发文性质选择相应的模板，点击后出现发文稿纸，如图2-1所示。发文稿纸中，黄色框为必填项。填写的公文标题要与文件正文中的公文标题完全一致，否则易使后期处理人员无所适从。图2-1稿纸中的“主送单位”，使用学校统一定义（系统中叫“机构组”），如果统一定义中没有，用户再人工输入

3、。点击如图2-2所示图标，在如图2-3中选择统一定义。图2-2图2-3（2）上传文件正文在如图2-1的稿纸界面上，点击“正文”按钮，稍等一会儿（系统启动控件），出现如图2-4所示界面，点击左上角“文件”菜单中“打开文件”，选择本机上的word文档，稍等，文件正文就出现在屏幕上。完成正文编辑后，点击该界面最右上方的叉“X”或者点击工具栏中的，系统自动保存正文，回到如图2-1的稿纸界面。图2-4（3）上传文件附件公文没有附件，或者公文的附件已经在正文中，则无需此步操作。在如图2-1的稿纸界面上，点击“插入”，选择“本地文件”插入附件。（4）查看流程熟悉拟稿发文的用户无需此步操作。在如图2-1的稿纸

4、界面上，点击“查看流程”，系统出现类似如图2-5的界面。通过此步操作，查看下一环节、后面的其他处理环节的处理岗位，以此确认选择的公文模板是否正确，并在公文处理过程中，查看公文已经流转到哪一个环节，随时掌握公文进展。图2-5（5）结束拟稿工作，发送公文在如图2-1或者图2-5界面，点击左上方的按钮，选择下一步处理公文的对象，即完成拟稿工作。（6）撤销自己拟稿的公文公文发送之后，在校领导（少数模板为非校级领导）签发之前，发起者可以随时在OA首页的菜单“公文管理-发文管理-已发”中撤销自己拟稿的公文（注意：不能使用“公文管理-发文管理-删除”），使公文变成草稿，然后在“公文管理-发文管理-待发”中删

5、除该草稿。2审批（或核稿等）校内文件在OA系统首页【待办事项】栏内，某事项那行最后为“发文”2字，则此事项办理的是校内文件。在OA系统首页，【待办事项】里是需要处理的公文或者审批事项。用户必须处理全部待办事项，直到数字显示成0。假设用户待办的是校内公文，点击该文件，出现类似如图2-6所示界面。在此界面可以看见稿纸内容，可以阅读、修改（视用户在此环节有无修改权限）公文正文和附件内容，查看公文流转的流程。图2-6如图2-6右上角的内容如图2-7所示，显示的是在此环节上用户的权限，如“部门审批”（也可能是核稿、会签、签发、套红、盖章、流转等）。图2-7（1）本环节处理权限为“阅读”同单位的处级干部都

6、能收到相同的校内发布的文件，彼此之间不要再发送给同单位的处级干部，但可以根据需要选择“知会”下级人员（如办公室主任、科级干部、与此相关的职工，甚至本单位的全部职工）阅读，如果不需要“知会”他人阅读，直接在如图2-8上点击“提交”即可。待办文件处理权限为“阅读”时，用户不能修改正文、修改附件。图2-8（2）本环节处理权限为“核稿”“部门审批”等在类似图2-9的界面上，用户可以直接修改正文、附件。如果用户不同意发此公文，可以点击“回退”按钮，系统将回退至前一处理流程节点。在进行回退操作之前，可以填写意见。相关人员将会收到该意见。图2-9对该公文无异议或者修改完成，在类似图2-9的界面上，在“意见框

7、”中填写处理意见，点击“提交”，文件从OA系统首页“待办事项”中消失。用户可以在OA系统首页菜单“公文管理-收文管理-已办”或“公文管理-发文管理-已办”中再次查阅该公文。（3）查看公文、事务审批处理情况用户自己处理过的公文、事务，可以在OA首页“已办事项”栏调阅查看，自己拟稿或发起的公文、办事事项，OA首页“跟踪事项”栏里面也有。也可以在菜单“公文管理”的“发文管理”“收文管理”或者“公文督办”（如果用户有此权限）中查看公文，或者在“协同工作”的相关菜单中查看申请或审批的事项。假设用户是在类似如图2-1、2-5、2-6、2-7、2-8、2-9的界面上，此时点击“查看流程”或者“流程”，稍等片

8、刻，系统就会出现类似如图2-10的界面。某岗位或人员下方为绿色的勾，表示该岗位或人员已处理；红色“眼睛”表示该人员尚未阅读、处理；蓝色“眼睛”表示该岗位或人员已阅读但未处理；其他表示公文或事项尚未流转至此处。图2-10三、校外文件处理在OA系统首页【待办事项】栏内，某事项那行最后为“收文”2字，则此事项办理的是校外文件。特别说明：校外文件与校内文件处理不同。校内文件，1位二级单位处级领导收到，则意味着同单位其他处级领导都已收到（参见章节“二、2.（1）”），因此处级领导之间不需要相互传阅、知会。校外文件，只有与此相关的二级单位某1位处级干部才能收到此校外公文。二级单位只有1位一把手领导的，校外

9、公文只会流转给该领导；二级单位同时设有党政一把手的，党务文件只会流转给二级单位党组织一把手，行政文件只会流转给二级单位行政一把手；校领导、两办主任也可指定或者协商校外文件发送到某位二级单位领导。因此，二级单位领导收到校外文件，要根据需要选择下列一种方式进行操作：a.自己处理完毕就提交；b.传阅、知会给本单位其他处级干部、科级干部、职工后再提交；c.指定本单位某些人办理后再提交。在OA系统首页【待办事项】栏，点击某校外文件，出现如图3-1所示界面。在类似图3-1所示界面上，可以看见领导的批示、文件办理时限等信息，可以点击“正文”后阅读正文，如果有附件，也可以阅读附件，同样可以点击“流程”查看每一

10、环节的处理情况。1处理权限为“阅知”的操作在类似图3-1的界面右上角，“节点权限”显示“阅知”。此环节用户一般是处级干部。图3-1用户根据校领导批示，在“阅知情况”栏输入意见，点击【提交】后，系统提示用户选择需要本单位其他人办理还是用户自己阅知。按照系统提示根据需要进行选择，完成后点击【确定】。2处理权限为“阅办”的操作在类似图3-2的界面右上角，“节点权限”显示“办理”。此环节用户可能是处级干部、科级干部、职工。处级干部：收到文件后，点击正文、附件（如果有）阅读，然后回到类似图3-2界面。考虑是否需要本单位不办理此文件事宜的其他处级干部、科级干部、职工知晓此事，如果需要他们知晓此事，则点击“

11、知会”，根据文件提示选择本单位的知会人员。最后在“办理情况”栏根据“常用语”选择“已阅”，或者输入自己意见点击“提交”。只有需要用户（用户单位）办理的才会到用户账号里，请不要再传阅给其他二级单位知晓。图3-2科级干部、职工：收到文件后直接在意见栏选择常用语“已阅”或者输入自己意见提交即可。四、事务办理1发起申请办事在OA首页的“办事流程”栏中，根据事件类型选择相应的办事流程。以办事流程“0224家具计划申报（当年应急）”为例，如图4-1所示。图4-1首先填写办理此事项需要的相关信息（填报单位、填报人和填报日期系统自带），接着，点击“发送”按钮，在新出现的界面上（如图4-2所示）选择人员进行审批

12、（一般是本人的上级，有些事项是直接提交到其他部门审批），点击“确定”，系统就流转到下一个环节进行审批。图4-2此办事流程全部审批环节还未处理结束时，发起者可以在OA首页的“跟踪事项”栏或者“协同工作-已发事项”栏中，随时点击自己发起的申请办理事项，通过“流程”查看该事项办理到哪一个环节了。如果此办事流程全部审批环节已经结束，发起者只能在“协同工作-已发事项”栏点击自己发起的申请办理事项查看每个办理环节的信息，如审批意见、审批时间等。2撤销自己申请的事项事项申请办理的发起者发送之后，如果在审批者审批之前，发现情况不妥，不适合申请办理该事项，发起者可以随时在菜单“协同工作-已发事项”中选中申请办理

13、的事项进行“撤销流程”操作（注意：不要在这里选择“删除”），使它成为待发状态的草稿，然后在菜单“协同工作-待发事项”中，选择它进行删除。3审批办理事项以办事流程“0224家具计划申报（当年应急）”为例，在OA首页的“办事事项”栏中，点击待办的事项进入审批处理界面（如图4-3）。在如图4-3界面的右上方（如图4-4），选择“同意”或“不同意”，把审批意见填写在审批意见栏内，点击“提交”，即完成该事项的审批。图4-3图4-4五、发布通知公告通知公告分为：一般通知公告、招聘通知公告、招标通知公告。一般通知公告：发起者起草后发送给本单位领导审批，通过后系统自动把该通知公告推送到党办校办信息管理科审批，

14、信息管理科审批通过后，该通知公告就会根据发起者的填写选择，在校园网“重要通知公告”（这个栏目可以选择校内或者校外范围阅读）或者“部门最新通知”栏目上发布。招标通知公告：在发起者起草、本单位领导审批、信息管理科审批后会同时发布在办公网的“部门最新通知”、校园网首页“招聘招标”的“招标公告”栏和信息公开网的“最新信息”栏上。招聘通知公告：发起者起草后发送给本单位领导审批，本单位领导审批后系统自动推送到人事处相关领导审批，如果人事处审批成“校内”招聘，则该公告只出现在办公网的“部门最新通知”，如审批成“校外”招聘，则该公告审批后会同时发布在办公网的“部门最新通知”和校园网首页“招聘招标”的“招聘信息

15、”栏。1起草并发起通知公告在OA首页左下方的“公文模板”栏中，选择“网上发布通知公告审批表”，点击后出现类似如图5-1所示界面。 图5-1在如图5-1所示界面中，在“标题”栏输入通知公告的标题。在“是否发布到外网”栏（只有“重要通知公告”栏的通知公告才起作用），选择本通知公告是否需要校园网外的用户见到，系统默认为“否”。点击“正文”，出现如图5-2所示界面，通过菜单“文件-打开文件”把事先用Word编辑好的通知公告内容，上传至系统，点击该界面最右上方的叉“X”或者点击工具栏中的，如图5-3所示，系统自动保存正文，回到如图5-1所示界面。如有附件，在如图5-1所示界面上点击“插入”中的“本地文件

16、”，把附件上传至系统。最后点击“发送”，在新出现的界面上选择1位本单位负责人审批，如图5-4所示，点击“确定”按钮，系统即发送给本单位领导审批。图5-2图5-3图5-42二级单位审批通知公告二级单位领导的审批操作与前述“二、2.”节中的处理方法相似，见“二、2审批（核稿等）校内文件”。3撤销自己拟稿的通知公告发起者把通知公告在OA中发送之后，在该通知公告发出之前，发起者可以随时在OA首页的菜单“公文管理-发文管理-已发”中撤销自己拟稿的通知公告（注意：不能使用“公文管理-发文管理-删除”），使通知公告变成草稿，然后在“公文管理-发文管理-待发”中删除该草稿。六、手机端操作1安装学校VPN具体操

17、作咨询学校网信中心，或者参见网信中心网站“校园网络服务”栏中的“校园VPN”。安装好VPN后，手机端会出现名称为“EasyConnect”的图标。什么时候使用VPN：不管是电脑还是手机，通过电信光宽带、广电网络、移动宽带等或者这些方式的wifi，或者直接使用中国移动、中国电信、中国联通的3G、4G、5G网络等上网，如果要查看校园网内不对外的信息，或者在校园网内进行软件操作等，必须先安装学校VPN（使用时需要先登录它，并保持连接）。用校园网上网或者使用校园网的Wifi上网（含手机），不需要使用VPN。2安装APP平台和手机移动协同（1）安装APP平台在网信中心网站“信息化推进”栏中的“移动门户”上扫描二维码（如图6-1所示），按照提示安装“西南石油大学移动门户APP”（学校统一APP平台）。安装好APP平台后，手机端会出现名称为“西南石油大学”的图标。图6-1（2）安装手机移动协同使用自己的工号，在手机上点击图标“西南石油大学”登录学校统一APP平台，点击“移动OA”，通过扫描下方二维码或通过访问网站下载安装。按照提示安装即可。第一次下载完成后，不要点击“打开”，点击“完成”（如图6-2所示）。安装好手机移动后，手机端会出现名称为“移动协同”的图标。请保留此软件在手机上，不要删除。图6-23手机端文件和申请事项的审批、阅读操作使用之前，请考虑手机是否正在使用校园网上网，是