高效时间管理培训讲座

1、高效时刻治理培训讲.义主讲人：方言优先排序设定必须将你的任务定义为：人=必须做；8 =应该做；C=可能做；D =委派他人做/省略不做优先排序设定练习下面是一张本周的工作列表。用坐标图将以下工作分类。Al, A2, A3, Bl, B2, B3, Cl, C2, C3 等等。人=必须做,8=应 该做，C=可能做，D =委派他人做/省略不做。你必须从中选出5 项优先排序最高的工作。你是一家小型销售办事处的经理。你要向上司汇报工作，你也有 一个秘书来关心你处理事务，你精于委派。周五，你要向董事会 作一个关于经营状况的重要报告。“要作的情况”（找出5个A, 3个D）.向上司索取经营状况报告的数据.为纪

2、念加盟公司10周年纪和秘书共进午餐。.为向董事会报告预备文稿和图片。.回电你的心脏科专家，讨论上周医疗试验的结果。.为向本地商会演讲预备演讲词。.批阅计算机打印的本期盈亏表，数据以供报告之用。.购买办公用品.分析新的 设备，并做出决定.给主供应商回电，因他来电讲有急事。口述、复审并完成设备涨价通知单所附的封面函。涨价通知 单立即生效并寄给每个客户须参加半天办公室治理培训研讨会头发定型17销售代表碰会为经营状况报告会收集数据。最正确销售代理商回紧急 。委派问自己的两个问题：.我正在做的什么情况不必非要由我来做，而可由不人代做？.我正在做的什么情况不人能做或是能够教会他来做？两条差不多规那么:.决

3、策尽可能放在最底层。.教会你的下属给出答案，而不是带来问题。如何授权委派的窍门.确信他人能胜任所委派的任务，告诉他们什么缘故你不能亲自 做。.确信受委派的人有足够的资源时刻、信息、资金、人员、 协助和权力去完成指派的工作。预备好商定一个完成的期限。3,确信受委派的人清晰了解你的标准要求。标准要明确条条细 化任务要求。.确信你已给受委派的人足够的“指导”来顺利完成任务，如可 能，演示并解释每一步理由。假如你确实是那位受委派的人，一定得提些问题。.奖励受委派人的出色工作。就讲：“感谢你”。关于优先排序的关键概念1,认真想想优先排序对你意味着什么.想一想你如何确定什么 是真正最重要的。记住，你永久可

4、不能有时刻来做每件事，但 你会有时刻来做最重要的事。. 80 20规那么：80%的价值来自于20%的工程；而其他20%的价值 来自于80%的工程。学会将你的注意力集中在高价值的20%上， 并掌握它们。.绝大多数人首先从耗时少、简单、有兴趣的事做起。相反，首先 要从最重要的情况开始做起。.不要因为情况紧急，就把它当成要事。重要的活动是那些对实 现你的目标最有关心的活动。.学会区分重要和紧急。.不要让琐事挤走要事。.不要总是以你最重要的任务为代价来满足其他人的一些要求。学会何时讲不。要做得合乎逻辑、坚决、巧妙。.经常不断地转移优先排序常常导致无法恰当确立优先排序。设 定优先排序的最好方法是以重要性

5、为依据。.不要仅仅是因为不人提出强烈要求就经常不断地转移优先排 序。要十分小心，那些吱吱发响的轮轴得上油。你是完美主义者吗？阅读下面每一项的关于你的描述，同意的在句首打“ ”，每一项 得10分。计算你的总分。.我对待尝试新的东西专门犹豫。.我希望我做的每一件事都专门完美。.在工作中，我有一个专门难被取悦的名声。4,我极少将工作委派给职员中其他能胜任的人。5,我将工作委派给职员后，我总是觉得不踏实、不放心。6.假如我的同事或小孩不能迅速理解，我会变得专门不耐烦。7,我通常拒绝开始某一新工程，除非我有最正确的设备或工具。.当我在高尔夫球或玩牌中没有发挥出最好的水平常，我会专门痛苦。.对日常事物，我

6、极少走捷径，如：家庭保养、家庭杂物、食品 预备工作、信函和种种小差事。.不管做什么情况，假如我不能做好，我会专门难过，甚至在一 些对我是全新的情况上，如一种新的扑克游戏或是使用一种新 的软件。3、工作流程一天是如何渡过的事由具体情况描述优先排序时刻分析调查一旦你将花在这些活动上的时刻全部算出来，你得自问以下问题:.你在什么活动上花费时刻最多？.你在什么活动上花费时刻最少？3,比拟花在“会议”和“打算”上的时刻与其所取得的结果,哪些活动产生的结果最大？.哪些活动产生的结果最小？.你是否对你花费在打 上的时刻感到惊奇？.你能否将琐碎的打 时刻安排到一个专门的时刻打 ？.哪些活动值得付出更多努力？.

7、哪些活动要减少花费的时刻？.哪些活动能够删减？.哪些活动能够委派他人？工作流程分析学员将学习如何审计时刻，他们将区分成就和活动的差异同时检 阅活动和目标之间的关系。时刻审计划分你的日常工作单打断工作/ 时刻你的时刻值多少钞票？年薪：$20,000除以52 =周薪加上40% （职员津贴）=周薪总额除以40 =每小时总价除以60 =每分钟总价你的时刻是如何样白费的?应付白费时刻的策略A.白费时刻的情况解决方案:B.白费时刻的情况解决方案:十大白费时刻的情况1.打断工作（ 、随访）2,转移优先排序上海本原企业咨询研究所上海本原企业治理咨询2004年3月1.把握时刻的总体水平认真阅读每一个陈述并考虑你

8、同意或不同意的程度。在最接近你 实际情况的那个椭圆里打勾。.缺乏目标、优先排序及打算.不量力而为/可不能讲“不”.缺乏有序安排.缺乏自律.会议.不完整或过信息.文档工作/繁文缚节.职责不清假如 “吃掉”你太多的时刻一一有效使用 记录单致：先生/女士日期时刻上午下午当您不在时开会外出先生/女士/小姐来自公司 给您来电再来 希望见您前来访问过请回 紧急同时留言如下因此应作如下预备记录人签字备注会议白费时刻11种共同缘故假如会议“吃掉”你太多的时刻缩短会议时刻、提高效率的 九种方法，假如你是会议主持人缩短会议时刻和提高效率的七种方法“你在开会时坚持自己的权 利并无不妥”缩短来访者逗留时刻的九种方法关

9、于分析时刻的关键概念.你做的每件事要么关心你、要么阻碍你。时刻一旦花掉，它就 不复返。.关键是要确定你的行动与目标相一致。.至少每年一次就你如何花费时刻作记录。每个月作一次更好。 找出你做了些什么，什么时候做的，什么缘故要做。4,请不人告诉你，你是如何白费时刻的，或者如何样才能更好的 利用你的时刻。他们也许能觉察你看不到的问题。.练习Kaizen,力争不断改进。.定期检查目前你正在使用的工作程序。包括哪些步骤？由谁 做？什么时候做？是否能够删除、缩短或简化任何步骤？7,请你的同僚、职员或小组集思广益，帮你想出一些新主意。想 方法删除步骤，合并工作，缩短流程，使文档工作流水化，消 除瓶颈。.不要

10、对某些事实上并不是危机的情况反响过度。不要将你的时 刻和精力过多用在超过其价值的情况上。使用重要性/紧迫性 表格作为指南。.将发生在你身上的危机记录下来。分析这些危机，查找它们发 生的模式。这些危机是偶然的依旧重复发生的？你的危机能够预测吗?.假如你面对的是经常重复发生的危机，找出情况老出错的缘 故，并改正它们。专门多重复发生的危机是由于打算不佳，协 调不佳和跟踪不佳引起的。4、制订打算学员将学会如何充分利用时刻，通过了解该作什么、何时去做来提高效率及效果，他们将学会使用跟踪系统。.如何制订打算.制订打算的意义.何时制订打算.跟踪系统2003年06月27日周五0打 给Marry0完成市场营销报

11、告0打 给心脏科大夫0 03:29的决策会议0 06:30的晚宴你做工作打算时，能够先向主管报告，让他先了解你的打算内容, 并能藉着讲明打算向主管确认及讨论一些问题；征求主管的意 见，同意主管的指示，修正你的打算，得到主管的认可，获得主管 的支持。记住打算是你以后行动的蓝图，打算在得到主管认可前往 往需通过屡次地向主管报告及修正的过程，千万不要中途气馁 或失去信心。什么叫制订打算？.制订打算确实是处理的不是问题，而是机会。.砍掉无效工作及改掉拖拉的适应.预先确定事件的过程（进程）。.如何打算。我需要哪些东西到位一优先安排以到达目标。长期:问题/任务高峰时刻你一天中的精力高峰和低谷在何时？在网格

12、线图上做出精力高潮和低潮的时刻段现在你差不多明白你的高峰和低谷。我们来打算一下如何最正确利用那个信息？你在各个时刻段都做些什么呢?高峰期活动一精力高潮（3件）:低谷期活动一精力低潮（3件）：跟踪系统八种操纵信息的符号/=局部完成V=全部完成*=紧急事件，立即行动（mm/ yy）=参见前面的某一天的工作日志（mm/yy）=延期至以后的某一天or x =取消(M)=委派某人（M代表被委派人的姓名的第一个字母）=正在执行A类强 烈 同差 不 多 同 意差不多反对强烈反对1辅殿鳏髓阻碍我一生必 聿 士累 此一它 一白 菖 夏 毒 中， 攵。 z总分A类3,我专门自律并专门有毅力。4.1事有足够的时刻来

13、完成每一5.我对靠的生活感到专门中意。B类6嗦写下我工作中的年度业绩目 一 作 T工用7总分B类8.备|奈每天回忆一次我的中长曹7e。 9.:gun 现实 亭 nJ 菁以屁我有一张长期个人目标的书面 清单。C类11.畲笊鎏到每天总有紧急事件 要去ZL埋 O立 设 动 活 和 作 工 种 各。 胃 1 1 Z吟鹦尽翻鳏，多，容易总分C类14.舌艺契露展先排序是我工作中如何制订打算1,每天临睡前，打算改日要做的情况。记住紧急和重要之间的关系。.安排会议时刻表一明确规定会议开始和结束时刻。.注意那些分步实施的任务，这些任务必须一步接一步地完成。.留一点时刻去处理那些耗时少的任务以及突发的紧急情况。.

14、把一个大工程化整为零。.利用打 时刻，（会前）等待时刻和待机时刻（如当计算机出故障时）进行分类、丢弃、整理文档等工作。这些情况无须集中注意力。工作打算6WWhatWhenWhereWhoWhyWhich3HHowHow manyHow much关于制订打算的关键概念为改进你的打算，回答六个问题：(1)我要到达什么结果？(2)要到达这些结果我必须做什么?(3)优先次序是什么？(4)每个活动需要占多少时刻？(5)我应当何时去做各个活动？ (6)对我未曾预料的情况，会留有多少余地?.制订成功的打算关键在于其灵活性。给那些你无法操纵意 外的情况，如打断，问题和危机留些时刻。.当意外的情况发生时，不要急

15、于改变打算。一个深思熟虑 的答复常好过仅仅对事件做出反响。.每个星期作一个打算。做此打算最好的时刻是星期五下午 你下班之前。要求不人也做同样的事。与一些要紧人员碰 头，回忆下周的打算、协调优先次序和活动。.确实你每天要做的情况清单上有优先次序和时刻可能。超 出时刻就不做了。.确定时刻期限和时刻可能是可行的，这一点不能忽视。.学习操纵你打算外行动的冲击。.为改日早晨预备一个有效率的开端。晚上在你离开前，将情况安排好，如此当你到那儿的时候，一切都预备好了。5、治理变化学员将学会处理变化的含义和起源。学员将区分适应和同意之间的区不。学员将找到应付变化的应变策略。变化的定义变化的模式应变策略变化是变化

16、来自何方？公 司合并 Company mergers公司收购 Company acquisitions新主管 New supervisor新同事 New co-worker新政策 New policy新岗位 New job description裁员 Employee cutbacks变化过程浮想联翩热空气领带浮想联翩选择多多 一项成功的应变策略在椭圆里写上阻碍最大的变化，尽可能联想出各种方法以减轻变 化带来的压力。新老总New Boss关于治理变化的关键概念.学会如何适应，灵活机动是关键。.做好打算、排定优先排序并设定目标，如此你才总能评估你所 处的位置。3,永久牢记你的目标。你正在试图完成

17、什么工作？加入团队并争 取胜利。4,将工作集中起来做，并将任务进行优先排序排列。这会使你达 到预期目标并看到大局。5.我们都经历过变化。假如我们尝试的话，我们能够应用差不多 学会的知识来处理新变化。6,对变化采取积极态度，幸免消极态度。积极态度是绝大多数专 家认同的一种专门强的生存技巧。.另一个关键战略是认清自我价值。那些使你成为你自己核心能 力，认识到这些东西永久与你相似随，并给你必要的自信去适应变化.记住变化差不多是，并永久将是我们生活的一局部。那些喜爱 变化并视之为挑战的人会做出更好的推断，采取更有效的对 策。6.团队工作时刻治理团队练习活动计时规定如下使用你放在桌上的左右部件做样东西，

18、它必须满足以下条件：.必须能够自己独立站立.每个部件必须派上用场.你必须完成一页制作过程报告4-你必须在15分钟内完成制作过程报告提纲.你的目标是什么？.你采取哪些步骤以实现目标?.你们小组如何处理这件事?.用了多少时刻打算工程？.有没有指定的计时员？有关治理团队工作时刻的关键概念.不管你如何优秀，你不可能做所有情况。由你决定培养一个强 有力的团队去关心大伙儿取得更大的成绩。没有一个人能做得 和我们大伙儿做一样多的事。.不要等他人采取第一步；假设事事都靠你。“假如是如此的话, 得由我定”。.给大伙儿树立一个良好掌握时刻的学习典范。.让大伙儿看到你尊重他们和他们的时刻。查找节约他们时刻的 方法。

19、.问一下他人你是如何白费他们的时刻的，改变你的方法。.培育工作关系。要好好理解他人，同他们交流，与他们一起欢 笑，并分担他们的忧虑。.养成守时的适应，准时完成你所许诺的情况。.同上级下属，团队成员和支持人员讨论目标、优先次序及打算。 要经常这么做。.在打 或开会之前，制定个议程。.在指导他人时不要太着急，花点时刻做得得体。亭 5.I 备 工的 1 指定 X 、当 门产 ，二 bjmrcD类16名津善司省，我记录我是如何17.我名嗔媵献壹藏本多，并试图总分D类9 .餐区性发生的危机占用了我太多 口时刻O猫软猫工作模式如何天天不同一天E类21.我将每天要做的情况写一张清 单。22.我写下我每周的打

20、算，包括具 体的目标，活动和优先排序。总分E类23.至少每周一次我与不人会面协 调打算、优先排序和活动。24.我常常想到我应该更加有序安 排。25.在我日常打算中，我给操纵不 了的意外事件留出时刻。F类26.我每天都为最重要的任务安 排特不的时刻。27.我常常对我的时刻表感到分 心，倾向于从一个任务跳到另 一个任务。.花时刻成为一个好听众。.早点儿开始，早点儿去找情况。给不人足够的时刻，事先通知。.问问大伙儿有什么主意改进各项工作。得到的意见越多，改进 的机会也就越多。28.我将类似的任务分组，并按 照逻辑次序安排活动。总分F类29.我可能我的活动所要占用的时 刻。30.只要需要，我总能安排一个 人单独的时刻，没有打搅。G类31.我分析我所受到的打搅并系统 性地减少或消除它们。32.我将几个工程捏在一起并同时 处理几件事，如此幸免了在一天 中屡次打搅不人。总分 G类33.过多的社交活动使我不能集中 精力工作。34.我提早安排和他人的联系，而不 是凭其自然去打搅不人。35.打搅和分心是我工作中的大问 题。H类36.我们的会议组织得不是专门好， 有些会议甚至是不必要的。37.我们的会议准时开始。总分H类38.我们的会议有预备得专门好的 议程。39.会议白费了我许多的时刻。40.我们常常分析我们的会议并试 图改进会议。