word培训教材ppt课件

1、 办公软件专项培训WORD 20071、编辑结合公文表头2、快速输入上、下标3、给文字添加下划线4、在WORD表格中添加行5、将表格拆分成两个表格6、防止表格跨页断行7、表格跨页时标题行自动反复8、在文档的第一段表格前添加空段9、表格中进展求和和求平均值10、文档与表格的相互转换第一章 WORD文档编辑 公司各部门有时候遇到多个部门结合发布文件的情况，这时就需求在结合文件中制造结合公文头。第一章 WORD文档编辑1、结合公文头 表格法双行合一法EQ域法1、翻开一个WORD文档，点击插入表格选择需求插入的表格行、列。2、在表格中输入需求的公文头的内容，选中第一列的两个单元格，点击右键“合并单元格

2、。第三列的单元格也一样操作结合公文头表格法3、根据表格内容，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【单元格对齐方式】，调整单元格的文字。结合公文头表格法4、选中段落里【框线】下拉箭头，根据需求选择框线款式双行合一是WORD自带的一种中文板式，它可以将两行文字合并成一行。详细步骤如下：1、在WORD文档里输入“世纪游轮总经办体系办结合文件等文字。结合公文头双行合一法选中“总经办、体系办这几个字，然后选择开场菜单中的中文版式 双行合一菜单项结合公文头双行合一法弹出【双行合一】对话框，此时系统自动将选中的文字设置成双行合一，并在对话框中预览双行合一的效果，单击确定按钮。单击确定键后，选中结合公文头所在

3、的行，按下【Ctrl】+【】组合键放大字体或【Ctrl】+【】减少字体结合公文头双行合一法运用EQ域的合并字符法制造结合公文头翻开文档，输入“世纪游轮结合文件并将其居中对齐。结合公文头EQ域法将插入点定位在“轮字后面，然后选中格式中文版式合并字符菜单项在弹出的【合并字符】对话框，在文字最多六个的文本框内输入总经办、体系办结合公文头EQ域法修正需求的字体和字号单击确定后即可完成合并字符。结合公文头EQ域法在创建含有数据公式等文档时，需求用到上标、下标。在文档中快速输入上、下标的详细步骤如下：第一章 WORD文档编辑2、快速输入上标、下标翻开WORD文档，在文档的目的位置处分别输入Am和Bn例如1

4、：将“m变成“A的下标。选中“m,然后按下【Ctrl】+【=】组合键，即可将“m变成“A的下标2、快速输入上标、下标例如1：将“n变成“B的上标。选中“n,然后按下【Ctrl】+【Shift】+【=】组合键，即可将“n变成“B的上标2、快速输入上标、下标翻开文档中的文件，输入员 工 出 差 管 理 制 度，字与字间都打上空格。第一章 WORD文档编辑3、快速给文字添加下划线假设在WORD文档中有一段带有空格的文本，而只想给该段文本中的文字添加下划线，而忽略其中的表格，可以按照以下方法快速给文字添加下划线。选中标题文本，然后按下【Ctrl】+【Shift】+【W】组合键，即可为选中的文本中的文字

5、添加下划线，而忽略空格。3、快速给文字添加下划线再次按下【Ctrl】+【Shift】+【W】组合键，即可删除下划线翻开一个文档，在文档中插入一份表格。将插入点定位在表格外要添加行的单元格右侧。按一次【Enter】键，表格就会添加一行。第一章 WORD文档编辑4、快速在WORD表格中添加行在选中的表格中恣意延续的3行，在选中的单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选中【插入行】菜单项。快速在WORD表格中一次添加多行有时候需求将文档中的表格拆分为两个或者多个表格。拆分表格的方法很多。下面详细引见拆分表格的方法：第一章 WORD文档编辑5、快速将一个表格拆分为两个表格翻开文档，在文档中绘制一个表

6、格，用鼠标单击想要拆分表格行的恣意一个单元格选择【规划】-【拆分单元格】或者按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】组合键。5、快速将一个表格拆分为两个表格此时完成表格拆分在制造表格的过程中，默许情况下，WORD允许表格行中的文字跨页拆分，这样有能够由于一个页面包容不下整个表格，使表格的部分内容被拆分到不同的页面上，而前一页的下方会出现大面积的空白，这样不仅页面不美观，还会给其他人呵斥视觉上的错觉，误以为内容曾经终了。我们可以经过以下方法防止表格跨页断行。第一章 WORD文档编辑6、防止表格跨页断行翻开文档，假设发现由于最后一行表格宽度比较大掉到了第二页，使第一页的下方出现大面积的空白

7、。6、防止表格跨页断行用鼠标单击表格最后一行的恣意单元格，将插入点定位在单元格中，然后单击右键，选中【表格属性】菜单项弹出【表格属性】对话框，切换到【行】选项卡，撤选【指定高度】复选框和【允许跨页换行】复选框6、防止表格跨页断行单击确定按钮前往文档，可以看到插入点所在的行已被调整到最适宜的高度，其他行的高度依然坚持不变。在运用WORD编辑表格时，经常由于表格数据很多需求换页，换页的同时第一页的标题行要重新输入到第2页以及后面的页中。下面引见一种表格跨页时标题行自动反复的操作。第一章 WORD文档编辑7、表格跨页时标题自动反复翻开一个WORD文档，插入一个表格，并录入标题行；将插入点定位在表格的

8、第1个单元格中 选择【规划】-【反复标题行】菜单项7、表格跨页时标题自动反复此时即可看到第2页曾经添加了标题行7、表格跨页时标题自动反复假设需求撤销标题自动反复，那么需求将鼠标点击第一个标题行，选择【规划】-【反复标题行】，即可撤销我们在运用WORD编辑文档时，经常会遇到这样的情况，在第一段中插入一个表格后，发现还要在前面加一段。详细的操作步骤如下。第一章 WORD文档编辑8、在文档的第一段表格前添加空段在文档中新建一个表格，将插入点定位在表格的左上角首字符的位置。按下【 Enter 】键，即可在首行表格前插入一个空段8、在文档的第一段表格前添加空段也可以将插入点置于第一个单元格内的恣意位置，

9、然后按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】组合键或者【Ctrl】+ 】+【Enter】组合键，然后在按下【Backspace】键即可在表格前插入一个空段。1、在表格中进展求和在Word创建好表格后，需求对表格中的数据进展求和运算，详细步骤如下：翻开文档，将插入点定位在需求输入求和值的单元格中，然后选择【规划】-【公式】菜单项第一章 WORD文档编辑 9、表格中进展求和和求平均值弹出【公式】对话框，在【公式】文本框中输入“SUM(LEFT)，也可根据本人的需求更改公式9、表格中进展求和和求平均值单击确定按钮前往文档，即可看到求得的总和。选中刚计算的结果，按下【Ctrl】+【C】组合键将

10、其复制，再将插入点置于要输入求和公式的其他单元格中。再按下【Ctrl】+【V】组合键粘贴单击鼠标右键，在弹出的的快捷菜单中选择【更新域】菜单项，或者按一下【F9】键9、表格中进展求和和求平均值此时单元格中的结果就是正确的结果9、表格中进展求和和求平均值翻开文档，将插入点定位在要输入平均值的单元格中，然后选择【规划】-【公式】菜单项9、表格中进展求和和求平均值弹出【公式】对话框，在【公式】文本框中输入“average(LEFT)，也可根据本人的需求更改公式单击确定有时在WORD中编辑文档时，表格和文本可以自在转换，详细操作步骤如下：第一章 WORD文档编辑 10、文档与表格的相互转换-表格转换成

11、文本翻开一个例如文件，将插入点置于要转换成文本的恣意单元格中，然后选择【规划】-【转换为文本】菜单项弹出【转换成文本】对话框，在【文字分隔符】组合框中默许选中【制表符】单项选择钮，我们还可以根据本人的需求选中其他的文字分隔符10、文档与表格的相互转换-表格转换成文本单击确定就可以看到效果翻开一个word文档，选中要转换成表格的文本需求转换成多列的必需求有分隔符号，然后点击【插入】-【表格】选中【文本转换为表格】10、文档与表格的相互转换文本转换成表格弹出【将文字转换为表格】对话框，在【表格尺寸】组合框中自动显示【列数】中录入需求转换的列数。10、文档与表格的相互转换单击确定按钮，前往文档即可看

12、到效果。 年办公软件专项培训(二)WORD 2007自动生成目录修正目录款式更新目录为目录添加括号第一章 目录、批注与修订一、自动生成目录为一篇文章制造目录，假设采用手工输入，不仅费事，而且容易出错，修正起来更是困难。利用word的插入目录功能就简单多了，而且当文档标题修正后，目录会自动进展更新1、翻开一个制度，在开场菜单栏翻开【款式和格式】义务窗格，将文章的各级标题依次设置为【标题1】、【标题2】等款式。2、将插入点定位到文章的末尾，然后选择【援用】【索引和目录】菜单项3、单击确定按钮前往文档，此时目录曾经插入到文档中。二、修正目录款式用户插入目录后，可以根据本人的审美要求，对目录的款式进展

13、修正对曾经生成的目录的款式进展修正1、翻开曾经设置好目录的制度，翻开【款式和格式】义务窗格，选中目录中恣意一个款式为【标题1】的目录文字。2、在【款式和格式】义务窗格中【所选文字的格式】框中显示为【目录1】，在【目录1】选项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【修正】菜单项。3、弹出【修正款式】对话框，单击格式按钮，在弹出的列表中选择【字体】选项。4、弹出【字体】对话框，设置【字体】为【楷体GB-2312 】，【字形】为【加粗】，【字号】为【小三】，【下划线线型】为【字下加线】5、单击确定按钮前往【修正款式】对话框，单击确定按钮前往文档中，即可看到设置的效果6、按照同样的方法设置款式为【标题

14、2】的目录的款式三、更新目录用户在编辑已生成目录的文档时，有时需求添加、删除、挪动或编辑文档中的标题。假设在做了这些更改后，目录中没有显示该更改的情况，就需求用户按照以下方法来更新目录1、翻开本实例的原始文件，在标题“二、电子商务方式后面加上“简介二字。2、将鼠标光标点击到目录处，点击【援用】-【目录】-更新目录按钮3、在弹出的更新目录对话框中选中“更新整个目录，然后再点击确定按钮前往文档中，可以发现目录曾经做了更新。四、为目录的页码添加括号默许情况下，自动生成的目录的页码是没有括号的，需求用户进展特别的设置，详细的设置方法如下：翻开曾经设置好目录的文件，按住【Alt】键并拖住鼠标，纵向选中目

15、录中的章节标题。单击工具栏中的【字体颜色】按钮，在下拉菜单中恣意选中一个颜色黑色除外然后按下【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和交换】对话框，单击更多按钮展开搜索选项在【查找内容】文本框中输入，然后单击格式按钮，在弹出的列表中选择【字体】选项。弹出【查找字体】对话框，在【字体颜色】下拉列表中选择【自动】选项单击确定按钮前往【查找和交换】对话框，在【交换为】文本框中输入(&)，在搜索选项组合框的【搜索】下拉列表中选择【向上】选项，选中【运用通配符】复选框，然后单击全部交换按钮。系统交换终了后随即弹出一个信息提示框，提示系统交换了多少处，单击否按钮。封锁【查找和交换】对话框前往文档，此时目录的

16、页码曾经被加上了括号，然后选中整个目录字体颜色设置为【自动】即可 邮件合并 什么是“邮件合并呢？为什么要在“合并前加上“邮件一词呢？其实“邮件合并这个称号最初是在批量处置“邮件文档时提出的。详细地说就是在邮件文档主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通讯资料数据源：如Excel表、Access数据表等，从而批量生成需求的邮件文档，因此大大提高任务的效率，“邮件合并因此而得名。什么邮件合并？邮件合并显然，“邮件合并功能除了可以批量处置信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制造标签、工资条、成果单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并义务窗格式的“邮件合并导游，这让我

17、们在运用“邮件合并操作时更加方便和容易。我们经过实践义务的处理步骤，再来详细引见“邮件合并功能的运用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到本人的实践任务当中。 什么邮件合并？邮件合并什么时候运用“邮件合并 我们可以经过分析一些用“邮件合并完成的义务，从而得到答案。比如最我们最常用的需求批量处置的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：一是我们需求制造的数量比较大；二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如档案封面上的姓名、身份证号码、性别、住址等根底信息固定不变，且EXCEL花名册内均有相关数据。邮件合并邮件合并的3个过程 上面讨论了邮件合并的运用情况，如今我们了解一下邮件合

18、并的根本过程。了解了这三个根本过程，就抓住了邮件合并的“纲，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能处理实践义务了。 (一) 建立主文档 (二) 预备好数据源 (三) 把数据源合并到主文档中 邮件合并(一) 建立主文档 “主文档就是前面提到的固定不变的主体内容，比如档案封面上的姓名、身份证号码、性别、住址等。 运用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以调查估计中的任务能否适宜运用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了规范和思绪。 邮件合并与文档平安(二) 预备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是

19、Word、Excel、Access或Outlook中的联络人记录表。 在实践任务中，数据源通常是现成存在的，比如他要制造大量档案封面，多数情况下，信息早已被做成了Excel表格，其中含有制造档案封面需求的“姓名、“身份证号码、“性别等字段。在这种情况下，他直接拿过来运用就可以了，而不用重新制造。也就是说，在预备本人建立之前要先调查一下，能否有现成的可用。 邮件合并(二) 预备好数据源 假设没有现成的那么要根据主文档对数据源的要求建立，根据他的习惯运用Word、Excel、Access都可以，实践任务时，经常运用Excel制造。 邮件合并(三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就

20、可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决议着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并导游进展，运用非常轻松容易。邮件合并实例详细分析 预备任务：预备一份，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel任务簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只需有这些文件存在，邮件合并时就不需求再创建新的数据源，直接翻开这些数据源运用即可。需求留意的是：在运用Excel任务簿时，必需保证数据文件是数据库格式，即第一行必需是字段名，数据行中间不能有空行等。邮件合并实例详细分析 例如：一个EXCEL任务薄里面包含了编号、部门、姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需求加一个照片的途径和文件名的字段假设照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免，假设照片放在桌面:培训文件夹里，普通和主文档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和编号相对应假设用姓名的话能够会碰到同名同姓的问题。数据预备任务的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必需求仔细校正正确。邮件合并与文档平安设计邮件合并的模板接下来