档案系统培训讲义.doc

1、档案管理系统（文书档案）培训讲义归档整理本功能涉及的用户角色为归档部门归档人员或档案管理员归档整理功能涉及到的功能按钮及其定义如下：表1.归档整理涉及的功能按钮按钮名称按钮描述新建件新建以件为单位的档案条目所有件选中当前页面中全部以件为单位的档案条目所有选中当前页面中全部的档案条目无取消所有选中的档案条目关键字选择模糊选择著录项中包含关键字的档案条目数据师选精确筛选符合搜索条件的档案条目生成档号生成选中的件或卷条目的档号删除档号删除选中的件或卷条目的档号装盒根据实体档案装盒情况,将对应的件或卷条目在系统中进行记录，方便借阅时查找打印档案父接文据打印移交时信息打印企业档案目录打印件条目的目录信息

2、打印盒内目录打印盒内条目目录打印盒内备考表打印盒内备考表保存保存当前新建档案条目，不提交流程保存并著录下一条保存当前所建档案条目并著录下一条，不提交流程保存并提交流程保存当前所建档案条目并提交流程删除将点选的件或卷条目删除归档移交将完成整理的条目提交流程归档整理功能用于归档部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。“待移交条目”显示待移交的条目。“待移交条目（未生成档号）”显示未生成档号的待移交条目。“待移交条目（已生成档号）”显示已生成档号的待移交条目。“已移交盒”显示已交的盒信息。“已移交批次”显示已移交的批次信息。“已移交条目”显示已移交的条目信息。“已移交条目（未生成档号）”显示已移

3、交的未生成档号条目信息。AS耳:；玄M鲁文井日ISG普蛇检丼fijEs!as佛画IB酿MERMSWinL*dxA五年204$归档部门归档人员可点击“收集整理”“归档整理”进入如上图所示的操作界面。归档部门归档人员首先需要选择进行整理的档案类别。归档部门归档人员请通过此处的标签页选择待整理的条目类别。归档部门归档人员可通过操作按钮实现系统功能。注：归档部门归档人员负责生成档号、负责装盒。直接归档流程：收集整理-归档整理-新建件-进入著录项信息新建件点击“新建件”后，出现如下图所示界面。用户请在条目著录区域填写条目的著录项信息；在电子文件添加区域选择附件并点击“上传”；在工作交接区域体现出流程信息

4、，最后在最上面按钮区域点击相应的按钮，完成新建件的操作。点击“保存并返回”按钮，可保存当前录入的档案条目，并返回主页面；点击“保存并著录下一条”按钮，可保存当前录入的档案条目，并且在此基础上继续录入下一条档案信息。注：题名：照直录入文件标题，文件无标题或标题含义不明，应根据文件内容重新拟写题名全宗号：系统自带，不用录入HRBSH类别号：W01综合类，W02合同类，系统自带，不用录入责任者：填写文件的作者，即对文件负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，填写单位全称。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于（）号内。文件日期：填写文件材料形成日期。也就是公

5、章下面的日期。归档单位：负责整理和归档的单位或部门保管期限：对档案划定的存留年限。文书档案分为永久、30年、10年。密级：根据文件上的密级设定来选择。年度：系统默认为文件日期的年度，可人工改为文件针对的年度。如：跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；跨年度的会议文件，一般可填写会议召开的年度；法规性文件应填写公布或批准年度。如果要归入以前年度的遗留档案可把年度改为当前年度。重点说一下：如果请示的内容已成为事实，也就是没有书面批复的可以归档。如果批复没有下来，请示

6、有和批复一起归档，也就是没批复的请示可以先不归，待批复下来一起归档。文件编号：填写发文字号。发文号“”号为半角，数字也为半角。合同类：填写合同编号。页数：一份文件的总页数用于统计和核对。备注：填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项，如：无电子文件、文件材料破损、缺页、无领导签发、应归档文件材料另行保管等，以及破损修复时间及其经办人。录入完毕后点击上面的按钮：保存并返回、保存并著录下一条、保存并提交流程、返回。装订：对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。档案条目的编辑用户创建条目后，如果需要对某个

7、条目进行附件的补充上传或著录项信息的更改，可点击条目对应的编辑按钮（如下图所示），即可弹出编辑页面对条目重新编辑。删除用户选择需要删除的件条目后，点击“删除”按钮会出现下图所示对话框，用户选择“确定”即档案条目删除，选择“取消”则取消本次操作。确定要删除选中条目吗?F二鑿二却取消排序在条目信息页面，用户可通过点击著录项进行排序。如点击“文件日期”则档案将以时间顺序排序。注：可以排序的著录项由各单位业务管理员在“应用管理”-“档案类型管理”功能中自行定制，各单位可根据实际情况选择需要进行排序的著录项。生成档号选中需要生成档号的条目后，点击“生成档号”，弹出如下图所示界面。用户可拖动条目的顺序调整

8、生成档号的顺序，确认后点击“生成”，完成操作。系统后根据当前档案类别的档号编制规则，在已有最大档号后顺序生成档号。已生成档号的档案条目将转移到标签页待移交条目。已生成档号中显示，在原有标签页中不再显示。删除档号选中已生成档号的条目后，点击“删除档号”，条目的档号将被删除。如果此操作造成档号流水断号，用户可通过“手工设置档号”添补空缺的断号。装盒用户可根据实体档案装盒情况，将对应的件目在系统中进行装盒的记录，方便借阅时查找。选中未装盒档案后，点击“装盒”，出现如下图所示界面。双击条目可查看条目详情，拖动未装盒的条目到盒中即可完成装盒，打印档案交接文据打印企业档案目录寸中旦崩袖巧jfe営住乐临【堆

9、消坏叮-LLrnmrftn.2i:73-J金叩档案II录寸|幵好疑擾W加+坦辑即査看叨收祁広：！317：!黑助曲莊扫笞圈1席“MftlgartiL|更Eimn7L2tiDE.手庶培ifIITnllETM-lExl-iwerTtEth丨1罔时5皆I甘*和审SHfrff1|气眷InhirTrit-1J*11用A九小IQ加丈%芋羔3QJ=世曲申Jfr印縛F図从慕團咖即到r園英s：二站I-.一,：r心1-=，-za*raeK)|期;比钏冠ijICj-lr:,.-JW話二-_!块I-_,-：_.：:I口：!.牌：-:.-.:-_,-I-L-.-.-I-_,:JF；I:._jI:甘宦:-LI步-r：I:.

10、_E:r：J-.:j-hI|:-_J;_-IJ-_iI”T”,_!壬丄二*.二.itIritrMtEvplw_/lZZMMtJI|jpllhttpx/pci11tiiiini1騎卫曲弄乎疋-_g芯H址(|井Bl|Kfffi文件F)ME)遍看河收蘆TfttT)WJtaOti博启週回ta瞪|丁扭肾龛星琵丟&爲蝕I匚狐号着弓雲fW?橄更*7S订辛dni1riHsim34331nrftHMVHlbb-aiL-B3WEfflUWIHt-LUtUTJ3MW1vaM.IUHE跋Hi打印盒内目录操作与打印移交目录相同，请参考“打印移交目录”。打印盒内备考表1-J盒内為馬表mjnH4*刍应7x.LTnt具中正莊

11、其瞪.劃肛英0.咅计册说明：|冉制仍站車斗曰屯!EC勺方吉若.|，洛1m阪氏化加疋心血|l-ijEMIHTTLZtiiSi-ffiiZ:-UBiM坏輛“-Nor*“丹miy.L世,开施|国回*IlX-nh!M*utEvplu-M*rBsap由档冥兴制甘口立供V!:-I口-，I(jMr：.-r】口上乜二-I:._|匸_：:”.I口：?也吕盒计空:._,w_i-rt-I-_i:JFiI-_jSi-.-丄I严-r：I:._j:r：:.jd-iii.I：=IJL-”*=.：.h:_iJ;.laFr,._,卞丄七住一Kflif)tfiJicvjQSEGuIMmffflfjCHJitllf5.1IJBiliLtja：ffkruunf.una.otpc.i1LxuxajLKJ-AT-LT3X(