会计信息化学习情境四课件

1、会计信息化学习情境四总账管理系统学习目标掌握用友ERP-U872软件中总账管理系统初始化设置及日常业务处理的相关内容；理解总账管理系统初始化设置的意义；掌握总账管理系统初始化设置的具体内容和操作方法；掌握总账管理系统日常业务处理的各种操作。任务一认识总账管理系统 目录一、总账与总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征三、总账管理系统的功能应用模块任务一认识总账管理系统（1）系统初始化设置一、总账与总账管理系统（2）出纳管理（3）会计的日常业务管理（4）账簿管理（5）期末业务处理任务一认识总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征 （一）总账管理系统业务流程1.手工环境下总账管理系统的数据处理

2、流程2.计算机环境下总账管理系统的数据处理流程3.计算机环境下和手工环境下总账管理系统的数据处理流程的区别任务一认识总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征 （一）总账管理系统业务流程图4-1总账管理系统业务流程图任务一认识总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征 （一）总账管理系统业务流程图4-2手工环境下总账管理系统的数据处理流程图1.手工环境下总账管理系统的数据处理流程任务一认识总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征 （一）总账管理系统业务流程图4-3计算机环境下总账管理系统的数据处理流程图2.计算机环境下总账管理系统的数据处理流程任务一认识总账管理系统二、总账管理系统业务流程及

3、特征 （一）总账管理系统业务流程3.计算机环境下和手工环境下总账管理系统的数据处理流程的区别（1）数据处理的起点与终点不同。（2）数据处理方式不同。（3）数据存储方式不同。（4）对账方式不同。（5）会计资料的查询、统计方式不同。任务一认识总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征 （二）总账管理系统的特征（1）规范性强，一致性好（3）控制要求严格，正确性要求高（2）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用任务一认识总账管理系统三、总账管理系统的功能应用模块图4-4总账管理系统的功能应用模块分布图任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（一）参数设置 控制参数一般

4、包括是否对凭证日期进行序时控制，是否对支票进行控制，是否进行赤字控制，是否允许修改或作废他人填制的凭证，是否对制单权限进行细化，是否允许在总账管理系统中使用其他子系统的受控科目进行制单，出纳凭证是否必须由出纳签字，凭证是否必须由主管签字，凭证审核是否控制到操作员，记账汇率方式等。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置1.定义外币及汇率5.录入期初数据2.建立会计科目4.设置常用凭证的摘要3.设置凭证类别任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置1.定义外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，因而

5、要进行外币及汇率的设置。其作用是既可减少录入汇率的次数和差错，又可以避免在汇率发生变化时出错。（二）基础数据设置任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置2.建立会计科目 （1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据均需从系统中获取，系统中必须设立相应的会计科目。 （2）会计科目必须保持科目间的协调性和体系的完整性，不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供详细的会计核算资料。（二）基础数据设置任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置2.建立会计科目（二）基础数据设置图4-5“会计科目”窗口

6、任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置3.设置凭证类别 （1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据均需从系统中获取，系统中必须设立相应的会计科目。 （2）会计科目必须保持科目间的协调性和体系的完整性，不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供详细的会计核算资料。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要 在企业应用平台“基础设置”选项卡中，单击“基础设置”选项，然后再单击“其他常用凭证摘要”命令，打开“常用摘要”对话框，将经常出现

7、的凭证摘要进行预先设置，以便日后填制凭证时随时调用，简化凭证的填制过程，如图4-6所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要图4-6“常用摘要”对话框任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要图4-7录入凭证摘要和编码任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置5.录入期初数据 （1）资产类合计是否等于负债类加所有者权益类合计。 （2）上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等，以及辅助账的合计是否与其

8、上级科目对应值相等。 （3）所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理（二）出纳管理（三）账簿查询任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理图4-8凭证管理流程任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理 1.凭证录入 2.填制凭证 3.复核凭证 4.记账凭证任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证6.整理凭证7.冲销凭证8.查询凭证任务

9、二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理1.凭证录入 凭证录入是总账管理系统的数据入口，是会计信息化系统中重要的日常工作。凭证录入后，其他许多工作如记账、报表编制及银行对账等几乎由计算机自动完成。因此，凭证录入对整个会计信息化系统起着至关重要的作用。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证 在总账单个模块运行的会计信息化系统中，编制和输入记账凭证主要有两种方式:后台处理方式，即先由手工编制好记账凭证，经过审核确认无误以后，再集中输入计算机的方式；前台处理方式，即根据已经批准报销的原始单据直接

10、在计算机上填制凭证的方式。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-9打开“填制凭证”窗口任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-10增加凭证任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-11“辅助项”对话框任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-12辅助项目凭证的填制完成任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务

11、处理（一）凭证管理3.复核凭证（3）审核凭证（2）主管签字（1）出纳签字任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-13执行“审核凭证”命令任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-14“凭证审核”对话框任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-15成批审核凭证任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理4.记账凭证 编制生成的记账凭证经过复核后，便可以记账了。如

12、果期初余额试算不平衡，那么将不能记账；如果上月未结账，那么本月不能记账。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 （1）如果发现凭证填制有误，那么应在已经填制完整的凭证窗口中先查找到需要删除的凭证，将其打开，然后执行“制单”“作废/恢复”命令，如图4-16所示。该凭证将被系统标上“作废”字样，数据内容不变，不能修改，不能审核。作废盖章凭证如图4-17所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-16作废/恢复凭证任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二

13、、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-17作废盖章凭证任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 （2）如果再次执行“作废/恢复”命令，用鼠标直接单击制单界面中的“恢复”项，则系统将会恢复对该张凭证的作废界面。 （3）在执行作废凭证之前，先要将作废的凭证进行整理，如图4-18所示。 （4）选择自己需要作废凭证的时间，如图4-19所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-18整理凭证图4-19“凭证期间选择”对话框任务二总账管理系

14、统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 （5）直接单击“确定”按钮，系统就会弹出如图4-20所示的“作废凭证表”对话框。在图4-20所示的对话框中用户直接单击“Y”，然后单击“确定”按钮，系统将会直接删除该凭证。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-20“作废凭证表”对话框任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 如果要彻底删除标有“作废”字样的凭证，就执行“制单”“整理凭证”命令，选择要整理的月份，单击

15、“确定”按钮后，系统显示作废凭证整理列表。当选择好要删除的作废凭证之后，单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据中删除掉，并对剩下的凭证重新进行排号，如图4-21所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-21删除作废凭证后的排号任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理6.整理凭证 凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账的凭证重新编号。如果本月已有凭证记账，那么本月的最后一张记账凭证之前的凭证将不能作废整理，只能对其后面未记账的凭证进行整理。若想进行凭证整理，应先用恢复记账

16、前状态功能，使其恢复到本月初的记账前状态，再做凭证处理。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理7.冲销凭证 对于已经记账的凭证，如果发现错误，那么可执行“制单”“冲销凭证”命令，制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存与管理。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理8.查询凭证 总账管理系统的填制凭证功能不仅是各个账簿数据的输入口，还提供了强大的信息查询功能。通过填制凭证功能，既可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息与明细账等。任务二总

17、账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理 （1）在企业应用平台中执行左上角的“重注册”命令，打开“登录”对话框，以“003张出纳”的身份注册进入企业应用平台，再进入总账管理系统，执行“业务工作”“总账”“凭证”“出纳签字”命令，打开“出纳签字”对话框，如图4-22与图4-23所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-22执行“出纳签字”命令图4-23“出纳签字”对话框任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-24显示出纳凭证一览表（2）在“出纳签

18、字”对话框里设定需要签字凭证的选择条件，单击“确定”按钮，就会显示凭证一览表，如图4-24所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-25成批出纳签字（3）单击“确定”按钮，执行“出纳”“成批出纳签字”命令，即可对凭证进行成批出纳签字，如图4-25所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-26出纳签字凭证列表（4）单击“成批出纳签字”选项之后，系统会弹出凭证列表，若凭证已签字完毕，则单击“确定”按钮，完成出纳签字。出纳签字凭证列表如图4-26所示。任务二总账管理系统的初始化设置与日

19、常业务处理二、总账管理系统的日常业务处理（三）账簿查询1.日记账输出模块2.明细账输出模块任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账二、对账及试算平衡三、期末结账任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账2.自动生成转账凭证1.定义自动转账分录3.自动转账处理（一）自动转账的处理步骤任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（1）在业务工作栏中执行“总账”“期末”“转账定义”“自定义转账”命令，如图4-27所示。图4-27执行自定义转账命令（一）自动转账的处理步骤任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（2）进行自定义转账设置。在“自定义转账设置”窗口中单击“增加”按钮，录入转账目录，填写转

20、账序号，选择转账说明和凭证类别，如图4-28与图4-29所示。图4-28“自定义转账设置”窗口（一）自动转账的处理步骤任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账图4-29录入自定义转账信息（一）自动转账的处理步骤任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账图4-30选择公式名称和函数名（3）自定义转账录入完成后，打开公式向导，选择所需要的公式名称和函数名，如图4-30与图4-31所示。（一）自动转账的处理步骤任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（一）自动转账的处理步骤图4-31完成公式与函数的选择（3）自定义转账录入完成后，打开公式向导，选择所需要的公式名称和函数名，如图4-30与图4-3

21、1所示。任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账2.自定义结转1.汇兑损益结转3.期间损益结转（二）自动转账的类型任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（二）自动转账的类型1.汇兑损益结转图4-32执行“汇兑损益”命令任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（二）自动转账的类型1.汇兑损益结转图4-33“汇兑损益结转设置”对话框任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（二）自动转账的类型2.自定义结转图4-34“转账生成”对话框任务三总账管理系统期末业务处理一、自动转账（二）自动转账的类型3.期间损益结转图4-35“期间损益结转设置”对话框任务三总账管理系统期末业务处理二、对账及试算平衡图4-36“对账”对话框任务三总账管理系统期末业务处理二、对账及试算平衡图4-37试算平衡表任务三总账管理系统期末业务处理三、期末结账2.期末结账的控制措施1.期末结账的主要过程3.具体实验操作任务三总账管理系统期末业务处理三、期末结账1.期末结账的主要过程 （1）备份结账前的数据，以防突然或偶然事故造成结账失败时，便于恢复到结账前的状态。（2）检查该月的所有凭证是否均已记账