职位分析、描述课件

1、职位分析、职位描述、绩效指标工作课程今日议程职位分析的定义、目的和方法撰写职位描述之目的及其相关概念职位描述的制作过程撰写职位描述之指导原则职位描述的维护更新小组练习问与答什么是职位分析？这一过程是通过对职位的研究，确定该职位的任务、职责、与其它职位的关系以及该种职位的工作环境和任职要求。有系统地确定、收集和组织这职位的信息。 职位分析为什么重要？职位分析 招聘新设职位与外部竞争者竞争的基础 业务目标制定与业务目标一致的角色 职位评估及级别是认识各职位的价值的结构 绩效管理是发展绩效管理的基础职位继承的计划，培训和发展了解机构要求的技巧和能力组织开发便利了程序，结构，加强了组织变化。职位分析的

2、程序投入 对组织的理解 业务目标 部门职责 个人职责和任务 职位分析的过程 确定被分析的工作 制定职位分析调查表/清单 收集有关的职位信息 产出 职位描述 职位分析的程序- 你想知道什么？职位的性质 职位的目的 职责 职位水平 关系（内部/外部） 任职要求技能 表现衡量信息收集方法 直接观察 个别面谈 团体面谈 调查问卷 员工日记/记录 调查问卷开放的形式以获得描述性的答案设定的形式用来收集具体的任务、活动及頻率职位分析面谈1.面谈准备2.面谈开头3.获得信息4.澄清5.结束面谈6. 跟踪面谈准备事先获得有关资料让面谈者准备相关材料准备一问题清单面谈开头营建一个较为宽松的环境解释面谈的目的 保

3、持目光接触获得有用的信息职位分析面谈是一种事实挖掘的面谈。切记获得事实而非观点或偏见 控制整个面谈过程，把对方带回主题让对方有时间思考问题的形式问开放式问题什么 怎样为什么给你该职位的初步概念问题的形式直接的问题如：你这一职位的目的是什么你向谁汇报有多少员工向你汇报让对方描述的问题请描述一下你在质量控制委员会的角色在没有指导的情形下，你所采取的行动是。问题的形式在适当的时候问下列类型的问题开放式陈述式 探究式 澄清式封闭式总结式连接式避免使用引导性问题 连珠炮式问题 偏见式陈述多选式问题问题举例你的日常工作是哪些，你每月要写几个报告？你这个工作常常没什么事干。你是每周、每月还是每两月提供一次信

4、息？结束面谈核查信息完整性询问对方有什么问题总结关键信息并告知下一步行动感谢对方所投入的时间和努力练习一：问题分析练习二：面谈薪酬策略历年维护职位描述/职位文档职位评估薪资架构薪酬发放市场定价薪酬计划概览使根本不了解该职位的人通过阅读职位描述，便可很快了解该职位的特征、范围、职责及胜任条件职位描述之总体目的职位描述的定义职位描述是可接受的、统一规范的书面职位介绍描述的是职位本身的功能，作用及履行的职责全面而简洁并非详细的任务、程序或活动的清单并非填写个人的业绩和能力职位描述的用途职位描述的用途通常包括入职培训业绩管理沟通职位定价职位评估招聘职业发展规划职位及职位描述之相关术语:相关术语培训经理

5、组织安排培训编写培训教材亲自讲授课程评估并反馈培训效果通知（沟通协调）准备教具落实授课场所制作幻灯片讲授例子开发课程 收集培训需求制定年度培训计划实施培训分析、协调、制定计划选择培训机构职位及职位描述之相关术语:相关术语确定公司的组织结构图归并类似岗位，建立职位职位认定职位信息的收集职位描述版式确定信息综合文本的制成职位描述制作的步骤界定职位描述的用途确定在职位描述中需要陈述哪些方面的信息根据公司文化及企业特性，制定适应的职位描述格式职位认定职位信息的收集职位描述版式确定信息综合文本的制成职位描述制作的步骤职位评估所涉及的因素影响/责任解决问题/制定决策知识与技能行动自由沟通技能工作环境典型职

6、位描述需包涵的要素如下：职位描述版式根据职位描述所需的信息点来收集相关信息问卷面谈确证所收集信息的真实、有效性依据文本格式，归并相关信息职位认定职位信息的收集职位描述版式确定 信息综合文本的制成职位描述制作的步骤谁是客户?需求是什么?要求是什么?期望是什么?产出信息产品开票文件工作程序人力资源外部供应商财务其他部门 输入员工材料设备信息内部供应商部门内部客户内部各部门如何发挥职能？内部供应商1物流生产质检输入 1工作 1输入 2工作 2输出 1输出 2工作程序 1工作程序 2内部程序了解内部客户例子职位认定职位信息的收集职位描述版式确定信息综合文本的制成职位描述制作的步骤撰写职位描述之指导原则

7、通常而言描述该职位的日常工作状况，而非个别特例描述现有职位，而非未来将设的职位因为有时职位内容并不按预期发生变化避免使用专有名词(例如：“施乐”及“财务软件”)；因为这类名词易发生变化；取而代之，可使用“复印机”及“财务信息系统”避免简称及缩写使用全称来撰写职位描述，以便使不熟悉本公司、本行业或专业术语的人都能读懂撰写职位描述之指导原则基本信息: 记录可辨明该职位的总体情况职位全称所在部门所在科室所在城市职位级别直接上司和/或下属(注明职位名称，而非在职者姓名)撰写职位描述之指导原则职责概述: 说明设立该职位的总体目标用二至三句话说明该职位存在的意义简述该职位的核心职责，并写明所受的客观限制要

8、领:完成该职位的关键职责详述后再填写职责概述，可能更容易句型：根据。(限制条件)做。，以达到。目的限制条件：法律，法规，原理，政策，战略，指导，指示，模型，方法，技术，体系，做法，程序，条件，标准。目的：市场，盈利，有效性，质量，产量，服务，期限，安全。撰写职位描述之指导原则主要职责: 详细列举日常活动及工作任务的性质及权限范围依据重要性，列举六至八项关键职责关键职责意指:设立该职位需履行的职责可在其他员工之间进行分派要求高绩效；若未能完成该任务，可能对未来经营成果产生严重影响该职责耗时显著要领:仅包括一般职责，而非具体工作任务指明该职位需进行判断的数量及其复杂程度注明行使职责时所依据的参考源

9、或指导材料 (例如：员工手册、政策说明、他人所委派的工作任务)仅包括该职位的日常职责；例如：应避免“经理不在时，代行管理员工”之类的职责可附加2-3个实例，以进一步澄清撰写职位描述之指导原则要领 (续):依据重要性，列举六至八项关键职责句式结构应为：内容提要：谓语+宾语+解释性短语+目的/效果谓语始终应以行动为导向宾语是谓语所指动作的实施对象解释性短语进一步对谓语和宾语加以说明，例如：说明方式、地点、目的及周期如果目的一致，可合并同类项示例:信息集成：按月从销售经理处收集并将销售信息以备忘录形式分发至各高层经理(解释性短语)，保证信息的按时完整性。撰写职位描述之指导原则要领 (续):用词必须明

10、确目标动词：认可，批准，定义，决定，开发，指挥，确立，计划，编制等管理动词：履行，评价，达成，确保，明确，提高，加强，扩大，设置，判断，控制，维持，监督，分工，指示等业务动词：提议，帮助，分析，评价，预测，解释，推荐，协调，支援，确认，核对，分发，收集，发行，获得，操作，提示，推进，制作，处理，供给，提出，支付等”为。努力“应改为”达到。效果“参与程度全面负责直接负责与。共同负责协助例子例子用词人力资源策略：拟定和调整人力资源策略，经批准后实施部门管理：制定人力资源部的业务流程和岗位职责人员调配：审核各部门岗位设定及定员编制的调整方案薪酬绩效：组织各部门制定和调整绩效考核指标，审核薪酬调整方案

11、培训与发展：审核并决定培训机构，保证培训的质量员工关系：倾听员工提出的各种意见和建议，组织研究解决方案或予以妥善处理下属管理：指导和培训下属的工作，管理他们的绩效撰写职位描述之指导原则汇报关系: 显示该职位的周边关系上级下级要领:较为简便的做法为先勾画总体组织构架，再分解至各职位撰写职位描述之指导原则胜任条件: 具体阐明胜任该职位所必备的资格要求，包括专业知识相关工作经验与年限学历专业资格其他技能/特殊要求要领:工作经验、学历及知识的最低要求不必与现有任职者的水平相同注意用词的准确：精通，掌握，熟悉，了解注意用词的程度：对外语的要求听，读，说，写撰写职位描述之指导原则批准审核: 跟踪职位描述的

12、最终确定，以便将来的维护与更新；牵涉到制作方：审核方：直接上司、部门负责人确认方：在职者本人维护职位描述职位描述必须及时更新职位会经常变化以适应概述业务需求的变化职位描述应 每年或至少每两年更新一次需决定由何人负责协调各经理?职位描述于何处归档?是否将此内容置于网上?练习请基于撰写职位描述的撰写指导原则，以您自己的职位填写一份空白的职位问卷来草拟职位描述。?问与答绩效管理和绩效目标设立工作课程*高绩效文化通过反馈与学习培养/提高能力基于合理的工作与奖励制度方面的承诺明确对个人及集体贡献的期望就企业重点及目标达成共识制定绩效指标反馈与指导奖励审核动态绩效管理流程衡量要解决的问题衡量正确的事正确衡

13、量衡量系统关键区域Key Result Area加强项目管理力度关键指标Key Performance Indicators按时交付率X%目标Target95%数据跟踪记录系统项目交付统计(综合办)常见的业绩指标及时提供。确保。正常运行有效控制。提高员工能力。更好地。绩效目标设定总原则 S Specific and Stretch具体的 M Measurable可衡量的 A Achievable可达到的R Result oriented可以结果为导向的 T Time bonded有时间性结果与过程过程中活动 2002年组织18次产品推广活动影响 100家客户有初步意向结果 销售额9000万“手

14、段”“理想的结果”岗位职责分析部门指标分解影响20家客户有最终意向个人目标（过程性）拜访客户数撰写建议书数销售计划访谈报告月销售报告衡量或标准成本 花费了多少？节省了多少？获得了多少？降低率数量 发出或售出的产品/服务有多少？量；增加率质量 产品或服务满足客户期望的程度如何？满意度；错误率；测试通过率；时间性 何时开始行动？何时完成(截止期)？频率是多少？在什么期间内？ 应答时间：A 发生后多长时间B发生影响 行动的结果或效果是什么？事件 促成行动的条件是什么或因此而应该发生什么？特殊项目在2002年9月前完成ABC产品成本降低5%的方法分析和建议在年底完成XYZ项目的第一里程碑，质量100%

15、，资源计划92%练习：哪些是“聪明” 目标？与我们的原材料供应商协商一个行动计划在年底前将产量提高10% 更好地进行客户管理装箱单100%与工厂原始数据相符 在年底前使用新的质量控制系统使客户满意度高出去年成为一个对员工更好的经理没有客户对质量的投诉绩效目标制定进行多样化的培训-及时递交审计报告-?绩效目标制定进行多样化的培训-及时递交审计报告-2002年进行至少10次不同内容的培训并取得90%的满意度审计后5个工作日内递交审计报告职位绩效考评指标部门目标分解至职位1.来自部门目标2.来自本职位职责职位职责所形成的指标绩效指标探讨中需要问的问题这一职责的目的是什么？谁是这一职责所产出结果的受众

16、？这些受众对这些产出结果有什么期望？他们曾经对该职位其他任职者、前任或本人有过什么赞扬或抱怨？为什么？怎么知道是否已满足受众的期望？哪些数据来源可以利用？谁是客户?需求?期望?工作程序供应商职位客户输入：服务材料信息。输出：服务产品信息。客户-工作产出的接受者部门目标降低产成品运输费用5%降低库存量10%仓库管理员职责：发料及时满足领用需求送产成品确保产成品及时准确到达客户手中,降低费用月度盘点和库存控制盘点准确无误，及时递交报告仓库清洁确保卫生清洁1. 直接落实-该指标由某岗位全责贡献期望：及时满足领用需求确保产成品及时准确到达客户手中,降低费用盘点准确无误，降低库存量确保卫生清洁绩效考评指

17、标分解落实（续）仓库管理员期望：及时满足领用需求确保产成品及时准确到达客户手中,降低费用盘点准确无误，降低库存量确保卫生清洁衡量？2. 本职位指标绩效考评指标分解落实（续）仓库管理员期望：及时满足领用需求确保产成品及时准确到达客户手中,降低费用盘点准确无误，降低库存量确保卫生清洁衡量：接到领用需求3小时发货。客户投诉次数；在XX前作出运输费用降低分析报告和行动计划产成品盘点抽查准确率为99。9%。原料盘点抽查准确率99%在XX前作出可行的库存降低分析报告和行动措施检查时达到特优水平2. 本职位指标绩效考评指标分解落实（续）根据职位职责设定目标（续）确定衡量标准怎么知道做得好与不好呢？衡量标准？

18、关键区域预算谈判顺利进行，落实预算计划提供及时、完整、准确、易于理解的信息提出具有较高的参考价值的建议提高员工能力根据职位职责设定目标（续）确定衡量标准怎么知道做得好与不好呢？衡量标准：预算取得结果与预期目标间的差异小于X%内部客户满意率及时：每月/季/年进行信息汇总处/每X周，月给部门提供信息及建议报告。数据完整准确：报告内容与部门期望吻合，每当有查询时，均能在X小时内提供详细资料及解释。报表清晰易读高层领导对建议的满意度可采纳性参考价值参加培训人数及覆盖率关键区域预算谈判顺利进行，落实预算计划提供及时、完整、准确、易于理解的信息提出具有较高的参考价值的建议提高员工能力进行可行性分析准确把握可行性进行系统设计模块功能简明准确，模块划分合理下一阶段主要工作职责对主要工作职责的期望模块功能简明准确，模块划分合理准确把握可行性和客户需求职位责设定目标（举例）职位职责设定目标（举例） （续）对主要工作职责的期望模块功能简明准确，模块划分合理准确把握可行性和客户需求怎么才知道做好了?职位职责设定目标（举例） （续）对主要工作职责的期望模块功能简明准确，模块划分合理准确把握可行性和客户需求怎么才知道做好了?项目可行性论证或评审小组评审通过率整个项目最终完成的结果与 客户期望的符合率在规定时间内完成功能模块设计并按国家软件标准设计通过阶段论证或专家小组评审设计推倒重来的次数为0,返工次数