高效的会议（PPT77页)

1、高效的会议2012.71 开会不是很简单的吗？会议还需要管理还需要技巧吗？2通常会议中你的困惑？3整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！4课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧5第一讲 当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率6集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙7会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式8会议的目的开展

2、有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位9达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领10会议的种类 按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议11会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。

3、12建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。全体会议：会议的频率13建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议：会议的频率14建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议：会议的频率15第二讲 会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范16会议效率不高的原因及具体表现？17 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。公司的

4、主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。 时下有一句很流行的话“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不

5、高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。18项 次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致

6、使会议毫无意义、宣告失败。会议效率不高的原因及具体表现：19会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。20高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发

7、了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人21会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则22时间安排方面的规范23固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度议程分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划24会议本身要遵守的规则（一）1、所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。2、超过1小时的会议要有书面的通知3、所有参会者都要有准备发言的心态4、会议要能准时开始、准时结束5、各业务单位负责人对决议能否达成

8、负主要责任25会议本身要遵守的规则（二）6、所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。7、要有人提出不同的意见8、会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录9、所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责10、必要时请第三方监控，以保证会议质量26第三讲 开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用5W1H法准备工作核对单主持人的准备工作27如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果28如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让

9、别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果29 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。(1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：A.一对一批评B.开会当众批评C.写检查处罚(2)你为什么这么做？。30通常会议前需要准备哪些事项？会议准备：31会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会

10、议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知3233会议准备的5W1H法34第四讲 成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议决策方式如何圆满结束会议35如何做开场白3637如何分配发言时间38如何掌握议事进度语言方式非语言方式39如何达成决议决策方式彼德德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参

11、考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。世界著名的管理大师，被称为“现代管理学之父”，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。彼德德鲁克美国籍19092005404种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策41 (1)无异议决策 (2)权威决策 (3)少数服从多数决策(4)共识决策【自检】请你完成以下连线题：A、确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突最低。D、决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界

12、限明显的地方最有效。C、允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。B、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。424种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法4344德尔菲这一名称起源于古希腊有关太阳神阿波罗的神话。传说中阿波罗具有预见未来的能力。因此，这种预测方法被命名为德尔菲法，也称专家调查法。454647如何圆满结束会议预留5-10分钟做总结确定工作分配妥当准时结束会议48第五讲 主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧49某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经

13、理乙进行沟通。谈话内容如下：员工甲说：我想贷款买房，但是首付不够，所以很烦恼。经理乙说：别太着急，大家可以帮你凑足首付，你还差多少钱？员工甲说：不好意思，我还差很多钱。经理乙说：没关系的，你说吧。员工甲说：差12000元。经理乙说：啊.员工甲听到经理乙的“啊.”之后，就此闭嘴不语。这次沟通以失败告终。请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误？在倾听中经理乙以后应该注意什么问题？50倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。51倾听的礼节52倾听的技巧？53倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出

14、倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录54倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰55表达感受的两句话我也有过相同的经历如果我是你，我跟你感觉一样56第六讲 如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇57与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点58对于“cic

15、ada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示探询，总结，测试其理解程度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言59与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见60对付“shark鲨鱼”型发言者的办法理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的意见更受欢迎非语言性打断61与“donkey驴”相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题62对付“donkey驴”型发言者的办法突出他的贡献重复问题短暂沉默63遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议，挑战现有程序解决的方法：肯定他的贡献重申可以试用现在的程序

16、，如果不奏效，则马上按他的方法实施64与“crab螃蟹（跑题者）”相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等65对“crab螃蟹”型发言者的办法对开小会者：主持人停止讲话或示意发言者暂停，使会议突然安静下来，私下谈话的人就会警觉主持人问他们能不能把他们正在讨论的事告诉大家，或问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对瞌睡者休息五分钟把会议议程加快短暂沉默66(1)“兔子般追踪” 的发言者往往喜欢挑战现有程序。 ( )(2)具有“螃蟹”性格的发言者，具有很强的防备心理。 ()(3)“鲨鱼”性格的发言者习惯于给予消极的、否定的意见。 (

17、)(4)保持短暂的沉默可以对付在会议中打瞌睡的人。 ()【自检】请做以下判断题：案例67第七讲 会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议68会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳69会议记录者的才能反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强70会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者71第八讲 会后跟进作为参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进怎样提高下次会议的质量关于习惯72参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成