秘书职业资格考试复习提纲四级

1、秘书职业资格考试复习提纲（四级）秘书职业资格考试复习提纲基础知识部分第一节 应用文书的概念与制发程序第2节 应用文书的格式第3节 应用文书的要素第4节 应用文书的表达方式文书拟写部分五级秘书重点掌握一、事项性通知 1、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项。2、事项性通知是一种内容有关机关日常事务的通知，掌握事务通知和会会议通知。3、结构：标标题+主送机关+正文（附附件）+落款+成文日期正文：发文缘由发通知知的意义、根据等 通知事项内容较较多时可分段或分条列项 执行要求（希希望）或者采用特定尾尾语“特此通知”、秃尾 附件：内容复杂杂的回忆通知常备有“附件件”，比如交通路线图与

2、回回执等。4、例文评析关于召开建设工程质量量、安全工作会议的通知各省、自治区、直辖市建委委（建设厅），各计划单列列市建委，国务院有关部门门建设司（局），解放军总总兵营房部：为了贯彻全全国建设工作会议精神，落落实20年建设部质量量、安全工作要点，优质、安全、高效地搞好工程建建设，确保施工生产安全和和实现“质量兴业”，部决决定今年召开建设工程质量量、安全工作会议。现将有有关事项通知如下：一、会议的主要内容 分分析、研究当前建筑工程质质量、安全工作的现状，针针对主要问题提出对策。 总结和交流质量、安全全监督管理方面的经验。 讨论待议文件。主要要有：建设工程质量法（讨论稿），关于城市市住宅建设推行按质

3、论价、优质优价办法的意见（讨讨论稿），建筑安全生生产监督管理条例（讨论稿稿），关于建筑行业实实行工伤保险的办法等。 表彰先进。二、参加会议的人员部分省省市建委（建设厅）和国务务院各部门建设司分管质量量、安全工作的领导；各地地区、各部门主管质量、安安全工作的处长；部分先进进集体和先进个人代表。三、会议时间初步安排在在九月份。具体时间和地点点另行通知。四、请各地地区、各部门积极做好准备备工作，并认真总结经验，提出建议；部要求提出典典型材料的单位，按部建设设监理司的具体要求办理，并于7月底前向部建设监监理司推荐。 建设部部办公厅20年月月日二、商洽洽函1、商洽函是不相隶隶属机关之间商洽工作、协协调沟

4、通某一问题的函。2、商洽函常常要求对方方协助办事，或洽谈公务、联系参观学习、邀请讲学学，或就某问题进行沟通联联络，或向对方提出处理某某事的意见等。形式上有公公函和便函之分。3、公公函采用信函式格式。通常常只标识发文机关全称而不不标注“文件”两字。发文文机关名称之下印一条上粗粗下细的武文线：发文字号号中嵌入“函”字，单独编编发函号，发文字号置于武武文线下，标题的右上方；秘密等级和紧急程度紧置置于武文线下，标题的左上上方。4、结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期正文：发函缘缘由（意义、根据或背景等等）+发函事项（商洽的具具体事项）+尾语(请予研研究答复；特此函达；即请请回复等)省人人民政府

5、政函2000046号关于于商请联合举办年全国国产学研联合洽谈会暨展展示会的函国家经贸委、教育部、中国科学院：1999年9月，国家经经贸委、教育部、中国科学学院产学研联合办公室在市举办了首届全国产学学研联合洽谈会暨展示会，共有来自全国各省市的335个展团、496户重点点大型企业以及北京大学学、清华大学等138所重重点高等院校、180多个个科研院所到会展示科技成成果，近6万多人参加了大大会。大会共签订产学研合合作合同159项，达成合合作意向1262项，涉及及合同金顿162亿元。会议取得了圆满成功。是经济大省。省委、省政府一直十分重视技术术创新和产学研联合，已连连续举办了十届产学研洽谈谈会。汇集科技

6、成果122万项。市作为我国对对外开放的沿*市和全国国首批三个技术创新试点城城市之一，已连续10年举举办了全国性的新技术新成成果交流大会，具有丰富的的办会经验。为进一步推动动产学研联合和技术创新工工作的开展，促进省市之间间的合作与交流，特商请由由国家经贸委、教育部、中中国科学院与省人民政政府于年月在市联合举办第二届全国国产学研联合洽谈会暨展示示会，由省经济贸易委委员会和市人民政府承承办。请予支持 省人民政政府 (印章) 年月日 三、传真真1、传真是各级机关、企事业单位与社会团体通通过有线电、无限电或国际际互联网络传送的一种文书书。2、传真的特点：真真实、便捷、可靠传真和和其他文书最大的区别：一一

7、是传输媒介的特殊性；二二是传送对象的特殊性，它它是一种原件的复制体。3、结构（1）标题：名称+文种（2）收件件人、发件人的基本信息（3）传真的事项及回复要要求庆祥公司传真收件件人：董玲单位：大陆运运输公司传真号：（0110）82311234发件人：贾祺日期期：2015年6月5日传真号：（010）822421234电 话话：（010）824244231页 数：共11页主 题：联系仓储储运输大路运输公司司： 我供公司现有1000吨硝酸铵化肥急需运往往*灾区，希望贵公司能能予以协助。关于运费报价价及有关储运事宜，盼速回回复。 庆祥公司（公章章）四、备忘录录备忘录是通信的简化书书面形式，是一种录以备忘

8、忘的文书。在所有的文书书写作中，只有备忘录的写写作时非常灵活的，既没有有严格的格式要求，也没有有规范的用纸要求，目的只只在于提醒、备忘。结构构：前一部分为内容概述；后一部分为具体事项。备忘录发给：行政政秘书钟苗发自：行政经经理苏明#日期：20015年5月28日主题题：起草兴盛公司副总经经理来访接待方案兴盛公司副总经理定于22015年5月10-122日来我公司访问并洽谈技技术合作事宜。请按公司要要求草拟接待方案，要详细细，明早交我确认。五、订货单1、概念2、特点3、结构：表格格式或文字加表格式比较常常用。（1）标题：货物物名称+文种、单位名称+文种、文种（2）正文文：买卖双方信息，如公司司名称、

9、联系人、邮政编码码、单位地址、电话号码、传真号码、电子邮件地址址等； 订货货信息，如商品编号、商品品名称、商品单价、订货数数量等； 配配送方式及配送地点信息； 支付方式式及银行账户； 买方的意见和要求。（3）尾部：经办人签签字或加盖公章，成文日期期。订货单订单发向人人（甲方）：北京东方天工工科技发展有限公司订单单发向人电子邮箱地址：xx x x x x x联系人：朱栗户 名：北京东方天工科技发发展有限公司开户行：建建行*支行光明分理处账 号：1234567789订购方（乙方）：北京茂盛经贸有限公司订购方指定的收货人：袁金金河电子邮箱地址：xx x x x x x交货地详细地址及邮编：北北京*区

10、皇寿街42号 102288乙方在在x年 x月 x日向甲方方作出如下订购（须详细填填写）：编号商品名称称及规格数量单价（元元）金额（元）备注123定单总价额（大写）：拾 万 仟 佰 拾 元 角 分合计（小写）：￥乙方须提前一一个星期向甲方提出订货，把货款电汇到甲方账上，并把电汇底单和订货单一一起传真至甲方。甲方收到到货款后两天内发货，自发发货之日起（以货运公司运运单为凭证），一周内甲方方未收到乙方提出的书面异异议，则视为收到订货。甲方：北京东方天工科科技发展有限公司 乙乙方：北京茂盛经贸有限公公司（盖章） （盖章）日期：20115年6月5日 日期：20115年6月5日六、请柬1、请柬是各级机关、

11、企事事业单位、社会团体或个人人为邀请有关人员参加某项项活动而专门制发的礼仪文文书。2、特点：使用范范围广泛、语言庄重雅致、有时也做为入场和报道的的凭证。3、结构：标题题+称谓+正文+敬语+落落款+成文日期(1)标标题：即写“请柬”。 (2)称谓：写被邀请者(单位和个人)的名称。(3)正文：写清被邀请人人何时、何地、参加什么活活动或会议等。“定于、兹兹定于、现定于”作为开头头引语。(4)致敬语：可写“敬请光临指导”、“敬请届时出席”或“此此致、敬礼”等。(5)落款：注明发请柬的单位位或个人，并写明发请柬的的日期(年、月、日)，若若单位所发，请柬有时还需需加盖公章。请 柬兹定于2015年6月188

12、日(星期日)下午6时440分在校工会卡拉ok厅厅举行06届工商管理系毕毕业生欢送会，届时恭请先生光临。工商管管理系学生会谨邀20115年6月8日七、邀请信1、邀请信是各各级机关、企事业单位与社社会团体举办重要活动，召召开重要大会，邀请上级领领导、协作单位和有关人士士参加的专用信函。2、邀请信一般由标题、收信信人称谓、信首问候语、正正文、信末问候语、写信人人署名、日期等项组成。（1）标题：在邀请信首首页上端居中写上邀请信信。（2）收信人称谓谓：在邀请信的开头顶格书书写被邀请者的姓名或单位位名称。个人姓名后应加上上先生、女士、经理等相应的称呼。（3）信首问候语及正文文：在邀请信正文的开头首首先是问

13、候语您好等，然后进入正文主体，主要要说明邀请的原因和活动的的内容，介绍活动安排的细细节，并提出邀请。（44）信末问候语：正文结束束后，在正文左下方另起一一行空二格写上问候语。（5）写信人署名、日期；在邀请信末尾右下方适当当位置写上邀请单位名称或或个人姓名，同时签上年月月日。 邀请信同同志：您好！为纪念诞辰一百周年，定于年月日至日日在市举行“诞辰一一百周年学术讨论会”，我我们很荣幸地邀请您届时光光临。现将有关事项通知于于后：一、会议以十六大大精神作指导，内容为：(一)宣读学术论文。(二)交流教学、科学研究究经验。（三）出席会议议的代表原则上应向大会提提交学术论文。（四）会会议的住宿费、伙食补助费

14、费由大会负责，往返交通费费由代表所在单位负担。（五）接到通知后，请即向向大会筹备组寄回代表登记记表(在会前三天不见寄回回登记表，即视为不出席会会议，不再安排食宿)。（六）报到时间：年月月日（七）报到地点：市宾馆(路号)（八）代表登记记表请寄市大学研究所同志，邮编 ，联系电话话。真诚诚地期待您的参与！大学(公章)20155年月日【简评】这是一封会议邀请信。除格格式正确外，其正文部分写写明了此次学术讨论会的内内容、时间、地点及有关事事项，比请柬详细。八、贺信（贺电）1、贺贺信（贺电）是表示祝贺、赞颂的函件，一般用于领领导机关、企事业单位或个个人对取得巨大成绩、做出出卓越贡献的集体或个人表表示祝贺，

15、或者对国际、国国内发生的重大喜事，对一一些重要会议、节日、婚礼礼、寿辰表示祝贺。2、祝贺性、信电性3、结结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期(1)标题：第一行正中用较大大的字写上“贺信（电）”两个字。也可以把谁向谁谁祝贺写上，如国务院致致中国体操队的贺电。(2)称谓：第二行顶格写写接受祝贺单位或个人的称称呼。如果收电者是个人，在姓名之后加上“同志”、“先生”或职务名称等等相应的称呼，称呼后加冒冒号。(3)正文：即具具体内容。开头表示热烈祝祝贺；主体写祝贺的事实（成就、贡献、影响、重大大意义等）；结尾写祝愿词词，如“表示热烈祝贺”、“祝大会圆满成功”。(4)署名时，发电单位位或个人的姓名写在右

16、下方方，署名下边写年月日。贺 信中共*恒恒风客运有限公司第一次代代表大会主席团：欣悉你你们第十五次党代会将于22015年7月10日召开开，我们谨代表集团公司机机关全体党员和广大员工向向你们表示热烈的祝贺并致致以崇高的敬意!忆往昔昔，客运党委和全体共产党党员，在集团公司党委的正正确领导下，面对激烈残酷酷的市场竞争，组织和带领领全体职工解放思想、转变变观念、团结奋斗、拼搏奉奉献，为全集团的生存发展展做出了突出贡献。望未未来，我们的任务更加繁重重，责任更加重大，既面临临着发展机遇，也面临着严严峻的挑战和考验。让我们们携起手来，共同在集团公公司党委的领导下，认真落落实党的十八届七中全会精精神，为企业更

17、加辉煌的未未来做出更大贡献。预祝祝大会圆满成功!*恒恒风集团有限公司机关党委委2015年月日【简评】这是一封会会议贺信。内容上，先向会会议的召开表示热烈的祝贺贺，然后充分肯定对方所做做出贡献和发挥的作用，接接着展望未来，表达共同发发展的愿望，最后预祝会议议圆满成功。此信格式规范范、语言简练，让人感到热热情和鼓舞。贺 电电中国代表团：欣悉以顽强的毅毅力、奋勇的拼搏精神，沉沉着冷静地应战，获得世界冠军，特致以最最热烈的祝贺! 的胜利在国际体坛上产生生了很大的震动和影响，体体现了中国年轻一代积极进进取、奋发向上、脚踏实地地、勇攀高峰的精神面貌。希望你们戒骄戒躁，认真真总结经验，学习对方的长长处，再接

18、再厉，为我国的的体育事业做出更大的贡献献。国家体委全国体总总年月日日 【简评】这份贺电电语言简洁、热情，对世界界冠军的获得予以充分肯定定和赞颂，表示热烈的祝贺贺并提出热情的期望与祝愿愿，读来令人兴奋，很受鼓鼓舞。九、感谢信1、感谢信是各级机关、企企事业单位、社会团体和个个人，对帮助、支持自己工工作的单位或个人表示感谢谢的信函。2、真实性、感召性3、结构：标题题+称谓+正文+落款+成成文日期（1）标题：“感谢信”或“致的感感谢信”。（2）称谓：写被感谢方的单位名称或或个人姓名。个人姓名应加加上“同志”、“先生”或或职务等，称谓后加冒号。（3）正文：叙述和议议论结合，一般有以下两个个方面。首先，简

19、述事迹，说明效果。回顾对方对自自己有何种关怀、帮助，一一定要交待清楚人物、事件件、时间、地点、原因和结结果，并扼要叙述在关键时时刻得到对方帮助所产生的的客观影响和社会效果。其其次，颂扬品德，表示决心心。既表感激之情，也谈今今后如何用实际行动向对方方学习。（4）致敬语：最后写上诸如“此致敬礼”、“致以最诚诚挚的敬礼”等表示感激和和敬意的话。致敬语前半截截一般连接正文或另起一行行空两格写；后半截另起一一行顶格写，以表尊敬。（5）署名、日期：在右右下方写上单位名称或个人人姓名，后一行写发信年月月日。感谢信公安安派出所：我母亲多多岁，今年月日从老家送我的小儿子到地地，在地换车时，她去厕厕所迷了路，找不

20、到孙子了了。贵所所长刘同志了解解这情况后，立即发动所有有同志去找，据我母亲说，你们找了一个多小时，在在离火车开车前几分钟终于于找到了我的小儿子，并将将他们祖孙二人送上火车。我母亲要给大家买汽水，也被你们谢绝了。你们这这种精神值得我学习。在此此，我代表我全家向贵所及及全体同志表示衷心的感谢谢!我是一名营业员，我我一定要像你们那样兢兢业业业，热情周到地做好我的的服务工作。此致敬礼礼! 市商场营业员 2015年月日【简评】这是一封个个人写给单位的感谢信。感感谢派出所全体人员热心帮帮助母亲找回走散的孙子。先叙述感谢的事件，然后后表示谢意并表示要向他们们学习，信虽简短，但真诚诚得体。十、启事1、启事是机

21、关、团体、个人因事须向公众说明，或请求公众帮助与参与的的实用性文书。2、公开开性、内容单一性、不具备备约束性错误：“遗失公公告”、“寻物启示”等。3、结构：（1）标标题：一般写清楚启事的名名称，如公司招聘启事事，或者直接写寻物启事、征文启事等。（2）正正文：内容一般包括发启事事的目的、意义、原因、要要求、条件、特征等。声明明类启事：简洁明了说明要要告知的事项即可。如涉及及时间、地点等，应注意准准确清楚。（不一定写联系系方式）征招类启事：征征招原因、征招对象、征招招条件或要求等、应招办法法等。（必须有联系方式）寻找类启事：名称、特特征、数量、丢失原因、时时间、大致方位等。（必须须写联系方式，有时

22、还需要要写酬谢方式）（3）落落款：在正文右下方写明发发启事者的单位或姓名，署署名下面写上发启事的时间间（年 月 日）。十一、请示1、概念2、特点3、类型：求求示性（下级机关在工作中中遇到对某一方针、某一政政策不明确、不理解，或对对新问题、新情况不知如何何处理时，请求上级给予明明确的解释和指示的请示）求批性（工作中出现重重要问题，涉及经济、物质质、编制问题，需上级批准准）4、 结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注正文：（1）请示缘由：简简要表述提出请求缘由、依依据，有的还要说明请示的的背景（这是否得到上级同同意或批准是关健）。 （2）请示事项：请请求上级指示、批准的内容容。对需要上级

23、审批的事项项，进行具体明确的说明并并可作必要分析，提出自已已建议和看法。（3）结结语：求示性常用“以上问问题，请批复”；求批性常常用“当否，请批复”，“请批准”，“特此请示如如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”等。附注：成文日期下一行居居左空2字，加圆括号注明明联系人的姓名和联系方式式。5、例文关于要求求解决学生宿舍拥挤等问题题的请示市人民政府、市市教育局： 我校今今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容容纳，现在住宿生基本上是是一个床位两个人睡，严重重影响学生的身心健康。为为解决这一困难，我校决定定再建一栋学生宿舍楼。另另外，我校图书馆也尚未达达到省“两基”标准，望上上级部门给予适

24、当支持。 特此请示，请回复 市二职20015年6月15日一、标题 “要要求”与“请示”语意重复复。另外，对上级用“要求求”的口吻也不甚妥当。 “解决学生宿舍拥拥挤问题”有歧义，既可以以是增加学生宿舍，也可以以是减少住宿生人数，根据据本请示内容，应直接写明明是“解决建造学生宿舍楼楼经费”。 “等等问题”不符合“请示应当当一文一事的要求。二、主送机关 请示示一般只写一个主送机关，此请示有两个主送机关。三、正文 请请示缘由不充分，个别语句句表述不清。 请请示事项不明确、具体。 请示事项一文二事事，不合规定。 请示结语不规范。关于解决建造学生宿舍舍楼所需经费的请示市教教育局： 我校今年年住宿生急剧增加

25、，现有住住宿人数由原来的人已增至人，造成学生住宿十分困难。现在住宿生有人是是一个床位两个人睡，不但但影响学生的学习、生活，而且严重危害他们的身心心健康。为解决这一困难，我校拟建一栋五层高的学学生宿舍楼，面积为平方米。经有关工程人人员匡算，共需资金万元。目前，我校可自筹筹资金万元，尚缺万元。为此，我们恳请请市教委批准，并下拨给我我校建造学生宿舍楼经费万元。 以上上请示当否，请批复 市二职（印章） 2015年6月15日（联系人：李 电电话：）十二、批转转发性通知1、包括批转、转发、印发发公文的通知2、批转通通知：批转下级机关公文，批示+转发 转发通通知：转发上级机关和不相相隶属机关公文给下级机关关

26、 印发通知：印发本本机关或本机关与其他机关关联合制定的公文3、结结构：标题+主送机关+正正文+落款+成文日期+转转（印）发文件原文（不是是附件）难点在标题和正正文。（1）标题：批转转、转发机关+（批转、转转发）+原发文机关+事由由+文种 发发文机关+（关于印发）事事由+文种（2）正文：批语（转发语、按语）+转发（印发）+意义+执执行要求批语是上级对下下级批示“同意”（用于批批转通知）；转发语是不相相隶属机关转述上级的“同同意”（用于转发通知），如果是上级机关来文，则则直接“转发”即可；按语语是印发机关对下级的表态态。转发（印发）的语言言形式一般是“现转发（印印发）给你们，请认真贯彻彻执行”。4

27、、例文1河南省人民政府批转省水水利厅关于河南省水利工程程管理体制改革实施方案案的通知各 省 辖 市市 人 民 政 府 ， 省 人 民 政 府 各各 部 门 ：省 政 府 同 意 省 水 利利 厅 组 织 制 定 的 河 南 省 水 利 工 程 管 理 体体 制 改 革 实 施 方 案 ， 现 转 发 给 你 们 ， 请 认 真 组 织 实 施 。 河南南省人民政府（印 章） 二二 四 年 十 二二 月七 日【简评评】 这是一份批转转性通知。河南省人民政府府批转省水利厅提出的河河南省水利工程管理体制改改革实施方案。该通知标标题文字较多，但其回行处处理得当，做到了在内容上上保持词意完整，在形式上上

28、排列匀称美观。正文内容容表述简洁明了。先写明了了对被批转文件（即实施方方案）的态度，即“同意”、“现转发给你们”。接接着提出简明执行要求，即即“请认真组织实施”。如果所批转的文件的内容重重大，涉及面广，批转机关关应阐明批转此文件的意义义，并对受文单位提出贯彻彻执行的具体要求。例文2河南省人民政府办办公厅 转发省民政厅厅关于2005年河南省灾灾区倒房重建工作方案的通通知各 省 辖 市 人人 民 政 府 ， 省 人 民 政 府 有 关关 部 门 ：省民政厅厅制定的2005年河南南省灾区倒房重建工作方案案已经省政府同意，现转转发给你们，请认真贯彻执执行。 河南省人民政府办公公厅（印章） 二 五 年 五五 月 十 七 日【简简评】 这是一份转转发性通知。河南省人民政政府办公厅转发省民政厅制制定的2005年河南省省灾区倒房重建工作方案。正文内容表述言简意赅赅。先写明被转发文件名称称，接着提出简明执行要求求。例文3云岭产产业物业有限公司关于印发发2007年工作要点的通通知各分公司：云岭岭产业物业有限公司20007年工作要点已经20007年1月25日公司办办公会议通过。现印发给你你们，请认真贯彻落实。云岭产业物业有限公司二oo七年一月二十五日十三、问答函1、 概念2、 类型：询问函、答复复函3、 结构（1） 询问函正正文：发函缘由（发函意义义、根据、背景）+事项+尾