计算机辅助档案资料管理

1、5计算机辅助档案资料管理本章主要内容包括计算机管理档案的发展历程、计算机在档案资料管理中的应用以及档案管理软件的功能要求。介绍国家档案局推荐的六种计算机档案管理软件；介绍国家建设部推荐使用的三种建设工程资料管理软件。 本章提要本 章 内 容5.1 计算机在档案资料管理中的应用5.2 计算机档案资料管理的软件种类5.3 档案资料管理软件的应用5.4 建设工程资料管理软件5.1 计算机在档案资料管理中的应用（1）离线批处理阶段：上世纪60年代中期到70年代中期这一时期计算机管理档案的主要特点是用一台或多台卫星机进行前台的数据录入和打印输出，卫星机录入的大量数据存于输入磁带上，由主机作批处理，其处理

2、结果写到输出磁带上，再由卫星机输出。显然，这种方式只便于大量存储，不便于检索、利用。 5.1.1 计算机管理档案的发展历程（2）在线批处理阶段： 19731979年这一时期计算机管理档案的主要特点是直接由主机进行联机在线批处理，其处理方式已比前一阶段灵活多变。由于软件上已开始采用多任务、多渠道程序运行方式，所以在联机批处理的同时，已可以做到初步的机读查询。但是，由于数据库技术的发展还很不成熟，检索查询的灵活性与快速性受到大大的限制。 （3）实时处理阶段：19801989年 这一时期计算机在档案管理中的应用特点是全面开花，硕果累累，计算机广泛应用于从查询到管理、从应用到分析等各个领域。例如入馆安

3、全检查，馆藏库房的防火监控系统，库区的空气净化及温度、湿度、空气成分的计算机控制系统以及查阅指导、查阅人员的自动登记和分析统计等等。总之，计算机技术渗透到了档案保管、利用和保护等各个方面。 （4）全息处理阶段：进入90年代以来 现在由档案查询不但完全可以做到全息查询声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与预测等方面进行智能化管理。 档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现在：其

4、一，用计算机编制档案检索工具。其二，用计算机进行档案检索。 其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂系统工程。 5.1.2 计算机在档案资料管理中的应用（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 （2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 （3）标准化、规范化工作有待提高。 5.1.2.1 档案信息电

5、子化的现状（4）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术的特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。（5）档案信息管理人员的素质有待提高。 档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发

6、展的必然趋势。 5.1.2.2 档案信息电子化的发展趋势所谓档案信息电子化，就是以档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：（1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。 （2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。 5.1.2.3 档案信息电子化的作用（3）档案信息电子化，可一次投入、多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。 （4）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送给领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到

7、了提高。（5）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 5.2 计算机档案资料管理的软件种类国家档案局、中央档案馆在2001年6月5日印发关于档案管理软件功能要求暂行规定的通知，该通知对档案管理软件功能要求如下：档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊要求增扩其他相应功能。 5.2.1 档案管理软件功能要求（1）数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等内容。（2）数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检

8、索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。（3）数据项的设置应符合档案著录规则（DA/T181999）的规定。 5.2.1.1 数据管理功能（4）系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。 （5）各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用XML文档和PTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。（1）整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键

9、词）及分类号的自动标引功能。（2）整理编目模块应能满足下列主要要求：能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能； 5.2.1.2 整理编目功能能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；具备完备的打印输入功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。 （1）检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。（2）检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据

10、用户需要，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。（3）检索查询模块应能满足下列主要要求：能根据检索查询模块提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求； 5.2.1.3 检索查询功能能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。（4）借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。（1）档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合计算机信息系统保密管理暂行规定（国保发 19981号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系

11、统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。（2）系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。5.2.1.4 安全保密功能（3）数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。（4）系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。（1）系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。（2）用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并

12、加以记录。 （3）系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间、所用微机编号、查询内容、利用方式，并提供详情查询功能。 5.2.1.5 系统维护功能（4）系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码提供方便的维护。 （1）辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。（2）辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体进行管理；对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。 5.2.1.6 辅助实体管理功能国家档案局科

13、技成果推广办公室2004年度推荐的计算机档案管理软件有以下六种：（1）珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS系列档案管理软件；（2）天津津科电子有限公司开发的津科JI系列办公档案管理系统；（3）天津市档案局和天津大学天深公司联合开发的今易档案办公综合管理系统；（4）北京世纪科怡科技发展有限公司开发的科怡2000档案管理系统；5.2.2 计算机档案管理软件的种类（5）北京凯普计算机软件系统工程公司开发的兰台档案管理系统；（6）清华紫光股份有限公司电子档案事业部开发的清华紫光电子档案管理系统。 （1）未归档文件管理 （2）档案管理 （3）全宗管理 （4）卷内文件管理 （5）归档文件管理 （6）档

14、案编研管理 （7）资料管理 （8）扫描和存储管理 5.2.2.1 DARMS系列档案管理软件的功能（1）技术起点高 （2）功能强大 （3）标准规范 （4）安全可靠 （5）易学易用 （6）兼容性好 5.2.2.2 DARMS系列档案管理软件的特点5.3 档案资料管理软件的应用（1）采用B/S结构，是国内首家同时支持Windows与Linux平台的操作系统。 （2）档案管理具有可自定义的个性化界面，门类、案卷、盒内容自定义功能，档案组成字段定义及自动生成功能，著录内容批量修改文件著录内容自定义功能，以及主题词自动检索功能，外部用户查询方便、快捷。 5.3.1 今易档案管理系统的特点（3）系统原理本

15、系统采用了数据库信息处理技术、网络技术、图像处理技术和光盘存储技术相结合，将档案的原始资料通过计算机输入后，建立电子数据信息库和光盘库。（4）系统优势 本系统的查询包括复合查询、分类查询、智能模糊查询。从几万条数据中检索出一份文件只需要几秒钟的时间。发布范围广，本系统可以在局域网、广域网、企业内部网和国际互联网上进行发布。 本产品的主要功能包括公文管理、辅助归档、档案管理（自定义门类）、系统管理、利用管理、综合统计查询等功能模块。系统模块图如图5.1所示。 系统定义功能由用户自定义任意结构的档案门类和相应的数据库格式，以适应大多数软件用户的使用，为用户提供了类似于开发平台的二次环境。数字化加工

16、是通过特殊的技术对档案原件进行扫描、压缩加密和存储，以便更好地对档案原件进行管理。 5.3.2 今易档案管理系统的功能介绍图5.1系统模块图 用户启动今易档案管理系统，首先进入用户登录界面，如图5.2所示。 用户在登录界面录入正确的用户名和口令，点击确定按钮，将进入系统功能主界面，如图5.3所示。点击相应的功能按钮，即可进入各个功能界面。 5.3.3 今易档案管理系统的使用5.3.3.1 系统进入系统主要功能介绍如下：（1）公文管理点击主界面中的公文管理，即可进入公文管理功能界面。公文管理的主界面如图5.4所示。公文管理 公文查询 公文报表 如图5.5 公文导入导出 （2）辅助归档公文鉴定临时

17、归档夹 归档处理 公文销毁 查询 （3）档案管理点击主界面中的档案管理，即可进入档案管理功能界面。档案管理的主界面如图5.6。文件级管理 查询 盒级管理 报表 案卷级管理 其他级管理 虚拟门类 其他功能与设置 （4）利用管理利用管理分为查阅和借阅两个部分。 查阅管理在登记界面的用户名中输入guest（不区分大小写），系统默认为是以查阅者的身份登陆，登陆后进入系统主界面，点击利用管理按钮，出现查阅登记界面，如图5.7所示。输入查阅者信息，单击确定按钮，即可进入查阅管理主界面，如图5.8所示。如单击关闭按钮，则退出查阅登记，返回系统主界面。 借阅管理利用管理的另一部分功能是借阅管理，该部分是满足借

18、阅者的需要，主要对借阅者完成档案数据的查询、借出、归还功能。在系统登记界面输入用户名和密码，在系统主界面中点击利用管理按钮，进入借阅管理主界面，如图5.9所示。 图5.2 图5.3 图5.4 图5.5 图5.6 图5.7 图5.8 图5.9 系统维护包括用户管理、系统设置、日志管理、数据管理、报表管理等功能项，如图5.3所示。 （1）用户管理点击用户管理菜单，系统将进入用户管理界面，如图5.10。（2）报表管理点击报表管理菜单，系统将进入报表管理界面，如图5.11。5.3.3.2 系统维护（3）日志管理点击日志管理菜单，将进入日志管理界面，如图5.12。 （4）系统设置点击系统设置菜单，将进入

19、系统设置界面，如图5.13。 （5）数据管理点击数据管理菜单，系统将进入数据管理界面，如图5.14。 图5.10 图5.11 图5.12 图5.13 图5.14 5.4 建设工程资料管理软件（1）软件提供了快捷、方便的施工所需的各种表格的输入方式。（2）具有完善的施工技术资料数据库的管理功能，可方便地查询、修改、统计汇总。（3）实现了从原始资料录入到信息检索、汇总、维护、后期模板添加、修改、删除等一体化管理。（4）所有表格与EXCEL兼容，方便调整修改，所见即所得的打印输出。 5.4.1 工程资料管理软件的特点（5）软件内置了自动填表功能，工程的相同信息可以很方便填写，不必重复录入，大大减轻了

20、工作量。 （6）软件提供的表格多，满足各种用户的需求。 （7）软件自身内置了国家的最新验收规范和填表说明，查阅方便，而且规范、资料可以自由复制、粘贴。（8）用软件来管理日常的资料，以目录树的形式调用，比较系统化，软件有关键词表格查询，可以瞬间找到所需要的表格。 软件起动后，软件接口分为三个区域：菜单区、功能按扭、表格编制区，如图5.15。菜单中的全部功能都在功能按扭上，功能按扭包括新建工程、打开工程、删除工程、备份工程、装入工程、修改模板、关于我们、退出等，如图5.16所示。 5.4.2 软件的主要功能介绍图5.15 图5.16 此功能是用户在新建工程名称，所有关于此工程的表格会存放在此工程下

21、面，点击新建工程，根据工程情况输入工程名称（如：2#楼资料表格），确定，进入表格编制窗口，如图5.17。确定之后进入资料编制区软件显示接口，如图5.18所示。（1）表格选择区（2）表格功能选择区（图5.19）。 新建表格：如图5.20。 5.4.2.1 新建工程自动填表：在表格编制区内单击鼠标右键出现右键菜单（图5.21（a），点击 自动填表出现图5.21（b）所示内容。 导入表格： 可以对当前的表格模板导入一个新的表格，按导入表格 按扭后，出现如图5.22所示对话框，选择相应的表格就可以导入到当前模板。 复制表格：用户可以把当前编辑好的表格进行复制，生成新的表格，比如我们新建了一个表格，进行

22、编辑录入完毕后，可以点击当前表格，点击复制表格，就生成了一个新的表格，如图5.23所示。 查找表格：可以方便地查找所需要的表格，按查找表格后，弹出对话框，如图5.24所示。 在查询对话框中输入表格的关键词，如输入“事故报告书”，系统就能自动从库中查询，查询结果以红色表示，如图5.25所示。如果找到的表格不是您需要的表格，请按继续查找；如果是您需要的表格，按关闭按扭，光标自动停在您需要的表格上，可以按新建表格和编辑表格进行操作。如图5.26所示。 删除表格：用户选择新建立的表格按删除表格，弹出对话框如图5.27。用鼠标点击是 就可以删除该表格，点击否 不删除表格。展开表格：用于一个工程中，把所有用户新建立的以红色图标表格展开，可以一目了然地看到建立的所有表格。如图5.28所示。图5.17图5. 18 图5.19 图5.20 图5.20 图5.21 图5.22 图5.23 图5.24 图5.25 图5.26 图5.27 图5.28 此功能用于打开做过的工程。点击打开工程，弹出图5.29所示对话框，选择工程名称，可以进行表格删除、修改