时间管理与工作效率ppt课件

1、时间管理与任务效率时间与任务效率 任务效率=有效任务量/任务时间 有效任务：符合目的要求 符合质量要求 符合时效要求任务效率与任务效能 效率：快捷 效能：既快又好 效能与效率的区别： 1、用正确的方法做错误之事。 2、用正确的方法做正确之事。 3、用错误的方法做正确之事。 4、用错误的方法做错误之事。 一、时间与时间管理 一时间的特点：一维性 1、时间是一种一次性耗费的稀缺资源，既不能再生, 也不能被储存。 2、时间对每个人都是均等的，但又是有限的。 “时间是最不偏私的，给任何人都是24小时；同时时间是最偏私的，给任何人都不是24小时。英国博物学家赫胥黎 二现代时间观念： 时间就是生命 人生任

2、务时间测算20岁-80岁： 睡眠：20年7300天 吃饭：7年2190天 穿衣梳洗：5年1825天 文娱：8年2920天 上下班、游览：5年1825天 生病：3年1095天 等待：3年1095天 打：1年365天 照镜子：70天 擦鼻涕：10天 任务时间：8年另285天共3205天 二现代时间观念： 时间就是金钱 美本杰明.富兰克林：“记住，时间就是金钱。假设说，一个每天能挣10个先令的人，或躺在沙发上消磨了半天，他以为在文娱上仅仅花了6个便士而已。不对！他还失掉了他本可以挣得的5个先令。假设谁毁掉了5个先令的钱，那就是毁掉了它能产生的一切，也就是说，毁掉了一座英镑之山。二现代时间观念： 时间

3、就是金钱 贝尔在研制机时，格雷也在研制。两个人几乎同时获得了突破。但是贝尔到达专利局比格雷早了两小时，贝尔就因这120分钟获得了胜利。 比尔盖茨不会弯腰拾取地上丧失的10000元，由于他每秒可挣2500元，弯腰拾钱需求5秒时间。二现代时间观念： 时间就是现代社会 托夫勒：20年来，计算机科学家曾经阅历了从毫秒千分之一秒到毫微秒十亿分之一秒的归时间的紧缩。这就是说，一个人的全部任务寿命，就算80000个任务小时40年，每年2000小时可以紧缩为4.8分钟。 社会学家统计：今天社会3年内的变化，相当于本世纪初30年内的变化、牛顿以前300年内的变化、石器时代3000年内的变化。三)时间管理 1、时

4、间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。 2、时间管理就是自我管理。自我管理就是改动习惯，以令本人更富绩效。 3、时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。时间窃贼 1、缺乏明确的目的 2、拖延 3、缺乏优先顺序 4、想做的事情太多 5、做事有头无尾 6、 不会授权 7、不会回绝他人的恳求 8、匆匆决议，匆匆放弃； 9、行动缓慢 10、懒惰四时间管理的内容 1、合理安排本人的时间 2、不要浪费时间 3、不要让他人浪费他的时间 4、找出隐藏的时间五时间管理学 第一代时间管理实际：备忘录型 备忘录管理的特征就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。假

5、设今天一天终了完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否那么就要增列到明天的备忘录上。 优点：应变力强，没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 缺陷：忽略了整体性的组织规划，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。五时间管理学 第二代时间管理实际：强调“规划与预备 特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限。 优点：经过制定的目的和规划完成的事情达成率比较高。 缺陷：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思索的空间。五时间管理学 第三代时间管理实际：强调规划并制定优先顺序。 特征：将每天活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。主要是为了提高

6、任务和生活效率。 优点：强调以价值为导向的生活任务方式。可以发扬长期、中期或者短期目的的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，提高效率。 缺陷：忽略了自然法那么，缺乏远见。五时间管理学 第四代时间管理：强调一切以自然法那么为中心的罗盘实际。 特征：它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，由于人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎样走，不是求快，而是怎样向未来的目的接近。 在他的生活过程当中，每一个决议不是分开他人生的目的很远，就是离他人生的目的很近。所以他每一个时辰都在做选择，每一个时辰都在做决议。二、时间管理的原那么 一目的原那么 1、设立明确的目的：写出年度4到10个目的，找出一个中心

7、目的，并依次陈列重要性，然后按照他的目的设定一些详细的方案，他的关键就是按照方案进展。 2、进展目的切割； 1 年度目的切割成季度目的，列出清单，每一季度要做哪一些事情； 2 季度目的切割成月目的，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目的的情形便及时调整过来； 3每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； 4每天晚上把第二天要做的事情列出来。 二、时间管理的原那么 二二八原那么帕累托原那么： 用80%的时间做20%最重要的事情。 由19世纪意大利经济学家帕累托提出。其中心内容是生活中80的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20的客户给他带来了80的业绩，能够发明了80的利润；世界

8、上80的财富是被20%的人掌握着，世界上80的人只分享了20的财富。因此，要把留意力放在20的关键事情上。 时间“四象限法 美国管理学家科维提出： “四象限：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。 重要而紧急的事马上做，尽快完成。 主要精神和时间放在处置重要但不紧急的事情上。 紧急而不重要的事，要学会说“不。 不重要也不紧急的事，尽量不去做。 二、时间管理的原那么 三授权原那么： 列出他目前任务和生活中一切觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开场找适当的人予以授权处置，以此提高任务效率。 二、时间管理的原那么 四自主原那么： 每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰时间。

9、 假设他能有一个小时完全不受任何人干扰，本人关在本人的房间里面，思索一些事情，或是做一些他以为最重要的事情。这一个小时可以抵过他一天的任务效率，甚至有时候这一小时比他三天任务的效率还要好。 二、时间管理的原那么 五合并运用原那么： 在安排任务时间时，该当把类似的任务集中起来，以便消除反复的活动。假设他在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假设他是在思索,用一段时间只作思索；打的话，最好把累积到某一时间一次把它打完。当他反复做一件事情时，他会熟能生巧，效率一定会提高。三、时间管理的方法一如何合理安排本人的时间？ 1、一定要抓住今天。“今天信心： 就在今天，我要开场任务 就在今天，我要拟订目的和方案

10、 就在今天，我要思索只能活到今天 就在今天，我要健全身心 就在今天，我要走向胜利一如何合理安排本人的时间？ 2、每天开场都有一张时间安排表： 1列出一天必需完成的事项。 2用符号标出事项的轻重缓急程度。 3陈列事项完成的先后顺序。 4按照陈列顺序处置有关事项。 5每天晚上检查事项完成情况，列出第二天的时间安排表。六点优先任务制 该方法是效率巨匠艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美圆咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美圆的时间管理方法。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分

11、别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开场，先全力以赴做好标号为“1的事情，直到它被完成或被完全预备好，然后再全力以赴地做标号为“2的事，依此类推艾维利以为，普通情况下，假设一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。一如何合理安排本人的时间？ 3、制造中长期方案表： 1对全年的目的管理义务按季、按月制定进度表。 2一周一安排，与进度表严密衔接。 3每周抽出半天时间检查本周义务完成情况。 4对个人进修工程和进度也要作出相应安排。一如何合理安排本人的时间？ 4、做好与上下级时间安排的衔接： 1仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。 2要求并协助下级制造时间安排表。二

12、如何做到不浪费时间？ 1、不值得做的，千万别做： 1不值得做的事会让他误以为本人完成了某些事情。 2不值得做的事会耗费时间和精神。 3不值得做的事会浪费生命。 4不值得做的事会生生不息。二如何做到不浪费时间？ 2、不要轻言放弃： 最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常做了90%的任务后，放弃了最后可以让他们胜利的10%。这不但输掉了开场的投资，更丧失了经由最后努力而发现宝藏的喜悦。“积土为山，功亏一篑；开罗博物馆陈列的法老墓宝藏发现于最后一锤的努力。二如何做到不浪费时间？ 3、适时知难而退： 1他可以获得更多信息吗？ 2能否有无法抑制的困难？ 3他的本钱有多少？ 4有没有暗盘、手脚？二如何做

13、到不浪费时间？ 4、适时见好就收： 1按照“称心原那么，控制期望值。 2按照“物极必反大规律，把握事物开展的“度。二如何做到不浪费时间？ 5、果断决策： 1清楚地理处理策目的。 2明确价值准那么。 3将各种可行方案写出来，列出优缺陷，分别打分，作出选择。 4尽量躲避风险。二如何做到不浪费时间？ 6、不要时断时续： 1在本人和经常打断他任务的人们之间安顿一个人。 2安排一段时间让同事随时找他。 3学会在大段时间内任务4-6小时。 4办公室的设计应能防止干扰。 莫法特休憩法 的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的

14、一篇侦探小说。莫法特的休憩方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续任务。 二如何做到不浪费时间？ 7、留意会议时间管理： 1准时开会，惩罚迟到者，不要用等候迟到来惩罚准时到会的人。 2印制会议议程，不要离题。 3为了控制会议时间，可以思索站着开会、设倒计时钟、规定到时可以退场的制度。 4计算会议时间本钱：每小时产值X3X2X与会人数X会议时间 二如何做到不浪费时间？ 8、防备由于大意大意而浪费时间： 1物尽其所，物归原处。 2不要藏东西。 3借助记性好的朋友。 4细心标示挡安与文件夹。 5贵重物品上写上姓名、地址、和招领奖赏。 6训练“三思而后行。 三如何不让他人浪费他的时间？ 1、认识并避开时

15、间大盗： 1 浪费他人的时间就是浪费他人的生命。 2 不要成为他人的时间的人质。 人们普通每8分钟受一次干扰，每小时7次，每天50-60次，平均每次5分钟，总共4小时。大约50-80%的打扰是无意义或极少价值的麦肯锡30秒电梯实际 麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询终了的时候，麦肯锡的工程担任人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下如今的结果。由于该工程担任人没有预备，而且即使有预备也无法在电梯从30层到l层运转的300秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡以为，

16、普通情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯实际或称“电梯演讲。三如何不让他人浪费他的时间？ 2、方法： 1不接烫手的山芋。 2懂得说“不。 3学会利用时间暗示：限时暗示、肢体暗示、串通暗示、找东西暗示、结语暗示、沉默暗示。 4在接待室接待来访者。四如何找出隐藏的时间？ 1、善用等候和空挡的时间。 2、善用通勤时间。 3、发明时间区：早到或迟退、远离杂务、技术隔离。 4、逆势操作。 5、“5点钟俱乐部 6、挑灯夜读一小时。3-5年可以读完全日制大学课程，成为专家 时间管理程度自测 选择“从不记0分，选择“有时记1分，选择“经常记2分，选择“总是记3分。 1、我在每个任务日之前都能为方案中的任务做些预备。2、凡是可交派下属他人去做的，我都交派下去。3、我利用任务进度来书面规定任务义务与目的。4、我尽量一次性处