综合事务管理制度

1、综合事务管理制度（修订） 第一章总 则第一条 为加强集团公司党委、董事会、行政等日常事务管理，理顺内部关系，使日常工作管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。第二条 本制度所指日常事务包括重要事项管理、会务管理、办公用品管理、公文管理、印信管理、公文管理、计算机管理、车辆管理、报刊及邮发管理等。第三条 集团公司办公室负责本制度的贯彻执行。第二章重要事项管理第四条 重要事项由集团公司领导签署意见或授意，由各归口职能部室负责办理。一般事项由办公室负责人通知各职能部室办理。第三章会务管理第五条 集团公司各类会议由举办部门组织，具体会务由办公室承办，第六条 会议举办部门填写会议申请单,逐项填写

2、会议名称、时间、会期、餐饮、住宿、会场等需求，由办公室统一安排；要求在其他宾馆等会场举行的会议，举办部门逐一填写需安排内容，由集团公司领导签字后交行政办公室统一安排。第七条 在会议安排中，如需要其他安排活动的，应经总经理或董事长同意，由办公室经办。第八条 会务费报销按集团公司费用开支报销管理办法执行。第九条 外单位来联系工作，需介绍情况的，由各职能部室负责介绍情况及活动安排，需安排膳宿的，由职能部室负责向集团公司领导请示，并通知办公室安排。第四章办公用品、设备（物资）采购供应管理第十条办公用品为日常办公用品（指印刷品及纸、笔等低值易耗品）和办公设备（指计算机及耗材、复印机、空调、汽车等设备）以

3、及各类物资，办公室为主管部室。第十一条 日常办公用品领用、申购、审批和采购按嘉实集团招标招租采购等监督管理办法执行。 第十二条 办公用品、设备的管理。 1、办公用品、设备入库。到货后，由采购人员与办公用品管理人员一起清点数目和检验质量，将实物与采购清单核对。验收过程中发现残损、短缺等情况，办公用品管理人员应不予验收入库，同时由采购人员尽快安排退货或补货。2、办公设备如属于固定资产的，填写固定资产验收表，由办公室统一编制设备编号，送交财务部。3、办公用品管理人员要建立办公用品、设备台帐，负责办公用品、设备的入帐、管理、领用等工作。4、办公室根据各类设备的特性和使用情况，制定年度设备维护和保养计划

4、。第十三条 办公设备转移、报废（报损）。1、对于闲置设备，由办公室提出申请，经总经理同意、董事长审批，通过拍卖等方式进行处理，并受相关部门监督。2、对于拟报废的设备，由设备使用部门提出申请（库存报废设备由办公室提出申请），由办公室、财务部审核，总经理同意，董事长审批，通过拍卖等方式处置，并受相关部门监督。第五章公文管理第十四条 集团公司文件，是传达贯彻上级指示精神，请示或答复问题，指导或商洽工作的重要载体。第十五条 以集团公司名义制作的文件，实行办公室统一管理。在相关业务部门及时拟稿的基础上，办公室进行编号管理、文种和文字把关，努力提高办文质量和办文效率，做到规范、准确、及时、安全。 第十六条

5、 集团公司公文种类主要有：(一)请示。请上级指示和批准给予明确书面答复公文，用“请示”，并在附注处注明联系人姓名和联系电话。(二)报告。向上级机关汇报工作，反映情况，不需上级明确答复的公文，用“报告”。在报告中不得夹带“请示”事项，否则会延误需请示事项。(三)通知。传达上级的指示、要求下级办理或者需要知道的事项、批转下级的公文，或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。(四)批复。答复下级单位的请示事项，用“批复”。(五)指示。对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。(六)决定、决议。对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用

6、“决议”。(七)通报。表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报” 。(八)通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。(九)函。平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。(十)会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第十七条 以集团公司名义向上一级单位发文为上行文，一般运用“请示”、“报告”；向下一级单位发文的为下行文，一般运用“通知”、“批复”、“指示”；向同级发送的平行文，一般用“函”。集团公司部门应了解公文种类，并予正确运用。第十八条文件分为保密文件和一

7、般文件。保密文件按嘉实集团保密管理制度办理。第十九条集团公司发文的程序为：拟稿、登记、审核、审签、签发、打印、校对、用印、分发等。第二十条 集团公司发文，由办公室统一编号。 （一）以集团公司名义对外发文，一律用嘉实集号；（二）以工会名义发文的，用嘉实集工号；（三）以集团公司董事会发文的，用嘉实集董号；（四）以集团公司监事会发文的，用嘉实集监号；（五）以集团公司各部室发文的，用嘉实集加部室名称的第一个字，如人力资源部发文：嘉实集人号。第二十一条 集团公司日常性工作范围内的文件（函件），由各职能部室拟文、审核，办公室对文种和文字进行把关审核，分管领导签发；重大事项上报需由分管领导审签，总经理或董事

8、长签发，上报市委、市政府的分别由党委书记、董事长签发。第二十二条 文件签发后，送办公室统一编排，校对无误方能打印、盖章。第二十三条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。第二十四条 属于保密的文件，核稿人应该注明密级，并确定报送范围。保密文件按规定，由专人印制、报送。 第二十五条 集团公司所有发文，应将文件原稿(经领导签发件)正本存档。有领导指示的，还应附批示件。第二十六条 集团公司收文的处理程序为：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第二十七条 外来的文件由办公室负责签收，并分类登记。由办公室负责人提出处理意见

9、后，及时按处理意见进行传递，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时传递。 第二十八条 各级领导对送来的文件要及时阅批，急件当即批复；一般文件一个工作日内批复。第二十九条 各级领导阅、批文件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第三十条 办公室对领导有指示的文件，应及时组织传达和落实。第六章印信使用管理第三十一条 集团公司印章，指集团公司党委（党支部）章、行政公章，工会章、公司法人代表章、财务印章、各部室印章等。公司介绍信指集团公司出具的行政介绍信。第三十二条 以“严格管理，规范使用”为管理目标，维护印章、介绍信的严肃性和权威性，保证正常的工作秩序。第三十三条

10、印章的保管和使用（一）集团公司党委印章、行政公章由办公室指定专人保管用印；工会印章由工会指定专人保管用印；集团公司法定代表人印章、财务印章由财务部负责人和指定专人分别保管用印；各部室章由部室指定专人保管用印。印章保管人员名单报办公室备案。 （二）印章应存放于有一定安全措施的橱柜内，妥善保管，不得随意放置。印章保管人员因故请假时，由部室负责人指定临时保管人，不得出现无人专管和监督、或任人使用的现象。印章保管人员离开岗位时，须办理印章交接手续，并报办公室备案。（三）集团公司各类印章一般不得外携使用，特殊情况需外携使用的，按用印规定办理批准手续。任何人不得擅自携带公章外出办事，随意用印。（四）各类公

11、章的新增、变更，由办公室按规定统一制发，其他部门不得自行刻制。各类印章的印模、用材等由办公室登记立卷归档，长期保存。废止的各类公章一律交办公室封存，并办理相关手续备案。（五）印章使用实行审批登记制度。1、集团公司领导签发的文件和函件，可直接用印；2、以集团公司名义发送的各类正式文电，对外签订的各种合同、协议及其他承担经济责任，具有法律效力的文本、材料，先由职能部室负责人审核签具意见并填写用章申请单，报集团公司领导签字同意后用印；一般证明材料等由办公室负责人审核后用印。3、报送各类业务、财务报表由其部室负责人审核同意后用印。4、印章保管人员必须严格按规定办理，用印前应检查是否符合用印要求，对有疑

12、问的材料，应查清情况，消除疑问，方可用印。凡不符合用印规定的，印章保管人员有权拒绝用印。第三十四条 介绍信的保管和使用（一）行政介绍信由办公室指定专人负责保管使用。（二）介绍信应存放于有一定安全措施的橱柜内，妥善保管，不得随意放置。介绍信保管人因故请假时，由办公室负责人保管使用介绍信，不得出现无人专管、监督或任人使用的现象。介绍信管理人员离开本岗位，须办理交接手续。交接的介绍信包括未使用的空白介绍信和已使用的介绍信存根。交接时作好记录并作备案。（三）介绍信使用范围限于集团公司员工用于公务活动，严禁外单位人员使用本公司介绍信。一般情况下，不得开具空白介绍信，如遇特殊情况需开具空白介绍信的，须申明

13、理由，经办公室负责人同意，并在存根联注明有关情况，使用人应在事后及时将介绍信使用情况反馈，并填入存根联相应栏目；已开具但未用的空白介绍信限期归还，注明“作废”字样，附入相应存根联备查。（四）介绍信实行随用随开随盖印，不得在空白介绍信上预先加盖印章后存放，以防遗失而影响公司利益。第三十五条 办公室负责对集团公司各种印章及介绍信的保管、使用情况进行监督检查。对检查中发现的问题及时与各部室沟通，督促各部室及时整改。第七章改制企业公章管理第三十六条 为规范改制企业公章管理的使用行为，分清签章责任，由本制度作出明确规定。第三十七条 改制企业及公章的定义：（一）改制企业是指：经改制企业主体消亡，并且人员分

14、流安置完毕，资产处置基本结束（破产清算结案）的原企事业单位。（二）企业公章是指：原改制企业行政公章、企业破产偿债的清算组公章。第三十八条 改制企业在改制完成或清算结束后，公章如尚未上交工商部门或法院的，原则交由公司办公室统一管理。第三十九条 改制企业公章使用管理。（一）改制企业剩余资产处理用章的，需由该企业改制操作负责人或清算组长签字确认后，方可盖章。（二）有关劳动人事方面用章的，需由集团公司人事部签字后，方可盖章。（三）涉及改制企业房地产出租事宜用章的，如改制企业房地产委托集团公司物业部管理的，由公司物业部签字后，方可盖章。（四）其他方面需加盖企业公章的，由集团公司分管领导批准。第八章刊物、

15、网站管理第四十条 办公室负责集团公司内刊嘉兴实业及集团公司网站内容的收集、更新、修改和发布等日常运行管理工作。第四十一条 刊物、网站中涉及到各部室的工作内容，由各部室按规定将有关数据、文字、图片等信息及时、定期提供给办公室，由办公室负责及时更新内容。第四十二条 对外发布信息或集团公司网站上载信息应严格按照审批制度审批，坚持“谁上网谁负责”的原则。第九章办公区域安保管理第四十三条 为加强集团公司本部办公区域安保管理，贯彻“预防为主，部门负责，突出重点，保障安全”的方针，由本制度作出明确规定，具体由办公室负责实施。第四十四条 各部门及工作人员必须自觉遵守集团公司安全保卫的规定，做好所在本部门用本人

16、安全、保卫事项。上班时车辆必须停放于车库或按划定的停车区域有序停放，并做到安全停车。自行车、电动车、摩托车等有序停在公司车库或车棚内。下班时要关闭办公场所的电源和门窗。办公室应不定期抽查，并建立检查台账。第四十五条 办公室负责做好办公大楼电灯、管道、电梯等日常维修管理工，配有一套大楼各房间的钥匙，作突发事件处理之用。第四十六条 集团公司财务部门票据、帐册及付款凭证存放用房、综合档案室、人事档案室、配电间、网络机房、食堂橱房等为重点要害部位，投资发展部和办公室要组织有关部门进行定期检查，发现治安、消防隐患须及时排除。第四十七条 大楼通道除日常工作之用外，也为消防、应急，严禁通道内堆放物品。大楼严

17、禁存放易燃、易爆用品，严禁乱扔烟蒂。一旦发生火灾，及时报警，及时疏散大楼内人员，切断电梯电源，并及时组织人员施救。第四十八条 办公室负责按照嘉实集团物品服务采购管理办法（试行）确定保安公司，由保安公司派出人员做好嘉实集团办公区域的安全保卫工作，办公室对保安人员负责监督管理。 第四十九条 在集团公司工作人员上班前和下班后，保安人员负责大楼通道门的开启和关闭。集团公司下班后大门关闭前，保安人员巡视大楼各层楼面（包括电源、水龙头、门、窗），及时关闭开启的灯光和门窗，晚上做好集团公司本部办公区域安全巡视工作，确保安全。 第十章卫生、膳食管理第五十条 为搞好集团公司本部办公区域文明卫生和员工膳食工作，本

18、制度对此作出规定，由办公室负责实施和监督管理。第五十一条 集团公司本部员工应做到不随地吐痰，不乱停放车辆，文明用厕，做文明职工。第五十二条 集团公司各部门应做到以下几项：（一）各部门应每天搞好室内卫生，保持地面、窗户清洁。（二）室内各种物品摆放整齐、有序。（三）办公桌上除放置电脑、文具盒、电话机和日常办公用品外，不准堆放报刊等其他杂物。每天下班前，对桌面整理一次。报纸、资料放入报夹或柜内。（四）各部门的烟灰缸应及时清倒，不得长时间堆放烟蒂；及时清倒废纸箱、垃圾箱，严禁随意乱扔。（五）各部门使用的清洁用具、毛巾和抹布，不得乱挂乱放。第五十三条 为确保各部门内部及大楼公共区域（包括墙面、走廊、楼梯）的整洁和美化，大楼公共区域的布置和张贴由办