行政管理培训

1、什么是管理？ 管理=管你？管理自己的六力管理自己的六力组织、控制、创新教导、感召、凝聚什么是行政？什么是行政？行政： 是指国家机构中立法和司法以外的全部机构的总称。 “行政”指的是一定的社会组织，在其活动中所进行的各种组织、控制、协调、监督、等活动的总称。什么是行政管理？什么是行政管理？行政管理： 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。企业行政管理的内容企业行政管理的内容 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议

2、管理、涉外事务管理、生活福利、车辆、安全卫生管理等。所谓所谓“行政管理人员行政管理人员” 包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等。行政管理范围与特点行政管理范围与特点 行政部门工作内容辅助高管通讯管理公文管理日常事务管理自身建设员工保护会议管理行政管理工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政工作主要管理对象行政工作主要管理对象行政管理团队行政人事经理行政专员人事专员行政秘书行政管理的基本原则行政管理的基本原则1法制原则2服务原则3责任原则4效率原则5透明原则讨论：什么样的人适合做行政管

3、理人员？主要从哪几个方面考虑？主要从哪几个方面考虑？讨论：男人适合做行政文秘工作吗？男人适合做行政文秘工作吗？什么样的人适合做行政管理人员？什么样的人适合做行政管理人员？ 个人条件 个性要求 品质要求行政管理人员应该具备哪些品质？l 礼貌而不居高临下礼貌而不居高临下l 诚实而不弄虚作假诚实而不弄虚作假l 参谋而不越权行政参谋而不越权行政l 谦虚而不傲上凌下谦虚而不傲上凌下l 谨慎而不唯唯诺诺谨慎而不唯唯诺诺l 公正而不见风使驼公正而不见风使驼l 敬业而不妄自尊大敬业而不妄自尊大l 敬重而不阿谀奉承敬重而不阿谀奉承l 慎言而不论是道非慎言而不论是道非l 本份而不炫耀示人本份而不炫耀示人行政管理人

4、员需具备的能力行政管理人员需具备的能力1办事能力2沟通能力行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人行政人员的角色扮演行政人员的角色扮演不一定是上司的，要为同事服务权利核心行政人员角色的扮演行政人员角色的扮演职权层次职能权力的三维概念权力的三维概念成功行政人员的成功行政人员的“七七”高高n 综合素质高n 权大责高n 薪水高n 说服的本领高n 发展愿望和前景高n 道德水平高n 成就感高如何获取快速成长的能量？如何获取快速成长的能量？能力能量职位能量8020一般优秀卓越505020801：累加式：学习、学习、学习：累加式：学习、学习、学习.2：裂变式：学习、实践、反思：裂变式：学习、实践、反思.能力

5、能量获得模式：释放知识结构与管理知识结构与管理角色定位与行政管理角色定位与行政管理我们了解自己吗？开放我 盲目我隐藏我 未知我他人知道他人未知自己知道 自己未知 自己 别人 知道 不知道知道 开放区 盲目区盲目区 不知道 隐藏区 未知区未知区相互尊重互相交流虚心听取认真回应开诚布公实话实话相互尊重共同探讨怎样利用了解之窗？美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率，提出典了一个名为“约哈瑞窗户约哈瑞窗户”的理论测试题如下：测试题如下： 一个记事本和一支钢笔的总价格是1.1元。记事本比钢笔贵1元，请问钢笔多少钱？研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答研究人员发现，

6、三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是案是“1角钱角钱”。研究人员把答对者归类为研究人员把答对者归类为“思考型思考型”。这类人用左脑思考，思。这类人用左脑思考，思维深入，细腻且有逻辑，理财意识强，能力强。维深入，细腻且有逻辑，理财意识强，能力强。答错者则属于答错者则属于“直觉型直觉型”。他们通常用右脑思考，易冲动。信。他们通常用右脑思考，易冲动。信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。正确答案：钢笔5分钱，笔记本1元5分钱。123我上司同事下属“三位一体三位一体”作为下属的四项职业准则是上级的执行者和推动者完成目标同时实现自身的发展和提

7、升是上级的窗口和桥梁是上级的辅助者和补充者下属下属同事同事上司上司下属下属是配合者是同事下属同事同事上司内部客户是竞争者下属上司下属作为上司时的六大角色下属计划者执行者教练员团队领袖沟通者业务骨干不同层次人员的工作重点不同层次人员的工作重点你属于什么样的人才？S（技能）人才A（态度）人才（态度）人才行政人员的日常工作行政人员的日常工作1辅助政策工作2文书工作3文书立卷和档案管理工作4行政事务工作5会务工作6查办工作7上司交办的其他工作行政人员的日常工作行政人员的日常工作行政人员的日常工作行政人员的日常工作办公室事务办公室事务办公室布置办公室管理办公室管理 良好办公环境五大标准 办公室布置的环境

8、要求实用、方便和谐便利环境健康气派个性舒适美观绿化环境光线环境颜色环境空气环境设备环境安全环境声音环境行政管理人员日常工作的三大特点行政管理人员日常工作的三大特点1日常工作的时效性2计划性与针对性3利益的诱导性创造满意的工作场所创造满意的工作场所1不准错误使用2不准不懂乱修3不准破坏设备整洁4不准无理同乱拿 5不准长期占用问题：关于办公设备使用方面，你能说出哪些不准？办公用品的选购原则办公用品的选购原则1满足工作要求2提高工作效率3节约人工费用4树立企业公众形象公文的含义？公文的含义？我国现行党政机关使用的文件我国现行党政机关使用的文件v我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个： 决议、决定

9、、指示、意见、通知、通报、公报、报告、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。v国家行政机关使用的公文种类有13个： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。我国现行党政机关使用的文件我国现行党政机关使用的文件v上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、决定、意见、通知、通报、请示、批复、函、会议纪要通知、通报、请示、批复、函、会议纪要；v不同的有9个，其中属党的机关的有5

10、个，即：公报、指示、公报、指示、决议、条例、规定决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。公文的种类公文的种类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。2按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。3按其密级要求、可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文11简明2准确3朴实4庄严5规范写作特点写作特点分清写作文类v指挥性指挥性v报请性报请性v记录性记录性v规范性规范性v通知性通知性v报道性报道性写作程序拟稿签发归档公文的作用公文的作用1领导和指挥作用2行为规范作用3宣传教育作用4联

11、系与知照作用5依据与凭证作用A会议性通知B任免通知C指示性通知通知会议性通知v会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。v会议原因写得简短，会议内容、安排、要求要写得具体。通知通知*（发文机关名称）关于召开（发文机关名称）关于召开*的通知的通知销售部员工： 鉴于销售部员工目前对业务还不熟练，决定星期四下午2：00进行培训，详情请见下表：其他事项：提供午餐 与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记。特此通知！销售部（盖章）2017年4月18日任免通知任免通知任免根据任免日期被任免人员的姓名和职务通通 知知 经董事会决定，王某某在其任职期间内

12、，贪污公款，情节严重，从2017年4月12日起，罢免其销售部经理职务。*公司董事会（签章） 2014年4月12日指示性通知指示性通知通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主题内容。主题内容：具体事项结尾部分：一般写执行要求“以上事项，望认真执行！通通 知知 由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下： 周一至周四，所有员工按员工手册上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓装艳抹，望认真执行！ *公司行政部（公章） 2017年4月12日公文写作注意事项公文写作注意事项名称数字规范计量单位的规范练练 习习v请找出下列哪一个成文日期标注的是正确

13、的？二零零九年六月十二日二00九年一月拾二日0九年八月二十日二00九年.伍月.十二日12/9/09应用公文写作中的数字表述下列哪个是正确的？应用公文写作中的数字表述下列哪个是正确的？5万6千人97年12月出席十人，缺席6人56000人下行、平行公文首页格式下行、平行公文首页格式00001 机密一年 特 急 XXXXX文件 XXX20171号 关于XXXXX的通知XXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX石家庄市发改委文件文件石家庄市发改委文件文件上报公文

14、首面版式上报公文首面版式 秘密 特级 XXXXX文件XXX20171号 签发人：XXX 关于XXXXX的请示XXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公文处理方法和程序公文处理方法和程序拟搞审核签发登记缮印用印分发签收登记分办拟办批办承办催办督办办复制定立卷类目表归卷调用立卷归档销毁什么是档案管理？档案的作用及种类档案的管理部门档案的分类及点收档案的保存期档案的归档要求及借阅 文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考

15、价值的。1、按问题组卷2、按名称组卷3、按地区组卷4、按时间组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按工作阶段组卷8、按专业组卷9、按结构组卷一、上级机关文件在前、本企业和下属单位形成的文件在后；一、上级机关文件在前、本企业和下属单位形成的文件在后；二、来文和复文，复文在前、来文在后二、来文和复文，复文在前、来文在后三、正文和附件，正文在前、附件在后；三、正文和附件，正文在前、附件在后；四、正文和原稿，正文在前，原稿在后；四、正文和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性，过程性文件在后五、成果性、结论性文件在前，原始性，过程性文件在后会议的种类？会议的种类？低投入 高收

16、入高能效 高效能A B低收入 高投入低效能 低效能C D效能投入应当开什么样会议？如何提升会议价值 情感收益情感收益 会议收益会议收益 认识收益认识收益 任务收益任务收益会议价值会议价值= 人力成本人力成本 会议成本会议成本 物料成本物料成本 机会成本机会成本会议弊端与防治会议弊端与防治l 参加人员过多l 会议目的不明确l 简单问题复杂化l 议题讨论失控l 控制会议规模l 简化会议程序l 缩短会议时间l 提升会议水准会议问题会议控制会议的筹划与管理会前的准备工作1会间的组织与服务2会后的善后处理3会前的准备工作明确参会人员 选择开会地点1选择会议时间 制定会议议事日程2会议现场布置 会议的通知

17、3会前的审核 会议的经费4会中事务会议签到1会议服务2会议记录3会后工作会议简报1会务总结2会议纪要3会议文件资料的收起4会后的检查催办5面对面就座面对面就座面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边显示等级显示等级显示等级如果你希望显示等级，让领导坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌自由讨论自由讨论l 有效能集思广益，达成目标l 和谐信任、认同、畅所欲言l 参与参与的人全神贯注l 效率参在预定的时间内达成会议的目的l 学习参与者有更好的学习机会成功会议的要准行政管理的

18、三大功能行政管理的三大功能1管理，以管理为主2协调，以协调为核心3服务，以服务为根本从从“管理管理”方面来说行政方面来说行政 行政管理部门不能仅仅只满足于做好行政的后勤工作，也不能只满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的想法和思考，而且高屋建翎地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。 这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个后勤事务工作而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者； 换句话说，我们不能仅仅要做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。从从“协调协调”方面来说，方面来说， 行政管理者不能简单地以传达领导的命令，完成领导交办的任务为满足； 也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。 行政部门应主动做好上与下，左与右，里与外的沟通，在充