6SIGMA GB 定义培训课件 D06 專案範圍的界定及管理工具

1、D6-專案範圍的界定及管理工具(Project Scoping and Management Tools)章節目的Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams 討論專案適切範圍的重要性介紹腦力激盪與資料整合之工具Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams定義階段 可能取得的成果6 Sigma 概要 6 Sigma 概念介紹6 Sigma 部署及培訓要求 專案管理 組織內各部門的角色 專案定義及追蹤確定專案範圍的工具 電腦應用 微軟視窗, Word, Excel

2、, PowerPoint軟體 Minitab介紹統計學基礎: 位置, 分散度, 形狀的概念完成階段總結 結論, 問題, 及下階段任務 專案範圍定義欠佳的後果太廣泛:包含太多專案，導致失焦 花費時間太長專案小組需要太多不同專長的人其他?太狹隘:專案報酬不大，不值得去做無法完全解決的問題其他?從坐而言到起而行範圍訂定應從組織的目標開始資源應該被分配到什麼樣的問題？組織當中應優先支持哪些事項或問題的解決？接著, 確認與目標有關的產出資訊配件, 原料, 服務, 資訊下一步, 確認這些產出資訊的所屬流程最後, 找出與此流程相關的問題定義範圍工具:樹狀圖(Tree Diagrams)樹狀圖Tree Dia

3、gramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams樹狀圖Tree Diagrams樹狀圖是一個多方向的、以具體圖形將想法組織起來的圖形工具主要議題由樹的主幹表達相關的因子，影響，或結果由樹枝結構表達它可以用來確認與組合所有與達成目標有關的事件、流程、或障礙它以漸進的方式由大項開展或分層至細節樹狀圖: 建構步驟確認想要達成的主要目的建立由專家組成的團隊確定每一個人均認同此目標確認為達成目標可能相關的主要因素工作, 產出, 部門, 功能對每一

4、個“支幹持續地分類至細部因素，直到特定的流程與產品能夠被確認出來、並能由專案小組加以管理樹狀圖: 舉例說明主要目的:降低本钱原料行銷行政製造運送財務人事訓練工廠 B工廠 C工廠 A?還有其他哪些特徵可以被用來當作支幹的？舉例: 約翰的高爾夫球賽約翰的 CTQ: Earn $5M/yrPossible YsY = 廣告代言收入?Y = 教學收入?Y = 服裝資助收入?Y = 拍電視廣告收入?Y = 巡迴賽獎金收入?Y = 約翰的高爾夫總桿數?Y = 約翰的競爭者總桿數?哪項因素對約翰的CTQ影響最大?哪些因素可以透過專案達到最大幅度的控制?我們將著力於哪一項?我們如何決定?CTQ 展開舉例 列出

5、子項目 (Ys)我們如何衡量 YY值的基準線Y值的Benchmark分析機會集中方向 (下一 層)巡迴賽獎金$250K$0$0廣告代言收入當教練$1.5M$3 - 40M$200KXXSomeGoodNone幫助有限最正确可能 無幫助服飾贊助器材電視廣告服飾贊助$0$0$0器材拍電視廣告$5 -7M$1 - 2M$0.5MXXGoodSomeNone最正确可能幫助有限無幫助形象贏取四大賽明星球員認同CTQ 展開釋例 列出子項目 (Ys)我們如何衡量 YY值的基準線Y值的Benchmark分析機會集中方向 (下一 層)形象好 從未贏過(Best=3rd) 5% 贏取四大賽明星球員認同 優雅的 1

6、 - 3 次 家喻戶曉 次佳 最正确可能 (Side work) 降低約翰的桿數讓其他人的桿數增加公眾認知 贏得次數 得票數有幫助 非作不可 贏球的結果贏球原因持續展開此步驟直到黑帶專案的適當範圍所需的Y或主要量化指標產生出來列出子項目 (Ys)我們如何衡量 YY值的基準線Y值的benchmark分析機會集中方向 (下一 層)CTQ 展開釋例 約翰高球獎金的展開圖彙總 (樹狀圖)CTQ = Earn $5MM/yr贏得巡迴賽次數廣告代言教練服飾贊助器材贊助拍電視廣告形象贏得四大賽明星球員認可降低約翰的桿數提高其他人桿數2H CTQCost Type Site levelManufacturin

7、g AreaWithin Manuf Area降低成本變動成本 $88,434,800/yr固定成本$53,320,00/yr折舊$7,494,000/yr環境$1,744,000/yrProcess b$8,893,800Process a$79,541,000Yield ImprovementRaw Material Cost Reduction作業$33,770,000/yr維護$5,402,000/yr公用 $1,013,000/yr其他$3,900,000/yrSalaries Benefits$3,341,000/yrLabor&Ben$17,752,000/yrSupt. Acc

8、ount$4,898,000/yrMTE$2,810,000/yrControl Lab$1,301,000/yrOperating Materials$1,023,000/yrSite Services$706,000/yrSalar& Benefits$676,000/yrSiteUpkeep$638,000/yrOverheadAccnts $2,200,000/yrSafety&Securit$591,000/yrEmpl Relation $490,000/yrEnviron Contr $378,000/yrPurchasing$301,000/yrInt Healthcare$1

9、94,000/yrPROJECT FOCUS(new)PROJECT FOCUS(new)Process b$492,000/yrProcess a$2,010,000/yrProcess b$800,000/yrProcess a$530,900/yrProcess b$2,400,000/yProcess a$3,002,000/yrProject Focus(new)Project Focus(Transitions)Project Focus(CA-14)Materials$825,800/yrOverhead$667,500/yrContract Maint$106,800/yrLa

10、bor&Ben$1,396,400/yrProject Focus(new)樹狀圖釋例 製造本钱樹形圖釋例- 行銷刊物本钱刊物成本創意成本印刷成本配送成本廣告商仲介內容完稿人事費用直接自印刷廠運送至客戶處倉儲行政/處理費用自印刷廠運送至倉庫GBS Fees印刷廣告商仲介裝訂/校對包裝材料紙張用色數量光面處理試印印刷前準備印刷時間自倉庫運送至客戶端樹形圖/ CTQ 展開練習各小組中，自先前的練習中挑選一個專案的想法運用樹形圖將business level 的量化指標逐步向下展開至幾個可能的專案量化指標(Ys). 你將需要去挑選一個邏輯化的子項目藉以建立樹狀結構的下一層 (舉例來說.工廠, 處所,

11、 生產線, 地理位置, 產品, 辦公室, 客戶別區塊等等)用海報紙畫出你的樹狀圖、並準備與其他學員分享根據此樹狀圖你還需要何種型態的資料以便完成專案選擇的工作?界定範圍的工具:分枝圖分枝圖的用途是將一個目標轉換成可行動的項目可行動項目子目標目標陳述盡可能 多的層次以符合實際需要 分枝圖的方法需要一個措辭嚴謹的目標陳述 問問題“要做什麽才能達到 繼續問“要做什麽才能直至到達可行動項目 結束時應有個可行動項目的列舉表 按小組進行,使用卡片或帶黏膠的紙片 分枝圖指南每一項必要嗎?如果在檢查圖表時發現完成總體目標不必去做某項, 就不要順其方向往下走.所有這些項充足嗎?應該將額外行動参加圖表中以便所有這

12、些行動保證足夠完成總體目標.分枝圖實例更改HR旅行政策的核准層級更改政策文件增加預算的可見度?來自根本原因分析現在審核是由預算的變化所驅動要做什麼才能.?分枝圖作業在上班遲到的魚骨圖練習所確認的根本原因中拿出其中一個, 形成一個分枝圖, 列出解決根本原因應採取的行動.Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams定義範圍工具: 關聯圖(Affinity Diagram)Affinity Diagram Analysis

13、 is a powerful Define Phase Tool 關聯圖(Affinity Diagrams) 關聯圖 是一種對問題不受限地產生想法的工具. 這些想法會被寫在卡片或自粘貼紙上，然後被排列成一直線，並且加以組織以呈現出相互相影響或互相排斥的關係，即所謂它們之間的 “關聯 topictopicAffinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool關聯圖的優點對大型或複雜的事務型問題予以結構化解析複雜議題成為易於了解的子分類中提供人們針對問題的本質表達意見的機會對議題或情況取得共識在對問題的本質產生歧見的群體之間改進工作的關

14、係陳述必須解決的問題對提出問題的概念、將他們寫在卡片或便利貼紙條上將卡片或便利貼紙條依據相關屬性歸類為每一類取一標題建構關聯圖This tool is used to clarify the problem, not generate solutions有關 “問題 的概念至少需要經過五個人核准最少需要五個工作天承辦旅行社未經過核准搭乘航空公司未經過核准上半年共有$300,000的差旅預算超支對於臨時出差未給予彈性要求需以極低本钱住宿，十分不便範例:公司與員工 雙方都對出差核准程序不甚滿意我為什麼一定要搭聯合航空的班機？ 從未獲得座艙昇級優待公司政策規定租車需租小型車未必能租到最好的公司內負責

15、差旅人員僅在上班時間內提供服務關聯群組釋例政策員工顧客本钱上半年共有$300,000 的差旅預算超支對於臨時出差未給予彈性要求需以極低本钱住宿，十分不便公司內負責差旅人員僅在上班時間提供服務?範例:公司與員工 雙方都對出差核准程序不甚滿意定義範圍工具: SIPOC DiagramsTree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams對 “流程 的定義一系列的步驟或活動、當中使用一種或一種以上的投入(INPUT)並將這些投入轉

16、變成產出(OUTPUT) ，而此產出對客戶而言是有價值的顧客投入產出流程是 .流程圖的層級SIPOC細部流程圖收入銷售預測生產計劃雙方同意交貨日期下訂單收到客戶的需求單 檢視產品是否有庫存找出可供改進的選擇方案雙方同意交貨日期替顧客規劃S(ext.) Customers(int.) PlannersC企業流程(“策略面的)企業流程SIPOC: 宏觀流程回顧 以單一簡明的圖表顯示跨功能的一系列活動提出一種可適用各種大小流程的架構幫助建立一種宏觀的角度與看法，依據此看法可逐步加上細部想法SIPOC model 連接了什麼?UTPUTSOUSTOMERCUPPLIERSPROCESSINPUTS係指

17、人員或團體提供了重要的資訊, 原始資料或其他資源所提供的項目轉換投入的一系列活動流程的最終產物收到產出的人員, 團體, 或流程SIPOC:建構指南從流程圖開始將4 -10 個連續性粗略的流程予以圖形化確認流程的產出(Y & Target)確認接收產出的客戶確認流程所需的投入確認投入的供給者流程描述: 建構指南將流程圖形化決定流程的起點與終點以宏觀觀點, 將每一主要活動畫在簡單的方塊之中將此模式限定在 4-10 個方塊中釋例: 流程描述哪些主要活動是包含在你的專案流程內?StartEnd產出與客戶: 建構指南產出與客戶決定那些主要的:配件,原料,服務,資訊,是由流程所提供出來的決定誰將會收到產出

18、釋例: 產出與客戶哪些是主要的產出?配件原料服務資訊誰接收產出?供應者與投入: 建構指南供應者與投入決定分析將從哪裡開始決定提供流程所需的主要原料, 資訊, 或產品決定這其中何者對流程而言是絕對不可或缺的決定這其中何者實際上是在轉換過程中被消耗掉的決定誰提供了這些投入供應者與投入釋例: 哪些主要配件, 原料, 服務, 或資訊是提供給此流程的?對流程本身而言哪些局部是絕對不可或缺的?其中哪些實際上是在轉換過程中被消耗掉的？誰負責提供投入？ SIPOC的格式SuppliersInputsProcessCustomersRequirements 步驟 1:Outputs步驟2: 步驟3: 步驟4:

19、See Below 步驟5: 課堂練習: 選舉那些主要活動是選舉過程的一局部? 主要輸出是什麽? 誰接受該輸出? 課堂分組練習-Option分組, 選擇一個主要的功能或流程進行評估 對該功能或流程進行 SIPOC 分析 定義範圍工具: 魚骨圖(Fishbone Diagrams)Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams界定範圍的工具#4: 魚骨圖魚骨圖: 一種有系統地確認所有可能對問題 (結果) 起作用的潛在原因

20、的方法一個詳細的流程圖是魚骨圖的基本輸入.構造魚骨圖的方法 :陳述問題, 將其放入右邊的框裏 畫一根水平箭頭線指向問題框 在該線上下寫出傳統的主要因素*類別或可疑的類別, 並且將它們與主線連接起來 在每個主要類別中, 集體討論並且詳細列出所有可能造成問題的因素 進一步將問題細化: 將每個詳細因素的所有輸入列出來 機器人員環境物料測量方法6 Ms4 Ps政策人員程序地點製造型的? 事物型的?從流程圖開始參考費用帳目實例的宏觀圖費用帳目資料文件送至財務部財務部人員將費用輸入系統財務局部發各部門 費用報告部門主管要求更改各部門主管查閱報告Minitab 中的魚骨圖打開 Minitab 選擇 STAT

21、 Quality Tools Cause-and-EffectFishboneexample.mtw人機料法環測Minitab 中的魚骨圖在 Minitab 的資料表中輸入每列的標題將原因輸入在合適的標題下糾正費用帳目報告由費用宏觀流程圖創立一個簡單的魚骨圖練習：用自己的專案來演練確認一個流程 繪製一張魚骨圖 從VA價值分析的步驟中列出一些產出結果 確認品質屬性和不符合要求的專案項目 記住 6 Ms(人、 機、 料、 法、環、測) 用 Minitab 繪出魚骨圖 分組進行工作 在課堂上準備簡報定義範圍工具: 力場分析Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC Dia

22、gramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams發現障礙與促動因子Force Field Analysis (FFA)是自機械工程技術中的自由主體法 FFA被用來確認所有圍繞在此主題或物體的正反力量 主要目的在於確認產生一種平衡狀態的力量畫出一個圖形或表格以進一步分析或表達在FFA之下, “平衡狀態 可能是:需求的目標 現狀建立 FFA 的步驟確定目標 召集專家小組 用最擅長的腦力激盪技巧確認: 阻力: 什麽阻止該過程達到目標 動力: 什麽將該過程推向目標 創立一個力場圖或表格, 列出這些阻力和動

23、力 課堂練習目標:自行車一小時內騎25 英里 一年內完成30hrs上課時數動力阻力定義範圍工具: 柏瑞圖分析Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix DiagramsPareto 的原理是什麽? Pareto 原理 如果多數事件的發生 (80%)能通過少數特徵選項(20%)得到確認, 總體的類別特徵會顯著影響事件的發生. 總體的類別特徵 :部門班次缺陷類型設施生產線別名：80/20法則、ABC分類Pareto 的原理是什麼?例如:

24、 一個追蹤文件的審核 由 6 個部門審查 來自各個部門的缺陷數是一致的 依照 Pareto 原理 的結論 :部門這個特徵不影響品質 帳單錯誤 用 8 種缺陷類型來查核 根據歷史資料中, 所有帳單錯誤的75%屬於其中兩種缺陷所造成 依照 Pareto 原理 的結論 :這個結果證實缺陷分類有效 何謂柏瑞圖原理?何謂柏瑞圖分析?柏瑞圖分析依原因類別紀錄資料、數目或本钱自降冪方式將類別排序用條狀圖描述結果百分比個數實例：應付帳款一家公司有一個在交貨15天之內支付所有費用的目標 長久以來一直有些遲延付款帳戶已收集了有關資料用於分析 Pareto.mtw範例: 應付帳款組織的目標：在15天之內付清所有的應

25、付帳款延遲付款會給予一連續編號資料將會進一步蒐集作深入分析實例：應付帳款運用 Minitab 生成 Pareto 分析 :Stat Quality Tools Pareto Chart對所有特徵進行 Pareto 分析實例：應付帳款使用 Minitab 產生 Pareto 分析:應用:Pareto 分析可用於正確類別確定應優先採取哪些措施正確特徵確定影響 CTY 的關鍵特徵是什麽爲什麽.當然!提供易於理解的實證以支持改善建議階梯式柏瑞圖分析FrequencyPareto APareto BPareto CProduct LineLocationOperator產品線廠別生產線 (作業員)課堂分

26、組討論Option分析以下投訴 : Pizarros Pizza是一家以杯裝食物爲特色的餐廳哪個特徵是重要的? 你怎樣決定優先採取的行動? PizzaCup.mtw定義範圍工具: 因果矩陣Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams何謂因果矩陣分析？ 類似品質機能展開 (QFD) “屋”黑帶用於衡量階段的工具用於了解顧客需求的重要性的簡單矩陣投入 (X) 與 產出 (Y)的關係。產出 (Y) 的分數大小代表對顧客的重要程度投入 (X) 的分數大小代表與產出 (Y) 的強弱。建立一個因果矩陣在團隊會議中建立一個C&E矩陣C&E表格格式:在表格的最上面一列, 填入客戶需求. 顧客對流程真實的反應與感覺對需求項目,以顧客所重視的加以評比 以1-10 給分, 分數愈高表示顧客愈重視.在左邊第一行,填入流程的步驟對每個流程步驟加以評比.這是一個主觀的團隊共識通常花很多時間同意對各項需求/流程的分數評分方式:0 = 沒有相關1 = 此流程需求對顧客需求影響極小3 = 輸入變數對顧客需求有中度影響9 = 輸入變數有直接和強烈的影響.防止想做出完