文秘基础知识试题.doc

1、文秘基础知识试题 （5）查办、催办。（6）根据领导意图协议本单位的有关工作。（7） 安排礼仪活动。（8）处理来信来访。（9）组织机要交通。（10）档案 的管理。（11）其他日常事处及领导临时交办的任务。4、秘书工作的作用： 答：（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）协调作用。（5）耳目作用。5、秘书工作的指导思想： 答：一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服 务；三是为广大人民群众服务。6、秘书工作的原则： 答：（1）准确。（2）迅速。（3）求实。（4）保密。7、秘书工作者的政治素质： 答：（1）具有较高的理论水平。（2）具有较强的法律意识和政策观（3）具有全心

2、全意为人民服务的思想。（4）严于律己，遵守纪律。8、秘书工作人员应具备的基础知识：答：（1）基础知识。（2）社会知识。（3）专业知识。（4）业务知识。（5）辅助知识。9、秘书人员应具备的能力：答：（1）调查研究能力。（2）收集资料的能力。（3）文字表达能力。（4）口头表达能力。（5）组织协调能力。（6）办事能力。（7）管理 事务的能力。（8）文字书写的能力。（9）操作现代办公设备的能力。10、信息的作用？答：为领导的科学决策提供依据。为实现科学管理创造条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？ 全面服务。 实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。12、值班记

3、录电话记录应包括五个要素？答： a 来电时间。b 来电单位、姓名及职务、电话号码等。c 来电内 容。d 领导批示和处理意见。e 接电话记录人。13、值班日记四要素： 答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。1 4、打电话的一般程序是什么？答：（1）打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。（2）电话接通后，先问明对方是否 就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓 名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。(3)向下级打的电 话比较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确 保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复

4、 述。(4)要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。15、回电话接电话的一般程序是什么？答：(1)回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打 招呼。问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓 名。所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检 查自己对所接电话的处理情况。来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚 的事情不盲目回答。16、电话记录有哪五个部分？ 答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分；二是来电单位、姓 名及电话号码；三是来电内容；四是处理意见和领导批示；五是接 电话记录人。17、什么是文书？ 答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活

5、动中为了一 定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。18、什么是文件？ 答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使 用的具备一定格式的公务文书。19、什么是会签？答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联 名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商， 但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。20、什么是传达范围？答： 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围， 一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。22、密级一般划分为哪几级答： 一般划分为秘密、机密、绝密三个等级，23、会议报到有哪几种方式？答：与会者本人持会议通知或单位介

6、绍信亲自报到； 委托他人代为报到； 电话报到。24、内宾接待工作原则是什么？答： 1、热情相待。2、按政策办事。3、简朴大方，不搞形式主义， 不要铺张浪费，尽可能少花钱多办事。4、节省时间，努力提高办事 效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情友好；反 之，如果有气无力或者若无其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感 觉。异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻 轻地握一下就可以了。与领导同志或者身份较高的人握手，要视具 体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去；如果 他无意握手，就不要勉强。26、为别人作介绍时应注意哪几方面？ 答：

7、如果双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人； 如果双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介绍给女性，把主 人介绍给客人；如果双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的 介绍给年长的；如果一个人会见几个人，应当先把一个人介绍给几 个人。在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以 便介绍。27、听讲时应注意的几个问题？答：要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西 望，心不在焉，以免影响讲话人的情绪。不要随意打断人家的话 题。 遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不 要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以 委婉地说“我们是不是长话短说

8、？”或者说“ 对不起，我还有急事 咱们是不是以后再细谈？”28、当你有几机说话时 , 应注意哪几点？要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感； 语速要和缓，语调要 适中，给人以舒畅感；切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感； 切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生 厌；此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂； 吐音要准确，语言 要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。29、接电话时的注意事项？ 答：电话铃响后，应当马上拿起耳机，而不要让人久等；拿起耳机 之后，应当立即说“您好！” 而不要默不作声让人干等。然后，就 可以询问对方姓名、单位、有何事情等，可以说 “请问您贵姓？您 是什么单位

9、？有什么事？”之类的话；通话完了应当说声“再见” 之类的客气话。在接电话时还有几个问题需要注意： 如果一个电 话未完又来一个，或者两部电话同时响铃，应当视电话的内容，让 紧急的一方先讲同时礼貌地叫另一方稍等片刻，或者让他过一会再 打过来。如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说 “请问您还有别 的事吗？”或者“ 对不起，我还有急事要办。”这样对方就会明白你 的意思。如果人家打错了电话，不要训斥别人，而应当耐心地告 诉对方“ 你打错了。”或者“我们这里没有您要找的人 ”等。假如 你的单位不保密，最好把自己的单位和电话号码告诉对方，以便他 纠正；假如是机要部门，就不能把自己的单位和电话号码告诉人家， 只

10、要婉言回绝就可以了。30、打电话时的注意事项？不论对方是何对象，都要礼貌，包括语言文明、态度和蔼。在打 通电话之后，如果你想找人，就应当说“喂请找 。”或“麻烦 你找一下。”如果你是和对方联系工作，首先应当“自报家门” ，告诉对方你是谁，在什么单位工作，然后再进入正题，开始交谈。如果是向对方传达指示或者布置工作而内容又比较繁多复杂，应 当主动提醒对方记录。 声音应当不高不低，嘴与话筒应当保持一 定的距离，以免对方听来刺耳，影响接收效果。语言应当简练明 了，用最少的语言，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方， 而不要噜里噜苏。废话连篇会影响对方把握你要说的中心意思。另 外，问候语客套话以及与

11、中心无关的话应当尽量少讲，一则它会影 响工作效率，二则也会给人以婆婆妈妈的感觉。31、协调的内容主要包括哪三方面？ 答：政策协调、业务协调和事务协调。32、协调的方法有哪些？答：1、文字协调；2、情况协调；会议协调；面商协调。33、协调工作的原则？答：1、服从全局的原则。2、维护团结的原则。3、从实际出发的原则。4、认真负责的原则。34、办公自动化中的保密？ 答：计算机的保密，需要从以下几个方面加强工作： 1、操作人员的 要求。2、计算机的放置。3、计算机在使用中的保密。35、文房四宝主要指的是什么？即纸、墨、笔、砚四种书写文具。答：什么是硬笔书法硬笔书法是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅 笔等硬尖书写工具书写汉字的方法。36、校对的主要方法有哪几种： 答：一是对校法；二是折校法；三是 读校法。37、人的能力大致可分为哪两种一般说来，科学能力结构的基本要素：有观察能力、记忆能力、思 维能力、想象能力、实际操作能力、管理能力等。38、什么是创造性思维？ 答：创造性思维主要是指对客观事物之间的联系所进行的新探索， 并能创造出新的思维形