某集团管理中心工作手册1

1、 *集团管理中心工作手册编 制：管理中心工作手册编 号：时 间： 前 言为促进集团公司及其下属各单位的管理逐步走向科学化、标准化、规范化与制度化，特编制了本手册。本手册系依据公司章程和公司的实际相结合编制而成，包括：公司行政事务管理体系的范围；公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件；本手册为公司的受控文件，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由集团总裁办公室统一负责，未经董事长批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还集团总裁办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司。在手册使用期

2、间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到管理中心。管理中心应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审；定期对手册加以修改，执行。由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。 集团公司 管理中心目 录一、手册说明111.手冊內容112.适用范围113.用语解释（本手册出现的术语或简称）114.手册管理12二、管理部组织结构及岗位说明书131、管理部组织结构132、岗位说明书142.1.管理部经理岗位说明书 142.2.行政主管岗位说明书 152.3.行政助理岗位说明书 162.4.前台接待岗位说明书 172.5.驾驶班长岗位说明书 182.6.

3、驾驶员岗位说明书 19三、管理程序及流程201、发文流程202、专题会议流程213、合同管理流程223、法律服务流程234、外部关系流程245、公司文档管理流程256、车辆管理流程267、办公用品管理流程278、信息分类归档程序289、行政事务管理改进控制程序图29三、行政管理制度301、文件编号及格式规范管理制度301.1.总则 301.2.字母缩写规范 301.3.文件编号规则 311.4.文件格式规范 341.5.文件的签发与处罚措施 361.6.各类文件参照范本（附表） 361.7.附则 372、前台接待制度442.1.总则 442.2.岗位行为规范 442.3 接待来访 442.4

4、外出登记 452.5 邮件收发 452.6 电话接听 452.7 电话转接流程 462.8 附则 472.9 附表 473、文明办公管理规定503.1劳动纪律要求 503.2环境卫生要求 513.3人际和谐要求 513.4其他 533.5检查与监督 533.6附表 544办公区域安全管理规定564.1总 则 574.2消防安全管理 574.3防盗安全管理 574.4用电安全管理 584.5相关事项 584.6附则 585图书管理制度585.2总则 595.3图书的购置 595.4图书的编号及登记 595.5图书的保管 605.6图书的借阅 615.7处罚条例 615.8附则 615.9附表 6

5、26低值易耗品及办公用品管理办法666.1总则 666.2管理职责 666.3办公用品的界定和分类 666.4低值易耗品与办公用品消耗定额 676.5办公用品的购置与配给 676.6办公文具用品的采购 686.7办公设备的使用与管理 686.8办公用品的使用和管理 696.9印刷文印耗材的使用管理 696.10附则 706.11附表 707员工名片印制管理规定747.1适用范围： 747.2名片的管理 747.3名片的申请与印制 747.4名片的保管与作废 757.5附则 757.6附表 758会议管理制度778.1总则 778.2职责 778.3董事长办公例会 788.4总裁办公例会 798

6、.5总经理办公例会 808.6专题会 808.7部门工作例会 818.8PMO会议（项目运营决策机构会议） 828.9会议的准备及收尾 828.10会议纪律 838.11会议纪要 848.12会议效率管理 848.13附则 858.14附表 859会议室使用管理规定9810固定资产管理制度9910.1总则 9910.2管理职责 10010.3固定资产的增加与登记 10110.4固定资产的分类与编号 10210.5固定资产维修保养管理： 10310.6固定资产的租赁与外借 10410.7固定资产的闲置及处理 10410.8固定资产的减少 10510.9固定资产的调拨 10610.10固定资产的报

7、废及处理 10710.11固定资产的核算 10810.12固定资产的折旧 10910.13新增固定资产的核算 11010.14固定资产大修费用计提和使用 11010.15附则 11010.16附表 11011车辆管理制度12011.1总则 12011.2车辆配备及购置 12011.3用车管理 12111.4车辆管理 12211.5驾驶员管理 12311.6费用管理 12411.7车辆的日常维修与保养 12511.8附则 12611.9附表 12612档案管理制度13312.1总 则 13312.2档案管理机构及主要职责 13312.3档案的归档、立卷和移交 13412.4档案保管和鉴定 138

8、12.5奖罚 14012.6附则 14112.7附表 14113电子文档归档及管理办法15413.1总则 15413.2电脑文档的存放管理制度 15413.3声像档案资料的收集 15513.4声像档案的整理 15613.5声像档案的开发利用 15713.6声像档案的保管 15713.7附则 15814印章管理制度15914.1总则 15914.2印章管理员 15914.3印章的刻制和缴销 16014.4印章的保存和管理 16114.5印章的使用 16114.6使用范围及审批权限 16214.7档案管理 16414.8管理责任 16414.9附则 16514.10附表 16515文件管理制度17

9、115.1总则 17115.2收文的管理 17115.3发文的管理 17315.4集团公司管理体系文件 17515.5工作记录 17515.6附则 17615.7附表 17616经济合同管理制度18216.1总则 18216.2合同分类及订立流程 18316.3合同签订 19016.4合同保管 19316.5合同的履行 19416.6合同的变更、解除 19416.7合同纠纷的处理 19516.8违规责任 19516.9附则 19616.10附表 19617出差管理制度20617.1总则 20617.2出差管理 20617.3其他 20817.4附则 20917.5附表 20918业务招待制度2

10、1118.1总则 21118.2计划 21118.3管理 21118.4注意事项 21218.5附 则 21318.6附表 21319保密制度21519.1总则 21519.2保密范围和密级确定 21519.3保密措施 21619.4责任与处罚 21719.5附则 217四、信息管理制度1、公司网络使用管理制度2181.1目的 2181.2范围 2181.3主管部门 2181.4管理制度 2181.5处罚规定 2191.6附则 2202、计算机管理制度2212.1目的 2212.2相关定义 2212.3管理职责 2212.4对违反以上相关项目的处罚 2232、电子邮件管理制度2241.1总则

11、2241.2邮件服务器管理 2241.3邮件开户须知及签名设置 2241.4电子邮件使用规程 2251.5监督检查工作 2261.6违规处罚 2261.7附则 2261.8附表 227五、法务管理制度1.总 则2272.合同管理2273.规章制度管理2274.外聘法律中介机构管理2275.诉讼与仲裁管理2276.非诉讼（仲裁）活动处理2277.法律培训2278.部门工作实务汇编2279.附 则227六、CI规范管理制度2401、目的2402、CI规范管理组织与职能2403、CI规范管理内容2404、公司CI企划书2415、制度检查要点汇总245一、手册说明1. 手冊內容1.1 本手册是集团公司

12、为导入、实施全面管理体系（GMS管理模式）而编制，是全面管理体系的子体系，包括：集团公司行政事务、信息、法务管理体系的范围；集团公司关于行政事务、信息、法务管理体系要求的关键制度、规程文件。2. 适用范围2.1 本手册适用于集团公司本部、各部门和各二级子公司的行政事务、信息和法务管理。3. 用语解释（本手册出现的术语或简称）3.1. “集团公司”、“本公司”、“公司”是指*集团；3.2. “集团公司本部”是集团公司所在办公场所和所有部门、人员，不含下属子公司；3.3. “子公司”是指集团公司独资或控股的下属子公司。3.4. “项目子公司”、“项目公司”是指集团公司独资或控股的下属子公司中从事房

13、地产开发经营的子公司。3.5. “各部门”、“各职能部门”是指集团公司本部所属管理中心和管理中心下属职能部门等管理体系所覆盖的各职能管理机构。3.6. “决策层”是指集团公司董事长、副董事长、总裁和副总裁；3.7. “高层管理人员”、“高管层”、“高层领导”、“高管人员”是指集团公司决策层人员和各中心总经理；3.8. “分管领导”、“分管副总裁”是指集团公司分管或主管某项工作、某管理中心的副总裁；3.9. “中心领导”是指集团公司管理中心总经理；3.10. “部门负责人”除了另有说明外仅指各管理中心下属各部门经理；3.11. “项目公司负责人”指项目子公司第一经营责任人，即项目子公司总经理。

14、4. 手册管理4.1. 本手册为集团公司受控文件，由总裁批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜由集团公司战略运营中心管理部统一负责，未经集团公司总裁批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还企业管理部，办理核收登记。4.2. 手册持有者： 董事长 总裁 副总裁 总工程师 财务总监 战略运营中心 各职能部门经理 各二级子公司总经理4.3. 本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，企业管理部做好复印和发放登记。4.4. 手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。4.5. 在手册使用期间，如有修改建议，各

15、部门负责人应汇总意见，及时反馈到管理部。管理中心每半年（6月15日、12月15日）一次对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改。二、管理中心组织结构及岗位说明书董事长1、 管理中心组织结构分管副总裁行政人事总监行政经理（空）信息主管行政主管法务主管软件工程师驾驶员清洁工前台2、 岗位说明书2.1. 管理中心经理岗位说明书岗位名称管理中心行政经理所在部门管理中心直接上级行政人事总监岗位定员1直接下级行政主管、信息主管、法务主管工资标准本职工作概要： 提供优质、高效的服务保障、协调好各方面关系。管理日常行政事务，不断优化行政制度及流程。职责与工作任务：职责一职责表述：日常办公事务管理工

16、作内容定期组织收集、分析、综合行政各方面情况，主动做好调查总结，及时向上级汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报（主要以部门月报的形式）。制定并及时修订各类行政管理制度和办公管理制度，并对执行情况进行监督部门间有关行政事务协调与分配制订部门的工作计划及月度总结制定（或修定）本部门的岗位设置，做好本部门人员培训与指导工作对员工的绩效管理和绩效考评（月度、季度或年度）部门办公用品及钥匙的管理与控制部门外联事务的管理办公室环境及纪律管理车辆的调配、日常管理各种证照的年检（含营业执照、组织机构代码证、车辆保险申领与年检等，不含资质证书年检）职责二职责表述：固定资产管理工作内容固定资产的管理集团办公用品及

17、日常物料的采购及统计管理职责三职责表述：各类对外大型活动、公关事务、对内员工各项活动的组织策划工作内容企业内刊的策划与出版组织安排企业来宾的各项接待活动及日常会议管理对外、对内各项娱乐性活动的组织策划职责四职责表述：对各具体岗位的工作监督管理职责五职责表述：上级委派的临时任务权利：1.对直接下级人员调配、奖惩的建议权、各类单据报表有审核权2.对所属下级的工作争议有裁决权6.3.对所属下级工作的监督、检查权4.对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权2.2. 行政主管岗位说明书岗位标识信息岗位名称管理部行政主管隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级行政专员、秘书、前台

18、可轮换岗位分析日期工作概述协助经理搞好行政事务管理工作，确保公司安全文明环境。负责办理集团公司行政后勤事务性工作。工作职责与任务1. 负责行政管理规章制度的制定。2. 负责集团公司会议的准备和管理工作，保证会议环境有序，做好会务服务工作；3. 负责公司公文管理，做好公文发文、收文、登记、传阅和存档工作；负责公司信函、传真分类及签收，传真机的使用登记，包裹邮寄与派发；4. 负责保管公司行政印章，按照印章管理制度规定用印；5. 负责固定资产、低值易耗品、办公用品的实物管理，做到帐物清楚、管理有序；6. 负责公司办公设施、设备的维护工作；7. 负责公司安全保卫、工作环境管理工作；8. 负责员工宿舍的

19、管理，办理员工入住、退房等手续，对宿舍内物资登记入册，帐物相符；9. 做好公司高管层的文字打印、复印、卫生保洁监督等服务工作；10. 负责部门经理委托或安排的其他事宜。岗位工作关系内部沟通：在行政后勤工作过程中与集团公司部门员工发生工作关系外部沟通：办公设备、办公用品等供应商，邮政单位等企业工作时间在规定时间内上班，有时需要加班加点。工作环境管理办公室任职要求教育水平：本科以上学历；专业要求：行政管理、文秘等相关专业；工作经验：两年以上行政事务工作经验；知识技能：1、熟悉企业行政事务管理工作流程；2、灵活敏捷，具有较强的应变能力和良好的沟通能力；3、能够熟练使用计算机及办公自动化软件。个人素质

20、：1、工作细致、认真，具备一定的沟通能力；2、具备良好的敬业精神和职业道德操守基本素质要求任职者需具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心；仔细认真的个人特征；2.3. 行政助理岗位说明书岗位标识信息岗位名称管理部行政助理隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级可轮换岗位分析日期工作概述负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。工作职责与任务1. 董事长、总裁行政文秘工作；2. 董事长、总裁文件传递；3. 公司常用公章的保管；4. 公司重要、机密文件和资料的保管及参与编辑（委托外部翻译资料对接与传递）；5. 公司营业执照、证件等变更、年检、保管；6. 公司各类档案（文书

21、、电子资料、图纸、影象资料等）的保管；7. 集团本部日常行政工作，办公环境的维护与公司领导的服务；8. 办公用品采购、维修；9. 行政费用预算、控制；10. 负责公司邮件、信函、传真的收发工作；11. 完成领导临时安排的工作。岗位工作关系（一）内部关系1所受监督：在行政事务处理方面接受经理的指示和监督。2所施监督：公司员工出勤情况的监督权，办公用具、办公用品、公司网络及员工提案管理权、公司印章使用的管理监督权。3合作关系：公司的内勤、外勤及网络管理，与公司员工发生协作关系。（二）外部关系1网络管理方面与公安部门发生协作关系。工作时间在规定时间内上班，有时需要加班加点。工作环境在办公室任职要求知

22、识及教育水平要求拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。技能要求文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。工作经验要求专科以上学历，计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。基本素质要求身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。前台接待岗位说明书岗位名称前台文员所在部门管理中心 直接上级管理中心办公室副主任岗位定员1本职工作概要： 负责公司日常来访人员登记及接待，会议通知，考勤监督、报纸杂志及电话、快递登记等。职责与工作任务：职责一职责表述：考勤监督工作内容负责每日导出考勤信息交人事部门核

23、对，并收集日常考勤单据负责对手签考勤及外出人员登记情况进行核实每月底上交本部门人员考情汇总表给人事职责二职责表述：公司会议管理 工作内容整理审批好的会议管理单，并将会议信息及时通知相关人员会议前后场地物品安排，会中服务，会后现场巡查会议用餐的预订及报销部门办公例会会议纪要的制定与分发、存档职责三职责表述：工作内容报刊的接收与分发工作洗手间钥匙的领用监督名片定制、定房定票服务每日下班对办公环境的巡检对发现的违规行为及时劝阻职责四职责表述：电话通讯管理工作内容总机值班，熟悉公司各类电话号码对重要文件和电话做好相应记录、并及时转告负责企业邮寄业务及邮件的收取和分发职责五职责表述：接待造访公司领导和客

24、人工作内容重要客人要主动引导，并做好服务领导及重要客人的日常用品配备与保管职 责 六职责描述：档案管理工作内容档案上传至OA系统，并将纸质档按分类存档需借阅档案时办理借用手续并及时监督交回签名影像录入职责七职责表述：上级委派的临时性任务权利：有权阻止无关人员进入公司办公区有权对违反办公制度的行为进行劝阻工作协作关系：内部协调关系公司的所有部门及员工外部协调关系票务公司、餐饮单位、酒店等驾驶班长岗位说明书岗位标识信息岗位名称驾驶班长隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级驾驶员可轮换岗位分析日期工作概述负责集团公司车辆及相关事务的管理，保证集团公司的用车需求。工作职责与任务1、

25、负责集团公司总部所有车辆及相关事务的日常管理工作；2、负责集团公司车辆购买、车辆年检等相关手续的办理；3、按照集团的用车需求，妥善安排完成出车任务，并做好用车记录；4、负责集团公司总部车辆维修、保养和索赔等事务的日常管理工作；5、组织集团有关人员进行交通法规学习和业务培训活动；6、监督、指导集团公司司机的日常工作；7、负责集团公司与交警、公安等政府主管部门的沟通、协调；8、负责公司享受用车补贴员工的费用初审；9、完成部门经理委托或交办的其他事宜。岗位工作关系内部沟通：在车辆管理和使用过程中与集团公司各职能部门员工发生工作关系；外部沟通：1、交警、公安等政府主管部门；2、汽车修理厂、车辆保险机构

26、等。工作时间在规定时间内上班，有时需要加班加点。工作环境在办公室任职要求教育水平：高中以上学历；专业要求：持有B型驾驶执照，无违章记录工作经验：五年以上车辆驾驶工作经验，一年以上车队管理经验知识技能：一、 驾驶技术熟练，熟悉南京市和周边城市的道路路线；二、 掌握车辆机械常识，熟悉车辆保养操作，会处理简单故障个人素质：吃苦耐劳，具有良好的职业道德、敬业精神、服务意识2.4. 驾驶员岗位说明书岗位标识信息岗位名称管理中心驾驶员隶属部门管理中心岗位编码 直接上级驾驶班长工资等级直接下级可轮换岗位分析日期工作概述负责公司车辆管理、维修与保养。工作职责与任务1、按照车队队长的工作安排完成出车任务，并做好行车记录；2、认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能；3、出车过程中，严格遵守交通法规、地方规定和集团公司有关的规章制度；4、定期进行车辆清