安排上司的差旅事务

1、L o g oL o g o 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 在安排上司的差旅事务上，有两件事让经理助理李强至今记忆犹新，教训深刻。那一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目安排了约见，预定在7月9日下午1：00开始。当时李强预订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。9号上午又只有那一次航班，于是，肖总只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟

2、到，金通公司经理不悦，认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 还有一次是肖总要出国出差一个星期。李强把整理好的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很好，谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样？李强一时哑口无言。他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵，终于把未来一周的天气趋势交给肖总，他也暗暗松了口气。谁知肖总又问李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。李强暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上没有了。于是

3、赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次交给肖总印好的名片时，真的怕他再问什么。但肖总偏偏又问了。肖总要去的国家包括美国，李强却不知道普通双频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候，李强只好回答说：“只要开通国际漫游就能用”。肖总却说：“怎么我听说，要什么3频手机呢？”李强赶紧说，我去问问。李强立 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情，回答说不能在美国用，但是他们可以提供出租手机服务，并列举了一系列要办的手续李强头都大了，只能一一记录，准备帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时，肖总轻轻问他：“可以直

4、接买一个这样的3频手机吗？”李强又傻眼了，赶紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻他真的想杀了自己，怎么就这样笨!果然，最后肖总的手机功能非常强大，早就是3频。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o项目任务项目任务宏利公司的经理助理李强在安排上司的差旅事务上有何不当之处？上司公务旅行，秘书应该要做好哪些准备工作？会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会

5、做人L o g oL o g o第一节、具体准备工作第一节、具体准备工作L o g oL o g o准备一：差旅计划和旅程表准备一：差旅计划和旅程表会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 领导公务差旅领导公务差旅, ,秘书秘书应协助领导作好相应协助领导作好相关准备工作。这也关准备工作。这也是是秘书工作秘书工作的重要的重要范畴。范畴。首先要做好首先要做好差旅计划！差旅计划！L o g oL o g o1、差旅计划、差旅计划 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o2、旅程表、旅程表会说会说 会写会写 会做事会

6、做事 会做人会做人做好做好 旅程时间表！旅程时间表！旅程表实际上就是差旅计划的具体实施表。它包括了差旅计划中的主要项目内容，但内容一般比差旅计划更详细。 L o g oL o g o旅行表旅行表旅行日程表旅行日程表会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o制定差旅计划、编制旅程表的注意事项制定差旅计划、编制旅程表的注意事项2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人注意事项注意事项明确要求，尊重上司意图，熟悉出差规定明确要求，尊重上司意图，熟悉出差规定了解当地交通、宾客环境及差旅线路情况了解当地交通、宾客环境及差旅

7、线路情况差旅时间要考虑上司身体状况，弹性安排差旅时间要考虑上司身体状况，弹性安排国际差旅要注意时差问题国际差旅要注意时差问题 多拟几个方案，供领导参考多拟几个方案，供领导参考L o g oL o g o准备二：准备二：同上司沟通查漏补缺选择交通工具订票必备的文件资料上司随身携带的用品预借差旅费会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人预订宾馆房间L o g oL o g o2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o秘书为上司差旅做的准备秘书为上司差旅做的准备2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说

8、会写会写 会做事会做事 会做人会做人必备的文件资料及上司随身携带的用品，必备的文件资料及上司随身携带的用品，秘书可按秘书可按公公与与私私分别分别列出清单列出清单上司出差一般要随身携带下列用品：上司出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机及地图、交通图、照相机及一些备用品，如替换衣服、一些备用品，如替换衣服、洗漱用品、药品等。洗漱用品、药品等。随身携带的只能是必需的随身携带的只能是必需的秘书在上司出差前可申请预支差旅费。秘书在上司出差前可申请预支差旅费。差旅费包括差旅费包括往返及当地的交通费往返及当地的交通费、住宿费住宿费、

9、餐费餐费，以及其他可能的活动经费。以及其他可能的活动经费。差旅费的携带方式：差旅费的携带方式：现金、信用卡现金、信用卡或支票或支票。L o g oL o g o秘书为上司差旅做的准备秘书为上司差旅做的准备会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人1、通常采用电话、网络或传真的方式订票2、预订之后要及时确认和取票取票后要认真核对机票上的姓名和火车车次、航班班次1、根据上司的喜好和习惯来预订房间。要掌握订房的基本程序。2、可通过查找旅行手册、电话咨询和上网检索等方式获取宾馆的预订信息。3、订房时应提供住宿者必须的信息：姓名、身份证号、抵达及离开时间，需预订的房间类型等。L o g oL o g

10、 o秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。出差途中换车，表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。出差途中换车，稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如要换车，在时间上一定要安排的宽裕些。要换车，在时间上一定要安排的宽裕些。如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事务所的话，就请他们代为联系安排住处。没有的话，就请事务所的话，就请他们代为联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介

11、绍，最好不要去找自己的客方或代理当地旅游或交通部门介绍，最好不要去找自己的客方或代理商。商。 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o第二节第二节 上司出差期间的工作上司出差期间的工作 一、动身之前v 动身当天，无论上司是从公司走还是直接从家里走，都要安排好送站的车。二、启程之后v 把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接站的时间，特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的车次或航班告诉对方。三、电话与邮件的处理v 在上司出差期间，如果有找上司的电话，要认真作好电话记录，把电话的时间和内容记录下来

12、。L o g oL o g o 四、日常工作v 上司出差期间，秘书应做好以下工作：（一）尽快处理完因准备上司出差而延误的工作。（二）准备好专用的文件夹，把上司出差期间的信件、留言条等进行专门保管，也可以用一个“待阅文件夹”，按日期顺序保管好上司出差期间收到的文件和信件。（三）在上司出差期间，如果收到一些紧急的信件，上司又要求尽快给他寄去，就可使用特快专递等方式邮寄，并在信封上写上“亲启”等字样。（四）整理文件和名片。（五）更换和补充办公用品。（六）为了提高办公效率，熟悉和研究办公设备的新性能和更多的使用方法。L o g oL o g o五、自学机会v 上司出差之后，秘书不要以为自己没有什么事做

13、了，让自己放松。应当把上司出差这段时间当作一个自学的好机会。v 对于年轻的秘书来说，无论是文秘专业科班出身，还是从职能部门转过来半路出家，在知识结构上多少有些欠缺。学秘书专业的，虽然全面掌握了秘书专业方面的知识，但工作知识相对缺乏。而那些非文秘专业科班出身的秘书，则欠缺专业方面的知识。因此，每一个年轻的秘书，一定要利用好领导出差的机会给自己“充电”。L o g oL o g o 第三节第三节 与上司一起出差与上司一起出差一、出差途中v如果秘书陪同上司一起出差，应注意以下几点：（一）如果是乘火车出差，一般不要挨着上司坐。（二）快到目的地时，就要向对方通知出差的情况。（三）当上司与对方寒暄的时候要

14、适当离他们远一点儿，注意回避。L o g oL o g o 二、注意事项 （一）办理宾馆入住手续后，应了解上司的房间号码及电话。 （二）第二天的日程怎么安排，应在头一天晚上与上司商量好或得到上司的确认。（三）如果上司出现疲劳等身体不适症状，应及时调整日程安排。（四）在宾馆期间如果需要外出，应事先征得上司的同意。（五）每天参加各项活动时，应携带好上司的名片、必要的会议资料（报告、备忘录、会谈提纲等）。L o g oL o g o出国申请手续一览表出国申请手续一览表 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人第四节、第四节、出国差旅出国差旅L o g oL o g o出国差旅的准备工作出国差旅

15、的准备工作办理出境登记卡递呈出国申请书申请签证办理健康证书会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人办理护照L o g oL o g o2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人护照、签证、黄皮书L o g oL o g o出国差旅的准备工作出国差旅的准备工作2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 出国差旅出国差旅准备工作准备工作 编制几种旅程方案，供上司选择 为防意外事故，如医疗及行李丢失等，可通过代理人与保险公司办理保险。 了解外汇信息，办理外币兑换。 准备随身携带的物品，如服装、洗

16、漱用品等。 为上司准备必须携带的各种文件，如谈判合同，协议书等。 检查相关证件：护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外语名片、外币及其他必需的出国文件、证件等。 收集所到国的背景资料。L o g oL o g o小技法小技法如果上司经常出差，秘书应该做个“有心人”，在平时就要留意收集一些旅行资料，如交通图、时差表和飞机、火车时刻表以及一些旅馆介绍的小册子等；要了解旅行社的资质，与资质好的旅行社保持联系，或建立长期合作关系，建立自己的旅行（旅馆）信息资料库，并不断加以充实。2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o相关链

17、接出国旅行的常识出国旅行的常识1 1、护照、护照 护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件。凡是留时，由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件。凡是出国人员均应持有本国政府颁发的合法的护照。如果持照人在国外出国人员均应持有本国政府颁发的合法的护照。如果持照人在国外旅行、逗留期间发生意外，所在国必须依照其所持护照，判明身份旅行、逗留期间发生意外，所在国必须依照其所持护照，判明身份和国籍，然后决定如何处理。同样，护照颁发国的驻外机构也要根和国籍，然后决定如何处理。同样，护照颁发国的驻外

18、机构也要根据护照决定如何提供帮助或外交保护等。据护照决定如何提供帮助或外交保护等。我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。照又分为因公普通护照和因私普通护照。2 2、签证、签证 签证是一个主权国家在本国或外国公民所持有护照或其签证是一个主权国家在本国或外国公民所持有护照或其他旅行证件上的签注、盖印，是表示允许其出入本国国境或者经过他旅行证件上的签注、盖印，是表示允许其出入本国国境或者经过本国国境的证明。如果说护照是身份证的话，签证则可看成是出入本国国境的证明。如果说护照是身份证的话，签证则可

19、看成是出入证。签证一般可放在护照上，也可在其他证件上。如前往未建交国证。签证一般可放在护照上，也可在其他证件上。如前往未建交国家，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般在护照家，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般在护照上。上。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o相关链接3 3、“黄皮书黄皮书” “” “黄皮书黄皮书”即国际预防接种证书，因其封即国际预防接种证书，因其封面通常为黄色而得名。面通常为黄色而得名。“黄皮书黄皮书”英文名称为英文名称为INTERNAIONAL INTERNAIONAL CERTIFICATE OF VACCI

20、NATIONCERTIFICATE OF VACCINATION。它是世界卫生组织为了保障。它是世界卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。“黄皮书黄皮书”规定，入境者在进入接纳国的国境前，要接种牛痘、霍规定，入境者在进入接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病疫苗，以防止某些疾病的国际性流行。如果出入境和过乱、黄热病疫苗，以防止某些疾病的国际性流行。如果出入境和过境者没有境者没有“黄皮书黄皮书”，国境卫生检疫人员有权拒绝其出入境，甚至，国境卫生检疫人员有权拒绝其出入境，甚至采取强制检疫措施。我国的采取

21、强制检疫措施。我国的“黄皮书黄皮书”由卫生部统一印制，各省市由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签发和注射疫苗。初次出国者，应持单位介绍信前卫生检疫站负责签发和注射疫苗。初次出国者，应持单位介绍信前往办理。已有往办理。已有“黄皮书黄皮书”但需复种者，保凭但需复种者，保凭“黄皮书黄皮书”复种。复种。4 4、时差、时差 国际上规定，以英国格林威治时间（国际上规定，以英国格林威治时间（GMTGMT）为标准时）为标准时间，地球分为东区和西区，东区时间比间，地球分为东区和西区，东区时间比GMTGMT早，西区时间比早，西区时间比GMT GMT 晚。调整时差对于乘坐国际航班的旅行者都是必不可少的。通俗的晚

22、。调整时差对于乘坐国际航班的旅行者都是必不可少的。通俗的时差计算是以经线划分，格林威治以东每时差计算是以经线划分，格林威治以东每1515度加一小时，格林威治度加一小时，格林威治以西每以西每1515度减一小时。度减一小时。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o实践训练实践训练 案例分析案例分析长沙伟基电子公司近期有两位经理要外出。一是刘伟长沙伟基电子公司近期有两位经理要外出。一是刘伟总经理总经理6 6月月3 3日至日至4 4日到深圳参加一个电子新产品展销会；日到深圳参加一个电子新产品展销会；6 6月月6 6日到广州参加全国电子行业发展论坛，会议为期一日到广州参

23、加全国电子行业发展论坛，会议为期一天；天；6 6月月11 11日下午出席本公司的新产品推广会议。在深圳展日下午出席本公司的新产品推广会议。在深圳展销会和广州论坛有一定的空隙，他打算到公司驻深圳办事销会和广州论坛有一定的空隙，他打算到公司驻深圳办事处，了解该处下一步的工作计划，并到广州市探访一位老处，了解该处下一步的工作计划，并到广州市探访一位老朋友。二是主管业务的赵总，将于朋友。二是主管业务的赵总，将于6 6月月4 4日动身到美国日动身到美国公司参观考察，并初步商谈双方合作的意向，时间为公司参观考察，并初步商谈双方合作的意向，时间为6 6天，天，但他从未出过国门。公司行政经理让秘书小马负责为两

24、位但他从未出过国门。公司行政经理让秘书小马负责为两位上司制定差旅计划。小马工作速度很快，第二天就把计划上司制定差旅计划。小马工作速度很快，第二天就把计划做好了并交行政经理审阅。下面是秘书小马做的差旅计划做好了并交行政经理审阅。下面是秘书小马做的差旅计划书：书：会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o实践训练实践训练公司领导差旅计划书公司领导差旅计划书根据公司行政会议的决定，刘总、黄总将于近期出根据公司行政会议的决定，刘总、黄总将于近期出差，具体安排如下：差，具体安排如下：1 1、刘总计划：、刘总计划：6 6月月3 3日日 刘总去深圳。刘总去深圳。6 6月月3

25、3日日44日日 参加深圳电子产品展销会。参加深圳电子产品展销会。6 6月月5 5日日 到公司驻深圳办事处了解工作，并到广州探访到公司驻深圳办事处了解工作，并到广州探访他的老朋友。他的老朋友。6 6月月6 6日日 到广州参加全国电子行业发展论坛。到广州参加全国电子行业发展论坛。6 6月月7 7日日 在广州乘飞机回来。在广州乘飞机回来。6 6月月11 11日日 出席公司新产品推介会。出席公司新产品推介会。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o实践训练实践训练会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人分析与讨论分析与讨论1、秘书小马拟写的上司差旅计划书存在什么问题？ 2、你如何帮助小马修改她写的计划书，使这份差旅计划书规范可行？L o g oL o g o 第五节第五节 上司出差回来的工作上司出差回来的工作一、接站v 秘书在汇报时，不要给上司说得太多。有些重要的事情不是三言两语能说得清的，对这些事情可以先写个提纲。如果上司急于知道详情，可以把提纲递给上司。二、报销差旅费v 在报销差旅费时，要将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单。如果还有其他额外支出，也要写成支出报告，请上司核实之后，送财务部门报销。三、出差总结