金蝶K3总账、报表用户手册

1、目 录第一章 系统初始化11.1新建账套21.2用户管理71.3 基础资料141.4总账初始数据录入231.5 启用系统28第二章 总账292.1凭证录入292.2凭证整理332.3现金流量表342.4调整期间业务处理422.5期末处理452.6自动转账46第三章 报表48第一章 系统初始化系统初始化包括企业基础资料设置和启用账套时期初数据的录入。本章主要讲述K/3V12.0 版本在使用前的初始化工作，主要包括：新建账套、用户管理、基础资料设置和期初数据的录入等基础工作，为以后期间的业务处理做好基础。1.1新建账套账套是指企业进行日常业务操作的对象和场所，它是用于储存企业凭证、账簿、报表、固定

2、资产资料、工资资料、往来资料、业务单据等各项业务数据的一个数据库实体。 账套是企业进行日常业务操作的对象与场所，也就是说我们日常的操作都是在某个账套中进行。本节主要讲述了K/3 的准备工作，是K/3 使用的第一步，其设置尤为重要。（1） 单击电脑屏幕左下角【开始】菜单，逐步选择【程序】【金蝶K/3】【金蝶K/3 服务器配置工具】【账套管理】，出现账套管理登录界面，如图所示：账套管理登录界面（2） 初次登录，用户名：admin，默认是无密码，直接点【确认】，进入账套管理的界面账套管理界面选择【数据库】菜单下的【新建账套】或直接点击菜单栏的【新建】按钮，系统弹出“信息”对话框，如图所示：信息提示界

3、面（4）点击【关闭】，进入新建账套界面，按照案例要求，输入相应的账套信息，点击【确定】即可。如图所示：新建账套界面金蝶客户服务中心 K/3 物流项目组 - 7 - （4）点击【关闭】，进入新建账套界面，按照案例要求，输入相应的账套信息，点击【确定】即可。如图所示： 新建账套界面 （5）点击【确认】，即可以看到新建的账套出现在账套列表中，如图所示：账套建立成功界面（6）新建账套后，要进行正常使用，还需进行参数设置。单击【设置】按钮，或是双击账套就会出现参数设置界面。按照案例要求，设置机构名称、会计期间等。如图所示： 会计期间属性设置（7）设置完毕。单击【确认】按钮时，会出来“是否启用账套”的提示

4、信息，单击【启用】，当前账套就启用了。提示 1、若要修改默认用户admin的密码，进入账套管理界面后点击菜单中的【系统】【修改密码】，即可修改admin的密码。 2、账套必须启用后才能正常使用。 注意 1、新建账套的账套信息的录入过程中，后面带“*”标记的项目为必录项，但不能录入已经存在的账套号，否则新建不成功。 2、账套号和数据库路径可以选择默认路径，也可以修改，但一定要记住存储路径。 3、系统账号建议选择SQL server身份验证的方式。 4、账套一经启用，“启用会计期间”将不能修改。1.2用户管理新增用户、删除用户是对账套使用者的管理，而用户授权是为了系统的安全性，根据企业的实际需要，

5、对每一个用户进行具体权限的设置。权限的设置既要达到权力约束的目的， 又要追求简化，以实用为宜，太过细致的权限也会使性能受到影响。（1） 在【金蝶K/3账套管理】窗口，直接点击【用户】按钮，进入【用户管理】操作界面。如图所示用户管理界面（2）单击【用户管理】菜单中的【新建用户组】，如图所示。在“用户组名”中输入“财务部”，在“说明”中输入“负责财务核算”等。单击窗口右边的【确定】按钮。系统将保存刚刚新建的用户组信息。重复操作，依次建立案例列表中的用户组。其结果如图所示： 新建用户组界面建好的用户组界面（3）在【用户管理】界面，选择【新建用户】或点击右键选择【新建用户】，弹出“用户属性”窗口。填制

6、用户信息，如图所示新建用户界面设置用户密码界面（4）将该用户添加到“采购部”用户组中。如图1-2-06所示：添加到用户组界面（5）重复（3）和（4）操作，依次建立案例列表中的用户信息，其结果如图所示：建好的用户界面（6）对“吴伟”进行授权管理。在【用户管理】窗口中，选择“吴伟”，单击工具栏中【功能权限管理】。在【用户管理】【功能权限管理】窗口，根据案例中的资料在权限组中进行选择，选择各项权限后，单击【授权】按钮。完成权限设置后，关闭该窗口即可。如图所示：授予功能权限界面（7）按照以上的步骤操作，根据用户授权清单对所有用户进行授权管理。提示 上述操作对用户实现的是快速授权，即授予系统的查询权和管

7、理权。详细授权，即根据明细功能进行授权，可以在【高级】里面进行详细权限设置。单击【高级】，系统弹出具体的权限列表，可以对每一具体业务功能的增加、删除、修改、查询等进行授权，选择其中要授权的功能，单击【授权】即可。在【高级】中，对每项“明细权限”必须修改一次就点击【授权】，不能在全部修改后再授权，否则前面的修改设置等于没有修改成功。具体界面如图所示：明细权限设置界面对用户进行授权时，也可以通过对用户组进行授权，则该用户组中的所有用户均拥有该权限。这样方便了对用户的重复授权。注意 1、系统将用户组分为两大类，即Administrator组和Users组。Administrator组是系统管理员所在

8、的组别，对K/3系统拥有最大权限，不需要对其组员进行授权。Users组是K/3操作人员所在的组别，可按用户需要增加，如：采购部、财务部、销售部等。这些小组中的成员对K/3系统的使用必须经过授权。 2、系统管理员组具有最大限度的操作权限，可以操作系统的所有功能，查询所有数据和报表。除系统管理员外，其他各种组的权限都同“Users”组一样，可以通过“权限设置”对其进行明细授权。 3、系统预设的用户组和用户是不可以删除的，但是可以修改其名称。在正式的账套中建议对其禁用，或者添加密码。用户管理是对账套使用者的管理，系统设置了系统管理员组，该组具有最大限度的操作权限，可以操作系统的所有功能，查询所有的数

9、据和报表。系统管理员除外，其他各组的权限都同Users 组一样，可以通过权限设置对其进行明细授权。 为了系统的安全性，在用户授权时，虽然给予某个模块操作的权限，但是应该限制其权限只限于具体的某项操作，或者本人、本组录入系统的单据，不能是所有单据或凭证，此项设置在“高级”权限设置中完成。本教程为了方便起见，在授权时，没有使用高级选项，已经赋予的模块权限则包含本系统的所有具体操作权限和查询所有凭证、单据的权限。1.3 基础资料基础资料，就是在系统中使用的各种基础数据的总称。包括用户在录入凭证或者录入单据时，需要输入一些业务资料信息，如科目、币别、物料、客户、供应商、职员、部门等信息。对于这些经常使

10、用的基础数据，为了便于进行统一的设置与管理，我们提供了基础资料管理功能。基础资料设置和初始数据录入是应用K/3 系统进行日常业务处理所必需进行的，包括账务和业务资料的设置，这里的每一步设置都关系到启用系统后对应模块的操作，是为后面更好地使用软件打下基础，因此基础资料的设置是相当重要的。完成参数设置后，接下来进行会计科目、币别、凭证字、计量单位等基础资料的设置。在K/3中系统预设了“企业会计制度科目”、“小企业会计制度科目”和“新会计准则”等多种标准模板的会计科目，企业可以根据实际情况选择相应的模板引入会计科目。如图所示：会计科目引入界面选择科目模板界面科目引入界面（4）会计科目设置：会计科目引

11、入后，可以对科目属性进行设置，包括是否选择数量金额辅助核算、增加明细科目、下挂核算项目等。如图所示：新增明细科目界面增加核算项目界面数量金额辅助核算科目的设置（5）币别的设置：在K/3主控台，依次选择【系统设置】【基础资料】【公共资料】【币别】，进入币别维护窗口。单击【新增】，输入币别信息。如图所示：币别的设置界面（6）凭证字的设置：根据案例要求，直接在凭证字的设置界面，录入“记”即可。如图所示：凭证字的设置界面（7）计量单位的设置：新增计量单位前要先新增计量单位组，接下来再新增计量单位组对应的计量单位。需注意的是，每一个计量单位组里有且只有一个默认计量单位，默认计量单位的换算率必须为1。如图

12、所示：新增计量单位组界面新增计量单位界面设置默认计量单位界面提示 固定换算与浮动换算的区别：若选择固定换算那么该计量单位就是常用计量单位，换算率一旦确定就不能再进行修改；若选择浮动换算那么该计量单位则为辅助计量单位，在物料设置和单据录入时可以根据实际情况随时修改换算率。 （8）核算项目：以部门为例，在基础资料核算项目中，选择部门后单击一下右侧空白处，再点击工具栏上的【新增】按钮，进入核算项目新增界面，录入代码、名称等信息，保存即可。如图所示：新增部门界面（9）客户、部门、职员、仓库、供应商等的设置与部门设置相类似，这里不做详细说明，按照新增操作步骤依次录入案例中基础资料。 （10）核算项目中的

13、物料的设置相对比较复杂，要进行“基本资料”和“物流资料”的设置，如图所示：基本资料的设置界面物流资料的设置界面提示 新增物料时，物料代码、物料名称、物料属性、计量单位和物流资料中的计价方法、存货科目代码、销售收入代码、销售成本代码为必录项，在新增物料时必须录入，若未录入系统则不允许保存。企业在启用账套之前，除刚成立的公司外，任何企业都存在初始数据信息。如果为年中启用，也可能存在累计发生数据。为了保证数据的完整性、准确性，则要进行初始数据录入。初始化工作是启用软件的基础，关系着数据的准确性，初始化工作尤为重要。完成了新建账套、系统设置、基础资料设置等基础设置后，接下来要进行的就是初始数据录入，确

14、保初始数据准确、完整地录入后可以结束初始化，进行日常业务的处理。n 总账系统以凭证处理为主线，提供了：Ø 凭证处理、预提摊销处理、自动转账、调汇、结转损益等会计核算功能。Ø 科目预算、科目计息、往来核算、现金流量表等财务管理功能。Ø 丰富的账簿和财务报表，帮助企业管理者及时掌握企业财务和业务运营情况。1.4总账初始数据录入如图试算平衡后结束初始化存货初始数据录入 （1）依次选择【系统设置】【初始化】【存货核算】【初始数据录入】，进入初始数据录入界面，点击“原料仓”，系统显示了在“物料属性”中设置默认仓库为“原料仓”的所有物料。对于加权平均法的物料，直接录入“期初数

15、量”、“期初金额”、“本年累计收入数量”、“本年累计收入金额”、“本年累计发出数量”、“本年累计发出金额”的字段。根据案例信息录入原料仓物料的初始数据。同理录入半成品仓和产成品仓物料的初始数据。如图1-4-01所示：图1-4-01：存货初始数据录入界面注意 1、若账套是年初启用，则只需要录入“期初数量”和“期初金额”。此账套是年中启用，如果有本年累计数据则应录入。 2、加权平均法、移动平均法、计划成本法、启用序列号管理的物料可以直接录入，而且计划成本法物料直接录入期初数量后，期初金额根据物料属性中的计划单价相乘得到，然后还要录入“材料成本差异”的金额。 3、进行批次管理、保质期管理的物料，或者

16、计价方法为先进先出、分批认定法的物料，录入物料后分录前有“+”，必须点“批次/顺序号”进入后才能录入数据，操作上需注意不要把“+”点开，直接点击“批次/顺序号”进入录入。 4、启用期所在年度的年初存货数量和年初存货余额，不必录入，由系统根据平衡公式自动算出。平衡公式是： 年初数量=期初数量本年累计收入数量本年累计发出数量； 年初金额=期初金额本年累计收入金额本年累计发出金额计划成本法； 计划成本法的年初差异=期初差异本年累计收入差异本年累计发出差异。 （2）对账：初始数据录入完成后，在初始数据录入界面的工具栏中，点击【对账】，系统会调出存货的期初数据按所属存货科目汇总的界面，并将存货期初汇总数

17、据与总账核对。对账是存货初始化和科目初始化的接口。对账表中的科目初始数据一定要和科目初始数据保持一致，需要注意的是在物料属性中的存货科目要对应设置，如果设置有误，则将会影响对账表中数据。如图1-4-02所示：图1-4-02 存货初始数据与总账对账界面注意 对账界面“传递”的功能：可以把录入的仓存数据传递到总账中，传递时有几点要注意一下： 1、传递条件：总账必须处于未结束初始化状态； 2、传递原理：按照物料属性中的“存货科目代码”和“成本差异科目代码”的直接将录入或引入的初始业务数据转成会计科目账户余额； 3、传递操作：在初始数据录入界面点“传递”可把相应数据传递到总账。启用期前单据录入 初始化

18、数据除了期初数量、金额以外，还包括一些初始化之前未收到采购发票的暂估入库单、未核销出库单（即未开销售发票的销售出库单）等，录入这些单据的目的是当系统启用后能和实际业务一致，并在收到采购发票或开出销售发票时进行后续业务的处理。根据案例中资料录入暂估入库单和未核销出库单，并录入暂估成本和出库成本，审核后才能正常结束初始化。见图所示：暂估入库单界面未核销出库单界面提示 录入初始数据时要分不同仓库分别录入。注意 初始化数据录入除了期初数量、金额以外，还包括一些初始化之前暂估入库单、未核销销售出库单、暂估委外加工入库单和未核销委外加工出库单也要录入到系统中，此项的目的是当系统启用后能和实际中一致。1.5

19、 启用系统在初始数据录入完毕，并核对正确之后，就可以启用系统了，即结束初始化，进入日常的业务操作。结束初始化是进行日常业务操作的前提，虽然在未结束初始化状态下，也可以录入单据， 但是不能进行审核等操作。结束初始化才表示各个系统开始正式启用，启用系统是初始化的最后一步。（1）供应链启用业务系统：一旦启用供应链系统，初始化中部分参数和数据将不得修改。依次选择【系统设置】【初始化】【存货核算】【启动业务系统】，系统弹出提示框， 如图所示，单击【是】，完成结束初始化操作，同时系统弹出重新登录界面。启用业务系统提示界面提示 1、业务系统启动需要用管理员的身份； 2、供应链结束初始化的前提：录入启用期前的

20、单据都必须审核且单据的单价和金额要大于0，启用序列号管理的物料必须录入序列号； 3、启动业务系统后，初始数据和核算参数将不允许修改，若要修改数据需要反初始化处理。第二章 总账总账系统是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。可与各个业务系统无缝链接，实现数据共享。企业所有的核算最终在总账中体现。2.1凭证录入n 支持外币、数量、核算项目以及往来信息的录入；n 凭证录入支持核算项目及科目的多选录入，增加F10功能快捷键，可以让用户一次选择多个核算项目或者多个科目，由系统自动生成凭证分录后，用户只需再填入分录金额即可；n 凭证录入时指定现金流量n 录入凭证时，点击查看的选

21、项，按要求选择凭证录入的选项，如下图：录入带数量金额的凭证时，设置了数量金额辅助核算的科目，在录入时，自动弹出数量金额界面以供录入，如下图： 数量金额式凭证的录入录入带核算项目的凭证时，在客户处，可以按下F10键，同时选择若干个客户 录入带核算项目的凭证审核与反审核，过账与反过账：模式凭证：n 对于经常重复发生的业务，可以编制或保存为模式凭证，在录入凭证时直接调入，提高工作效率n 在“凭证录入”界面，选择菜单文件®调入模式凭证，在弹出“模式凭证”窗口中选择一个模式凭证，单击【确定】后，调入所选的模式凭证，在可根据实际情况对该凭证的个别数据项稍作修改后即可保存为一张新凭证，这大大地减轻

22、了用户重复工作量。如下图：2.2凭证整理操作前提:只有在“用户设置”中设置了相关的权限，用户才可以进行凭证整理凭证查询界面编辑菜单下以及会计分录序时簿右健菜单增加【凭证整理】功能，将凭证号码重新排列。如选择【按凭证日期重排凭证号】的选项，可按凭证日期重排凭证号，否则按原来的凭证顺序。凭证整理只对可修改状态凭证、已复核的凭证、已作废凭证起作用，对已审核、已核准、已过账凭证、已结账期间的凭证不起作用。该功能需与系统参数凭证页签设置中的两个选项：“凭证号按期间统一排序”、“凭证号按年度排列”结合处理。提示： 该操作是不可撤消的，用户将凭证号码重新整理后，您原来已经打印的凭证需要重新打印。所

23、以进行此操作时要特别小心。2.3现金流量表现金流量表是以现金为基础编制的财务状况变动表。企业对外提供的会计报表一般包括资产负债表、利润表和现金流量表，这三张表从不同角度反映企业的财务状况、经营成果和现金流量。资产负债表反映企业一定日期所拥有的资产、需偿还的债务，以及投资者所拥有的净资产的情况；利润表反映企业一定时期内经营成果，即利润或亏损的情况，表明企业运用所拥有的资产获利的能力；现金流量表反映企业一定期间内现金的流入和流出，表明企业获得现金和现金等价物的能力。两种处理途径：Ø 通过凭证指定现金流量；ü 由用户根据自身实际的业务情况将凭证拆分成一借一贷。ü 处理灵

24、活，可以更加如实地反映现金流量情况；Ø 通过T型账、附表项目来批量指定；ü 先由系统按照自己的规则将所有凭证拆分成一借一贷。用户在拆分好的数据上进行现金流量指定。ü 操作过程简单，工作量极大减轻，但是流量的反映上可能会出现偏差。凭证录入时，指定现金流量项目是否有现金科目是否有损益科目是否有损益科目是否其他科目是否其他科目不指定凭证需指定现金流量否否否是否是是不指定否是是指定现金流量T型账户指定附表二指定附表项目调整现金流量表对原附表二的指定做补充和调整拆分后的凭证是否有现金科目是否有损益科目是否是经营活动指定附表项目是否有损益科目指定附表项目是否是经营活动指定附表

25、项目不处理附表不处理附表是否是否是是否否是否n 将既不涉及现金科目又不涉及损益科目，既不影响净利润的数据重新整理出来做分析，需要指定附表项目的，可以进行附表项目调整。n只需选择好附表项目即可T型账户：2.4调整期间业务处理n 帮助企业解决因年度报表审计等原因对上年财务数据进行调整，由此产生的调整分录可以在下年的任何日期进行方便的录入并且直接影响本年期初数，而不至于在得到调整分录后将帐务反结帐至上年调整期间管理功能是用户录入调整期间凭证的前提，只有状态为打开的调整期间才允许录入凭证。在调整期间存在未过账凭证的情况下不允许关闭期间。调整期间管理页面中使用树形结构的方式，右边表格提供三个字段：状态、

26、调整期间、说明，树形结构节点显示年度，从启用年度始显示，直到当前年度（随年度的变化而自动变化，树形结构由系统自动生成，不允许用户操作），右边表格自动显示系统参数中设置的调整期间，初始状态全部为关闭，“状态”字段为下拉框选项，调整期间和说明由系统自动填充，不允许用户进行输入和修改。如下图n 系统参数中增加”启用多调整期”的选项系统参数调整期间业务处理调整期间管理调整期间凭证录入调整期间凭证查询调整期间凭证过账账表查询账簿查询报表查询nnnnnnnnn所有报表支持查询调整期间数据nnn2.5期末处理n 企业在期末时，应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目，以反映企业界在一个会计期间内实现的利润或亏损总额；n 结转损益提供按损益科目类别来结转n 结转损益提供按核算项目类别结转；2.6自动转账n 结账之前，按企业财务管理和成本核算的要求，必须进行制造费用，产品生产成本的结转，期末调汇及损益结转等工作；n 系