秘书资格证书三级复习资料

1、第一章 商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。;在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：(1)与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。(2)与美国人交往，两种场合可通过赠礼圣诞节期间当你抵达和离开美国的时候。(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。(4)与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。(5)与阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。5.谈话礼仪中，(1)避谈政治、宗教等敏感话题(2)不要以自我为中心(3)避免询问他人穿着、饰物等价格。(4)男士不问钱包，女

2、士不问年龄。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P3358.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食 P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。答：(1)做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费(2)书上第339页上中要点的第一点。(3)书上第339页上中要点的第二点。(4)进行岗前培训的基本原则和要求：.不卑不亢：不论外宾来自哪

3、个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P339(5)在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：(1)按身份与职务的高低排列。(2)按来宾所在国名称的英文字母顺序排列(3)按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。(选择)P340中13

4、.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：(1)以右为尊(2)前高后低14.对外宴请时要注意：(1)环境要雅致、安静(2)点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等(看一下书P341下)15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方;二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接;介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企

5、业管理沟通体系。P344中(5)在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：(1)按身份与职务的高低排列。(2)按来宾所在国名称的英文字母顺序排列(3)按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。(选择)P340中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：(1)以右为尊(2)前高后低14.对外宴请时要注意：(1)环境要雅致、安静(2)点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等(看一下书P341下)15.集体来访，

6、组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方;二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接;介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中(5)在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：(1)按身份与职务的高低排列。(2)按来宾所在国名称的英文字母顺序排列(3)按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。

7、P340上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。(选择)P340中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：(1)以右为尊(2)前高后低14.对外宴请时要注意：(1)环境要雅致、安静(2)点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等(看一下书P341下)15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方;二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接;介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题17.小题

8、：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工知识拥有者、网络沟通的环境P34419.网络沟通的环境有三个网：企业内部的Intranet、企业的供应商间的Extranet、企业外部的Internet P344下20.基于Internet的网络技术的公司内部网，不仅提高了企业信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。 P34521.Intranet模式以浏览器/Web服务器和数据库服务器为核心。 P34522.Intranet的应用有两种形式：发布内部文件、内部通信 P345中23.Extran

9、et是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。 Extranet通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息 P345下24.选择题：Extranet的作用是：三点 (书上第346上)25.多选题：网络沟通的主要形式：四个 书上第346页26.网络沟通的原则：主要考试前三点：交流面对面，管理最有效;信息传递前，深思又熟虑;注重影响面，圈内与圈外。 P34727.网络沟通存在的问题：常考第一和三点：沟通信息呈超负荷态;纵向沟通弱化，横向沟通扩张。 P348和P34928.人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板 P349上第四行第二章 办公环境的管理1.办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于

10、交流;缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ; 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性 (把书第353页上表格看一下)2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P3523.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点(P354)其中，第二点可能考选择题;第六点在录像中可能出现4.发生事故时，秘书要填写事故情况记录表;如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张工伤情况报告表，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合

11、并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第356页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中：(1)流程应由职权明确的专人来负责(2)要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合(3)流程本身要有不断改善的空间和弹性。6.选择题：文稿审定的步骤：(1)文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。(2)校对人员应认真校对。(3)章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。 P358上7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P3588.选择办公设备和易耗品供应商时要比较：(1)价格和费用

12、，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品(2)质量和交货(3)服务和位置(4)安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P3599.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督?答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是(定义，在书上第360页中间)，最小库存量是(定义，在书上第360页)，再订货量是：(定义，在书上第360页)第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。(P261)进货卡即记录所有接收信息;出货卡即是申请领用

13、单，记录发放物品的数量;库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。(P260)第三：最后(书上第360页下)检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。第三章常用事务文书的拟写1. 选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性;其二是真实性;其三是时效性。 P367中2. 市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。 P3673. 市场调查报告的主体由三部分：书上第

14、368页下4. 市场调查报告最重要的是实事求是。 P369中5. 计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p3696. 计划的特点：其一是针对性;其二是预见性。 P3697. 从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。(注明：背景是老师举的例子，未必是考题)仔细看一下书上第370页，例文分析28. 总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等;按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。(选择题)P3729. 总结的结

15、构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等10. 选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P37411. 在总结中的注意事项：第一、二、三、四点 P37412. 述职报告的特点是：一是个人性;二是真实性;三是通俗性。 P37513. 重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。 P376下14. 第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第377页的招标书例文15. 第六题：可能是请柬写作题 参见第191页请柬的格式与写法16. 投标书也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实

16、性和合约性。P378关于投标书的结构和写法同学看一下即可。会议与商务活动1.会议前我们应该做好哪些方面?(1)确定会议的议题(2)确定会议的议程(3)确定会议时间、会期(4)确定经费预算和餐饮安排 P3822.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的事迹;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 P3823.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 P382下4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C.马蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD6.选择

17、题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列?答案：报告会、表彰会、联席会 P385中7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P3858.第七题：秘书如何做好会议协调?答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题;另一列的标题是：落实日期在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言(1)着装要得体，注意表情(2)在时机成熟时，适时引导(3)发言时要与领导导向相同。 秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。9.决定会议效

18、果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八题：某公司开业。请你做好开业典礼的前期准备答：书上第392页到393页，一共9个点。其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。典礼的程序包括：17点(书上第394页)，其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组

19、织一下。即为答案12.信息发布会的主题大致有两类：(1)说明性主题(2)解释性主题 P39513.选择：信息发布会的时间选择要注意：(1)避开节日与假日(2)避免与重大社会活动相冲突(3)防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395下14.选择：确定信息发布会的地点要考虑：(1)本单位所在地(2)事件发生地(3)当地著名的宾馆、会议厅等 P395下15.信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司、客户、同行业是受邀请的对象 P396上1. 信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。 P3962. 选择：图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。 P396中3.

20、信息发布会上要注意：(1)讲话重点突出(2)各发言人口径统一(3)对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397信息与档案多为选择题，这部分也可能出现大题(可能在档案与沟通中选择一个)1.多选：信息开发的主要形式：P401下2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402上3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。 P402中4.文摘的类型：指示性文摘(适用于信息篇幅长河内容复杂的情况)和报道性文摘 P4025.多选题：信息编写的类型：5点 书上第403页下面6.信息开发的方法：主要注意第三点(纵深发)和第四点(连横法) P404中7.仔细看书上第405页信息开发的

21、类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等;二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等;三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等 P405中 其考察方式是：从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息?二次信息?三次信息?8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405中9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408了解前反

22、馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P40812.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：(1)开设阅览室(2)档案外借(3)制发档案复制本 (4)出具档案证明 P41114.开架阅览的做法是：(1)科技档案副本(2)非密的或密级较低的(3)编制“科技档案检索图表” 选择题P41115.档案外借的制度：(1)办审批手续(2)外借期限不易过长(3)数量要有所限制(4)保证按期归还 P41116.档案复制本分为副本和摘录两种 P41117

23、.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。 P412中18.印发目录包括内部印发(向内部各机构和下属单位印发)和外部交流两种 P4121. “提供档案利用”是针对档案管理者而言;“利用档案”是针对利用者而言 P412下2. 档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413中1. 把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗()则选

24、书上第415页的第八点、第九点和第十点。 因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。2. 大事记的概念 P413中秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。 在编写的时候，具体要求是：(三点)第一，观点正确，用材真实;第二，大事突出，要是不漏，小事不记;第三，系统条理，简明扼要 P413大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。 如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是() 选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P41424.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种

25、P414中25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416中的四个大标题2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(1)礼宾次序常用的5种方法1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列5不排列即不分先后涉外礼宾的准备工作。1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。3. 拟定来宾访问日程。4.安排食宿涉外会见、会谈的程序。1. 提前约定。2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人4. 会见、会谈

26、6.送别客人接待计划与安排1、说明接待计划的三项内容：(1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。2、人员安排中计划中应写明;(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数(5)会见、会谈地点、人数、参与人员。3、日程安排计划：(1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。4、接待经费计划(列支);(1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费;(5)参观费;(6)其他不可预见费用。进行岗前培训的基本原则和要求.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重依法办事：国际间交往合作.都要依

27、法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等新闻发布会的注意事项。1. 确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。2. 确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。开放式和封闭式办公室优缺点。1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间2.封闭式：有利于

28、安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高选择不同办公模式的方法1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。5.确定新的分配制度。办公模式发生变化的原因1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7.人

29、们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(2)制定计划的作用。1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划计划工作主要内容1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2.每一项任务的数量和质量要求。1.每一项任务所需费用和其他资源4.每一项任务所承担的人员及负责人。5.每一项任务完成情况的检查和监督。安全检查

30、的主要内容及原则1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4.对预测的突发事件制定应急方案5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。原则：1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件内容：1.事故

31、情况记录表：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人2.工伤情况报告表：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支 付货款。正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素1.价格和费用比较不同供应商的要价：初次洽谈的价

32、格降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金2.质量和交货保证购买后能满足需求 选择不合格物品的供应商比较供应商交货的时间供应商能说到，做到，有诚信，很可靠3.服务和位置比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式供应商所在地点方便联络和交货4.安全和可靠性送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(3)申请费用以及报销结算的步骤是:

33、1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单

34、”后，方可返还现金。6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准政府采购主要方式公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的

35、使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。2.建立办公资源运行档案(购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记)3.管理办公资源的注意事项(及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况)2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(4)会议筹备1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现2特点：全面性和具体性 计划性 明确性3原则：严格时间 事项明确 会议必要4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限会议应

36、急方案的内容1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录组织视频会议的方法视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用远程会议筹备方案特点(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服

37、务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。会议筹备情况检查主要内容1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容做好会务筹备情况检查的方法有两种：(1)听取会议筹备人员的汇报1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决

38、问题。2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3)选择合适的汇报时间。4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。(2)会前现场检查1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，

39、可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7)远程会议要加强对设备的检查2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(5)会议协调的内容1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员2协调会议相关事项3协调会议议题4协调会议纪要5协调会议决定事项的落实推进会议进程的方法1了解会议主题和议题2严格遵守会议时间3主题明确4鼓励和引导与会者5消除交流故障抵制不和谐因素6合理安排议题7掌握会议休息的时机8适时结束会议会议经费使用的方法1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体2向会议筹备委员会的领导人提出

40、申请并按照审批权层层审批3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票4支出会议经费5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。会议总结的目的1检查会议目标的实现情况2检查各小组分工执行情况3检查个人工作情况4表彰先进个人5妥善解决会议遗留的问题高效率会议的决定因素1会议召开的必要性2经过精心准备3地点选择适中4形式多样化5严格执行了会议的各项议程6与会者经过认真确认和专心挑选7严格开会、散会时间8会议作出的决定事项9会议经费支出合理10会议服务热情周到2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(6)信息利用的要求1信息利用要给组织带来效益2信息利用要对社会环境和公众负

41、责。不能损害社会环境和公众利益3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规登记(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。(2)登记分为两种类型;总括登记，对存储信息按批分类登记;个别登记，按信息存储顺序逐件登记。(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。编码(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数(3)编码的两种方法：顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类提供档案利用的要求及方式1要求：依法开展利用工具 主动及时开展

42、利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览编写大事记的工作步骤和注意事项1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事， 接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心

43、部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(7)会议管理1、会议筹备方案的拟订内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。(1)组建会议筹备委员会(2)分成筹备小组(3)形成筹备方案(4)

44、领导审核方案2、会务检查工作程序内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。(1)开会检查的程序1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查2)会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3)召开协调会并在会上现场解决问题4)汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实(2)现场检查的程序1)指定现场检查的路线和确定现场检查的重点2)制作检查单，以便记录和汇总3)按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4)对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正3、会议文件审核工作程序内容包括：审核会议文件

45、的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。(1)起草该文件的秘书就内容进行自审(2)主观秘书进行初审(3)如内容涉及部门较多，要进行会审(4)审核修改后，主要领导或主管领导进行终审4、拟订会议的应急方案内容包括：会议举行过程中可能出现的问题(人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题)，出现问题时负责解决的会议工作人员。(1)预测不可预知的情况(2)提前准备应对的备选方案(3)讨论

46、会议紧急情况(4)确定会议应急方案5、提示会议按计划进行是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。(1)了解议题和议程(2)准时宣布开会(3)有效引导议题6、处理会议突发事件的程序(1)向领导报告(2)启动会议应急方案(3)实施应急方案(4)必要时向公共应急机构请求支援(5)善后工作(向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通)7、会议总结工作程序内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求

47、，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。(1)对会议征询意见，拟就工作总结稿(2)向领导报告会议结论(3)总结定稿(4)印发(5)归档(6)组织全体工作人员进行总结2011年秘书资格考试秘书三级实务考点(8)事务管理1、礼宾次序确定步骤亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。(1)确定礼宾次序方案(2)提前通知有关各方(3)按礼宾次序排列座次、名次、出场次序2、安排涉外迎送工作程序(1)确定迎候人员(2)准备迎宾的物品(3)见面讲究礼节(4)送

48、行前的拜访(5)安排送行仪式3、会见会谈工作程序会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。(1)约定(2)通知对方有关事项(3)准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排(4)迎接客人(5)会见、会谈(6)送别客人4、西餐礼仪(1)赴宴前的准备1)接到邀请后,要看清请柬的各项内容2)如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变3)到别人家赴宴需要带礼物4)要根据请柬上的要求选择赴宴的服装5)要准时赴宴(2)西餐的座次安排主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐(3)入席、退席礼节1)

49、客人要在主人的带领下顺序入席2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖3)暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上4)主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席(4)餐具的使用方法与席间礼节1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2)吃鸡、虾、鱼的方法3)吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中4)吃意大利面条的方法5)吃水果的方法6)喝咖啡或茶的方法7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内8)进餐速度应该与大家一致9)谈话声音一定要轻(5)西餐的饮酒礼仪1)上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡2)上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄

50、酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上5、招待会的礼仪(1)招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复(2)冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益(3)酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗6、不同办公模式的特点(1)在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。(2)弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工

51、作时间，提高效率。缺点：难以监督员工(3)远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。(4)虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。(5)兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。(6)定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。(7)交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作

52、混乱。(8)临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。7、选择办公模式的工作程序(1)深入调查现有办公模式所面临的问题(2)根据调查结果确定相应的新型办公模式(3)根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度(4)先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式(5)不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失8、设计办公室的工作程序(1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求(2)设计平面图(3)选择办公家具、设施和装饰(4)采光、温度和通风9、改进办公事务工作程序(1)定义一个需要加以分析和改进的流程(2)确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价(3)寻找所存在问题和差距的原因(4)根据以上分析提出可行的改进方案(5)实施改进方案10、改进办公事务的流程(1)确定问题(2)分析有关资料(3)确定造成问题的可能的原因(4)提出可能的解决方案11、突发事件的预防措施发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。(1)以书面形式确定紧急情况处理程序(2)根据书面程序，对所有工作人员进行培训(3)让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名(