办公室信息工作

1、一、信息工作的概念一、信息工作的概念 信息是事物存在方式或运动状态的直信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接反应。因为办公室是一个单位联接或间接反应。因为办公室是一个单位联接上下、沟通内外的平台，所以，办公室接上下、沟通内外的平台，所以，办公室信息指一切与单位相关的动态消息。办公信息指一切与单位相关的动态消息。办公室人员对这些动态的消息进行收集、加工、室人员对这些动态的消息进行收集、加工、传递、储存和利用就是办公室信息工作的传递、储存和利用就是办公室信息工作的内容。内容。二、信息工作的特征功能二、信息工作的特征功能 （一）一般特征（一）一般特征 1 1、客观性、客观性对物质世界运动变化的真实

2、反映。对物质世界运动变化的真实反映。 2 2、时效性、时效性一定时间内发挥效力。一定时间内发挥效力。 3 3、多变性、多变性一定时期内不断变化。一定时期内不断变化。 4 4、传递性、传递性具有不断扩散和传递的特点。具有不断扩散和传递的特点。 5 5、共享性、共享性被不同需求者提取利用。被不同需求者提取利用。 6 6、可加工性、可加工性通过对客观信息加工以求利用。通过对客观信息加工以求利用。 二、信息工作的特征功能二、信息工作的特征功能 （二）信息的功能（二）信息的功能 1 1、具有开发智能的功能、具有开发智能的功能谁五官开放，就会谁五官开放，就会变得聪明。变得聪明。 2 2、是知识型的生产力、

3、是知识型的生产力谁拥有信息，谁就会谁拥有信息，谁就会占得先机，获得成功。占得先机，获得成功。 3 3、是科学管理的前提、是科学管理的前提谁善于使用信息，谁谁善于使用信息，谁就会做大做强。就会做大做强。 4 4、是决策的基础和依据、是决策的基础和依据谁准确分析信息，谁准确分析信息，谁就能决断高明。谁就能决断高明。 案例分析123三、办公室信息分类三、办公室信息分类 （一）按照信息来源划分（一）按照信息来源划分 1 1、上级机关信息；、上级机关信息；2 2、下级机关和部门信息；、下级机关和部门信息； 3 3、往来信息；、往来信息；4 4、社会信息；、社会信息；5 5、知识信息。、知识信息。 （二）

4、按照信息内容分类（二）按照信息内容分类 1 1、行政综合信息、行政综合信息政策、法律法规，涉及全局或对组织政策、法律法规，涉及全局或对组织利益有重大影响。利益有重大影响。 2 2、财务经济信息、财务经济信息组织内部财务运转，与外部的经济联组织内部财务运转，与外部的经济联系。系。 3 3、业务技术信息、业务技术信息与组织业务性质有关。与组织业务性质有关。 4 4、劳动人事信息、劳动人事信息人力资源开发与管理的信息。人力资源开发与管理的信息。 5 5、福利保障信息、福利保障信息服务性质。服务性质。 6 6、党群社团信息、党群社团信息党政机关、事业单位和国有企业较为党政机关、事业单位和国有企业较为重

5、视。重视。 四、办公室信息的特点和作用 （一）办公室信息的特点（一）办公室信息的特点 1 1、服务性、服务性: :适用对路及时提，适用对路及时提， 领导决策有依据。领导决策有依据。 2 2、普遍性：信息时时处处在，、普遍性：信息时时处处在， 办公人员要敏感。办公人员要敏感。 有关信息多关注，有关信息多关注， 发布信息要谨严。发布信息要谨严。 3 3、综合性：既有广度有深度，、综合性：既有广度有深度， 归纳综合思谋全。归纳综合思谋全。四、办公室信息的特点和作用 （一）办公室信息的特点（一）办公室信息的特点 4 4、紧迫性：稍纵即逝抓机遇，、紧迫性：稍纵即逝抓机遇， 助推决策莫迟疑。助推决策莫迟疑

6、。 又快又准及时提，又快又准及时提， 稍有延迟误全局。稍有延迟误全局。 5 5、开拓性：信息材料深加工，、开拓性：信息材料深加工， 开拓深化责任重。开拓深化责任重。 四、办公室信息的特点和作用 （二）办公室信息工作的作用 1、参谋作用对领导 2、指导作用对工作 3、解难作用对问题 4、控制作用对组织一、获取信息的主要渠道 （一）七分法：1、公文渠道；2、会议渠道；3、调查信访渠道；4、书刊渠道；5、大众传媒渠道；6、信息传递网络渠道；7、档案渠道。 （二）四分法：1、工作渠道；2、信息网络；3、大众媒体；4、调查研究。二、办公室一般关注信息内容二、办公室一般关注信息内容 ( (一一) )国家地

7、方权力和权力执行机关的决策。国家地方权力和权力执行机关的决策。 吃透政策吃透政策 （二）社会各种新闻以及舆论（二）社会各种新闻以及舆论 联系社会联系社会 （三）与本组织直接关联的组织情况（三）与本组织直接关联的组织情况 不患人之不己知，患不知人也。不患人之不己知，患不知人也。 （四）本组织内部职能部门和下级单位执行决策情况和（四）本组织内部职能部门和下级单位执行决策情况和实现目标情况。实现目标情况。 自知者明，自胜者强自知者明，自胜者强 （五）组织内部成员对组织的意见和建议（五）组织内部成员对组织的意见和建议 天地相交，草木蕃，天地闭，贤人隐。天地相交，草木蕃，天地闭，贤人隐。三、获取信息常用

8、的方法 （如何成为信息大师？） 勤观察 目光敏锐善发现，沙里披金多分析。 切莫以偏来盖全，透过现象看本质。 善调查 调查重在有方向，带着问题走下去。 全面咨询与了解，数据准确资料齐。 广阅读 一生学习一生读，纸上总须下功夫。 博文广识全凭此，业务因此逾精熟。 三、获取信息常用的方法三、获取信息常用的方法 览媒体览媒体 根据需要有选择，切莫一心求娱乐。根据需要有选择，切莫一心求娱乐。 新闻经济与法制，知识创业都不错。新闻经济与法制，知识创业都不错。 会查询会查询 网络查询最便捷，提前输入关键词。网络查询最便捷，提前输入关键词。 点击浏览内容现，下载复制并粘贴。点击浏览内容现，下载复制并粘贴。 多

9、交流多交流 办公职员秉性好，擅长与人打交道。办公职员秉性好，擅长与人打交道。 值班接待外联络，座谈交谈多协调。值班接待外联络，座谈交谈多协调。 课堂练习：课堂练习： 小刘刚刚毕业，到一家商贸总公司行政办去上班，总经理得知小刘刚刚毕业，到一家商贸总公司行政办去上班，总经理得知他是新来的大学生，很是器重，有一天，写了一张纸条请主任转他是新来的大学生，很是器重，有一天，写了一张纸条请主任转交小刘。交小刘。 小刘：近来公司正酝酿改革，我需要得到以下几个方面的信息，小刘：近来公司正酝酿改革，我需要得到以下几个方面的信息，请你费时间帮忙收集并整理分析。请你费时间帮忙收集并整理分析。 1 1、了解我市几家主

10、要超市电器的零售价格，汇总成各商场电、了解我市几家主要超市电器的零售价格，汇总成各商场电器零售价格表。器零售价格表。 2 2、了解本公司员工薪酬情况，了解其他几家商场员工薪酬情、了解本公司员工薪酬情况，了解其他几家商场员工薪酬情况，调查我公司员工对个人薪酬的满意度。况，调查我公司员工对个人薪酬的满意度。 3 3、提供我国历史上、提供我国历史上1010位著名的商人及其主要事迹。位著名的商人及其主要事迹。 4 4、找最近商业企业发布的、找最近商业企业发布的1010条广告语，要有创意，内容新鲜条广告语，要有创意，内容新鲜的，摘录下来，以备参考。的，摘录下来，以备参考。 要求：这几条信息，应从哪些渠道

11、去寻找，每种信息的收要求：这几条信息，应从哪些渠道去寻找，每种信息的收集要用到哪些方法？如果你是小刘，该怎样去做？集要用到哪些方法？如果你是小刘，该怎样去做？ 一、信息的鉴别一、信息的鉴别 （一）什么是信息的鉴别：（一）什么是信息的鉴别： 对信息的真实性进行甄对信息的真实性进行甄别，去伪存真。信息不真实的八种表现：偏颇；夸张；别，去伪存真。信息不真实的八种表现：偏颇；夸张；拼凑；添枝加叶；捕风捉影；孤证；回避；假象。拼凑；添枝加叶；捕风捉影；孤证；回避；假象。 （二）为什么鉴别：确定信息的性质、使用价值、（二）为什么鉴别：确定信息的性质、使用价值、可靠性与真实性。可靠性与真实性。 （三）怎样鉴

12、别：（三）怎样鉴别： 1、分析法、分析法对内容进行逻辑分析，发现破绽和对内容进行逻辑分析，发现破绽和疑点，识别真伪。疑点，识别真伪。 2 2、核对法、核对法与权威资料或其他资料比对，纠正与权威资料或其他资料比对，纠正偏差。偏差。 3 3、调查法、调查法通过直接的现场调查检验真实性与通过直接的现场调查检验真实性与准确性。准确性。二、信息的筛选方法二、信息的筛选方法去粗取精去粗取精 （一）看来源：重点把握带有权威性、全局性、综合性（一）看来源：重点把握带有权威性、全局性、综合性的上级信息，重点筛选同级和下级信息，重点鉴别其他的上级信息，重点筛选同级和下级信息，重点鉴别其他渠道的信息。渠道的信息。

13、（二）看标题：看标题中的关键词，帮助判断信息中的（二）看标题：看标题中的关键词，帮助判断信息中的信息中的内容和价值。信息中的内容和价值。 （三）看内容：了解主要内容，确定全用，部分用，或（三）看内容：了解主要内容，确定全用，部分用，或者不用。者不用。 （四）决定取舍：突出主题思想；注意典型性；要富有（四）决定取舍：突出主题思想；注意典型性；要富有新意；有所侧重。新意；有所侧重。 三、信息的传递 （一）信息传递的要求 1、把握好传递对象、传递对象和传递时间。 2、主动而不失时机地将信息传递给接受者。 3、保密信息按照保密范围进行传递。 4、传递过程中保证内容不失真。 （二）信息传递的形式 1、信

14、件A；2、备忘录B；3、通知或告示；4、传阅单C；5、内部刊物；6、新闻稿；7、新闻发布会；8、声明；9、直接邮件。三、信息的传递 （三）信息传递的方法 1、语言传递：将信息转化为语言进行传递，包括对话、座谈、会议、录音、技术交流等。 2、文字传递：将信息转换成文字符号、图像进行传递。包括文本、表格、图表等。 3、电讯传递：利用现代化通讯手段传递信息。包括电话、传真、电报、电子邮件等。 4、可视化辅助物传递：利用录影、造型、台板进行的信息传递，包括影像、投影、展示架、实物展示、实物示范、布告栏等。工作渠道日常文件报表；电话传真邮件；会议来访档案信息网络信息员队伍；亲朋好友；智囊机构大众媒体广电

15、报刊书籍网络筛选分类编目制卡分析口头书面网络影像专人收集调查研究观察走访问卷蹲点整理编写传递反馈 信息工作的程序信息工作的程序一1、接听电话有何礼仪及技巧？、接听电话有何礼仪及技巧？2、邮件处理应如何进行分类？、邮件处理应如何进行分类？ 1、2010年年12月月31日，新风物业公司在周五召开经理办公会，日，新风物业公司在周五召开经理办公会，研究部署下周工作内容，连经理说，元旦之后，我们就步入了新研究部署下周工作内容，连经理说，元旦之后，我们就步入了新的一年，新年要有新气象，下周准备安排一次新年联欢会，员工的一年，新年要有新气象，下周准备安排一次新年联欢会，员工代表在小礼堂搞个联欢活动，振作士气

16、，凝聚人心。另外刘副区代表在小礼堂搞个联欢活动，振作士气，凝聚人心。另外刘副区长还要到清馨家园来入户慰问，需要公司相关人员陪同，时间是长还要到清馨家园来入户慰问，需要公司相关人员陪同，时间是5日上午。管业务的金副经理说，我准备召集我们在本市的日上午。管业务的金副经理说，我准备召集我们在本市的10个个社区的驻点人员负责人，开个协调会，主要是把收费标准再协商社区的驻点人员负责人，开个协调会，主要是把收费标准再协商一下，按照不同的类别搞出统一的标准，办公室安排一下时间和一下，按照不同的类别搞出统一的标准，办公室安排一下时间和地点。财务室曹科长说，下周地税局通知要来人查账，最好公司地点。财务室曹科长说

17、，下周地税局通知要来人查账，最好公司领导出面接待接待。连经理说，我正好和地税的人熟，我来应对。领导出面接待接待。连经理说，我正好和地税的人熟，我来应对。他们什么时间来啊？曹科长说，元旦上班后第一天。连经理忽然他们什么时间来啊？曹科长说，元旦上班后第一天。连经理忽然拍拍脑门，说，差一点忘了，张庄小区业主委员会屡次三番找我拍拍脑门，说，差一点忘了，张庄小区业主委员会屡次三番找我公司在小区的管理机构，要求与公司对话，我看这是躲不过的事公司在小区的管理机构，要求与公司对话，我看这是躲不过的事情，干脆我们就去一个负责人，带着办公室的人，把他们的要求情，干脆我们就去一个负责人，带着办公室的人，把他们的要求

18、先记下来，沟通沟通，具体时间办公室安排。先记下来，沟通沟通，具体时间办公室安排。 用表格方式为新风物业公司写一份用表格方式为新风物业公司写一份“周工作安排周工作安排” 2 2、山东鲁星轻工机械有限公司办公室主任、山东鲁星轻工机械有限公司办公室主任张治国要到烟台职业技术学院联系本单位职工张治国要到烟台职业技术学院联系本单位职工培训的事情，请为他代拟一封介绍信。培训的事情，请为他代拟一封介绍信。 3、天地公司行政办公室小李负责零用现金管理，、天地公司行政办公室小李负责零用现金管理，2011年年1月月4日，小李将前一年的账单发票做了清理，经由主管经理签字，日，小李将前一年的账单发票做了清理，经由主管

19、经理签字，到财务处报销，共取回到财务处报销，共取回9600元现金。元现金。1月份花销明细如下：月份花销明细如下：1月月5日，购置各种办公文具花费日，购置各种办公文具花费835元；元；1月月7日，连经理在绿日，连经理在绿叶火锅城请城市管理局吃饭，饭费叶火锅城请城市管理局吃饭，饭费580元；元；1月月10日，司机梁日，司机梁某因着急送金副经理出差，拿走现金某因着急送金副经理出差，拿走现金1000元；元；1月月12日，企业日，企业一名老职工去世，送去慰问金一名老职工去世，送去慰问金500元，买花圈一对花费元，买花圈一对花费140元；元；1月月17日，办公楼卫生间出现问题，支付修理人员报酬日，办公楼卫生间出现问题，支付修理人员报酬200元；元；1月月21日，公司行政人员为春节联欢排练节目，中午工作盒饭日，公司行政人员为春节联欢排练节目，中午工作盒饭共计花共计花380元；元；1月月26日，慰问公司退休人员购买花生油、酒日，慰问公司退休人员购买花生油、酒等礼