机关照片档案整理规则

1、机关照片档案整理规则照片档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。一般包括底片、照片和题名三部分。 本标准规定了本标准规定了银盐感光材料照片银盐感光材料照片和和数字数字照片照片档案的整理原则和方法。档案的整理原则和方法。整理步骤 收集收集分年度分年度（分类别）（分类别）排排列列编号编号装袋装袋编目编目装盒装盒收集 照片档案的收集范围：照片档案的收集范围： 领导人和著名人物参加与本单位、领导人和著名

2、人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。本地区有关的重大公务活动的照片。 本单位组织或参加的重要外事活动本单位组织或参加的重要外事活动的照片。的照片。 记录本单位、本地区重大事件、重记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象和照片。情况和现象和照片。 记录本地区地理概貌、城乡建设、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜故迹、自然风光以重点工程、名胜故迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。及民间风俗和著名人物的照片。 其他具有保存价值的照片。其他具有保存价值的照片。 收集要求收集要求 对属于收集与归档范围的照片，应对属

3、于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。何单位或个人不得据为已有。 对存有真伪疑义的照片应采取必要对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。措施进行鉴定。(主要指数码照片）主要指数码照片） 对反映同一内容的若干张照片，应对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档主要照片应具选择其主要照片归档主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点未加修饰剪裁等特点（如召开全市（如召开全市XX会议：一般收集横幅全景、主席

4、会议：一般收集横幅全景、主席台、主要领导讲话、听众席等各一台、主要领导讲话、听众席等各一张）张） 。 底片、照片、说明应齐全。底片、照片、说明应齐全。 底片与照片影像应一致。底片与照片影像应一致。 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存方式保存。（即数码照片不需传统（即数码照片不需传统底片，但需要晒出照片）底片，但需要晒出照片） 照片照片档案的移交和征集应符合有关档案的移交和征集应符合有关标准的要求。标准的要求。 收集时间收集时间 对具有归档价值

5、的照片，其摄影者对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。归档，一般不应跨年度。 依照依照中华人民共和国档案法实施中华人民共和国档案法实施办法办法的规定，照片档案随立档单的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟行政管理部门同意可以提前或延迟移交。移交。分年度 将照片按其形成年度分类。将照片按其形成年度分类。分类别 将照片按将照片按问题问题分类。分类。如：可按照文如：可按照文书档案的党群、行政、

6、业务分类，书档案的党群、行政、业务分类，也可分会议、视察、宣传等。也可分会议、视察、宣传等。 照片数量不多的单位可不分类。照片数量不多的单位可不分类。 照片不分保管期限，统一划分为照片不分保管期限，统一划分为永永久久保管保管排列 不分类的排列方法不分类的排列方法：照片在全宗、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列；年度内按时间先后顺序排列； 分类的排列方法：分类的排列方法：照片在全宗、年照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。度、类别内按时间先后顺序排列。编号 在照片背面按照片排列顺序逐张编在照片背面按照片排列顺序逐张编号。号。 格式格式：全宗号：全宗号年度年度张号。张号。 格式格式：全宗号

7、：全宗号年度年度类别类别张张号。号。 如照片已过塑，则在照片背面贴纸如照片已过塑，则在照片背面贴纸条编号。条编号。 全宗号：档案馆给立档单位编制的全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则留空。代号。如无全宗号，则留空。 年度：采用公元纪年，如年度：采用公元纪年，如“2002”。 类别：填照片档案分类方案的类别类别：填照片档案分类方案的类别名称，如：名称，如：“党群类党群类”、“会议会议类类”、“宣传类宣传类”等。等。 张号：照片排列顺序流水号，如张号：照片排列顺序流水号，如“8”。装袋 将照片装入照片袋，一张一袋，并将照片装入照片袋，一张一袋，并逐项填写照片袋上的相关栏目。逐项填写照

8、片袋上的相关栏目。 照片袋封面设置全宗名称、全宗号、照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、题名年度、类别、张号、参见号、题名（文字说明）等项目。（文字说明）等项目。（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）全宗名称全宗名称：即立档单位的名称，填写：即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称时应使用全称或规范化简称。（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）全宗号全宗号：指档案

9、馆给立档单位编制的指档案馆给立档单位编制的代号。没有编全宗号的单位可留空。代号。没有编全宗号的单位可留空。（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）年度年度：照片的形成年度。如照片的形成年度。如“2008”（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）类别类别：填照片档案分类方案的类别名填照片档案分类方案的类别名称，如：称，如：“党群类党群类”、“会议类会议类”、“宣传类宣传类”等。如不分类则留空。等。如不分类则留空。（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号

10、（题名）（题名）张号张号：填照片排列顺序流水号，如填照片排列顺序流水号，如“8”。（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）参见号参见号：填与本张照片有密切联系的填与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如无则留空。其他载体档案的档号。如无则留空。（全宗名称）（全宗名称）全宗号全宗号 年度年度 张号张号类别类别 参见号参见号（题名）（题名）题名题名：即本张照片的文字说明。需自即本张照片的文字说明。需自拟。拟。 题名的拟写要综合运用时间、地点、事题名的拟写要综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素，概括揭示照由、人物、摄影者五要素，概括揭

11、示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月片摄像所反映的全部信息。时间用年月日表示，各要素之间用分隔符号日表示，各要素之间用分隔符号“.”分开分开。 如：如：2007年年6月月8日日 . XXX . 视察视察 . 钦州钦州港港 .XXX摄摄 2010年年9月月16日至日至17日日 . 钦州市档案业务钦州市档案业务培训班培训班 . 在市委党校召开在市委党校召开 . 会场全景会场全景 . XXX摄摄钦州市档案局钦州市档案局28 2010 52 2010-业务类业务类- 10年年-1432010年年9月月16日至日至17日日 . 钦州市钦州市XXX会议会议 . 在市委党校召开在市委党校召开 . 会场全景

12、会场全景 . XXX摄摄（袋内照片说明：填袋内照片说明：填写袋内照片缺损、移写袋内照片缺损、移出、补拍、翻拍等情出、补拍、翻拍等情况。）况。） 对于照片袋放置不下的大幅照片，采用对于照片袋放置不下的大幅照片，采用其他方式放置，原照片号不能改动。其他方式放置，原照片号不能改动。（大幅照片与普通幅面照片一起按时间（大幅照片与普通幅面照片一起按时间顺序编张号，可用大无酸纸档案袋存放，顺序编张号，可用大无酸纸档案袋存放，按照片袋格式填写相应内容）按照片袋格式填写相应内容）编目 照片档案应依据全宗、年度和张号顺序照片档案应依据全宗、年度和张号顺序编制照片档案目录。编制照片档案目录。 照片档案目录设置张号

13、、题名（文字说照片档案目录设置张号、题名（文字说明）、参见号、摄影者、备注等项目。明）、参见号、摄影者、备注等项目。张号张号题名（文字说明）题名（文字说明）参见号参见号摄影者摄影者备注备注12010年年9月月16日至日至17日日 . 钦钦州市州市XXX会议会议 . 在市委党校在市委党校召开召开.会场全景会场全景2010-业务业务类类-10年年-143XXX22010年年9月月16日至日至17日日 . 钦钦州市州市XXX会议会议. 在市委党校在市委党校召开召开.XXX讲话讲话2010-业务业务类类-10年年-143XXX34照片档案目录照片档案目录照片档案目录格式。照片档案目录格式。A4幅面幅面

14、照片档案目录照片档案目录照照片片档档案案目目录录封封面面格格式式（全宗名称）（全宗名称）类别：类别：张号：张号： 起起 止止装盒 把每袋照片按张号顺序装入照片档案盒，把每袋照片按张号顺序装入照片档案盒，并填写档案盒封面和盒脊相关的项目。并填写档案盒封面和盒脊相关的项目。全宗号全宗号年年 度度类类 别别起起止止张张号号盒号盒号盒脊格式盒脊格式盒面格式盒面格式全宗号全宗号28年年 度度2010类类 别别起起止止张张号号120盒号盒号填写示例填写示例钦州市档案局钦州市档案局照片档案盒（不分类）示例照片档案盒（不分类）示例底片的整理 底片的排列编号底片的排列编号 采用照片和底片合一编号法，照片号即采用

15、照片和底片合一编号法，照片号即底片号。底片号。 底片号的登录底片号的登录 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂片边处，不得影响画面：也可采用其剂片边处，不得影响画面：也可采用其他方式（如粘接）将底片号附着在胶片他方式（如粘接）将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。乳剂面片边处，不得污染胶片。 底片袋的标注底片袋的标注 底片放入底片袋保管，一张一袋。应在底片放入底片袋保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方表明片，应在底片袋的左上方表明“F”字样。字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方表明对拷贝底片，应在底片袋的左上方表明“K”字样。字样。