外贸公司工作流程

1、外贸公司工作流程外贸企业工作流程介绍一.外贸企业业务类型自营进口自营出口代理进口代理出口内贸进料加工来料加工二.进出口企业的机构设置及外部联系（一）一般地，进出口公司设立的内部职位和部门有：董事长/总经理、办公室、计划/财务部、贸易管理部、外销业务部（多个）、储运/单证部。?对于大型外贸企业，每个外销业务部可能是一家分公司（内部再划分科室）、储运部变成货运公司；另外可能有货源（采购）部、内销部、企业管理部门、样宣部门、电脑部等；当然，更可能有外地分（子）公司、直属仓库和下属生产工厂。？有些企业将单证部的工作归入业务部门，即部门中设立单证员。？有一人从头到尾完成出口业务各环节。（二）与进出口公司

2、发生业务联系的外界：？国内外客户及其中间商？货源厂商?仓库、发运点?货运代理公司、船公司、航空公司等运输企业？海关、报关代理？港口、装运码头？商品检验、检测、检疫等机关？中国贸促会、各商会？经贸部委、外资委、经委、计委等国家行业管理机关与各级政府机关？外汇管理局？国内外银行？保险公司？财政局、税务局、审计局、工商管理局等对于不同的外贸用户，同样称“进出口业务部”，具体承担的业务工作内容可能不同；即使是同一公司，在不同时期，部门和人员职能也可能会调整。我们设计的软件至少应基本上适应这种变动。三.外贸业务工作流程（一）出口管理的业务流程出口业务管理基本上是以出口货物明细单或货运委托书为中心，核心功

3、能是辅助业务人员快速出单和管理自己的出口业务等。该模块的主要数据流程图如下：（二）进口业务流程分析（三）内贸业务流程分析（四）进口和内贸业务流程图1财务管理第一节第二节第三节第四节第五节附表1,附表2,附表3,附表4,附表5,附表6,附表7.附表8,附表9,附表10,附表11,附表12,附表13,附表14.附表15,总则业务模式流程图程序内部控制文件/表格清单年度合格供方名录销售出差拜访客户情况记录表询价单成本预算表客户报价单供方评价记录表合同结算表客户满意度调查表客户投诉处理表远期结售汇单证清单进口产品说明开票申请书货物签收单合同归档资料清单工作号合同号的编制规定第一节总则1. 制订本手册旨

4、在规范公司业务流程管理，对业务流程管理体系持续改进以及预防不合格来更好地满足客户的需求，从而使客户满意。2. 本手册引用了ISO9000:2000质量管理体系标准。每年3、7、11月进行公司质量检查工作，平时不定期进行质量检查工作。3. 本手册系业务操作流程的工作指导书，对公司的日常管理并未纳入。4. 本手册的解释由公司股东会负责第二节业务模式公司目前开展的7种业务模式如下：1.自营进口：指与国内需方签订销售合同后，公司与国外供方签订进口合同，以自有资金购进国外货物、报关完税；交货后，公司开具增值税票向国内需方收取人民币货款的业务模式。-适用于贸易公司2 .代理进口：指与国内委托人签订委托代理

5、进口协议后，公司以自己的名义代委托人与国外供方签订进口合同，由委托人支付进口货款、税款及相关费用；提供服务后，公司开具服务业发票向委托人收取代理费的业务模式。适用于贸易公司3 .自营出口：指与国外需方签订出口合同后，公司与国内供方签订采购合同，以自有资金购进国内货物，报关出口后向国外需方收取外汇货款的业务模式。本业务模式下的出口退税由公司办理。-适用于贸易公司4.代理出口：指与国内委托人签订委托代理出口协议后，公司以自己的名义代委托人与国外需方签订出口合同，由委托人提供出口货物，公司收取国外需方的外汇货款，结汇后支付给委托人；提供服务后，公司开具服务业发票向委托人收取代理费的业务模式。本业务模

6、式下的出口退税由委托人办理。-适用于贸易公司5.内购内销：指与国内需方签订销售合同后，公司与国内供方签订采购合同，以自有资金购进国内货物；交货后，公司开具增值税票向国内需方收取价款的业务模式。-适用于贸易公司-适用于工程公司6. 咨询服务：指与委托人咨询服务合同后，公司利用自身的know-how为委托人提供技术或者商务解决方案，开具服务业发票向委托人收取报酬的业务模式。-适用于贸易公司-适用于工程公司7. 居间服务：指与委托人签订居间合同，公司作为居间人向委托人报告订立合同的机会或者提供订立合同的媒介服务；促成合同成立后，公司开具服务业发票向委托人收取报酬的业务模式。-适用于贸易公司-适用于工

7、程公司第三节流程图(图程序1.0-7,0项下程序适用销售部门岗位1.01.1熟悉公司现有的产品目录、性能、价格；1)参与部门内部或供方开展的技术交流和培训，及时跟进行业发展最新动态；2)密切与供方的合作关系，了解其价格体系、促销及奖励政策；3)与商务管理部共同对供方进行管理及考评，形成年度合格供方名录，附表1;1.2开发和引进满足客户需求的、性价比高、品质优的新产品；争取成为新产品的广西独家代理商或重点分销商。2.02.1老客户维护：1）建立客户数据库，通过客户关系管理CRM与客户建立起长期、稳定、相互信任的良好关系；2）通过优惠措施、提供个性化的服务或全面解决方案，使高价值的客户成为公司的忠

8、诚客户；3）制造客户的退出壁垒，通过产品和商业模式的持续改进和创新，提高客户的转移成本和门槛。2.2新客户开发1） 流程：市场细分一目标市场-产品定位；2） 按照年度分区销售方案，销售人员有计划对所辖区域内的客户开展前期调研；3）全面了解客户的情况，完善年度销售计划表的基本信息；4）公司高管组织销售部不定期对新客户进行评审（产业前景、需求、投资风险收益），通过评审的列入年度销售计划表，确定跟进销售人员。2.3销售跟踪及推进1） 开展产品组合营销，传递客户价值CustomerValue-质量、价格、便利、及时送货以及售前售后服务在内的利益组合;2） 保持与客户的密切联络与沟通，包括提供产品资料、

9、进行技术交流、引导产品选型（、规格型号）；3） 了解目前竞争品牌/代理商的产品差异、销售业绩、价格策略、企业规模等基本情况；4）出差拜访客户后3日内，填报销售拜访客户情况记录表，附表2;5）每月开展客户关系研讨，报告销售进度以及遇到的问题与困难，挖掘客户需求，补充完善年度销售表；6）每季度汇总销售拜访客户情况记录表，更新销售计划表。3.03.1销售部收到客户的询价单/招标文件后，须与商务管理部交接，即向供方发出询价单，内容包括以下，附表3:1）商品名称；2）规格型号；3）数量；4）优惠价格或折扣；5）交货期；6）交货地点;7)运输、保险费用的负担；8)付款方式；一、职责：采购员负责产品的及时查

10、找，产品的报价及多家供应商之间的价格对比，供货能力，产品质量，服务等方面。选择合适的供应商,明确交货时间，选择合理的付款方式。对货物的物流信息进行跟踪，处理货物异常问题。到货确认后，及时做好货款的报销。职责要求：1订单一个工作日内处理，积极、合理与财务、请购人沟通。且当日要查询前一日的发货情况，未发货的需及时催促供应商发货。2到合适的采购平台购买，阿里巴巴或者电子市场。网上询价遵守13579原则。现场购买要货比三家。3产品报价不高于前次采购价，特殊情况需要跟经理沟通，给出合理解释，新产品不高于市场平均售价，且报价厂商数量达到3家及以上。4明确供应商的产品质量，供货能力。与供应商保持良好的合作关

11、系。5选择最优运输方式，考虑时间以及资金成本。积极与供应商和请购人沟通，明确交货时间。6及时、准确完成采购订单。采购订单制作时，确认好产品单价，数量以及运费信息。完成之后再一次核对，并交给电商经理和财务经理审核，签字确认。最后交给财务出纳，登记付款。7当日的采购单在16:00前交给财务付款，特殊情况需做出合理解释。保证采购单的正确率，减少出错。8查询供应商发货情况，积极与供应商沟通，跟踪物流信息，及时收货。9采购订单提交后一周之内，应完成到货。当货物出现少发，质量问题，或者超期未到时。及时与请购人，供应商沟通。找出相应的解决措施，争取把公司损失最小化。当货物完好到货时，在仓库到货确认之后，及时

12、到财务做好货款的报销，订单要及时报销。二、流程3,产1,进入进销存2.在进销存系统中的采购管理进行工作品购买记录查询以及新产品购买3.1查看采购报价单一一切换明细一一查询之前已有的报价记录制作未报价的采购单1.2 选择供应商一一供应商设置一一查看一一以前购买链接一一根据链接联系供应商购买产品1.3 新产品根据销售的参考链接选择新的产品，调查市场价格，遵循13579原则。4 .产品报价选购报价单一一选择供应商一一填写报价一一总运费一一选择有效日期一一报价人一一报价完成5.供应商添加供应商设置一一新增一一填写供应商名称、联系人、网址、选购员、银行账号一一供应商类别（物流）一一保存供应商信息6 .采购订单采购订单一一新增一一采购报价一一选择结算方式一一确认运费预计到货时间一一采购单完成-1-7,采购单完成一一打印一一交给经理签字确认一一在财务出纳登记付款8,确认卖家发货以及跟踪物流信息在采购单购买的次日查看卖家发货情况一一查看物流跟踪物流信息9.到货确认签收已到货物一一确保货物到货与采购要求一致10.费用报销填写费用报销单一一黏贴入库单一