Excel应用培训ppt课件

1、培培 训训 目目 的的 如何准确而高效地工作如何准确而高效地工作学习使用更为复杂的公式及函数学习使用更为复杂的公式及函数设计简洁美观的数据表格设计简洁美观的数据表格提高会计数据处理技能提高会计数据处理技能发挥个人创造能力发挥个人创造能力目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他目录目录提高效率快捷键格式设计公式和函数数据处理其他：时间、文本、工具栏叼虫小技目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他提高效率提高效率快捷键快捷键看看我们的键盘看看我们的键盘在工作表或工作簿中移动和滚动的按键在工作表或工作簿中移动和滚动的按键用于输入数据的按键用于输入数据的按键设置数据格式的按键设置数据格式的按键编编 辑

2、辑 数数 据据选择单元格、列或行的按键选择单元格、列或行的按键(1)、(2)分级显示数据的按键分级显示数据的按键窗口、对话框和编辑框中的按键窗口、对话框和编辑框中的按键(1) 、(2)目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他格格 式式 设设 计计页页 面面 设设 置置数据有效性数据有效性条条 件件 格格 式式单元格格式单元格格式目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他公式函数公式函数基本公式基本公式工作表函数工作表函数错误跟踪错误跟踪录入原则：永远不用鼠标录入原则：永远不用鼠标目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据处理数据处理排 序筛 选数据透视表使用名称使用数组分 列目录提高效率格式设

3、计公式函数数据处理其他其他其他时间处理文本处理工具栏调整关于安全共享工作簿目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他看看我们的键盘+ E 打开资源管理器打开资源管理器+ D(或或M) 清屏清屏+ F 搜索搜索Alt + F4 关闭关闭windows任务任务Alt + Tab 清屏清屏目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他在工作表或工作簿中移动和滚动的按键按下按下完成完成箭头键箭头键向上、下、左或右移动单元格向上、下、左或右移动单元格CTRL+ 箭头键箭头键移动到当前数据区域的边缘移动到当前数据区域的边缘CTRL+HOME移动到工作表的开头移动到工作表的开头CTRL+END移动到工作表的最后一个

4、单元格右下角）移动到工作表的最后一个单元格右下角）ALT+PAGE DOWN向右移动一屏向右移动一屏ALT+PAGE UP向左移动一屏向左移动一屏CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中下一个工作表移动到工作簿中下一个工作表CTRL+PAGE UP移动到工作簿中前一个工作表移动到工作簿中前一个工作表CTRL+F6 或或 CTRL+TAB 移动到下一工作簿或窗口移动到下一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+F6 或或 移动到前一工作簿或窗口移动到前一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+TABF5显示显示“定位对话框定位对话框SHIFT+F5或或CTRL+F显示显示“查找对话框查找对话框SHIFT+

5、F4重复上一次重复上一次“查找操作等同于查找操作等同于“查找下一个查找下一个”）TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动在保护工作表中的非锁定单元格之间移动目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他用于输入数据的按键请请 按按如果要如果要ALT+ENTER在单元格中折行在单元格中折行CTRL+ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域用当前输入项填充选定的单元格区域TAB完成单元格输入并在选定区域中右移完成单元格输入并在选定区域中右移CTRL+DELETE删除插入点到行末的文本删除插入点到行末的文本F4 或或 CTRL+Y重复最后一次操作重复最后一次操作F2 (SHIFT+F2)编辑单元格编辑

6、单元格 (编辑单元格批注编辑单元格批注)CTRL+D (CTRL+R)向下填充向下填充 (向右填充向右填充)CTRL+F3 (F3)定义名称定义名称 (将定义的名称粘贴到将定义的名称粘贴到公式中公式中)CTRL+SHIFT+ENTER以数组公式形式输入公式以数组公式形式输入公式CTRL+A在公式中键入函数名后显示公式选项板在公式中键入函数名后显示公式选项板 CTRL+K插入超级链接插入超级链接SHIFT+F3将函数粘贴到公式中将函数粘贴到公式中F9 (CTRL+ALT+F9)计算所有打开计算所有打开(活动活动)工作簿中的所有工作表工作簿中的所有工作表SHIFT+F9 计算活动工作表计算活动工作

7、表ALT+= （等号）（等号）插入插入“自动求和公式自动求和公式CTRL+; （分号）（分号） 输入日期输入日期 CTRL+SHIFT+: （冒号）（冒号）输入时间输入时间CTRL+SHIFT+“ （双引号）（双引号）将上方单元格中数值复制到当前单元格将上方单元格中数值复制到当前单元格CTRL+ （左单引号）（左单引号）在显示单元格值和显示单元格公式间转换在显示单元格值和显示单元格公式间转换CTRL+ （撇号）（撇号）将上方单元格中公式复制到当前单元格将上方单元格中公式复制到当前单元格ALT+ 下箭头键下箭头键显示显示“记忆式键入列表记忆式键入列表目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他设置数

8、据格式的按键请按请按如果要如果要ALT+ （撇号）（撇号）显示显示“款式对话框款式对话框CTRL+1显示显示“单元格格式对话框单元格格式对话框CTRL+SHIFT+运用运用“常规数字格式常规数字格式CTRL+SHIFT+$应用带两个小数位的应用带两个小数位的“贷币格式贷币格式,括号为负数括号为负数CTRL+SHIFT+%应用不带小数位的应用不带小数位的“百分比格式百分比格式 CTRL+SHIFT+应用带两个小数位的应用带两个小数位的“科学记数科学记数数字格式数字格式CTRL+SHIFT+#应用年月日应用年月日“日期格式日期格式CTRL+SHIFT+应用小时和分钟应用小时和分钟“时间格式，标明上

9、午下午时间格式，标明上午下午CTRL+SHIFT+!应用这样的数字格式：应用这样的数字格式：-3,000,000.00CTRL+SHIFT+&应用外边框应用外边框CTRL+SHIFT+_删除外边框删除外边框CTRL+B应用或取消字体加粗格式应用或取消字体加粗格式CTRL+I应用或取消字体倾斜格式应用或取消字体倾斜格式CTRL+U应用或取消下划线格式应用或取消下划线格式CTRL+5应用或取消删除线格式应用或取消删除线格式CTRL+9隐藏行隐藏行CTRL+SHIFT+( （左括号）（左括号）取消隐藏行取消隐藏行CTRL+0零）零）隐藏列隐藏列CTRL+SHIFT+)（右括号）（右括号）取消

10、隐藏列取消隐藏列目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他编 辑 数 据请按请按完成完成F2编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾F3将定义的名称粘贴到公式中将定义的名称粘贴到公式中CTRL+SHIFT+ENTER将公式作为数组公式输入将公式作为数组公式输入CTRL+A在公式中键入函数名之后，显示公式选项板在公式中键入函数名之后，显示公式选项板 CTRL+SHIFT+A在公式中键入函数名之后，为该函在公式中键入函数名之后，为该函数插入变数插入变量名和括号量名和括号CTRL+C复制选定区域复制选定区域CTRL+X剪切选定区域剪切选定区域CTRL+V粘贴选定区域

11、粘贴选定区域CTRL+ 连字符连字符删除选定区域删除选定区域CTRL+Z撤消最后一次操作撤消最后一次操作CTRL+SHIFT+ 加号加号插入空白单元格插入空白单元格ENTER（ SHIFT+ ENTER）在选定区域内由上往下移动在选定区域内由上往下移动TAB（ SHIFT+TAB ）在选定区域内由左往右移动在选定区域内由左往右移动CTRL+PERIOD按顺时针方向移动到选定区域的下按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。一个角。CTRL+ALT+右箭头键右箭头键右移到非相邻的选定区域右移到非相邻的选定区域CTRL+ALT+左箭头键左箭头键左移到非相邻的选定区域左移到非相邻的选定区域目录提高效率格

12、式设计公式函数数据处理其他选择单元格、列或行的按键(1)按按 下下完完 成成CTRL+SHIFT+*（星号）（星号）选定当前单元格周围的区域选定当前单元格周围的区域SHIFT+ 箭头键箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度将选定区域扩展一个单元格宽度CTRL+SHIFT+ 箭头键箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格一列的最后一个非空白单元格SHIFT+HOME将选定区域扩展到行首将选定区域扩展到行首CTRL+SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表的开始将选定区域扩展到工作表的开始CTRL+SHIFT+END将选定区域扩展到

13、表的最后一个使用单元格将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格CTRL+SPACEBAR选定整列选定整列SHIFT+SPACEBAR选定整行选定整行CTRL+A选定整个工作表选定整个工作表SHIFT+BACKSPACE如果已经选定了多个单元格，则只选定其中如果已经选定了多个单元格，则只选定其中的活动单元格的活动单元格SHIFT+PAGE DOWN将选定区域向下扩展一屏将选定区域向下扩展一屏SHIFT+PAGE UP将选定区域向上扩展一屏将选定区域向上扩展一屏CTRL+SHIFT+SPACEBAR在选定了一个对象的情况下，选在选定了一个对象的情况下，选定工作表上定工作表上的所有对象的所有对象CTR

14、L+6在隐藏对象在隐藏对象,显示对象与对象占位符之间切显示对象与对象占位符之间切换换CTRL+7显示或隐藏显示或隐藏“常用工具栏常用工具栏F8使用箭头键启动扩展选中区域的功能使用箭头键启动扩展选中区域的功能目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他选择单元格、列或行的按键(2)处于 End 模式时展开选中区域的按键END打开或关闭 END 方式END, SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格右下角）END, SHIFT+ENTER将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格。CTRL+/选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组CTRL+SHIFT+O (字母 O) 选

15、定所有带批注的单元格CTRL+选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的行。CTRL+SHIFT+|选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的列。CTRL+ （左方括号）选定当前选定区域中公式的直接引用单元格CTRL+SHIFT+ （左大括号）选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格CTRL+ （右方括号）只选定直接引用当前单元格公式所在的单元格CTRL+SHIFT+ （右大括号）选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格ALT+; （分号）只选定当前选定区域中的可视单元格目录提高效率格式设计公式函数数据处

16、理其他分级显示数据的按键请按请按如果要如果要ALT + SHIFT + 右箭头键右箭头键对行或列分组对行或列分组ALT + SHIFT + 左箭头键左箭头键取消行或列分组取消行或列分组CTRL+8显示或隐藏分级显示符号显示或隐藏分级显示符号CTRL+9隐藏选定行隐藏选定行CTRL+SHIFT+( （左括号）（左括号）取消隐藏选定行取消隐藏选定行CTRL+0零）零）隐藏选定列隐藏选定列CTRL+SHIFT+)（右括号）（右括号）取消隐藏选定列取消隐藏选定列目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他窗口、对话框和编辑框中的按键1）在窗口中按下在窗口中按下完成完成ALT+TAB切换到下一个程序切换到下

17、一个程序ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序切换到上一个程序CTRL+ESC显示显示 Windows“开场菜单开场菜单CTRL+W 或或 CTRL+F4关闭活动工作簿窗口关闭活动工作簿窗口CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小恢复活动工作簿窗口的大小F6移动到已拆分工作簿的下一窗格移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的上一窗格移动到已拆分工作簿的上一窗格CTRL+F6切换到下一个工作簿窗口切换到下一个工作簿窗口CTRL+SHIFT+F6切换到上一个工作簿窗口切换到上一个工作簿窗口CTRL+F7 执行执行“挪动命令菜单栏中的工作簿图标挪动命令菜单栏中的工作簿图标菜

18、单），或菜单），或使用箭头键移动窗口使用箭头键移动窗口CTRL+F8执行执行“大小命令菜单栏中的工作簿图标大小命令菜单栏中的工作簿图标菜单），或菜单），或使用箭头键调整窗口的大小使用箭头键调整窗口的大小CTRL+F9将工作簿窗口最小化为图标将工作簿窗口最小化为图标CTRL+F10最大化或恢复工作簿窗口最大化或恢复工作簿窗口PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中将屏幕图像复制到剪贴板中ALT+PRINT SCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中将活动窗口的图像复制到剪贴板中目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他单元格格式单元格格式概述单元格格式数字单元格格式对齐单元格格式字体单元格格式边框单元

19、格格式维护对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据格式数字此处只对“自定义数字格式进行说明：设定常用数字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345对于七位发票号码654可以设置自定义格式：0000000显示：0000654如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色和0为数字占位符，为文本占位符，“，”（逗号为千分位符号d天，m 月，y 年，如：将2019-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日为在不同工作表中使用自定

20、义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据格式对齐对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐中的“跨列居中”对竖向合并，可以改变文字方向对备注单元格，可以使用“缩小字体填充”对大单元格应在“垂直对齐上选“居中”目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据格式字体只有一句建议只有一句建议对表格正文部分，大多数时候都不需要对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现可实现目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据格式边框表格框内线一般用单线，外框一般用双线，当然可以选

21、择任意一种线型目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据格式维护锁定即对单元格内容进行锁定，不允许修改只有工作表被保护时才会生效）隐藏即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他页面设置可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等垂直居中视情况选择页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚工作表：顶端标题行和左端标题列目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他数据有效性可以任意定义序列或范围并通过菜单选择目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他条件格式可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式，

22、加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他基本公式1、原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度和准确性2、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式3、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格4、例如：输入 VLOOKUP 或者连接两个单元格6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，运用 F4 切换7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他工作表函数IFSUMSUMIFCOUNTCOUNTIFVLOOKUPLEFTRIGHTMID&A

23、BSMAXMINDATEYEARMONTHDAYTODAYOFFSETTEXTRANKLENISERRORANDOR关于盘点表隐藏空行：=SUM(ABS(B2:B1000)截取产品型号部分长度：=LEFT(B2,10)键盘SUM客户销售排名：=RANK(C2，B2:B150,0)举例：目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他工作表函数SUMIF功能：根据指定条件对若干单元格求和语法：SUMIF(range,criteria,sum_range) SUMIF(条件区域,判断条件,求和区域)例如：=sumif(c2:c100,”北京”,e2:e100)目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他工作表

24、函数VLOOKUP功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)VLOOKUP(要找的值,寻找区域,在第几列,是否精确查找)Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹

25、配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；假设 range_value 为FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。例：VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true)目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他工作表函数TEXTTEXT(value,format_text)Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。Format_text 为为“单元格格式对话框中单元格

26、格式对话框中“数字选项卡上数字选项卡上“分类框中的文本形式分类框中的文本形式的数字格式。的数字格式。阐明阐明Format_text 不能包含星号不能包含星号 (*)。经过经过“格式菜单调用格式菜单调用“单元格命令，然后在单元格命令，然后在“数字选项卡上设置单元格的格式，数字选项卡上设置单元格的格式，只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数 TEXT 可以将数值转换为可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。例如例如A1=2019-5-1TEXT(A1,”今天是今天是YY

27、年年MM月月”) 显示显示:今天是今天是05年年05月月目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他大表格操作大表格操作快速切换到表头或表的末尾工作表之间的切换多个EXCEL工作簿之间切换ctrl+pgup）快速选中某区域，如选中可见单元格定位到某一指定单元格工作表折分目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他排序排序1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序2、对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户4、可以按行排序目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他筛选筛选1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮2、使用自动筛选；目录提高效率格式设计公式函数数据处理其他图表分析图表分析制作标准图表制作自定义图表如何制作图表模板如何将他人的图表变为模板0%5%10%15