汽配企业采购部工作流程及行为规范

1、采购部工作流程及行为规范一、新增供应商1. 作为采购部首先应和供应商谈好销售政策和价格体系以及结算方式（含运费），有序的做好供应商的合同档案。2. 当需要新增加供应商时，应与相同产品的供应商进行对比，了解市场行情，并与销售经理一块探讨比较供应商销售政策，价格体系及质量方面的优势；3. 综合对比，可以合作的供应商应由财务主管共同参与采购合同的制定，并将经双方初步达成的合同草稿提交总经理进行审阅，合同最终的签订由董事长签订合同或委托采购经理签订。4. 合同签订后,进入操作系统，单击“基础资料供应商资料”下进行新客户定义，点击“新增”显示出一对话框，在对话框栏内输入供应商名字，供应商的名字定义的准则

2、为：该供应商的全称，即营业执照上注册的名字。（每一个供应商的客户代码都是系统根据客户名称每一个汉字的首笔划自动生成的，横1，竖2，撇3，捺和点4，折5；例：郑州好助手 4452301）如客户有多个电话可以在电话号码、传真号码和连络电话内添加。在“管理者“栏内可以输入负责业务的采购员的名字，“区域代码”栏内选择供应商所在的地区或划分的区域。备注栏内可以输入供应商的经营品种，经营特色等，如在价格上有特别的要求，应在价格组内进行标注，输入供应商的银行代码等其余项目。系统会自动将新增供应商的日期显示出来。5. 通知财务部新增供应商的政策,主要是销售政策,价格体系及结算方式,并将合同原稿提交至财务保管,

3、自留一份复印件。6. 将合同上传至系统中。7. 如有大批到货，通知仓管部做好相应的准备工作,当供应商到货时通知售后部进行”标识”登记,并学习三包政策。二、订货1. 采购员应不定时进行对所管的供应商进行库存查询并及时下订单。2. 遇已下订单，但供应商不能及时到货时，应采用临时从市场调货的方式进行订货,市场调货过程中应严格按照市场调货操作规定进行操作，即：接到销售员通知时应进行市场询价，确定价格后告知销售员进行确认，确认要货时前去提货或由市场供应商送货，通知进帐部优先到货入库审批，进库单生成后5分钟内进价审批完毕。3. 对于经常到货，并能够按照公司要求的时间及时到货的供应商，应控制其库存量，不能积

4、压太多的库存，造成财务资金压力。4. 下订单前应详细了解供应商的销售政策运输情况,并按以下方式处理:有信用额度时,可按实际需求下单,尽量控制库存数不超过信用额度,无信用额度时,采取月结或中旬结帐时,应控制好库存额,并尽量在月底或中旬不下单,如先打款或货到付款,应把握市场销售量,做到不积压库存,更好的使财务盘好资金流。5. 市场临时调货需在没有库存，供应商不能及时到，客户又急需的情况下。由市场调货员至市场查询价格后方可。6. 订货单的系统操作：单击“采购管理订货开单”在客户代码栏内输入供应商的代码，根据后面提示框按+号，并选择客户的顺序号，然后确认，在附加项栏内可以注明供应商应到货的日期或其余需

5、备注的项目，单击左下角的“确定”键，系统会自动进入“零件查询窗体”，窗体内所显示的均为该供应商所供的货物，用光标上下选择所需订货的品种，按回车键，会弹出一开单小窗，输入货物数量，价格，如有特殊的要求可在备注栏内注明。然后点击确认，系统会自动返回到“零件查询窗体上，重新定义，用光标上下重新选择，只到确认完毕，确认无误，按“F9”键系统会自动提示“你确定要生成订货单吗？”单击“确定”系统会自动生成一订货单。7. 订货单生成后自动显示出订单明细，点击右下角的打印即可打印出来传给供应商，订货单打印只能是用一联打印纸。用传真机将不带价格的订货清单传真给供应商，并催促其快速发货。8. 在订货单传真给供应商

6、的过程中，应将仓管部主任提交的需供应商提供包装的明细项罗列清楚，并在传订单过程中和供应商委婉讲明多提供的包装数量。9. 传真给供应商的订货清单应做为到货跟踪底联保存，不能随便丢弃，等供应商到货时需查看此底联单以确认供应商是否按到货清单供货。10. 在与供应商的接触过程中必须时刻维护公司形象，以公司利益为先，不能说有损公司发展的话，更不能攻击其他工作人员。11. 在订货发出及到货期间内随时跟踪供应商发货情况，直至到货与订单完全一致为准。12. 应对传真给供应商的订货单上明细同供应商进行确认，对不能发货的部分进行其他方式的购货。13. 根据市场的需求情况向供应商询问有关新产品方面的信息，要求供应商

7、将相关资料（宣传、三包政策等）传真到我公司。14. 遇到新增供应商第一次订货，可先用公司同品种的货物编码进行订货，当供应商到货验收入库时由进账部定义新的零件编码。15. 新增加货物品种或新上车型系统中无对应的零件编码及产品名称时，由采购员先书写手工订货清单，将手工单发给供应商订货，等货到验收入库时拿手工底单给进账部核对，等清点无误，进帐部定义好零件编码时，重新补入订货单。16. 订货单上的价格系统默认为上一批到货时的价格，在做订单时除市场调货部分外一般不做调整。17. 采购员应及时和供应商联系有关情况，是发公路、铁路或货运部，如发货运部应问清楚货运部名称 地址 电话，运费支付方式并按要求将提货

8、登记表上各栏目书写清楚完整。18. 填好提货登记表后应及时的通知司机前往货运部提货。19. 采购员应储备供应商信息，当一家供应商多次缺货影响公司销售额时，应考虑是否要增加新的供应商，对于公司畅销的产品，应保持两个以上稳定的供应商。三、到货1. 所有供应商到货都需制定出对应的订货单，如接到进帐部通知，供应商有到货没有订单时如为新产品应拿手工订单交给进帐员点货，等验收完毕定义好编码后再重新补入订单；2. 供应商多发货物，应根据实际销售情况进行确认，如为畅销货物，在一个月内能够销售完毕，应提前与供应商协商好，此货物可以代销，但货款需要推迟结算，如为积压不易销售产品，应在货物收到的当天给予返回，如无货

9、运部和供应商等不能返回的，必须在二个工作日内返回，因供应商多发货所产生的一切费用由供应商承担。3. 接到进账部通知或仓管部通知货物到货锈蚀时应前往查看，并与供应商取得联系，对锈蚀影响销售的部分应坚持退回，对锈蚀较轻部分应与供应商沟通锈蚀情况，如不能销售应做退货返回处理，由此所引发的一切费用由供应商承担。4. 接到进帐部通知，供应商提供的货物本身有质量问题不能销售时应前往查看，并抽检该供应商以前所提供的货物，如该供应商多次提供的货物均有部分货物有质量问题，应对供应商提出书面函证，必要时可以扣款方式进行处理。5. 供应商所提供货物应有固定的“三包标识”如“三包标识”变更时应及时通知业务部，如接到售

10、后部通知供应商标识更改可有漏打标识情况时，应致电与供应商联系，必要是可于供应商一块查验，并对此类情况向供应商提出书面函证，必要是给予扣款处理。6. 采购员应做好到货的跟踪，对订货确认后供应商没按要求供货的部分，应与供应商进行再次的沟通并将此情况上报给采购经理，如供应商连续三次不能按要求到货时，应提交总经理。7. 供应商没有按订单供应的产品应随时做好其他供应商的补充订货。8. 如为新产品到货，采购员应前往进行协助点货，并主动学习。9. 要求供应商到货时附清单，如发现无清单的应及时和供应商联系并及时传真至我公司，并将清单交进帐员核对，另外将采购货物的质量验收标准告知进帐部（例如质量标准，商品包装是

11、否完整，外形是否损坏，铁制品是否生锈，车型是否同清单一致）。10. 采购员接到进帐部告知供应商到货与订单不符时：如是供应商上门送货的由其直接拉走，通过托运部发货的，与供应商联系由托运部拉走，如托运部不能拉的，通知售后部暂存，并在第一时间会同退货退回供应商，并且运费部分由供应商承担；经确认能够短期内销售的决定入库部分，应推迟支付供应商货款的时间。11. 当进帐员告知供应商到货包装破损、锈蚀或质量有问题时应：与供应商联系，并要求更换包装，换货或折价，如供应商要求由货运部承担时则要求供应商与货运部沟通好后再采取以上措施，公司不承担因供应商或货运部问题而产生的费用。12. 接到进帐员告知数量或型号等不

12、符时，如为新产品到货，应前往确认，并在确认无误后打电话告知供应商，由供应商确认后签发确认函，如采购员与供应商业务经理确认后，供应商不愿签发确认函，应向供应商业务经理的讲明并索要，如因无供应商的签名确认，经财务与供应商沟通确认，供应商仍不承认部分由负责的采购员承担。13. 进帐员将验收完毕的供应商清单交由采购员，采购员根据到货情况与订货单进行对比，并及时做好进价审批工作，如发现质量原因或价格不同，应及时和供应商联系，并做好备忘落实到人，以便财务对帐。14. 价格审批时，应按公司要求考虑对比市场行情制定价格，售价为批发销售价格，应根据市场行情进行对比确定，限价为公司最低的销售价格，即在保本的基础上

13、根据市场行情确定。进价为与供应商签订合同时确认的合同价，如供应商有下浮的则为没有下浮前的价格，成本价为一步到位价，即减去供应商下浮后将由公司承担运费计算在内。15. 价格审批的系统操作：单击“采购管理进价审批”显示出进价审批窗口，类别选择“YW”，业务类型选择“PI-进货”状态选择“待审” ，单击查询，在下拉框内会自动显示出没有审批价格的供应商的名字，鼠标指向要审批的供应商的名字，双击即显示出“单据明细资料”在右边的价格栏内按公司要求输入进价，成本价等，确认无误后，单击窗体下的审批，如该批购货中有货物价格上涨，系统会自动提示“是否对涨价的产品做通知”点击“是”（系统会自动将本次涨价信息，记录在

14、系统中）系统提示“审批结束”。所审批的单据自动从“待审”状态过渡到“已审”状态。16. 如发现有价格差或需下调价格时，应进行下浮处理，应在“业务开单”处点击“进价下浮”，输入供应商，在价格表内输入具体差价额，在备注栏内注明详细原因，生成单据后由采购员按要求交到财务下帐。17. 如货运部丢失货物，经确认属货运部丢失部分应按与供应商确认无误的数量进行入库，少货部分开出对应的销售清单，在与货运部结算运费时自动扣除，以便财务与供应商的对账。18. 如货运部上门送货，在接到进帐部交来的运费清单时，应首先查看记帐部的签字：“货物清点无误或共收到*件货物等”然后核对付款金额，并在运费单上注明请付或垫付供应商

15、运费，或直接注明由供应商承担或我公司承担字样，然后签上采购员姓名和日期，并指引起在采购部负现该业务的人员处取钱。19. 属于货到付款的供应商上门送货部分，采购员应与进帐员进行价格，数量确认无误后及时通知财务前来对帐，并查询是否有退货，如有退货应要求供应商到废品仓退货。20. 如供应商到货后由托运部带收货款的，应提前和财务打好招呼，由进帐部验收无误后，采购员对价格进行确认后，由货运部拿入库单据至财务处领款。如因财务没有审批需要临时借款后需补手续部分，应在下班前与收银员进行确认，并补充完毕。21. 新增车型或品种时，应详细询问供应商，并在供应商到货时亲临进账部学习，遇到不懂或接到进帐部要求帮助提供

16、详细的资料时，应主动打电话给供应商学习，并向进帐部提供帮助。22. 如遇到供应商通知调整价格时，应争取最大的优惠政策，如供应商没有提前通知，应协商当批或下批到货暂不进行价格调整。23. 将供应商调整价格的情况以书面文字的形式告知销售经理，并在确定调整价格当天将该供应商所供产品的涨价通知维护至系统中。24. 将供应商调价通知单，及与供应商确认涨价的时间和批次写在厂家通知单上，将单据交一份至财务备案。25. 采购员如临时调货需支付现金部分，应填好借条，并由采购经理进行确认，至供应商处理处时应由供应商出据销售清单，并在销售清单上注明已收现金或打取收条。将货物带回公司入库完毕，将入库清单附厂家销售清单

17、订在一起，经采购经理确认至收银员处抽回借条。在办理入库审批时应在备注栏内注明“已付现金”字样。四、采购退货1不定时检查售后服务部废品库存情况，并根据厂家库存情况进行退货。2采购退货的系统操作：单击“采购管理采购退货”在客户代码栏内输入供应商的代码，根据后面提示框按+号，并选择客户的顺序号，然后确认，在附加项栏内可以注明供应商退货的方式或其余需备注的项目，单击左下角的“确定”键，系统会自动进入“零件查询窗体”，在零件查询窗体内输入供应商的代码，系统自动显示该供应商提供的所有货物，在系统内“废品仓”货物统一用“蓝色”显示，用光标上下选择所需退货的品种，并区别正、废品，按回车键，会弹出一开单小窗，输

18、入货物数量，价格，如有特殊的要求可在备注栏内注明。然后点击确认，系统会自动返回到“零件查询窗体上，重新定义，用光标上下重新选择，只到确认完毕，确认无误，按“F9”键系统会自动提示“你确定要生成进货退货单吗？”单击“确定”系统会自动生成一“进货退货”清单。在生成肖单的同时系统会自动发出捡货指令通知售后服务部捡货。3如供应商为上门退货，应按系统库存开出对应的退货清单，采购员与供应商一块至售后部与售后员清点货物，核对无误后要求供应商在“采购退货清单上”签名确认，并将由供应商退单交由财务部入帐。4采购退单生成后，应打印出来，一式两份，如供应商送货上门部分应由其签名确认；如通过货运部退货的，不定时的查询

19、供应商废品量，并在供应商货物超过公司要求的退货库存时开出对应退货，通知售后进行整理打包退货，货物发至货运部或货运部上门提取时，应要求其开据货运票，并将客户名称，地址等诸栏目写清，在接到货运部货票时应检查以上各栏，将货运单及清单传真到供应商，并让供应商收到货物时核对及时给予处理。5将采购退单与货运部所开据的运货运票据装订在一起，交财务进行帐务处理。6通过集装箱发货给供应商时采购员要提前通售后联系集装箱，并做好发货准备，在集装箱到公司时，采购员按货物品种明细开出采购退单，由售后部安排装箱。接到售后通知经估算当天装不下的退货，应及时做好单据处理。7货物装箱完毕，如为公司定点货运部，应要求其在专用捡货

20、本子上签名确认。并将装箱个数及封箱锁号登记在采购退货清单上。8所有采购退单开出后应及时与售后确认发走，如接到售后通知因当天开单过晚没有发走部分，应跟踪售后直至退走。9在开据采购退单时，应仔细核对退货价格，并要求售后部对退货数量进行认真清点，确保退至供应商的货物与所开的清单相一致。10所有采购退货均需附清单一份给供应商，在清单上注明如收到货物与实际不符时应及时与售后联系，并达成一致。采购员应按财务要求将当天的退货单，货运单及运费单交给财务部入帐。11接到供应商的退货处理报告后应该核对，并将核对结果通知财务部，若发现产品数量不符时，应及时通知售后员进行查证，价格不符和供应商进行联系沟通，并将沟通情

21、况及处理情况告诉财务。12市场调货员应做到标志登记，属于市场调货的，应通知市场于每月8号或18号前来退货，同样退货单也要求签名。对于零碎的市场临时调货而且为客户急需的部分，由采购员自己登记“标识”并将标识通知售后。13退货给供应商后经供应商确认不属三包范围时应做出如下处理：经与供应商协商能够帮忙处理部分应尽量由厂家进行处理。如确为其余供应商也无法退掉的货物，经与供应商联系同意折价处理的部分，应经过采购经理的审批进行折价处理，并将折价处理的情况用进价下浮单形式冲抵货款。如经与供应商确认不能处理部分应交要求厂家及时的返回。14与供应商退货换货部分，在货物退给供应商后应随时反复跟踪，直到货物全部返回

22、为止，如接到财务通知没有退货完毕时应将财务提供的清单再次核对确认后与厂家联系并追回换货部分。15在换货过程中如供应商提出因暂时无货可用其余货畅销货物进行对冲时，应在收到货物后在到货清单上注明，以方便财务下帐。16属于退货理赔及换货供应商，废品退出后，采购员应做好退货跟踪表，随时进行跟踪。确认供应商收到退货后，应在下次发货时，给予更换或理赔，所有供应商确定的货物，理赔与更换期不能超过两次进货后仍未更换，也未进行跟踪。17退货供应商的过程中，如需收取供应商的货款，应首先在系统中开出“进货退货”清单，并一式二份打印出来，指引供应商至收银员处交钱。五、其它1. 采购经理应安排采购员每天早上坚持到仓库进

23、行学习半个小时。2. 供应商退货的库存标准在月底XX库存总金额不能超过35万，在中旬不能超过42万。变速箱部总库存月底不能超过5万，中旬不能高过7万。3. 采购员应不定时到仓库就产品质量等方面信息进行检查，如发现异样的产品时应及时处理，并通知相关人员做好入库及退货准备。4. 要求仓库及时将包装损坏的产品统计，并根据包装破损情况及时和供应商联系，尽可能在下次发货时一同带回，并对仓管部提供的信息准确度进行考证。5. 采购经理接到财务部每隔10天报送的超过信用额度的供应商名单，应及时做好付款准备，采购部经理将写好的付款计划书交给采购人员做记录，并将付款计划书于当天交给财务审批，并定时查询付款情况。6. 采购员将出纳汇款的银行回单或是寄承兑的复印件传真给供应商，以便下帐。7. 对于先打款后发货的供应商，应在每次付款前通知财务人员与该供应商进行帐务核对，财务核对无误后后才能给予付款计划。8. 根据供应商调价通知单，做好价格维护工作，对于下调应做到先进先出，对于上调应及时上调。并将供应商价格调整信息及时与销售经理进行沟通，以便其及时传达并做出对应的文字记录由销售员传递给客户。9. 如遇公司对某种零件有促销政策或搞活动时，由采购经理与供应商取得联系，并对该类活动所涉及到的供