PC-POS软件用户手册(精)

1、使用说明书目录2 第一章系统安装.41 软件运行环境.4 1 软件环境要求.41.2 服务器硬件要求.42 软件安装.4 2.1安装 Microsoft? SQL Server? 数据库 .52.2 安装 PC-POS 软件2011 .63 软件启动与退出.6 3 启动.6 3.2建立账套及管理.93.3 系统主界面.10 3 检查工作日期.10第二章基本通用操作.104 基本通用操11 4 熟悉WINDOWS 的基本控件.11 4 表格（Grid 网格使用方法 .12 4 数据查询.12 4 基础资料管理通用操作说明 .13 4.5业务单据录入界面操作 .15 4.6业务单据编制通用的基本方

2、法.17 4 报表打印及格式管理. 18第三章基础资料及期.195 基础资料.19 5.1货品资料（档案.20 5.2客户资料. 20 5.3供应商资料.21 5 人员资料. 21 5 仓库资料.21 5 颜色和颜色组资料 . 21 5.7尺码和尺码组资料.215.8 收款帐.226 建立初始数据.22 6 录入期初库存数.22使用说明书 6.2 建立客户与供货商的期初应收应付款余.22额.理.2 第四章采购管货.7 采购进.22.7.1采购业务流程图.227.2 采购订单.23单.7.3 采购进货.24货.8 采购退.26理.8.1 采购退货处. 26款.9 采购付.26.9.1付款单用途.

3、 .279.2 付款业务流程图.27 9 采购付款单.27理.第五章销售管.2810 销售订单.28 10.1录入销售订单.28 11销售出货.30 11.1出货的业务流程图 . 3011.2 录入出货.30 11 销售价格管理.32 销售退货.32 13销售收款.34第六章库存管理.3514 库存盘点表.3614 盘点业务流程图.3614.2盘点流程说明.36第七章系统功能（文.3715 系统功能.37 15.1帐套选项：.37 15.2帐套数据高级管理.3815.3 操作员权限管理. 39使用说明书本使用简介是“ PCPC-POS 软件”的简单操作指导,帮助用户正 确地安装、 使用本软件，

4、如果您刚开始使用计算机，请先掌握一定的计算机基础知识 如:Windows操作系统的使用方法、如何输入汉字等。本使用简介的表达方式：提示：解决问题的捷径，要仔细阅读；特点：需要加强阅读的内容，一定要掌握；注意：必须牢记这些信息，否则容易出差错；例子：某项业务功能的实际应用方法，可更容易理解软件的设计思路手册编写约定：Mmil可表述为：可表述为：m相资料相资料j枚人芝枚人芝出出 黄別黄別点击捉力按粗点击捉力按粗. .町简化町简化切牌击切牌击fsf/i控件文宇描述控件文宇描述实物图片实物图片代替符代替符号号举例举例普通按钮或图形按钮普通按钮或图形按钮 3保存保存如如5保存按钮保存按钮”可简化可简化

5、为为t【保存】【保存】，色为快捷，色为快捷界而或标签页、提示界而或标签页、提示信息“高级选项高级选项”庚而庚而界而中的项界而中的项输入信息输入信息用下划用下划线线输输ASTSTEM用户名用户名第一章系统安装本章内容:1.如何选择合适的计算机和网络配置2.如何安装和配置 Microsoft? SQL Server? 数据库;咗物阳咗物阳举举倒倒谡销存谡销存 旳窖旳窖 5R晶相晶相帕工呢存怙电帕工呢存怙电! !，对，对筒化筒化 期期保保M, ,主为主为快疑快疑 键；键；如黑单贷品相关如黑单贷品相关, ,引引简简 化划货晶柿矣化划货晶柿矣】栈人支出栈人支出客尸竟客尸竟私私连续选择粟单及连续选择粟单及

6、! !【；【；f集单成状结构的集单成状结构的过过 程程按下載标左犍点击按下載标左犍点击某某一对彖一对彖3.如何安装软件;4.如何建立帐套。1 软件运行环境1.1 软件环境要求 Windows 98/NT/2000/XP 简体中文操作系统,不建议使用 Windows95 或Windows Me。 Microsoft? SQL Server?数据库。网络版的服务器要求安装 Windows 2000 Server 简体中文版，工作站可以安装Win dows98 或 Win dows2000 个人版。支持英文版或繁体版 Windows，如果多语言工作,请联系 PC-POS 软件获得更 详细的支持信息。

7、1.2 服务器硬件要求服务器:1.8G 主频以上的处理器,512MB 内存,10G 以上的硬盘空间,软盘驱动 器、光盘驱动器，VGA 显示器,100M 网卡，56K 以上调制解调器（外置或内置均可；工作站:500 主频以上的处理器,128 内存,500M 以上的硬盘空间,100M 网卡；打 印机:Windows 98/nt/2000/XP简体中文版所能支持的打印机，如:LQ300K、LQ1600K、HP6L 等。2 软件安装2.1 安装 Microsoft ? SQL Server? 数据库只能使用 Microsoft? SQL Server ?数据库，在 Windows98 或 Window

8、s2000 个 人版的用户要安装 Microsoft? SQL Server?数据库的桌面版；安装 SQLSERVER 之前请检查电脑的机器名不能为特殊的英文单词；最好不 要使用完整的英文单词；也不能是汉字或数字，数字开头的机器名；注意:安装的时候不要使用 域用户帐户”；PCPOS软件也支持Windows 身份验证模式，但这会使布署与实施变得困难,只单机使用推荐此模式，但是联网使用的网络版本推荐选用混合模式，设置的 SA 密码, 必须记录下来：注意:我们的产品并不包括 Microsoft? SQL Server?数据库，用户要另外购 买。更详细的操作，可以参看 SQL 安装视频文件；要选择这一

9、项 选择这一项口令建议不要少 于 6 位用户名是 sa使用说明书 2.2 安装 PC-POS 软件 2011执行安装光盘中 Setup.exe 根据系统提示下一步即可完成安装3 软件启动与退出3.1 启动通过 Windows 的菜单启动：单击左下角的 【开始】 按钮【程序】【PC-POS 软件】【PC-PC-POS 软件 2011】，如桌面对应的图标；就会出现在软件主界面，启动封面，最后停在 登陆”窗口,如下图；软件第一次启动时，默认已经添加有本机 SQL 服务器（local,默认使用Win dows 身份验证，如果是连接到其他电脑的 SQL Server 服务器或是远程INTERNET 网络

10、服务器（需购买支持远程功能版本，按添加服务器”如下图：1“服务器名称/地址”输入您连接的 SQL Server 的名称或地址（Ip;2“服务器显示名称”是为安全性考虑，掩藏服务器真实的地址，不让他人随便 看到真实的地址，减少安全隐患，可随便录入；3 SQL Server 版本:SQL Server 至少 SQL Server 2000 或以上,不支持 SQL Server 7.0 或更底版本；4 登陆到 SQL Server 的方式:如果是单机使用，推荐直接的 Windows 身份验证，如果是网络，请用 SQL Server 混合身份验证；5 如果修改变登陆到 SQL Server 的方式,按

11、 修改服务器“；服务器管理（简称许可证式的安全相关说明：PC-POS 软件软件是使用 Microsoft? S QL Server?大型数据库，有访问数据库服 务器，需要凭证 SQL 用户名和密码来建立连接，才能访问和使用数据库内的内容；要 想保证您 SQL 数据库的安全，最重要的环节是不要泄露你的 SQL 密码，就像不能泄 露您的银行帐号密码一样重要；如果泄露您的密码，任何人都可以通过其 他 SQL 工 具，如 SQL 自带的查询分析器、企业管理器来控制您的数据库,制造灾难；然而目前大部分的基于 SQLSERVER 开发的软件，一般使用任何人可以阅读的 明文文本的方式保存密码，还有大部分软件

12、，竟然使用固定的用户名和密码来使用 SQLSERVER，用户也不能随便更改密码，这几乎毫无安全性可言；PC-POS 软件是为了保证您 SQL 密码的安全的独创设计的许可证式服务管理 功能,它有如下特点：1 DES128 加密压缩的二进制以嵌入式保存您的 SQL 密码，在预见的期限内 无 法破解还原的；2 许可证支持加密导入、导出功能，杜绝在软件施实环境泄露您服务器的真实 地址,帐号以及密码；如其他一般软件在实施时，需要电脑管理员或老板去每台工作 站手工设置服务器地址，用户和密码,这个过程很容易被旁人看到和记住，输入的时候 如果有人在旁边也免不了一些尴尬，或者是直接告诉给工作站操作人员手工输入（

13、这 就已经汇露了地址，帐户及密码，另外,如果是远程站点，如外地分支机构，更可方便 的通过 EMAIL 来发送许可证文件；3 更高级安全级别可由老板设置好许可证导出成文件，交由电脑管理员分发 给 工作站操作人员，这个过程完全是安全的，连电脑管理员都无法进入到您的 SQL 服 务器；4 许可证只由 PC-POS 软件使用，不会被其他第三方工具或软件识别；5 许可证可以保存在电脑上，在服务器 SQL 密码未改变前是一直有效的，随时可 以导入；6 在服务器改变 SQL 密码之后，在之前分发的许可证文件是失去作用的；许可 证的其他操作1. 导出成文件”可以当前设置好的许可证导出成加密的许可证文件，默认的

14、扩 展名是.Ser ;2. 从文件导入”是操作员在不知道 SQL 登陆名和密码的情况，直接从电脑管 理员分发的许可证文件，其实从文件导入”相当于复制功能，把.Ser 文件直接复制 到 PC-POS 软件的安装目录也可；定义好服务器的许可证后，按进入到帐套窗口,会列出当前服务 器所有的帐 套;如果您每一次使用软件还没有帐套可以参考下面的章节“ 3.建立账套及管理”选择好操作员要填入相应密码，按，如果密码正确，即可进入软件；注意注意: :系统管理员系统管理员（SYS吒的吒的 和一个幵发的帐户和一个幵发的帐户CSYSDEVCSYSDEV）拥右所有的揍拥右所有的揍 件权限件权限. .默认为没有默认为没

15、有密码，所以进入系统后请立即往密码，所以进入系统后请立即往“系统功能系统功能”里修改里修改 口令，防止未经授枚的人非法进入。口令，防止未经授枚的人非法进入。3.2 建立账套及管理PCPOS软件可以建立多个账套，建立帐套只能在服务器操作；单击帐套管理”进入帐套管理窗口，按新建帐套”进入建立帐套窗口选择帐套类型：1. 一般选择创建一个标准帐套”；2. 如果你购买的版支持分销功能，而且您想使用此功能，请与软件供应商联系；3. 按下一步；在帐套名中填入帐套名称（可以汉字和任意字符，数据库名中填入数据库名称，数据库名不允许汉字，一般是字母和数字，不能全为数字，数字也不能在前；数据文件 路径，可自定义各类

16、数据的存放路径，如果您有多块硬盘或逻辑分区够 多，可将各类文 件指到不同分区上（不能为网络路径；逻辑分区提高的性能不如 多块物理硬盘明显，般要保证所选路径所在的逻辑盘有足够的空间注意:硬盘的分区格式化的类型影响单个文件的大小，如 FAT32 单个文件最大 只能为4GB，如果您的数据量大请使用 NTFS 分区（WIN9X /ME 不支持；设置好 相关参数后，按 开始创建帐套”即可建立新的帐套，建帐时间需要大约 2 分钟,建立非 简体中文帐套（如繁体,英文时间稍长；建帐过程报错，根据错误信息请检查服务器的其他原因，遇到不能解决的问题 请与公司联系。3.3 系统主界面进入系统后，主界面如3.4 检查

17、工作日期工作日期默认会用电脑的系统日期，如果不正确或想做其他日期的单据，使用 菜单中的功能 文件-调整工作日期”来设置工作日期第二章基本通用操作PC-POS 软件良好的框架设计思想，软件具有统一的界面风格，统一的操作方 式,使得您学习与使用 PC-POS 软件更为方便，在 PC-POS 软件中，你只想学会表 格操作，基础资料（数据管理界面、单据录入界面、报表查询这几种常用的操作，即可学会使用 PC-POS 软件。本章内容：1. 表格（Grid 网格使用方法；2. 数据查询；3. 基础资料管理通用操作说明；4. 单据录入界面操作操作；5. 报表打印及格式管理。4.1 熟悉 WINDOWS 的基本

18、控件在 WINDOWS 熟悉的可视界面,1贈曲贈曲am粧“E阪起附叩 曲H1，附l胖|桩幫即如耗塞匕捲右4匕薛出飾堆 G沟非岀式蛊 0评血權恂【继豊S.丸愉祉址.克匕的AU+S BP可11兗吨輛*1于汽标单斎的功耙T卜柿列左中电目汕E *臨r J右讪的Ft.-可H鼻刚选杠瓦1.G*E”ll4Fi输.術赞只能堆駅 呷卅牟 毎人蚪忡什时,1- 1Pft PC-POS城件屮:.栈弄辆寥It科WmH.喳占护芦Lj賦衣订罩嗣卷J情乳匚昙弟121订NX話丧ttt带容广出于?*”nJitidlMdl3 卜T世井屮楂川卓*也塾盟簟荊忡什.叫V M. 2与的 4 担衲 MW俺囲府走 r特点：为了便用户更易于便用

19、软件，旳特点：为了便用户更易于便用软件，旳$ $软件针对软件针对WINDOWS标准控件做了标准控件做了 | | 大大瘁的增强功能瘁的增强功能， 如在单据头的下划线控件如在单据头的下划线控件、 进入下拉列表框时会自动弹进入下拉列表框时会自动弹 出列表等出列表等；14.2 表格（Grid 网格使用方法表格（Grid 网格是软件常见的一种最常见，最重要的控件，网格更能更直观全面的 为用户显示更多的信息，在表格的基础上，PC-POS 软件也开发了丰富的功能方便用 户使用，如下图：1. 表格由列和行来显示信息，上图中 1、2、36 就是表格的行，货品编号、货 品名称就是表格的表；2. 点击表格的列可以按

20、升序、降序排序，更可支持多列排序；3. 把鼠标移到列与列之间可移动列的宽度；在表格的列上按信鼠标左键移动鼠 标可移动列的位置；4. 在表格上右击鼠标，按弹出式菜单上面的保存即可能移动列的宽度和位置进 行保存；5. 在表格上右击鼠标，按弹出式菜单上面的界面属性可能对列的显示与隐藏、 回车跳转进行设置；6. 回车跳转，是指在用户在某列输入值按回车后，能够自动的跳到设定的某列；而 不用一路按回车；7. 鼠标在表格最下面或右边的滚动条上右击有快速度移动的弹出式菜单；8. 如果要对表格的当前列内容查找，按 CTRL+F,在当前表格的当前列的标头会 出现一个文本录入框,在文本录入框中输入值后，即可立即查询

21、表格当前列的内容 9. 相如果相邻的几行内容相同，可以隐藏重复的值；4.3 数据查询所有的报表，基础资料的查找，单据的高级查询都会出现如下对话：1. 表格中相关列说明：1 序号列:表示位置,同类型会相同；2 要查询的字段：根什么字段来查询（比较；3 使用:如打勾说明这个条件生效，表示根据这个条件查找；4 否:表示这个条伯相反的意思；5 比较方式：设置条件的比较方式，如等于、大于；6 关系:表示条件之间的关系（高级查询选项启用时才可见；7 要查询的值；2. 相关按钮1 方案管理,弹出方案管理菜单；方案管理右边的下拉框选择另外的方案；2 添加条件行，对当前的方案，添加新的条件；3 复制行，把当前的

22、条复制成新的一个，可以做到同种条件同时查询几种的可能；如客户想同时查到 001001,001003 的货品，通过复制行，再设置关系为或者即 可做到；4 删除行，把当前行条件删除掉，5 显示顺利调整各项条件的显示顺序；6 取消全用的条件，把表格中所有的勾上的使用列去掉勾；想当于不选任何条件；3.方案管理:1 方案另存为,快速把当前方案存成别外一个方案，方案与方案这间的定义独立；2 方案重命名,3删除方案，删除当前方案，系统方案不能删除；4.4 基础资料管理通用操作说明1. 刚打开一些数据量大的基础资料（如果货品资料，客户资料时，默认会出现上一节数据查询说的 查找条件选择框”可以根据设置的条件来查

23、询所需的数据，提 高性能，如果所管理的数据不多，觉得每次出现窗口很麻烦，可以勾上窗口下部的 打 开是不显示查找框”以后打开该类基础资料时，不会出现查找框；2. 窗口分区编辑页面，一般分为网格列表区与明细页框区，我们以货品资料管理界面：3. 在表格中显示，网格下部或右边一般会有一个明细或多个的页框，与其他同类 型软件不同的是可以在网格中像 EXCEL 直接输入，也可以在明细页框输入，而不用 左右滚动表格,当然,在网格中像 EXCEL 直接输入,很多用户很担心误操作,这种 担心完全是多余的；4. 用户要修改资料之前要勾上【开始编辑】，才能在网格或明细页框中修改资料，否则不能任何修改资料的操作，同时

24、如【保存新增】、【删除】按钮为灰色；5. 保存”在那里？PC-POS 软件新用户编辑基础资料时问得最多的问题是我录入了数据怎么保存？”这是因为 PC-POS 软件与其他软件不同的风格,设计思路 是让大家使用 PC-POS 软件像使用谁都会的 EXCEL 样简单;增加或修改资料后，只 要按【保存新增】就可以保存数据了，更简单的就是在网格中上下移动一下，即可保 存数据；6.通用按钮操作说明：1【开始编辑】为安全性考虑，防止不小心的人为误操作，在没有勾上的时候不 能修改任何资料；网格列表区明细页框区2【保存新增】新建一行基础资料，同时保存资料，其实软件中修改资料，只要在 网格上下移动了，即可保存数据

25、；3【复制】复制一行与当前行相同的资料，提高录入效率，4【删除】删除当前选中行资料，不可恢复；5【列表】把输入焦点跳转到表格,可以使用 ALT +B 的组合键或 F12 快捷键；6【刷新】可以把服务器的数据刷新本地，网络环境中，其他操作新建或删除了 基础资料不会立刻反映到其他操作员的软件中，就需要使用此功能；7【查找】请查看通用操作说明中的查找；8【打印】请查看通用操作说明中的打印；9【退出】关闭此模块；4.5 业务单据录入界面操作使用本系统进行业务处理时需要填制相应的业务单据，本系统提供的单据在操 作方面具有很多相似性，以下对这些方法进行归纳后集中加以说明，以后各章在介绍 到业务单据的具体操

26、作时，涉及到通用操作的内容请您查看本章节，而一些较为特殊 的操作我们将结合具体的，我们现在以：1.打开单据时候，默认会新增一张空白单据以供录入；单据头单据标题单据明细合计使用说明书2.如上图，一张单据可以分为单据头，单据明细，合计区，再就是单据的标题右边会有一些按钮，单据的下部也会有些按钮，这些基本按钮每种开单界面都会有；针对 不同单据的不同功能，也会安排一些特殊的按钮，这些按钮一般安排在 删除”的右边, 如图中的调订单，在其他的开单界面就不一定有；3.相关功能按钮说明：1，单击此按钮后，会出现单据列表，方便查找以前的单据，如下图:a 刚打开单据时，进到单据浏览界面时只会出现当天的单据，如果要

27、查找以 前的单据，可在上部选择条件来查找单据；b 在单号框输入单号，按回车可根据单号查找，可以只输单号的后几位也可7以查找;c 设置开单日期从什么日期至什么日期后，如果间隔在 3 天以内，会自动执 行查找，如果大于 3 天以上，出于性能考虑，不会自动执行查找，需要按 右边的查找按钮；d 改变往来单位，审核状态条件后，也需要按查找按钮；参考调出当前单据之前的一张单据，范围只在 单据浏览”显示的单据；4调出当前单据之后的一张单据，范围只在 单据浏览”显示的单据；审核当前单据6在单据明细网格中新增一行删除单据明细网格中的当前行；8新开一张空白单据；9复制一张与当前单据内容一样的单据，减少录入单据的工

28、作量，复制后生成的新单默认没有保存，盘点单”不支持复制；10保存当前单据的内容；4.业务单据的编制：11取消当前单据内容的改动，也相当于刷新数据（获取最新数据 功能；12退出当前界面；4.6 业务单据编制通用的基本方法1单据日期的输入：当新增单据时，单据日期默认为系统的工作日期，系统日期默 认为系统日期，您若要在不调整系统日期的情况下调整工作日期，按菜单的文 件T调整工作日期,您若要修改日期，请在 日期 文本框中按照系统默认的格式 输入新的日期，本系统中单据日期的格式为：年-月-日”比如 2011-11-18 ;2. 选择供应商或客户；3. 填制单据明细，如选择货品，输入数量，单价4. 按【保

29、存】保存单据5. 如果改变了单据内容，如果没有保存移动单据或退出单据，会提示用户内容已 经改变，是否保存？”按【是】保存单据执行相应的功能，按【否】不保存单据执 行 相应的功能，按【取消】不执行任何功能；6. 如何新增明细？a 按表单左下角的【新增明细】；b 点击明细表格空白的地方；c 按快捷键 F2;7. 如果删除明细？a 按表单左下角的【删除】；b 按快捷键 F4;c 如果要删除全部明细，按菜单的编辑-明细全部删除；8.提高单据录入速度 的快捷键？a【F2】明细新增；b【F4】明细删除；c【F8】单据保存；d【F5】取消；e【F9】直接打印；f【F10】单据浏览；g【F11】录入焦点快捷转

30、移。4.7 报表打印及格式管理在很多的窗口你都可看到 按钮,单击会弹出菜单项说明：1 直接打印”以默认的报表格式不预览直接打印到打印机2 打印预览”以默认的报表格式预览效果；3 文件输出”以表格的列输出到文件，如 EXCEL 文件；4 报表格式修改”修改默认的报表格式；5 报表管理器”会弹出如下窗口，管理多种报表格式：使用说明书6 报表管理器”下的菜单项；列出多种报表格式，选择后直接预览；第三章基础资料及期初5 基础资料基础资料是指日常业务需要使用的货品、尺码颜色（服装版、客户、供货商、内部业务 人员等,建立了基础资料可以在所有的管理模块灵活调用，最大限度地减 少了数据重复输入，提高了工作效率

31、。本章介绍了如何建立系统的基础资料，这项工作对以后使用有很大的影响，所以 必须认真阅读：1. 如何有效对货品进行分类；2. 如何科学地进行货品编号；3. 如何建立尺码和颜色资料；4. 如何利用拷贝功能自动编号和提高录入速度；5. 如何防止一个货品建立多个档案；6. 如何规范货品品名规格的输入；7. 如何缺分需要建立档案的客户和供应商；建立基础资料界面的操作方法见 5.3 节的基础资料管理通用操作说明，建立基础 资料的工作 量很大，要耐心！ ！使用说明书 5.1 货品资料（档案货品编号是货品的唯一标识，可以是数字或英文字母，货品编号不能重复。编 码方法以易记易用为原则，最多 30 位,是好不要太

32、长,编码方法建议与货品类别关联, 编号不能使用“ *、“ ?” “ #” “ 、” “ 、” “ 、”“！等特殊符号；如果管货品名称比较少，如服装企业，一般是上衣，裤子等，可以设置 基本资 料f f货品资料相关f常用货品名称,在货品名称输入的时候直接选择,；为了 加强管理，可根据需要对货品设置分类进行分类管理；服装版中不分尺码颜色管理的货品要选择条码类型为不分颜色尺码管理”；复制货品档案：减少重复录入工作，可以大大提高货品档案的录入速度；单位价格定义，可以为不同的货品定义多个单位，不同的单位可以指定不同的 条码（一品多码，不同的价格；在库存页框中可以查看当前货品的库存图片，为货品指定图片；5.

33、2 客户资料录入往来的客户信息，其中包括:编号、所属地区、客户名称、电话、地址、 联系人等。欠款限额:客户欠款的最大限额，如果超过欠款额度将为能再新开该客户的单 据；5.3 供应商资料录入供货商信息：5.4 人员资料录入业务员信息：5.5 仓库资料5.6 颜色和颜色组资料针对不同的货品可以建立多个颜色组，颜色可以从属多个颜色组：5.7 尺码和尺码组资料针对不同的货品可以建立多个尺码组，尺码可以从属多个尺码组录入尺码资料：建立尺码组：5.8 收款帐户录入银行帐户，现金帐户不能修改：6 建立初始数据建立初始数据是指系统初次使用时，建立各个账套的期初余额，作为系统管理的 基础数据，包括:建立货品期初

34、库存、应收应付款余额。6.1 录入期初库存数建立期初库存数是指在初次使用系统时，录入已有的库存货品的数量和成本价 系统以此作为基础进行库存管理。进销存菜单-期初库存,进入录入界面；6.2 建立客户与供货商的期初应收应付款余额建立期初应收款是指在系统初次使用时，录入已有的客户应收款和供货商应付 款余额，系统以此作为基础数据进行应收应付款管理。【财务管理】菜单-【供应商期初应付】，进入期初应付款。【财务管理】菜单-【客户期初应收】，进入期初应收款。期初欠款在该客户或供应商没有发生业务往来时允许修改，一旦发生交易或系 统启用，期初数据只能查看。第四章采购管理货品采购管理包括：采购订货、采购货品入库、

35、采购货品付款三部分，可以实现 从采购订单下达、采购货品验收入库、采购单结算付款的全过程管理。7 采购进货7.1 采购业务流程图流程图描述的是采购业务的标准模式，处理最常见的现款采购”和欠款采购” 进货模式；采购订单:录入采购货品的订货明细，传真给供货商或作为业务员采购货品的 依据；采购进仓单:采购货品验收入库；采购付款单:与供应商结算采购货品的货款；7.2 采购订单采购订单是在您进行采购业务时，预先向供应商发出的用来表明采购货品名称、数量、价格、交货地点等信息而填制的业务单据，企业通常会要求供应商照单 发货。您可以在进货管理导航图中点击【采购订单】图标，或在【进销存】菜 单里，选择【采购订单】

36、项打开采购订单录入界面；编辑采购订单1. 选择单据输入日期：默认为系统当前日期，您若要修改日期，请在日期栏下 的编辑框中按照系统日期的格式输入新的日期；2. 修改单号:系统自动给出一个根据当前日期信息产生的单号。如果您需要修改,在单号栏下的编辑框中输入新的单号，此处单号不能有重复；3.选择供应商：在供应商栏的下拉列表框中选择相应的供应商4. 输入交货日期：您在开订单时，系统自动显示当天的系统日期为交货日期。您可以根据实际情况输入交货日期。还可点击交货日期右侧按钮，打开日历表，从中选择实际的交货日期；5. 输入交货地点：您可以在该栏直接输入相应的交货地点；1. 在界面下部明细列表框中输入所采购货

37、品的基本数据：a 输入货品的品名规格;b 计量单位:计量单位是在货品资料中定义的，当选择了货品的品名规格后系统 会自动填入该货品的基本单位，如果该货品有多个计量单位，也可以在此处选择其它 单位；c 数量:在数量栏输入订货数量；d 单价:系统按照价格跟踪功能自动添加相应的价格，您可以根据实际情况进 行 修改；e 批号:输入所采购商品的生产批号，此处为非必选项；f 到期日：输入所采购商品的到期日，此处为非必选项；g 税率:可以输入增值税率；h 金额:该栏的金额是根据数量、单价计算而来，用户无需操作；i 收货数量:收货数量是不可输入的，该栏数据取自于以后实际收到货品时，填制 采购进仓单”时输入的货品

38、数量；2. 输入备注:在界面底部的备注编辑框中输入与此笔订单有关的事项；3. 输入业务员：从业务员下拉列表框中选择执行该订单的业务员，其中的名单来 自于员工资料。当您需要对业务员的业绩进行考核时，此处务必选择正确。终止采购订单的执行在采购进仓单”中，您可以根据 采购订单”来编制 采购进仓单”当一张 采购 订单”中的货品全部收货完毕后，再次查看该采购订单时，在采购订单界面中将标记 执行完毕”的字样,表示该订单被正常执行完毕。假定由于某种原因，在收到该订单 的部分货品或者根本未收货的情况下，您或者供应商想终止该订单的执行，可通过如 下过程实现。查找到要终止执行的订单，方法如前；1点击 暂停执行”单

39、选框，使其前面的小方框中打勾（“V”;2.点击【保存】按钮，保存对该订单的修改，即可生效7.3 采购进货单当您所采购的货品到达时，请您在验收货品后开具一张采购进仓单据，以记录您 收到的货品单价、数量、购自哪个供应商等情况，本系统的采购进仓单可以根 据采购订单以及实际的收货情况来编制，在没有订单的情况下也可以直接按照 所米购货品的情况来编制，以便于您能够灵活使用。您可以在进货管理导航图中点击【采购进仓】图标，或在【进销存】菜单 里，选择【采购收货】项打开采购进仓单录入界面：编辑收货单：1.输入日期：界面中首先显示的是当前的系统日期；若要修改日期，请在【日 期】栏下的日期编辑框中按照系统日期的格式

40、输入新的日期；2修改自定单号：系统单号为保存后自动生存。用户自己定义自定单号，如果您 需要修改，在【自定单号】栏下的编辑框中输入新的单号，但不能有重复；3. 选择供应商：在【供应商】栏的下拉列表框中选择相应的供应商；4. 选择进货仓：点击【采购仓库】右侧下拉按钮，打开下拉列表，从中选择一个即可。此处的仓库资料是您在基本资料里的【仓库资料】中输入的；5. 选择发票类型：点击【计税方式】栏右侧下拉按钮，打开发票类型列表框，其 中列示了三种发票类型，您可根据需要，选择其中的一种，其中：a 收据是一种内部票据，仅供您参考选用；b普通发票为税务机关认可的商品销售发票；c价外计税即为单价不含税；d价内计税

41、即为含税单价；e 如果您选择了计税，系统默认该项货品的销项税税率为 17%，您可以根 据实际 的情况进行修改。6. 输入所收货品的基本数据：a 输入货品的品名规格；b 计量单位:计量单位是在定义货品资料时定义的，引用货品时系统会显示该货 品的基本单位，也可以在此处选择多单位；c 数量:在数量栏输入实际收货数量d 单价:系统根据价格体系自动提供所选货品的单价，您可以根据实际情 况进行 修改；e 批号:如果商品按照个别指定法进行核算，则必须录入其生产批号；f 到期日：如果需要对商品进行保质期管理，则需要录入其到期日，此处为非必选 项；g 税率:该栏输入实际购货时需交纳的增值税税率；h 金额:该栏的

42、金额是根据数量、单价及税率计算而来，用户无需操作；i 如果此批货品是供应商按照 采购订单”发来的货品,则您可以直接根据 采购 订单”来生成采购进仓单”方法如下:在选择好供应商后直接 点击【选择订单】按 钮，打开【选择收货订单】界面，界面中列出了该供应 商的全部未执行完毕的订单，从中选出您需要的单号，点击【确定】 按钮,即可在【采购收货】单上显示出您已 订购的货品。系统默认一次将该订单 的货品全部收完，如果分次收完该订单所定购 的货品，则需在数量栏中输入本次收货的实际数量，然后点击【确定】按钮，保存该收 货单。下次收 货再次选择未执行完的订单时，收货单上只显示未执行完的数量。7. 输入备注:在界

43、面底部的【备注】编辑框中，输入您采购货品的有关事项；使用说明书8. 选择业务员：请正确选择业务员，这将直接关系到业务员业绩考核，以及相关 报表的生成和输出，请务必留意；8 米购退货8.1 采购退货处理采购退货用来处理在采购业务活动中发生的退货业务，其中退货款的处理有两 种形式:一种是所退货款可以直接收回现金，另一种是将退货款冲抵原来所欠货款。您可以在进货管理导航图界面，选择【采购退货】图标，或在【进销存】菜 单里，选择【采购退货】项，打开采购退货单编辑界面。采购退货单保存以后，与该退货单相对应的库存货品数量将会自动减少。 如果 您选择了 【退款冲减应付款】，则与该单相对应的【供应商资料】里的应

44、付款将会 自动减少。新增采购退货单1. 确定单据日期：界面中首先显示的是当前的系统日期。若要修改日期，请在日期栏下的日期编辑框中按照系统日期的格式输入新的日期；2. 确定自定义单号:如果您需要修改，在单号栏下的编辑框中输入新的单 号。单号不能有重复3. 选择供应商：在供应商栏的下拉列表框中，选择相应的供应商；4. 选择退货仓库：请点击【退出仓】右侧下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择一 个仓库;如果您先选择收货单，系统将自动把原收货单所收货品的进货仓填入；5. 选择退款类型：系统提供【供应商退现款】和【退款冲抵往来】两个选项，请根据实际业务情况进行选择；6. 选择收款方式：点击该栏右侧下拉按钮，从

45、列表中选择一种收款方式；7. 收款账户：点击该栏右侧下拉按钮，从列表中选择作为您收到的退货款存放的 账户。这里的资料是从现金和银行资料中自动转入的，您无需操作；8. 选择收货单：点击【引用收货单】按钮，打开 选择被退购进单”界面,从中选择 您要退货的原收货单单号；9. 输入退货数量：当您选择了原购货单单号后，系统自动在表中列示原购货单的品名规格、计量单位、数量、进价、批号、到期日、税率等资料，您可在 数量”栏中输入实际的退货数量。当然您也可以手工输入退货的数据，而不必按单退货。值 得注意的是,手工输入退货数据时需要选择货品的批号。查看采购进仓单点击【查看单据】按钮，即可调出当时购入货品时的收货

46、单进行查看。9 采购付款第 26 页使用说明书茨购进货ip.第 27 页9.1 付款单用途付款单用于处理支付供货商的货款，包括:结算应付款和预付 款。付款单可以关联采购订单和采购进货单，了解每张单据的付款情况。采购付款是处理企业向供应商支付采购货款的主要功能模块，与实际业务相 类似，本系统也可以处理预付款、应付款等往来款业务9.2付款业务流程图菜购堆货屮斯建付款单9.3 采购付款单您可以在进货管理导航图点击 【采购付款】 图标，或在 【进销存】 菜单里,选【采购付款】项，打开采购付款单编辑界面。当您编辑并保存了一张采购付款单后，与该单相对应的供应商资料”里的应 付款将会自动减少。编辑采购付款单

47、1. 当打开采购付款界面时，该界面即处于新增状态。此时即可输入一张新的采 购付款单；2. 输入日期：界面中首先显示的是当前的系统日期。 若要修改日期，请在【日期】栏下的日期编辑框中，按照系统日期的格式输入新的日期；3. 修改自定单号：如果您需要修改，在【自定单号】 栏下的编辑框中输入新的 单号，要求不能有重复；自动调入使用说明书4.选择供应商：在【供应商】栏的下拉列表框中选择相应的供应商5. 选择付款类型：系统默认的 付款类型”为应付账款，如需选择其他 付款类型”, 点击【付款类型】右侧下拉按钮，在下拉列表框中选择一个即可。如您选择了【预 付款】类型，下面的明细列表中将不显示任何数据；6. 选

48、择付款方式：点击栏目右侧下拉按钮，用鼠标直接选择一种。若有新的方式,请在此处新增或在【收付款方式】中增加后再调用；7. 输入付款金额：用鼠标点击该栏右侧空白处，即可输入付款金额；8. 选择付款账户：点击 【付款账户】 右侧下拉按钮，打开下拉列表，选择其中的一 种；9. 输入票据号：如果您选择以银行存款支付货款，请在此输入您的银行支票号码；10. 进货单号、单据日期：付款时所选择的采购收货单的编号与日期，系统自动填入；11. 总金额:是所选收货单据中的总额，系统自动填入；12. 已付金额:是指一张收货单中累计已支付的货款，系统自动填入；13. 已退金额:是指收货单中累计已退货款额；14. 未付金

49、额:由系统根据总金额与已付金额、已退金额相减后计算得出；15. 本次付款:可以手工输入本次支付款项，也可以通过 自动付款”功能来平均分 配应付款额；16. 自动付款:在选择了多张采购收货单并输入付款金额后，可以直接点击 【自 动付款】按钮,系统会自动将确认支付的金额按照单据顺序逐笔支付；如果是对单据 全部付款，就不必在付款金额栏输入数据，直接点击【自动付款】按钮即可；17. 查看收货单：先点击需要查看收货单的栏位，然后再点击该按钮，可以打开所 需查看的收货单；18. 输入备注:在【备注】编辑框中输入与本次付款有关的事项第五章销售管理货品销售管理包括：客户订货、销售出货、销售收款三部分，可以实现

50、客户订 货、销售开单（出库、销售收款的全过程管理，系统提供销售订单、销售出货单、 退货单、收款 单来处理相关的业务。10 销售订单10.1 录入销售订单肖售订单是企业与客户就商品销售预先签订的协议性质的业务单据，其中包括 的主要内容有:客户名称、货品品名规格、数量、单价、交货日期、交货地点等。您可以在销售管理导航图中选择【销售订单】图标，或在进销存菜单中,选 择【销售订单】项打开销售订单编辑界面。第 28 页使用说明书编辑销售订单1. 确定单据日期：单据界面中首先显示的是当前的系统日期。若要修改日期，请在日期栏下的日期编辑框中按照系统日期的格式输入新的日期；2. 确定单据单号：系统按照默认的格

51、式依照当前日期自动产生单号。如果您需要修改,在单号栏下的编辑框中输入新的单号（注意:单号不能重复；3. 选择客户：在【客户】栏的下拉列表框中选择相应的客户；4. 输入交货日期:点击该栏右侧按钮，打开一张日历表，从中选择实际的交货日期5. 输入销售货品的有关数据：a 品名规格:b 单位:单位是在定义货品资料时定义的，当选择了货品的品名规格后系统会自 动填入该货品的基本单位，您也可以根据实际业务发生情况选择其他核算多单位；c 数量:在数量栏输入订货数量；d 单价:系统根据多价格体系自动填入相应的价格，您可以进行修改；e 批号:点击该栏右侧按钮可以打开商品批号列表，请选择所销售商品的生产批 号，此处

52、为非必选项；f 到期日：点击该栏右侧按钮打开日历表，选择商品的实际到期日，也可以手工输 入,到期日的固定格式是 年-月-日（如 2003-01-08 ”此处为非必选项；g 税率:可以输入增值税税率；h 合计:该栏的金额是根据数量、单价及税率计算而来，用户无需操作；i 交货数量：已提数量是不可以输入的，它的作用是在以后凡是根据 销售订单” 生成的销售单”其发出的实际数量在这里自动反映；第 29 页使用说明书第 30 页 6.输入备注:在界面底部的【备注】编辑框中输入与本次订单有关的事 项；7.输入业务员：从业务员下拉列表框中选择执行该订单的业务员。其中的名单 都是您在员工资料中输入的。本处的业务

53、员名单正确与否直接关系到您对业务员的工 作业绩考核以及相关报表的生成和输出，请务必留意。终止销售订单的执行在根据销售订单收取货品时,销售订单中的货品已经全部收到后，再次 查看该销售订单时，在销售订单界面中将标记执行完毕的字样,表示该订单被正 常执行完。如果订单中涉及的部分货品未收到或者根本未发出货品，您想终止该订 单的执行时，可以通过如下过程实现：1定位要终止执行的订单，方法如前；2.在暂停执行检测框前的小方框中打勾（V；3点击【保存】按钮，保存对该订单的修改，即会生效。11 销售出货11.1 出货的业务流程图11.2 录入出货单销售出货单是将货品发出并交付客户的业务处理过程，您可以根据销售订

54、 单来直接生成销售出货单，也可以根据实际收到的货品数量来编制。销售开单是将货品发出并交付客户的业务处理过程，您可以根据销售订单 来直接生成销售单，也可以根据实际收到的货品数量来编制。您可以在销售管理导航图中选择 【销售开单】 图标，或在进销存菜 单里选择【销售开单】项，打开销售单编辑界面。可以省略销售订货当您输入一张销售单后，每张销售单对应客户的应收款会自动增加，仓库里对 应的货品会自动减少。 您可以通过 库存”来查看变化后的库存量，通过 客户资料查看客户的应收款。每张销售单里的收款期限将会自动转入收款单，对超期未收款项，系统将自动给予提示。编辑销售单1. 输入日期：界面中首先显示的是当前的系

55、统日期。若要修改日期，请在【日期】栏下的日期编辑框中按照系统日期的格式输入新的日期；2. 确定单据单号：系统按照默认的格式依照当前日期自动产生单号。如果您需 要修改，在单号栏下的编辑框中输入新的单号（注意:单号不能重复；3. 选择客户：在客户栏的下拉列表框中选择相应的客户；4. 选择出货仓：点击仓库”右侧下拉按钮,打开下拉列表，从中选择一个仓 库；5. 选择发票类型：点击【发票类型】栏右侧下拉按钮，根据需要从下拉列表中 选 择其中的一种；6. 税率:根据用户所选发票类型自动显示，假设发票类型为增值税发票，则此处 默认为 17%;7.输入收款期限：您输入收款日期后，如果到期未做收款处理，系统会将

56、此单 的发生额作为超期应收款予以自动提示；8.选择订单:如果您本次销售的货品是通过订单预定的，在选择好客户后直接点 击【选择订单】按钮，打开选择销售订单”界面。界面中列出了该客户的全部未执行完毕的订单，从中选出您需要的单 号，点击【确定】按钮，即可以在【销售单】上显示出客户已订购的货品。 系统默认一次将该订单的货品全部发出，如果分次发出货品，则需在数量栏 中输入本次销货的实际数 量，然后点击【确定】按钮保存该销售单。下次销 货再次选择未执行完的订单时，收 货单上只显示未执行完的数量9.如果您所发出的货品是未签订销售订单的，则应该将实际的发货数据填入单据中。10. 输入发出货品的数据：a 输入销

57、售货品的品名规格;b 输入计量单位、数量、单价、税率；c 选择该货品的生产批号、到期日；d 税金:系统自动计算增值税的税额并填入;e 货款:金额栏是根据数量、单价及税率计算而来，用户无需操作；f 含税金额:该栏是货款与税金的合计数额，由系统自动计算并填入;g 订单号:该栏是所选订单的单号，由系统自动生成。11. 输入备注:在界面底部的【备注】编辑框中输入您销售货品的有关事项；12.选择业务员：从业务员下拉列表框中选择执行该销售单的业务员。其中的名单都是您在员工资料中输入的。本处的业务员名单正确与否直接关系到您对业务员的工作业绩考核以及相关报表的生成和输出，请务必留意；11.3 销售价格管理系统

58、提供强大的售价管理功能，其中包括:预设 4 组销售价、预置每个客户不同 货品销售价、自动查询客户货品最后售价等：每种单位可设 5 级售价:在货品档案里输入，您可以根据自己的需要分配使 用, 如:把第 1 级表示零售价、第 2 级表示批发价、第 3 级表示优惠价等,系统在缺省状 态下采用第 1 级零售销售价格；预置客户售价：在客户档案里选择,选定客户使用哪一组销售价最后售价：由系统根据以往的交易记录自动调出当前客户所购买不同货品的 最后销售价；开单时可指定单价方式12 销售退货因各种原因而发生销售退货时，请编制销售退回单来处理退货业务，退货时 还可以同时处理退货款，具体包括两种方式，一是将货款直接退给客户；二是将退货 款冲减客户的应收款。您可以在销售管理导航图中，选择【销售退回单】图标，或者在进销存 菜单里，选择【销售退回单】项打开销售退回单编辑界面。编辑销售退回单1. 确定单据日期：界面中首先显示的是当前的系统日期。若要修改日期，请在日期栏下的日期编辑框中按照系统日期的格式输入新的日期；2. 确定自定单号：如果您需要修改，在自定单号栏下的编辑框中输入新的单 号 （注意:单号不能重复；3.选择客户：点