浅谈如何做一个成功的秘书

1、浅谈如何做一个成功的秘书何藕莲内容摘要：中国加入WTO后，在社会主义市场经济体制逐步成熟的条件下，社会对人才提出了更高的要求。秘书人员面对这一严峻挑战，应该以什么样的态度去面对？文章围绕秘书这一职业特点，阐明了做一个成功秘书必须做到加强职业素养、提高业务水平，培养乐观自信精神，并巧妙运用工作艺术，做新世纪的高素质的秘书人才的观点。关键词：秘书 素质 乐观 自信 艺术在很久以前，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。” 在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。秘书工作的从属性、服务

2、性、辅助性的根本性质，决定了秘书工作的一系列特点。秘书工作是从属于领导工作，秘书主要是为领导服务的。事无大小，只要是与领导、与上司有关的工作，都必须由秘书亲自处理。所以“繁、杂、忙、累”四个字就是对秘书工作特点的最恰当的形容。正是这一复杂的工作特点，它要求秘书能力强、素质高、性格豁达，才能在工作中得心应手，游刃有余，做一名成功的好助手。现就如何做一名成功秘书问题做一些探讨。一、树立远大的目标，培养坚韧的意志秘书工作是培养、锻炼和造就人才的摇篮，秘书虽处于辅助地位，在现时协同领导通观全局，运筹帷幄，而随着时代和事业发展需要则存在着位移的可能。因此，秘书应站得高，望得远，树立为社会事业献身的远大目

3、标，为实现这一目标，还必须培养坚韧的意志。远大的目标，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，就是坚韧的中心意志。它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。所以，秘书既要能随众而向前，顺利时肯努力奋斗。又要能在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，具有这种始终如一的中心意志，工作有始有终，不畏

4、艰难，不被眼前的逆境所吓倒，兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。二、培养秘书人员的基本素养，提高业务能力秘书人员工作的全面性、活动的宽广性及其角色的多变性，除了应具备一般管理干部的素质之外，还必须具备与秘书本质工作的性质、任务相应的更高的要求，其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。(一) 加强业务学习秘书工作涉及面广，要做“通才型”的秘书，不论哪个方面的知识都要懂一些。因此，在日常工作中要尽量博闻强记，尽可能掌握、熟悉本专业内外的各类知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理等。而随着对外联系的加强，涉外秘书除了要懂得上述知识外，还必须了解中外思维方式的差异，了解中外风俗的不

5、同，更要学习中外文化知识。这样在处理对外事务中就会更得心应手。(二) 培养德能“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书必须不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。要有廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度, 还必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、 兢兢业业,恪尽职责、严守机密， 互相补台、竞而不妒。(三) 提高谋划能力首先,要有正确的角色意识。不可以乱发议论、自作主张、左右领导。必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供

6、有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图。必须准确理解和把握领导意图，经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。(四) 提高写作能力 擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓练内功。拓宽知识面并在实践中学习,边工作、边学习、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,

7、补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化、抓好目标管理。三、培养乐观自信精神秘书要想在这一行业中有所作为，就要有一个健康，坚强地心理素质。我认为，在秘书必须具备的心理素质要求中，乐观、自信是最重要的。乐观的人能以开朗的心态积极面对来自社会上工作上的压力；而自信的人则能在工作中，交际中得心应手，

8、表现出色。充分发挥出秘书人员的作用和魅力。那么，我们秘书人员又应如何提高我们的自信力呢？(一) “最坏的”思想准备当你工作受挫或环境不利时，难免会有心灰意冷、悲观失望的感觉。在这种情况下，你干脆勇敢地用“最坏的”“最糟的”来表述你的境况，你若能想到“现在是我打烂仗到达了顶点，以后再也不会有比这更糟糕了吧！”那么你的心理就会安定下来，这将有助于你松弛大脑，轻松起来。心理上的良性变化，能有效振奋精神，遏制恶劣情绪扩张，促进事态好转。(二) 保持斗志、坚信“天生我材必有用”体验失败会使人产生挫折感，使人锐气大减，甚至觉得处处不顺，路路不通，以致产生心理上的“退行现象”。为使自己不陷入“退行现象”，在

9、遇到挫折或失败时，首先应客观地把握现状，面对现实，找准矛盾的焦点，理出事情的头绪来。在此基础上，要不断地对自己说：“天无绝人之路。”然后，向最信赖的人倾诉自己的感受，有发泄、商谈的对象，回旋余地就大了，就会得到鼓励，增添勇气，而不会未行先怯，信心不足。(三) 正视、克服自己的缺点正视自己的缺点，积极的自我评价，是内心的自我鼓励和激发。古人要求“日参省乎已”作为修身养性的根本，高尔基也强调：“反省是一面莹澈的镜子，它可以照见心灵上的玷污点。” 只有反省才会清楚地看到自己身上的正误之处，从而坚决地强制克服一切弱点，做到自尊、自爱，树立信心，稳定情绪。四、巧妙使用工作艺术秘书工作的性质，表现在技能与

10、技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要懂得秘书应具备的常规知识，还要懂得一系列工作艺术，才能锦上添花，工作起来游刃有余。那么，怎样体现秘书工作的艺术呢？(一) 因“人”而异艺术根据领导者的性格类型，内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不参谋了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。 (二) 变被动为主动艺术秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅

11、助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是领导工作的思路，领导的意图，加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。 (三) 调换角度艺术秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得

12、清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。 现实工作中，上下级领导不论是在看的观点上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。 (四) 接待艺术接待的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来

13、者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，接待的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。 接待工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办&

14、quot;的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。接待过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有章可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。 进入21世纪，各国间的联系越来越密切，世界经济逐渐一体化。我国在加入WTO后参与到世界的竞争中，越来越多的政府组织和中国企业强烈的意识到：人才是提高我国综合国力的根本；人才是企业参与竞争的关键；人才直接决定竞争优势的强弱。面对这一激烈竞争，秘书人员必须审时度势，不断提高自身的素质。以乐观的精神和