优印堂文印专项培训第二章详述

1、文印专项培训-质量检验第二章 质量检验详述 前 言质量检验是融合在订单制作过程中的行为。规范的订单制作流程将提高文件制作质量，减少差错，助力于质量检验。本章将结合文印订单制作流程对质量检验做详细深入的阐述第一节 订单制作前的检查程序（接单员质检） 是指工作人员（接单员）对客户带来的文件/电子文件进行检查，以保证可以正常制作。 在检查过程中，应及时发现文件有无问题，如缺少图形和不能识别或有不正确的字体等。 认真进行制作前检查可以降低制作错误造成的成本浪费和损失，并可以最大限度节约客户的时间。 对于来店订单、电子传送订单和上门提取订单，都要进行本项检查。 如果微软的文档格式出现了丢图和缺字等现象，

2、或是多个文件要打印成一份文件时，要尽量将文件导入为PDF文件进行处理。 如果客户不愿意在店内等候检查和校样，可以留下客户电话，发现问题与客户及时联系。 在订单制作前制作校样将有效避免质量问题。第二节 校样制作的程序（校样质检）一、校样制作的目的是为了在整个订单任务开始制作前提供参考，使制作人员和客户有机会就订单任务的质量标准和预期想法明白而清楚的交换意见。二、需要制作校样的情况在大多数情况下，有必要制作一个校样，以保障订单任务能够成功而且按时地完成。至于是否需要制作校样以及制作什么样的校样为适当，则取决于订单任务的性质和价值，但以下两种情况必须制作校样：1. 我们将500元定义为警戒价格，高于

3、此价格的订单必须制作校样。各店可根据自己的实际情况调整限额，但不应高于此警戒价格。2. 所有涉及设计制作、喷绘、及单笔订单金额超过500元的立等可取订单，必须使用样品确认表与客户进行样品确认。三、就制作校样与客户交换意见我们应该让客户了解样张的重要性，并鼓励客户在订单开始制作前审批样张。如果客户以前从没有看到过最后输出的纸张文件，或者客户对色彩要求很高，那么，制作校样就非常重要了。因为用不同打印机设备产生的色彩和灰度，同计算机屏幕上显示的颜色以及不同人对颜色的认识想象都有差别。制作人员应该优先考虑并安排及时完成校样的制作，使客户有时间审查校样并在制作前进行修改。客户放弃制作校样：有的客户可能因

4、为时间问题或认为校样制作繁琐，不愿意花时间审批校样。我们决不能向客户提出忽略校样的建议。工作人员可以向客户解释制作校样对于客户的重要性：1.可以使客户看到最终文件的样式，对最后的成品有一个感性认识。2.电子文件输出往往出现字体不符、分页错误、图形丢失或分辨率太低。3. 如不制作样张，等发现问题时，尽管我们会及时与客户联系，但可能会造成拖延，不能按时完成订单任务。4. 有些问题只有等待校样出来后客户自己查看，如：字体的细微偏差，颜色不符原先的想象，拼写错误等。5. 如果放弃校样，在制作时出现问题修改文件会增加额外的费用。如果客户仍坚持放弃校样，那么应该请客户在订单的客户确认部分签字确认。如果订单

5、任务很大，工作人员一定要有耐心并负责向客户解释制作校样的重要性。在特殊情况下，制作人员可以制作两份校样，一份请客户签字留店保存，另一份由客户保存。四、校样的种类1.立看校样：由操作员确定或应客户要求制作，用于立等可取订单。请客户口头确认后可立即实行订单制作任务。此种类型可不使用校样工具（校样核准表）。2. 客户校样：用于非常规打印或数字输出、大量分页纸、复杂图片及不同机器或不同规格纸张的复杂订单任务。必须用正式制作的打印输出设备制作部分或全部的校样交由客户审批。如果有大量可能被误解的细节，要请客户重新修改文件后再全部输出。此种类型必须使用校样工具。3. 生产校样：订单及其复杂或者制作份数太多却

6、又没有与客户校样或是客户主动放弃“客户校样”的情况，适用此校样类型。此种校样类型仅供内部校样之用。需要耗时两个班次以上的订单或订单总价格超过警戒价格且没有与客户完成校样时，经店长或值班经理批准，由操作员制作样张，供其在制作文件时参考。除非店长认为有足够的理由可以略过此步骤，否则不可省略。以下几种情况出现必须做生产校样：（1）订单需要跨班次制作。（2）制作过程中因为机器的问题需要换机器制作。（3） 客户放弃校样。（4） 客户的文件经过修改。五、其他必须必须制作校样的情况1. 所有彩色复印、彩色打印2. 扫描或修改的文件宽幅喷绘3. 黑白文件有灰色图形或图案4. 底灰过重或文字过清的黑白复印文件5

7、. 分页纸打印复印6. 带有水印的图形文件7. 按不规则比例缩放的文件六、校样程序的衔接 当洽谈程序结束、所有订单表格填好、客户文件准备就绪等待制作以及客户已经审看过校样且批准后，就应将订单放在制作区，从而转入制作程序。 *洽谈程序、订单填制程序、客户校样审看程序、客户校样批准表及使用/保存、客户校样的规定和步骤，今后另行介绍。第三节 制作订单流程中的质检一、订单进入制作阶段前的工作产品的成功依赖于订单承接过程（接单）的准确性，包括：1.订单承接表格上清晰、准确的指导说明2.预查和准备数码文档3.制作校样，获得客户校样认可4. 所有预制作步骤必须在订单开始制作前完成，包括： (1) 审查订单

8、(2) 取得所需订单的所有耗材 (3) 制订制作计划。二、订单制作中各岗位工作人员职责（含质检职责）1. 操作员（1）与接单人或客户沟通订单的要求和交货期限（2）对文件内容进行预检（3）制作客户校样并提供给客户，让客户签字确认（4）根据客户校样的反馈对客户订单进行修改（5）如遇到微软软件打印丢图或缺文字，将此类文档转为PDF文件输出（6）建立时间表以确保工作按时完成（7）如有修改为修改部分更新订单日志（8）为修改部分进行校对（修检）（9）操作所有制作机器和输出设备（10）对于一项复杂性高或大批量的工作，除了创建客户校样外还要在大批量生产前做出一份样稿，同时对文件再次检验，确认无误后大批量生产（

9、再检）（11）对各自所负责的订单进行质检（分步质检）（12）一个订单如遇到多班次制作情况下，要各自将订单的进程更新到订单日志上（13）如遇到机器设备故障，要及时报修（14）按照要求写出订单价格（15）对已完成订单进行质检并包装入库（完工质检）2. 值班经理（1）完成所有操作员的职责（2）为复杂订单提供咨询或建议（3）对不能输出的文件或发现文件出现问题要及时同客户沟通并提出解决方案（4）必要时对文件进行少量修改和格式的变动（5）随时根据进程监控耗材的数量（6）确保订单在60分钟内输入到生产日志（PDT）内（7）跟踪外发订单，确保外发订单的质量和时间（8）作为外发订单的重要联系人（9）合理的安排工

10、作时间（10）在各班次员工之间沟通待解决订单的状态（11）核实订单的价格并做最后的质检（最终质检或总质检）（12）确保订单准时保质的交付到客户手中（13）安排取送的时间和人员3. DTP（Desktop Publishing 桌面印刷/印刷专员）：利用计算机把文字和图形元素合并在一个打印页面上。创建客户临时文件夹，将客户的电子文件存入临时文件夹中确认客户文件的介质并预估订单的时间确认我们的字库里是否有客户需要的字体确认客户提供的图片素材的进度问题根据我打印的实际色彩和客户对色彩的要求提出解决方案如果客户对文件改动要及时更新订单日志跟踪外发订单三、订单控制流程（监控作业过程）PDT流程：即生产日

11、志流程，采用生产日志对订单进行跟踪管理的方法。 生产日志中包括客户和订单信息，制作管理记录和制作阶段的工作期限。 值班经理通过日志来计划并组织订单的各阶段制作，跟踪订单流程，促进部门与操作员工之间的沟通，以便及时管理制作时间和资源。 日志应在便于查找的地方并由值班经理填写并每一小时检查生产日志以保证日志能够及时更新。 生产日志从填写订单信息、安排制作人和预估制作时间全部由值班经理填写，而制作项目及分步质检则由生产制作人员填写。 生产日志应用200g彩机纸打印，并手写订单号码。需要特别指出的是在日志上登记的号码一定要连号。 没有结束的订单日志需要有特殊标签贴出，以方便我们的成员在日后清楚的发现未

12、结束的订单以便时刻关注。 这个流程的设立在于值班经理可以轻松的监测到整个的制作过程及根据订单的进度合理安排工作。 另附：PDT使用流程及日志的复印件四、订单制作流程 1. 如果客户正在等待，订单则写在一张立等可取订单上，如果客户在四个小时内回来，立等可取订单则自动转为大订单。2. 订单制作使用适当的机器设备为不同的订单进行制作，以确保订单制作在规定时间内完成。l 在制作过程前一定要保证对之前的所有工作进行过质检，并与各员工沟通订单所产生的问题和注意事项。l 每一阶段订单工作完成后都要质检（分步质检）。l 要做到随时更新生产日志，并在全部工作完成后做最后的质检（总质检）。l 按照样张制作。遇到多

13、班次交接过程要写下机器型号及其设置等相关内容。l 无论是复印还是打印，在多份文件制作过程中，要先做出一整份成品，并作为样稿为以后的作业做指导和依据。l 打印的文件可以事先存放到机器的邮箱功能中，在打印作业时提取 l如果机器遇到卡纸和其他情况，要根据机器面板的提示正确操作。l在装订过程中一定要注意客户文件的纸张边距及尺寸等是否符合客户要求的装订方式，如果不适合则要及时向客户解释说明。l使用耗材应与实际相符，废品及时统计并登记在录。l筛选过滤工作信息以助于工作计划及各班次与部门之间的沟通。：3. 大订单制作特殊流程（1）大订单的定义：一个订单如果交货期限为四个小时或以上，应使用大订单，另外：l 通

14、过电子传递方式收到的l 由销售人员提供的l 外发订单或是其他分店分摊制作的l 涉及到取送业务的l 如果订单的任何部分要发外制作或是分摊到分店制作，那么它也是一个大订单。（2）大订单在制作前，由值班经理审查并输入生产日志以便在制作流程中跟踪。在工作完成后，生产日志要及时更新。：（3）大订单的预制作计划在一个大订单制作前，应先对它进行预检，包括： 订单审查，查看是否将客户的要求准确清晰的记录在订单上，特别是复杂的或者是有特殊要求的订单 对客户原件进行预检查和预处理。在检查过程中注意的事项：如果是客户自带的原文件u要检查客户的原件是单面还是双面及尺寸u查看客户的原件内是否有打钉或曲别针等固定文件的介

15、质u预检查客户的原文件字迹图案是否清晰，原文件纸张是否整齐无折痕、粘贴或缺损u客户的文件是否需要重拆以便复印u如果是彩色文件则要观察文件的色彩、深浅及颜色的饱和度等u要查看原文件的页边距是否能满足复印的要求：如果是客户自带的电子文件u要检查客户的存储介质或设备有无损坏u要先创建客户临时文件夹，将客户的电子原文件复制到客户临时文件夹中u检查客户的电子文件是何种软件制作u检查客户的电子文件是否可以满足打印的需求，分辨率是否可以满足放大缩小的要求u查看文件是否需要转换格式或重新设计或拼版u查看文件是否有乱码或缺图、缺字在预检同时，还要进行如下工作：u制定或制作校样u确认订单所需耗材充足u制定制作计划

16、u安排制作人员和制作机器u检查机器内是否装有所需订单的纸张u在60分钟内将订单输入到生产日志上u安排订单取送时间4. 订单完成l 将文件放置于质检区做最后的质检（总质检）l 更新订单作价l 对文件包装l 将文件放入写有标记的文件柜中，该文件柜的标号要与订单上的标号相符l 将废品登记在录，并将废品回收到废品箱内l 清理用过的纸张和耗材，并归位l 清理工作区域，保持工作区的整洁干净5. 订单制作工具的使用订单封袋是用于存放详细记录订单制作说明信息的订单和安全存放客户订单资料的，以便于照单制作和保存。封袋内存放客户文件的原件、副本、电脑存储介质、光盘、草图、样稿和其他制作签字样张等。为保护好原件，应

17、该：l 将填写好的订单放入封袋后，应将客户的文件原件、签字样张或电脑存储介质等一并放入封袋。l 不使用原稿时应将它们放回封袋，在制作过程中应该使封袋和订单在一起。l 如果客户在一个订单制作过程中又有一个或几个订单，通常我们会追加订单，将一个或几个订单放入一个封袋中而不使用多个订单封袋。l 完成订单并对它进行质检后，应将订单封袋放到贴有“已完成”字样的订单桌区域内。注意不要损坏封袋内客户的文件。l 将订单交给客户之前，填写完的订单应始终与订单封袋在一起，以便有问题时用作参考。l 文件的原件应与完成的订单产品分开放置，原件放置于订单封袋内，成品另用袋子包装。订单桌l 所有订单都通过订单桌来完成。l 订单填写完毕后放入订单封袋中，该袋子为塑料透明状，订单正面朝上，使操作员能一眼看到订单l 在桌子的角上要标注接单、制作中和已完成等字样。不同过程中的订单要放在不同的位置上l 订单放在接单区域时接单员要及时通知制作人员l 已完成订单要放在完成