办公室管理手册

1、中海物业管理有限公司ZHONGHAI PROPERTY MANAGEMENT CO LTD编号：ZHPMWI/BGS版本号：A办公室管理手册编制:审核:批准:日期：日期：日期：文件受控章说明：红色印章为受控文件括号内数字为文件分发号声明：办公室管理手册未经许可，不得翻印责任部门：办公室WI/BGS-目录ZHPM编号WI/BGS-001WI/BGS-002WI/BGS-003WI/BGS-004WI/BGS-005WI/BGS-006办公室管理手册标 题办公室职责办公室主任职责办公室副主任职责办公室秘书职责司机职责印章管理制度A/01/1WI/BGS-007WI/BGS-008WI/BGS-00

2、9WI/BGS-010WI/BGS-011WI/BGS-012WI/BGS-013WI/BGS-014WI/BGS-015WI/BGS-016QR-001BGS有关公司重大突发事件的处理规定公司制作宣传品管理规定会议室使用管理规定公司办公用品管理规定电话/传真机管理规定车辆使用管理规定公司办公管理规定档案管理制度废办公文具管理办法用纸（废纸）管理办法车辆使用申请表WI/BGS-001ZHPM办公室职责A/01/1一、负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度工作总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写、审核以公司名义发言文稿。二、负责公司行政文书的处理，做好文书的登记、传递、催办、归档、立卷和行

3、政文书 档案的管理工作。三、负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。四、参与公司发展规划和重大决策事项的讨论，拟定公司发展规划及编制年度经营计划五、负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理和安排，做好重要会议 组织、安排及会务工作。六、负责公司对外宣传的组织、实施，做好公司的宣传报道工作。七、负责公司印鉴管理和印章使用的审批把关。八、负责公司及管理处的印鉴刻制工作。九、负责公司重要会议及重大活动的摄影、摄像工作。十、负责公司复印机等大件办公设备的采购、维护和日常管理。十一、负责公司办公用品的采购、发放、登记和管理工作。十二、负责公司宣传品和各类印刷品的设计

4、、印制工作。十三、负责公司、管理处报刊订阅工作。十四、负责公司、各管理处管理层员工工装的制作、发放、调配和管理工作。十五、负责公司机关机动车辆的调度、使用和维修保养工作。十六、负责办理公司机动车辆保险、养路费等事宜。十七、完成公司领导交办的其它工作。WI/BGS-3ZHPM办公室副主任职责A/01/1一、全面负责公司办公室工作，并对办公室人员的工作做出合理的调度和安排。二、负责办公室人员的绩效考核及劳务合同的签订。三、经常性深入公司基层调查研究，撰写有针对性及实用性的调查报告，提供给公司领守经支0四、负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿， 及时撰写、审核以公司

5、名义发言文稿。五、负责公司公文运转，协调公司各部门关系，推动日常工作。六、负责上级和外部来文来电的签收及处理工作。七、协助参与公司发展规划和重大决策事项的讨论，拟定公司发展规划及年度经营计划。八、负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理和安排，做好重要会议 组织、安排及会务工作。九、负责公司对外宣传的策划、组织、实施工作。十、负责牵头组织编写公司大事记。十一、负责公司办公设备用品的采购审批工作。十二、完成公司领导交办的其他工作。一、在办公室主任领导下工作，协助办公室主任推动日常工作，并在办公室主任委托期 问行使职权。二、负责公司大型活动的组织、安排工作。三、负责公司办公家私、办公设

6、备等资产的采购工作。四、负责公司各类印刷品、宣传品的印制；办公用品的采购及管理。五、负责机关车辆的统一调度及车辆保险、养护的审批。六、负责公司房产的管理工作。七、负责员工宿舍的建设和日常管理工作。八、负责秘书、司机的管理工作。九、完成公司领导及办公室主任交办的其他工作。WI/BGS-004ZHPM办公室秘书职责A/01/1一、负责公司公文、传真及函件的传递、发送、整理，并定期做好档案的立卷、归档、 管理工作。二、负责公司及办公室印鉴保管和使用。三、负责公司机关机动车辆的调度工作。四、负责公司领导出差的车、船、机票的预订。五、负责电话转接、接待公司领导到访客人并及时通知有关人员。六、负责办公设备

7、的日常养护。七、负责收集整理各部门档案。八、负责公司大事记的资料收集、编辑、装订、发放工作九、负责公司重要会议及重大活动的摄影、摄像工作。十、完成公司及办公室领导安排的临时性工作和其他同事外出期间的配合工作。WI/BGS-005ZHPM司机职责A/01/1一、坚守岗位，做好开车前的一切准备工作，任务下达后迅速出车。二、保证安全行车，做到态度和蔼、热情。三、负责车辆日常保养与清洁，定期做好车辆的检修，保持车况良好，节约各种费用, 并做好行驶及维修记录。四、遵守交通规则。如属个人行为违章，罚款一律由个人承担。五、任务完成后立即返回，不准私自出车。六、负责及时通知办公室办理车辆保险到期的续保手续。七

8、、协助、配合做好办公室其他日常工作。八、完成公司领导交办的其他事宜。WI/BGS-006ZHPM印章管理制度A/01/1一、办公室负责公司公章、办公室章的使用管理。二、办公室负责公章、财务专用章、合同章及各部门章的刻制、更换及日常使用管理工 作。三、中山中经物业管理有限公司的印章需由总经理签署，方可使用。一般性事务，授权 办公室主任签署。四、凡公司领导已签署的文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接与办公室联系 办理。五、遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经公司领导批准，登记签收。如 未使用，须退回办公室。六、非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。必须携带公司印章外出时，要经公司

9、 领导同意，并由经办人在办公室办理借用手续，按时归还。公司印章外借时间，责任由借用 人承担。七、办公室负责填写印章使用登记表，包括时间、用途、份数、批准人、承办人。八、凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅 自扩大使用范围；印章须有专人保管，不得随意转交WI/BGS-7ZHPM有关公司重大突发事件的处理规定A/01/1一、各部门及管理处要认真及时发现处理各种潜在的危机，如若发生突发事件，要在第 一时间内向公司主管领导和公司办公室汇报事件详细经过、处理方案、处理进展情况和反馈 的各种信息。二、对于重大危机事件，要由相关部门在公司领导的统筹下成立危机处理小组，力求

10、将 可能造成的负面影响降至最低。三、危机处理小组制订的应变策略和措施在实施前，要征求法律专家的意见，以求得到 法律上的支持和保障。四、公司办公室负责日常搜集、分析、检讨公司形象的工作以及与社会传媒和社会公众 沟通的具体事宜。对于与公司形象有关的事件及时提出策略性意见，并积极做好舆论的引导 工作。五、危机处理小组要确定新闻发言人及发言范围和发言重点，除发言人外，其他任何人 不得随意发表有关言论。新闻发言人应准确地向社会及公众传达有关信息，同时保持前后一 致，态度鲜明。六、重大突发事件包含以下几类，但不仅限于以下几类：（一）第一类：危害社会及业主人身、财产事件，如：抢劫、杀人、伤人等；（二）第二类

11、：大面积或严重影响业主正常生活事件，如：大面积停水、停电、传染性 疾病、房屋或其它设施将形成或已形成危险状态、自然灾害等；（三）第三类：将导致或已经导致中经物业形象受损事件，如：业主聚集、我司员工与 业主之间发生重大冲突、不利于我司的采访、宣传等；（四）第四类：将导致或已经导致公司的经营、管理和服务质量受到重大影响的事件， 如：公司重要机密文件泄密、重要财务数据泄密、重要核心员工大批离职等；（五）第五类：将导致或已经导致公司员工生命安全受到重大影响的事件，如：食物中 毒、传染性疾病、火灾、车祸、致伤、致残等。WI/BGS-008ZHPM公司制作宣传品管理规定A/01/1一、因业务需要制作印刷品

12、时，需知会公司办公室，并报主管领导审批。申请报告包括 印刷品名称、用途、印刷数量、费用预算、开始日期、预计完成日期等。二、申请印刷品的业务部门负责对印刷品内容包括文字、数字、图片资料的审核，并保 证准确无误。三、设计及文字稿应由专人负责，并跟踪校对，确认分色及文字无错误后最后定稿，经 其业务部门领导及公司办公室领导签字确认后，方可正式交由公司指定的印刷厂。四、有关部门人员应仔细检查印刷品，确认无误后，安排正式分发。如发现有质量差的 印刷品，应留存与印刷厂交涉。五、印刷厂的选择，公司办公室和有关业务部门共同邀请三家或三家以上印刷厂提供报 价，根据其报价和能力择优确定。六、成立印刷品制作专责小组，

13、由公司办公室和具体单位共同组成。设组长和具体工作 人员若干，确保印刷品按时按质完成。WI/BGS-9ZHPM会议室使用管理规定A/01/1一、各部门使用会议室召开会议，应预先将会议时间、人数、内容、参加人员通知办公 室，由办公室统筹安排会议室的使用。二、会议室投影仪、电视及音响设备的使用，需由使用部门事先向办公室提出申请，经 批准后，由办公室委派专人负责操作，其他人员不得擅自动用。三、会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水的准备，会议结束后，应及时通知 保洁员做好清洁、整理工作。四、提醒会议室使用人员着装整洁、勿大声喧哗、严禁吸烟。WI/BGS-010ZHPM公司办公用品管理规定A/01/

14、1一、公司办公用品由办公室统一购买。各部门须指定专人负责报领；二、领用办公用品，需领用人在领用物品登记表上签字。三、各部门每月25日前，应将所需办公用品数量汇总到办公室秘书处，由其负责申购四、计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不重复发放。如丢 失，需由部门负责人签批；如破损，需以旧换新。注意节约开支，不得铺张浪费。五、公司信笺、信封的印刷，需严格统一字体、颜色和规格，以保持公司对外的企业文 化形象。六、各部门对领用的印有公司字头的信封和信笺要严加管理，防止其他人员利用公司信 封、信笺做有损公司利益的活动。WI/BGS-011ZHPM电话/传真机管理规定A/01/1一、办公

15、室应委派专人负责电话、传真机，并做好日常养护及维修联系工作。二、公司电话一般不开通国内长途。因业务需要开通国内长途电话，必须严格履行申请、 审批手续。使用部门负责人必须提出申请，经公司领导同意后，方可开通。三、擅自开通国内长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。四、因公使用长途电话，要尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理的业务，尽 量不使用电话。五、任何员工均不得使用传真机拨打长途电话和本市电话。六、建立传真件发送登记制度。凡发出、收到的传真件，必须进行登记。七、不得使用传真机办理私人事项。八、办公室负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查。WI/BGS-012ZHP

16、M车辆使用管理规定A/01/1一、公司车辆主要是保证公司领导及接待有关宾客用车。二、公司车辆由办公室统一调度。如遇特殊情况 ，公司领导直接向司机要车，司机应及时 报告办公室领导，以便及时掌握车辆调度和使用情况。其他人员一般不得随意调动公司车辆 （含工作时间以外）。三、各部门用车须填写“车辆使用申请表”，办公室按所要求的人数时间、地点派出适合 的车辆。四、司机要按要求时间、地点出车，一般应提前5分钟到达出车地点，如系接听电话指令，应重复一遍时间、地点，以免失误。五、司机行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为公司领导及重要宾客打开车门。六、保持车辆清洁，定期保养维修。七、手提电话要保持电源充足，随

17、时接收，不得随意关机。八、原则上任何人士不得将公司车辆开回家泊车过夜，未经允许，擅自将公司车辆开回 家过夜者，不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。WI/BGS-13ZHPM公司办公管理规定A/01/1一、公司员工工作时应遵守劳动纪律，文明办公。二、员工着装应清洁、整齐。周一至周五，禁止穿吊带装、露肩露背装、T恤、短裤、超短裙、牛仔裤、拖鞋、波鞋上班。男士须穿衬衣、长裤、皮鞋，并打领带，女士服装应端 庄、素雅，穿西装裙不能露出袜口，不能穿黑色袜子。工号牌须佩带在左胸前，男士与西装 上衣外口袋右上角对齐，女士参照同样位置（国家法定休息日前一工作日可着便装）。三、前台文员每日应提前

18、20-30分钟到达工作岗位，做好晨报、信件的分发工作。四、接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳。公司内严禁大声喧哗，聚众谈笑。接 听电话，使用礼貌、低声的语言，语言应简约，严禁煲电话粥，领导布置任务或与之交谈时， 应立即起身回应。五、无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人。凡需到公司领导、部门 领导办公室时，必须敲门通报，得到允许后方可入内。六、不准随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌面上的文件、物品。七、办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐，不得乱堆乱放，做好个人桌面的 清洁卫生工作。八、禁止在公司用餐、吃零食、吸烟，不得乱扔纸屑或其它污物。九、未经办公室许可，不得任意增

19、加电器和大型办公设备；也不得擅自移动办公家私、 办公设备及绿化花草。十、继续发扬“一张纸两面用"企业精神，注意厉行节约。十一、公司各部门钥匙，未经许可不得私自配制。认真做好防火、防盗、防破坏工作， 发现问题及时解决或报告。十二、节假日前，需进行安全工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开 关是否关闭及保密文件的安全存放。WI/BGS-014ZHPM档案管理制度A/02/2一、文书档案是公司在社会活动中形成的，能反映公司一定时期、一定方面重要情况的 历史记录。二、公司文书档案的主管部门为办公室，主管人员为办公室秘书。三、公司文书档案的范围为：（一）公司的各种证书及资格文件。（

20、二）行政主管部门的有关方针、政策性的文件及其他机关的与公司工作密切相关的文 件材料。（三）公司经理办公会议及重要会议的记录。（四）公司关于整体工作的或关于某项工作重要的规划、计划、安排、指示、决定、总 结、汇报等文件资料。（五）公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩的有关文件资料。（六）公司领导在重要会议上的讲话的文稿或记录稿。（七）新闻媒体刊载、播发的反映公司情况的报道材料。（八）其他有查考利用价值的各类资料。四、收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供利用。五、对收集到的档案资料，要进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和 编目。要逐件确定其保存价值，保

21、存期限及是否需要补充相关资料等。六、卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项 填写，附于卷内文件前面。七、卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号 其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个张号。左侧装订 的案卷，张号标注在每页的右上角；上部装订的案卷，张号标注在每页的下方中间。八、装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。九、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到：（一）防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直 射。（二）防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。（三）防尘、防虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。十、保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放， 且每半年倒放一次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。十一、档案案卷摆放采取年度排列前提，即以年度流水编号，按年度因素置前序次排列十二、办公室积极提供文书档案为公司的经营管理和生存发展服务，提供利用的主要方 式是：（一）查阅。即在保管档案的室内阅读需要利用的档案，但不准转抄。（二）借阅。将档案借走要有严格的交接签字手