物业管理系统相关功能应用

1、物业管理系统相关功能应用目录目录 一一、物业管理系统的定位与目标、物业管理系统的定位与目标 二二、系统功能及业务操作流程、系统功能及业务操作流程1 1 物业管理系统的定位及目标物业管理系统的定位及目标定位定位：站点物业资源是公司业务发展的战略资源，较高的站点租赁质量及稳定的站点物业是保保障公司业务发展的强大后盾障公司业务发展的强大后盾。目标：目标：通过管理和维系物业业主、管清物业成本、及时支付费用，实现精细化物业管理，保障通过管理和维系物业业主、管清物业成本、及时支付费用，实现精细化物业管理，保障站址稳定运营。站址稳定运营。租金租金电费电费物业管理基础基础信息信息目录目录 二、系统功能及业务操

2、作流程二、系统功能及业务操作流程 一、物业管理系统的定位与目标一、物业管理系统的定位与目标2 2 物业管理系统总体业务流程物业管理系统总体业务流程需求承接需求承接站站址址筛查筛查业主录入业主录入需求到订单需求到订单基础信息维护基础信息维护费用计算费用计算租金支付计租金支付计划生成划生成费用报账费用报账抄抄表表录入录入电费计算电费计算租金支付申租金支付申请请电量采集电量采集电费支付申电费支付申请请异常电量核异常电量核查查部门领导审部门领导审批批财务支付财务支付财务审核及支财务审核及支付付同步支付结同步支付结果果票据补录票据补录租金票据录租金票据录入入电费票据录电费票据录入入CRM物业物业财务财务

3、456物业物业合同录合同录入入选址谈判选址谈判合同系统合同系统合同审签合同审签订单确认订单确认预付款单核销预付款单核销电表录入电表录入物业录入物业录入目录目录 二、系统功能及业务操作流程二、系统功能及业务操作流程2.12.1基础信息管理基础信息管理2.22.2租金管理租金管理2.32.3电量及电费管理电量及电费管理2.42.4票据核销管理票据核销管理2.1 2.1 基础信息管理基础信息管理业主信息业主信息物业信息物业信息合同信息合同信息电表信息电表信息基础信息管理业主基本信息账号信息联系人信息区域经理信息物业对应业主信息用地获取方式合同类型信息（电费、电租一体、租赁）租金支付计划年租金/合同总

4、金额计提日期/合同起止日期供电方式（直供电、转供电）电表名称/编号电表类型/状态p基础信息管理：基础信息管理：通过物业管理系统建立站址全生命周期信息，及时记录、更新物业相关信息。根据实际情况维护站址物业信息、业主信息、合同信息和电表信息等，保证信息的准确性、真实性、匹配性。2.1 2.1 基础信息管理流程基础信息管理流程- -业主信息业主信息业主信息：业主信息：1）业主信息管理是指站址所对应业主的信息管理。2）新建站选址完成后1个工作日内在物业管理系统完成业主信息的录入，租赁站址合同履行期内出现业主变更，应按实际情况更新业主的联系方式、银行账号等信息。若该站点已有合同的，应终止原合同并与新业主

5、签订新的合同，或者签订三方转让协议。2.物业信息3.合同信息4.电表信息录入1.业主信息点击“基础信息”-“业主信息管理”进入业主界面；业主信息可以进行新增、修改、删除、查询、导出等操作1、业主信息包括了业主基本信息、账号信息、联系人信息，其中针对一个业主可以创建多个账号、多个联系人。2、业主包含租赁业主、转供电业主、供电局等。2.1 2.1 基础信息管理流程基础信息管理流程- -物业信息物业信息物业信息：物业信息：1）站址物业信息指对站址编码、站址名称、用地获取方式、所属业主、物业状态等基础信息的管理。2）一个物业仅能有一个业主，如遇一个站点多个租赁业主或转供电业主与租赁业主不是一个人，可以

6、创建多个物业。2.物业信息3.合同信息4.电表信息录入1.业主信息物业信息的管理维护包括对物业的补充、修改、删除、查询以及excel导出、导入更新等用地获取方式、所属业主、物业状态由物业中心在物业系统物业信息模块中根据用地性质和合同信息进行补录2.1 2.1 基础信息管理流程基础信息管理流程- -合同合同信息信息合同信息：合同信息：1）合同信息管理是指对应到单站的场租合同信息及电费合同信息管理。2）区域经理组织收集相关所需资料在合同系统中发起合同审批流程，经维护部物业主管、财务部成本管理人员、法律事务人员审核通过后，区域经理与业主签订场租合同或供电合同上传至合同系统，合同系统将合同信息自动推送

7、至物业系统，物业系统可以对合同查看及导出。3）合同类型分为电费合同、电租一体合同及租赁合同。2.物业信息3.合同信息4.电表信息录入1.业主信息物业系统对合同信息管理包括查询、查看详情、修改、导出合同、生成卡片等；录入合同时，一定要保证场租起止日期、场租计提日期及合同总金额、年租金数据信息准确。保证合同信息中租金支付计划准确，租金支付计划中的“支付区间”及“付款金额”会传到“租金支付发起”界面中的“支付单明细”2.1 2.1 基础信息管理流程基础信息管理流程- -电表信息电表信息电表信息：电表信息：1）电表信息管理是指对电表基本信息的管理。2）在新建站点交维验收后3个工作日内，将电表信息录入物

8、业系统，并在后续按合同约定的支付周期进行电量抄表及电费支付。需保证电表数据与实际发生的一致性和电表与站址对应关系的准确性；更换电表时需同步更新电表号、倍率、换表日期等信息；按实际情况更新电表对应的客户情况；站点用电关系发生改变后，根据用电合同的内容，须在2个工作日内完成物业系统上电表信息的录入，并完成第一次抄表录入电量管理，后续按合同约定的电费支付要求及时抄表。3）对于转供电电表，将依赖于合同信息对其物业业主付费；对于直供电电表，将依赖于电表创建时录入的直供电单价、所属供电局等信息对供电局进行付费。2.物业信息3.合同信息4.电表信息录入1.业主信息电表信息可以新增、修改、删除、查看、导入、导

9、出等操作。电表的供电方式有直供电、转供电2种；电表录入后，才能进行抄表及电费支付目录目录 二、系统功能及业务操作流程二、系统功能及业务操作流程2.22.2租金管理租金管理2.12.1基础信息管理基础信息管理2.32.3电量及电费管理电量及电费管理2.42.4票据核销管理票据核销管理2.2 2.2 租金管理整体流程租金管理整体流程 合同与站址匹配 场租支付周期准确 付款金额与合同匹配选择场租支付计划 业主信息确认 收款账号信息确认 发票及税金信息填写支付单填写及确认 物业系统审批 财务系统审批 物业系统查询支付状态支付单发起及审批p租金管理租金管理要求要求：1、租金缴纳前，须核实站点的运行情况和

10、维护情况，并按照合同约定向业主收取相关凭证。2、租金缴纳时，须与业主核实本次缴费的缴费周期、费用金额、收款信息、收款凭证等信息，确保与物业合同以及物业管理系统中的信息一致。3、租金缴纳后，须在2个工作日内，与业主确认是否收款成功。对于合同约定先支付后开票的站点，区域经理须在10个工作日内向业主收取发票，并提交财务部门。2.2 2.2 租金管理租金管理- -选择待支付序列选择待支付序列1. 选择待支付序列2.支付单填写/确认3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付选择支付计划：选择支付计划：1）通过查看支付计划选择相应场租合同支付计划，在租金支付发起中发起支付申请。2）需要查询站址与合同是否

11、匹配、场租支付周期是否匹配、场租合同金额是否匹配。2.2 2.2 租金管理租金管理- -支付单填写支付单填写/ /确认确认1. 选择待支付序列2.支付单填写/确认3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付填写支付单并确认：填写支付单并确认：1）发起支付申请时根据发起时的实际情况填写是否有票据报账，如果报账时为无票支付，后期需要在票据管理中进行票据补录。2）租赁合同约定与实际票据均为“增值税专用发票”时，租赁合同约定与实际开票时税金为“员工代垫”时，分别选择填写相应信息。3）支付时选择相对应的卡片信息及发票信息。1232.2 2.2 租金管理租金管理- -支付单审批、财务报账支付单审批、财务报

12、账1. 选择待支付序列2.支付单填写/确认3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付支付单审批及报账：支付单审批及报账：租金支付提交后，由部门领导审核。通过后推送到财务系统进行下一步报帐。该项操作在报账系统中完成。完成财务系统审批流程后，财务进行支付。财务系统审财务系统审批及支付批及支付物业系统部物业系统部门领导审核门领导审核财务系统审财务系统审批及支付批及支付财务系统审财务系统审批及支付批及支付物业系统中租金物业系统中租金支付信息查询支付信息查询目录目录 二、系统功能及业务操作流程二、系统功能及业务操作流程2.32.3电量及电费管理电量及电费管理2.12.1基础信息管理基础信息管理2.22

13、.2租金管理租金管理2.42.4票据核销管理票据核销管理2.3 2.3 电量及电费结算管理电量及电费结算管理抄表方式：App抄表、人工抄表通过抄表精准计量站址电量，避免电量“跑冒滴漏”电费缴纳流程：有票支付、无票支付、托收客户电费结算流程：1、结算模式配置：包干、转售、传导、代垫2、电费分摊比例配置3、税负因子配置电量管理电量管理电费结算电费结算p电量电费管理：电量电费管理：电量电费使用物业管理系统进行管理，相关数据与资源管理系统、运维监控系统、合同管理系统、报账系统等实现数据同步和交互。所有站址电费均要从物业系统发起报账。2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电量管理电量管理代维

14、人员代维人员抄表录入人员电量审核人员APP抄表并上传照片异常原因说明来源于app抄表的异常异常原因审核人工抄表信息录入异常电量计算来源动环或人工抄表录入的异常正常异常原因说明开始抄表结果结束电量采集方式电量采集方式p电量管理要求：电量管理要求：1、直供电管理要求在收到供电公司的电费清单后，区域经理应组织代维单位立即安排上站抄表工作，抄表数据使用物业管理APP上传至物业管理系统，抄表后应对直供电巡检抄表数据与供电公司的电费清单数据进行比对（远程电表读数、标杆站址数据、理论数据等作为核对参考数值）。如发现电费清单异常，需及时向供电公司申诉。2、转供电管理要求地市维护部应根据转供电电费支付计划制定上

15、站抄表计划，区域经理组织代维单位根据抄表计划安排上站抄表工作，抄表数据需使用物业管理APP上传至物业管理系统。站址抄表数据为转供电电费结算的唯一依据，其他的数据（如远程电表读数、标杆站址数据、理论数据等）作为核对参考数值。如发现转供电电量异常情况，需进一步上站排查异常原因，并对异常情况进行处置。2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电量管理电量管理App抄表抄表1）物业管理员为代维人员配置APP账号及绑定分配站点。2）代维人员通过在物业系统扫描二维码进行APP下载,初始密码默认为0000003）如有电量环比值超过设定的异常值（10%）App会提示选择异常原因。4）需录入本次读数、本

16、次开关电源电流、表盘拍照信息，允许上传照片或当场拍照进行电表读数或现场情况拍照。 2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电量管理电量管理抄表录入及导入抄表录入及导入选择站点、电表录入本次读数系统自动进行异常计算是否异常异常原因填写抄表记录保存是否开始结束系统支持逐条录入和批量导入两种操作系统支持逐条录入和批量导入两种操作单条录入时实时检验电量异常，excel导入时在电量查询界面能够看到待补入异常原因的状态，出现异常的抄表记录在未审核通过之前不做为有效的电表数据。2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费管理（电费缴纳流程）电费管理（电费缴纳流程）物业管理员选择待支付电费

17、的物业开始费用支付方式判断录入购电数量支付单审批自动计算购电金额自动计算应购电量预付后付发起支付申请部门领导影像待传资金支付自动记录支付结果结束物业管理系统物业管理系统财务报账系统财务报账系统财务注：托收电表及不用于对外支付费用的电表无法发起电费支付申请电费电费缴纳缴纳流程流程2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费管理电费管理（电费缴纳流程）（电费缴纳流程）p电费有票支付：电费有票支付：地市分公司如能提前获得缴费票据，即可在物业系统发起有票据支付流程。流程如下：1、抄表收票：代维单位进行上站抄表、收票、核实机房用电情况、现场异常电量处理。票据主要包括电表照片、业主开具的发票、收

18、据、电费分割单、电网开具的发票。2、 电费核对：代维单位将核对无误的电费录入物业系统。录入的数据主要包括：电量、起止时间、异常电量说明。地市根据实际情况可安排维护部区域经理对电费录入信息进行核对，物业中心（电费管理岗）审核电量、支付计划、电费分割单和票据，在物业系统发起报账。3、 报账支付：物业中心（电费管理岗）发起报账后，由物业中心（物业主管岗）复核和审批后（如存在异常电费，需维护部经理审核），提交报账系统进行报账；财务部核对电费分割单、发票信息、电费单价、收款人、银行账号、付款金额，核对无误后支付电费。p电费无票支付：电费无票支付：无票据支付：地市分公司如不能提前获得缴费票据，可在物业系统

19、发起无票据支付流程。流程如下：1、抄表收票：代维单位进行上站抄表、收取用电材料、核实机房用电情况、现场异常电量处理。用电材料主要包括电表照片、用电分割单。2、电费核对：代维单位将核对无误的电费录入物业系统。录入的数据主要包括：电量、起止时间、异常电量说明。地市根据实际情况可安排维护部区域经理对电费录入信息进行核对，物业中心（电费管理岗）审核电量、支付计划、电费分割单和票据，在物业系统发起报账。3、报账支付：物业中心（电费管理岗）发起报账后，由物业中心（物业主管岗）复核和审批后（如存在异常电费，需维护部经理审核），提交报账系统进行报账；财务部核对电费分割单、用电信息、电费单价、收款人、银行账号、

20、付款金额，核对无误后支付电费。4、报账核销：代维单位应在电费支付一周内上站收集票据和分割单，票据主要包括：业主开具的发票、收据、电网开具的发票和电费分割单。物业中心（电费管理岗）审核无误后在物业系统中发起核销，财务部核对一致后完成核销。2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费管理电费管理（电费缴纳流程）（电费缴纳流程）2.支付单填写/确认1. 选择电费支付方式及供电方3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付选择需要支付的电费支付单：选择需要支付的电费支付单：1）电费管理选择电费支付（无票/有票）。2）直供电与转供电均可发起无票或有票电费支付。3）不用于对外支付费用的电表无法发

21、起电费支付申请。2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费管理电费管理（电费缴纳流程）（电费缴纳流程）2.支付单填写/确认1.选择电费支付方式及供电方3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付填写支付单及确认：填写支付单及确认：1）基本信息中“有无票据”默认为勾选状态，即认为有票据，其中转供电比直供电多显示“合同信息”一项。2）电费支付信息中付费电表信息可单站增加，也可EXCEL导入，转供电与直供电格式相同。3）填入必要的银行收款信息、用电明细、发票信息等，点击发起支付。4）无票支付需要后期获取票据时完成票据补录。直供电支付转供电支付2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理-

22、 -电费管理电费管理（电费缴纳流程）（电费缴纳流程）2.支付单填写/确认1.选择电费支付方式及供电方3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付支付单审批及报账：支付单审批及报账：1）电费支付提交后，由部门领导审核。通过后推送到财务系统进行下一步报帐。2）分别在电费支付查询（无票）和电费支付查询（有票）中查询对应申请单的报帐状态。物业系统中部物业系统中部门领导审核门领导审核财务系统审批财务系统审批及支付及支付物业系统物业系统中中电费电费支付支付信息查询信息查询2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费管理电费管理（电费缴纳流程）（电费缴纳流程）p电费托收：电费托收：1、供电公司抄表

23、与银行托收：供电公司上站进行抄表，核对表底，并录入电网系统，银行根据供电公司的托收凭证提交划款，完成托收。2、领取票据：物业中心（电费管理岗）或区域经理到供电公司领取托收发票和详单。3、电费核对：物业中心（电费管理岗）对电量、表底和单价进行审核，若审核存在异常，物业中心（电费管理岗）则通知代维单位上站核对用电情况、设备情况等；如无误，更新电费台账。4、核销报账：物业中心（电费管理岗）审核无误后，在物业系统中发起核销，财务部核对一致后完成核销。2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费管理（电费出账流程电费管理（电费出账流程）包干转售传导代垫确定站点结算模式移动、联通、电信分摊比例=A+B+C=100确定站址分摊比例缴费票据收费票据票据结算增加的税点确定税负因子系统自动计算单站应收运营商电费电费账单可以调账单站缴费明细电费出账流程移动、联通、电信运营商电费账单移动、联通、电信运营商电费账单2.3 2.3 电量及电费管理电量及电费管理- -电费电费管理（电费出账流程）管理（电费出账流程）2.站点分摊比例及开票类型录入1. 地市税负因子配置3.电费分摊账单查询4.电费分摊账单调整说明：说明：1）电费分摊-税负因子配置，配置本市的税负调整比例。2）电费分摊-结算模式配置，配置本站点的开票类型、分摊比例；分摊比例同运营商达成一致后进行配置，同站址设